如何做好檔案管理工作

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。以下是小編收集整理的如何做好檔案管理工作，歡迎閱讀與收藏。

　　在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

　　1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

　　2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

　　1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

　　作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

　　總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學(xué)習機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

　　如何做好檔案管理工作 篇1

　　會計檔案的新特點

　　傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務(wù)會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網(wǎng)絡(luò)時代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。

　　會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

　�。ㄒ唬�會計檔案管理重要性認識不足

　　會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務(wù)報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會計檔案管理工作。

　�。ǘ�）會計檔案的軟硬件建設(shè)滯后

　　會計檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會計檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會計檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會計電算化相協(xié)調(diào)，成為會計全面的發(fā)展阻礙。

　　（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

　　會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數(shù)據(jù)，安排專門人員進行拷貝(備份)存儲，進行會計信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。

　　（四）會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

　　會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財務(wù)人員計算機專業(yè)素質(zhì)和會計電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。

　　解決會計檔案管理問題的對策

　�。ㄒ唬┨岣邥�計檔案重要性的認識

　　會計檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟管理資料，是進行經(jīng)濟分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強小微企業(yè)會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內(nèi)容之一。

　�。ǘ�）加快會計檔案的軟硬件建設(shè)工作

　　會計的目標是及時準確提供會計信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時代，為會計信息的.傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進行經(jīng)營活動分析、預(yù)測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務(wù)檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

　�。ㄈ�）完善會計檔案的日常管理工作

　　根據(jù)財政部發(fā)布的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進行隔斷，限制外界對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。

　�。ㄋ模┡囵B(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會計檔案管理人員

　　現(xiàn)代化信息技術(shù)，需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會計部門要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的專業(yè)人員，改變會計人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識技能單一狀況，滿足會計信息化建設(shè)的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，完善繼續(xù)教育工作。財會人員及時掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，提高運用信息技術(shù)和信息手段水平，為會計檔案管理再上新臺階。

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