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北京市會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則
北京市會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則
第一章 管理原則
第二章 歸檔范圍
第三章 整理立卷
第四章 鑒定銷毀
第五章 保管利用
第六章 附 則
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和財(cái)政部、國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合我市實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。
第一章 管理原則
第一條 會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和建設(shè)單位(以下簡(jiǎn)稱各單位)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的、記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它既是本單位檔案的一部分，也是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，原則上應(yīng)由本單位的檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把會(huì)計(jì)檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。各單位會(huì)計(jì)檔案工作的日常領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)由辦公室主任或會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。各單位要根據(jù)本細(xì)則建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。
第三條 各單位所形成的會(huì)計(jì)檔案，由各單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)整理立卷，一般不交主管部門集中管理。按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案向本單位檔案部門歸檔。檔案部門必須按期接收，對(duì)整理不合乎要求的會(huì)計(jì)檔案，不予接收。
各單位的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可在本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管1至5年，(但每年先向檔案部門移交案卷目錄一份)期滿后，半年內(nèi)移交檔案部門。
沒(méi)有設(shè)立檔案部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門統(tǒng)一保管。
各單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門要設(shè)專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)，必須辦好交接手續(xù)。
第四條 各區(qū)、縣，市屬各局(總公司)的會(huì)計(jì)檔案工作，由同級(jí)財(cái)政部門和檔案管理部門共同進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。各級(jí)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)各直屬單位會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。
第二章 歸檔范圍
第五條 會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其它會(huì)計(jì)核算資料。
第六條 會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容，按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》附件中的“檔案名稱”執(zhí)行。各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱，如果同附件中的“檔案名稱”不相符，可比照類似名稱辦理。
第七條 各單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告及建設(shè)銀行對(duì)建設(shè)單位決算的批復(fù)等文件材料，不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法辦理。
第八條 1986年以前的年度決算已存入文書檔案的，不再變動(dòng)。1986年以后的年度決算一律存入會(huì)計(jì)檔案。
第三章 整理立卷
第九條 會(huì)計(jì)檔案的分類：會(huì)計(jì)檔案的分類要從本單位會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際出發(fā)，按照會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，選用以下方法：
1、會(huì)計(jì)年度——名稱分類法。即：把一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案，分為憑證、帳簿、報(bào)表等類，然后分別組成若干保管單位(卷)。
2、會(huì)計(jì)年度——機(jī)構(gòu)分類法。即：把一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案先按機(jī)構(gòu)分開，然后在每個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)再按不同的名稱分別組成保管單位。此分類，一般適用于各級(jí)財(cái)政、稅務(wù)、建設(shè)銀行等單位。
分類方法選定后，要固定使用一種方法，以保持其一貫性，以便保管和利用。
第十條 會(huì)計(jì)檔案的立卷方法：
1、會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證一般按月立卷。會(huì)計(jì)人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號(hào)順序組卷。每本為一卷。裝訂前要剔除金屬物，編寫頁(yè)號(hào)。記帳憑證附件，做到整齊、結(jié)實(shí)、美觀。要填寫好憑證封面和脊背(注明單位名稱、年度、月份和起止日期，憑證種類、起止號(hào)碼)，并在封面與脊背的接封處，加蓋財(cái)務(wù)專用章和裝訂人的印章。
2、會(huì)計(jì)帳簿。會(huì)計(jì)帳簿按年度立卷。在會(huì)計(jì)年度終了，進(jìn)行整理立卷。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時(shí)要按帳簿的種類進(jìn)行，一本帳簿為一卷。訂本帳簿應(yīng)保持原來(lái)面目;活頁(yè)帳簿應(yīng)撤出空白帳頁(yè)，編寫頁(yè)號(hào)，裝訂成冊(cè)。每本帳簿要加貼封面。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)報(bào)表按年度立卷。立卷時(shí)，要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分別組卷。本單位的報(bào)表與下屬單位上報(bào)的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。每卷均需編有頁(yè)號(hào)和加裝封面。
其它單獨(dú)核算的各種會(huì)計(jì)檔案(如工會(huì)會(huì)計(jì)，食堂會(huì)計(jì)，基建會(huì)計(jì)等)可參照上述方法進(jìn)行整理。
第十一條 會(huì)計(jì)檔案的排列編號(hào)：
會(huì)計(jì)檔案案卷的排列可采取年度——類別，或類別——年度，然后按保管期限長(zhǎng)短排列。期限長(zhǎng)的排在前頭，期限短的排在后頭。(如1985年度——報(bào)表類：永久，25年，15年……。報(bào)表類——1985年度：永久，25年，15年……)。
會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)要合理，便于管理和查找�？筛鶕�(jù)排列的方法選用一個(gè)年度編一個(gè)流水號(hào)或按類別各編一個(gè)流水號(hào)的方法。
第十二條 會(huì)計(jì)檔案要填寫案卷目錄(附件1)，作為基本的檢索工具和統(tǒng)計(jì)工具。
第十三條 檔案部門接收的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第四章 鑒定銷毀
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，原則上按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》三個(gè)附件的規(guī)定執(zhí)行。如有特殊需要，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。
各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)(附件2-1)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。企業(yè)單位的經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。各級(jí)主管部門(企業(yè))的要經(jīng)同級(jí)財(cái)政部門審查批準(zhǔn)后銷毀。確有保管價(jià)值的，需再延長(zhǎng)保管期限的可以延長(zhǎng)。
第十六條 在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證以及認(rèn)為有重要參考價(jià)值的原始憑證，均應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，直至保管到確無(wú)保存價(jià)值時(shí)再銷毀。
第十七條 各單位在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)務(wù)部門派員監(jiān)銷。集體所有制單位的必須有同級(jí)主管部門派員監(jiān)銷;各級(jí)主管部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)有同級(jí)財(cái)政部門，審計(jì)部門派員監(jiān)銷;各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。
第十八條 監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)。銷毀后，在銷毀清冊(cè)審批表(附件2-2)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。
第五章 保管利用
第十九條 各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須做到科學(xué)管理，系統(tǒng)排列，存放有序，并要編制案卷目錄和必要的檢索工具，以便于查找、利用。
第二十條 檔案部門對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案與文書檔案必須分別保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門自行保管的會(huì)計(jì)檔案，必須設(shè)有專庫(kù)或?qū)９�，不得隨意堆放。
第二十一條 檔案柜和檔案庫(kù)房要做到防光、防火、防盜、防蟲蛀、防潮濕。要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，并定期檢查。嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案涂改、毀損、散失和泄密，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
第二十二條 各單位要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，積極提供會(huì)計(jì)檔案為經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)。調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)履行登記手續(xù)(附件3)。外單位查閱檔案需持介紹信，經(jīng)借閱單位辦公室主任或會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案原件不能借出，如特殊需要，須報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。查閱者不得私自對(duì)檔案勾、劃，不準(zhǔn)拆散原卷冊(cè)，更不能抽換。
各單位應(yīng)制定調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。
第二十三條 撤銷、合并單位的會(huì)計(jì)檔案和建設(shè)項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)同單位的全部檔案一并移交給上級(jí)指定的單位，并要按照規(guī)定編制移交清冊(cè)，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。
第二十四條 市級(jí)以上機(jī)關(guān)永久保存的會(huì)計(jì)檔案，縣直屬單位保管期限在25年以上的會(huì)計(jì)檔案，連同案卷目錄(一式二份)和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定的年限，向有關(guān)的檔案館移交。
第六章 附 則
第二十五條 本實(shí)施細(xì)則適用于我市各級(jí)財(cái)政機(jī)關(guān)的總預(yù)算會(huì)計(jì);各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和事業(yè)單位的預(yù)算會(huì)計(jì);各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅收會(huì)計(jì);建設(shè)銀行會(huì)計(jì);國(guó)營(yíng)、集體企事業(yè)單位會(huì)計(jì)和建設(shè)單位會(huì)計(jì)。
第二十六條 本實(shí)施細(xì)則從1987年1月起執(zhí)行。以往有關(guān)文件和各單位制定的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案辦法與本細(xì)則不符的，一律以本細(xì)則為準(zhǔn)。在執(zhí)行本細(xì)則過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，由市財(cái)政局和市檔案局負(fù)責(zé)解釋。
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