會計檔案管理辦法

　　【會計檔案管理辦法】

　　第一條 為了加強(qiáng)會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

　　第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第四條 各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　　(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　(二)會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　第六條 各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

　　第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第九條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

　　(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(二)單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　第十二條 采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

　　具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的;其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案;單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　第十六條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第十七條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　第十八條 我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　第十九條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

　　第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門、檔案管理部門，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)。本部門的具體情況，制定實施辦法，報財政部和國家檔案局備案。

　　第二十一條 本辦法由財政部負(fù)責(zé)解釋，自1999年1月1日起執(zhí)行。1984年6月1日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》自本辦法執(zhí)行之日起廢止。

　　附表一：企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

　　附表二：財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

　　附一：企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

　　序號 檔案名稱 保管期限 備 注

　　一 會計憑證類

　　1 原始憑證 15年

　　2 記賬憑證 15年

　　3 匯總憑證 15年

　　二 會計賬簿類

　　4 總賬 15年 包括日記總賬。

　　5 明細(xì)賬 15年

　　6 日記賬 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

　　7 固定資產(chǎn)卡片 15年 固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　　8 輔助賬簿 15年

　　三 財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。

　　9 月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析

　　10 年度財務(wù)報告(決算) 永久 包括文字分析

　　四 其他類

　　11 會計移交清冊 15年

　　12 會計檔案保管清冊 永久

　　13 會計檔案銷毀清冊 永久

　　14 銀行余額調(diào)節(jié)表 15年

　　15 銀行對賬單 15年

　　附二：財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

　　序號 檔案名稱 保管期限 備 注

　　一 會計憑證類

　　1 國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證 10年 10年

　　2 各收入機(jī)關(guān)編送的報表 10年

　　3 行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證 15年 包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表。

　　4 各種完稅憑證和繳、退庫憑證 15年 繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年。

　　5 財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證 15年 包括：撥款憑證和其他會計憑證。

　　6 農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證 15年

　　二 會計賬簿類

　　7 日記賬 15年 15年

　　8 總賬 15年 15年

　　9 稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬 25年

　　10 明細(xì)分類、分戶賬或登記簿 15年 15年

　　11 現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬 25年 25年

　　12 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬(卡片) 15年 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　　三 財務(wù)報告類

　　13 財政總決算 永久

　　14 行政單位和事業(yè)單位決算 10年 永久

　　15 稅收年報(決算) 10年 永久

　　16 國家金庫年報(決算) 10年

　　17 基本建設(shè)撥、貸款年報(決算) 10年

　　18 財政總預(yù)算會計旬報 3年 所屬單位報送的保管2年。

　　19 財政總預(yù)算會計月、季度報表 5年 所屬單位報送的保管2年。

　　20 行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表 5年 所屬單位報送的保管2年。

　　21 稅收會計報表(包括票證報表) 10年 電報保管1年，所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報送的保管3年。

　　四 其他類

　　22 會計移交清冊 15年

　　23 會計檔案保管清冊 永久

　　24 會計檔案銷毀清冊 永久

　　注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。

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