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人事檔案管理制度全文
【人事檔案管理制度全文】
1.目的：
為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和管理。
2.制定依據(jù)：
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程序。
3.試用范圍：
公司各部門。
4.制度內(nèi)容：
4.1人事檔案的定義：
是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)懲等個(gè)人情況的文件材料;
4.2人事檔案的類別：
4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績(jī)效檔案、培訓(xùn)檔案、技術(shù)檔案、履職檔案、健康檔案等七類。
基本信息檔案：包括檔案編號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。
薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉(zhuǎn)正工資、調(diào)薪記錄等。
績(jī)效檔案：包括轉(zhuǎn)正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。
培訓(xùn)檔案：包括年度參加內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、職業(yè)資格、技術(shù)培訓(xùn)等記錄等。
技術(shù)檔案：包括所持資格證書、技術(shù)職務(wù)評(píng)定等記錄等。
履職檔案：包括員工入職之前的履職經(jīng)歷、本公司內(nèi)部崗位變動(dòng)情況、競(jìng)職申請(qǐng)、聘任決定、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等。
健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。
4.3 人事檔案的建立：
4.3.1電子檔案建立：
4.3.1.1根據(jù)檔案類別核定員工編碼及檔案編號(hào)。
4.3.1.2按檔案編號(hào)在“人事管理信息” 中錄入員工個(gè)人基本信息：包括檔案編號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競(jìng)職、獎(jiǎng)勵(lì)(獲得獎(jiǎng)金和榮譽(yù)證書)、處罰(書面嚴(yán)重警告、無(wú)薪停職檢查、開(kāi)除)，由勞動(dòng)關(guān)系管理員根據(jù)相應(yīng)文件錄入“人事管理信息”，并存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.3.1.3電子檔案的動(dòng)態(tài)管理：
4.3.1.3.1員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲(chǔ)、跟蹤的重要工具。
4.3.1.3.2員工入司時(shí)，在錄入員工電子檔案的同時(shí)，必須對(duì)員工照片進(jìn)行掃描記入個(gè)人電子檔案。
4.3.1.3.3員工入職時(shí)，必須詳細(xì)錄入員工入司前經(jīng)核實(shí)的從業(yè)經(jīng)歷和有關(guān)個(gè)人職業(yè)發(fā)展的重要信息，如取得的主要工作經(jīng)驗(yàn)、成果和業(yè)績(jī)等;
4.3.1.3.4員工的培訓(xùn)經(jīng)歷是關(guān)系員工職業(yè)發(fā)展的主要依據(jù)，員工入司時(shí)，必須詳細(xì)記錄員工的職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷和獲得的培訓(xùn)證書和取得的培訓(xùn)成果。員工在公司工作期間的培訓(xùn)經(jīng)歷必須及時(shí)記入電子檔案，以便查詢。
4.3.1.3.5有關(guān)員工信息的變更，必須當(dāng)月在員工個(gè)人電子檔案中進(jìn)行登記更新。每月末，對(duì)檔案進(jìn)行備份。以確保電子檔案的安全管理。
4.3.1.4員工合同信息由勞動(dòng)關(guān)系組按批次提供合同簽訂匯總表和合同原件，勞動(dòng)關(guān)系管理員根據(jù)合同簽訂匯總表核對(duì)合同，確認(rèn)無(wú)誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動(dòng)關(guān)系管理員根據(jù)合同在“人事管理系統(tǒng)”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。
4.3.2 紙介質(zhì)檔案建立：
錄入系統(tǒng)后的員工檔案按七類檔案分類統(tǒng)一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細(xì)，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號(hào)。按檔案類別順序存放在相應(yīng)的檔案柜中。(當(dāng)月入職的員工資料應(yīng)在當(dāng)月完成檔案錄入及存放工作)。
4.4人事檔案的管理：
4.4.1人力資源部對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。
4.4.2對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。
4.4.3根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
4.4.4對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按借閱程序辦理。
4.4.5人事檔案調(diào)動(dòng)：
4.4.5.1調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)按規(guī)定填寫“調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表”(跨部門調(diào)動(dòng)和部門內(nèi)部調(diào)動(dòng))。勞動(dòng)關(guān)系管理員接到已審批完畢的調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表后，在“人事信息管理”中錄入調(diào)動(dòng)信息并將其信息調(diào)入相應(yīng)的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表于每月中旬或月底統(tǒng)一存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.4.5.2任免：?jiǎn)T工因工作需要被任免后，根據(jù)公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，并將任免文件復(fù)印件存入員工個(gè)人檔案袋中。
4.4.5.3離職：?jiǎn)T工辦理完畢離職手續(xù)后，將其相關(guān)證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。
4.4.5.4信息變更：?jiǎn)T工個(gè)人相關(guān)信息發(fā)生變更時(shí)(如：個(gè)人基本信息、身份證更換、資格證的補(bǔ)充等)，該員工應(yīng)在變更之日起一個(gè)月內(nèi)將信息或相關(guān)證件的復(fù)印件提交至人力資源部勞動(dòng)關(guān)系管理員處備案。勞動(dòng)關(guān)系管理員應(yīng)根據(jù)員工提交的資料在“人事信息”中及時(shí)更新，并將相關(guān)證件復(fù)印件于每月15日、30日進(jìn)行存檔整理。
4.5人事檔案的使用：
4.5.1檔案的查詢、借閱：
4.5.1.1副經(jīng)理級(jí)以下員工原則上只能查詢/借閱個(gè)人檔案;
4.5.1.2副經(jīng)理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監(jiān)審批的簽呈經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查詢/借閱。(附件一)。
4.5.1.3檔案中的個(gè)人資料只用于公司辦理相關(guān)事務(wù)，原則上人力資源部人事勞動(dòng)關(guān)系管理員不對(duì)個(gè)人提供檔案辦理其它事務(wù)(如照片、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件等)。
4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復(fù)印員工檔案，工作原因需復(fù)印的須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后由勞動(dòng)關(guān)系管理員操作復(fù)印。借閱檔案者應(yīng)在規(guī)定借閱期按時(shí)歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進(jìn)行處罰;如將借出的檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。
4.5.1.5檔案管理人員、借閱人應(yīng)嚴(yán)守檔案機(jī)密，不得擅自泄漏或傳播員工個(gè)人資料信息，經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案管理人員、借閱人給予XX處罰，并對(duì)其部門負(fù)責(zé)人給予XX處罰。
4.6本制度由公司職工代表大會(huì)審議通過(guò)后以公司名義發(fā)布執(zhí)行
4.7本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
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