檔案管理的作用和意義是什么？

　　社保檔案的高效管理不僅有益于促進(jìn)社會(huì)保障體系的建設(shè)，還有益于推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。以下是小編收集整理的檔案管理的作用和意義，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請(qǐng)專家?guī)兔�，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財(cái)，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長(zhǎng)的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無影無蹤了。這實(shí)在是大錯(cuò)特錯(cuò)的事。人事部門對(duì)于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

　　綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團(tuán)檔案知識(shí)管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價(jià)值管理模式,達(dá)到集團(tuán)檔案知識(shí)管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新。

　　致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)基于6E的設(shè)計(jì)思想，以"協(xié)同辦公、文檔管理"為核心，將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應(yīng)用與管理全面整合，各功能間相互關(guān)聯(lián)，全程無縫管理，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公、輕松企業(yè)運(yùn)營。

　　拓展：

　　社保檔案管理工作的作用及重要性

　　1.社保檔案管理是對(duì)參保人員及單位權(quán)益的重要保障

　　根據(jù)國家檔案局、人力資源及社會(huì)保障部依法頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及地方根據(jù)自身實(shí)際情況出臺(tái)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作方案》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)對(duì)參保人員及單位相關(guān)檔案的四項(xiàng)保障，即“記錄一生”、“管理一生”、“保障一生”及“服務(wù)一生”，社保檔案管理關(guān)系到參保人員及單位的切身利益。

　　2.社保檔案管理是推動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)

　　作為國家檔案系統(tǒng)資源的一部分，社保檔案管理有益于推動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。不斷提高管理人員對(duì)社保檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，促使管理人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)的完成相關(guān)管理工作，加快保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提高社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)水平及能力具有十分重要的作用。

　　3.社保檔案管理是促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要力量

　　社保檔案是研究和分析社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的重要資料及依據(jù)，檔案中記載的參保人員及單位的信息及相關(guān)資料是工作人員多年工作的成果，凝聚了工作人員的心血。除此之外，社保檔案管理還涉及到基金管理、勞動(dòng)保險(xiǎn)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展也具有重要的作用。

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