畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞問題
畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，是學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行管理考察的重要依據(jù)。下面是小編為大家搜集整理出來的有關(guān)于畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞相關(guān)問題，歡迎閱讀!
1畢業(yè)生檔案管理有何意義?
畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，是學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行管理考察的重要依據(jù)。為了充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，使學(xué)生檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，各級組織人事部門都有統(tǒng)一的規(guī)定和要求，畢業(yè)生檔案管理工作要貫徹為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的基本方針實行統(tǒng)一管理，以便更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生，為畢業(yè)后用人單位的選聘錄用起到積極的作用。因此，屬于檔案內(nèi)容的材料必須完整無缺。
2畢業(yè)生檔案內(nèi)容有哪些?檔案有何作用?
畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括：學(xué)生登記表;畢業(yè)生登記表;學(xué)年鑒定表;畢業(yè)論文及評定表;學(xué)生成績單(學(xué)籍表);高考材料(考生正卷、副卷);獎懲材料;畢業(yè)生體檢表;學(xué)位申請書;實習(xí)手冊或?qū)嵙?xí)鑒定表;《全國普通高校本�？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書》;其他錄取材料;入黨(團)登記表及思想?yún)R報等。
檔案的作用主要體現(xiàn)在為用人單位人力資源部門選聘和調(diào)配使用人員提供重要依據(jù)。檔案是個人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)的歷史真實記錄，通過檔案可以清楚地熟悉、了解一個人過去的各方面表現(xiàn)。檔案也是畢業(yè)生享受相關(guān)人事、勞動、社會保障服務(wù)(如辦理社會保險、失業(yè)保險)等的重要憑證。另外，個人檔案記錄的工齡、工資、福利待遇、擔(dān)任職務(wù)及社保參保年限等對每個人來說都至關(guān)重要。有的畢業(yè)生誤以為既然國家相關(guān)政策規(guī)定，畢業(yè)生暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存2年，就無須再到人才代理機構(gòu)托管檔案了。其實，學(xué)校保存的只是學(xué)籍檔案，而真正發(fā)揮作用的卻是人事檔案，如轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行的。按國家政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)1年后(以報到證簽署日期為準(zhǔn))即可申請轉(zhuǎn)正定級，�？飘厴I(yè)并工作滿 3年、本科畢業(yè)并工作滿1年后可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才代理機構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是存放，不能起到人事檔案的相關(guān)作用。所以畢業(yè)生對檔案的托管、使用不能忽視。
3學(xué)校如何轉(zhuǎn)寄畢業(yè)生的檔案?
根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強高校畢業(yè)生檔案管理的通知》(遼教發(fā)[2012]105號)要求，各高校要建立健全畢業(yè)生檔案管理制度，嚴(yán)格把握好檔案接轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，嚴(yán)格落實有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案材料的公信力，維護(hù)檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，切實做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接各項就業(yè)服務(wù)工作。
�、� 加強管理，確保畢業(yè)生檔案資料完整有效。檔案資料的完整性對畢業(yè)生能否順利入職、落實相關(guān)待遇至關(guān)重要。學(xué)校在畢業(yè)生離校時，要及時整理好檔案材料并進(jìn)行歸檔，確保畢業(yè)生檔案材料的齊備和準(zhǔn)確無誤，對于缺少的材料應(yīng)及時辦理補充手續(xù)，并且每份檔案都應(yīng)附材料清單，檔案離校時確保密封狀態(tài)。
⑵ 規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接工作。對已落實就業(yè)單位且單位有檔案管理資格的高校畢業(yè)生，可將檔案直接轉(zhuǎn)移到接收單位;對已落實就業(yè)單位，單位沒有檔案管理資格的高校畢業(yè)生，可將檔案轉(zhuǎn)移至單位所在地的市人才服務(wù)機構(gòu)或就業(yè)服務(wù)中心;對考取研究生、升入本科學(xué)校的，可將檔案直接轉(zhuǎn)移到錄取學(xué)校;對未就業(yè)且申請回生源地的高校畢業(yè)生，可將其檔案轉(zhuǎn)移回生源地所在省或地級市的高校畢業(yè)生就業(yè)主管部門;對參加項目就業(yè)的畢業(yè)生，按照相關(guān)組織實施單位的有關(guān)要求轉(zhuǎn)接檔案;對參加人事代理的高校畢業(yè)生，要將其檔案轉(zhuǎn)移到代理機構(gòu)。
4暫時無法落實檔案關(guān)系的畢業(yè)生，有哪些選擇?
高校畢業(yè)生就業(yè)于個體、民營等無檔案管理資格和不需要畢業(yè)生個人檔案的企事業(yè)單位，或者選擇個人創(chuàng)業(yè)、出國留學(xué)和移民等，無法落實檔案關(guān)系。為了避免發(fā)生檔案滯留、自帶或棄用等現(xiàn)象，畢業(yè)生可向遼寧省高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心提出人事代理申請。由遼寧省高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心為畢業(yè)生提供相關(guān)服務(wù)。根據(jù)申請，協(xié)助辦理轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、檔案政審等，解決畢業(yè)生無法落實檔案關(guān)系的后顧之憂。
5擇業(yè)期內(nèi)解除勞動關(guān)系的畢業(yè)生如何辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)?
�、鸥鶕�(jù)畢業(yè)生意愿可直接將檔案存放在各地的人才交流中心(由人才交流中心出具接收檔案的商調(diào)函到用人單位存放檔案的部門辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù))。
�、粕婕暗秸{(diào)整改派的，由畢業(yè)生持換發(fā)后的《全國普通高校本�？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書》(簡稱《通知書》)到用人單位存放檔案的部門辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
6超出擇業(yè)期的畢業(yè)生檔案如何轉(zhuǎn)遞?
�、湃绻呐苫厣吹氐�，可直接持《通知書》到存檔機構(gòu)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
⑵跨省調(diào)檔的畢業(yè)生檔案須按各人才交流中心轉(zhuǎn)遞人事檔案的相關(guān)政策辦理。
7檔案轉(zhuǎn)移有哪些具體要求?
為保證檔案轉(zhuǎn)移的安全和保密，檔案通過統(tǒng)一郵寄或管檔機構(gòu)專人提取的方式轉(zhuǎn)遞，一般不可個人攜帶。為了保證檔案轉(zhuǎn)移的準(zhǔn)確和有序，應(yīng)有檔案去向記錄，包括畢業(yè)生個人信息、畢業(yè)去向、檔案去向及辦理人簽名等內(nèi)容。畢業(yè)生檔案接收機構(gòu)必須具有人事檔案管理資格，不可隨意將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至無管理檔案資格的單位、機構(gòu)和交由學(xué)生本人自帶。
拓展：畢業(yè)生檔案管理制度
（一）學(xué)生檔案內(nèi)容
學(xué)生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：
1、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。此表必須由學(xué)生本人填寫，字跡要清楚，用藍(lán)黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內(nèi)容；“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評價，請輔導(dǎo)員認(rèn)真填寫，報學(xué)生管理部門審核加蓋公章。
2、學(xué)士學(xué)位審批表。學(xué)生修完規(guī)定學(xué)分，經(jīng)校學(xué)位評審委員會批準(zhǔn)，獲得專業(yè)學(xué)士學(xué)位。
3、全國普通高等學(xué)校本�？飘厴I(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。
4、學(xué)生卡片。由校學(xué)籍管理部門審核批準(zhǔn)的.本科或?qū)？茖W(xué)籍證明。
5、成績單。由教務(wù)部門核準(zhǔn)的學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績單，加蓋教務(wù)處公章。
6、組織關(guān)系。正式黨員的入黨申請書、黨校學(xué)員材料、積極分子材料等歸入檔案；預(yù)備黨員的黨組織關(guān)系材料單獨封存，單獨轉(zhuǎn)寄，待轉(zhuǎn)正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團員關(guān)系須將入團申請表歸入檔案。
7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學(xué)金、助學(xué)金等材料。
8、處分材料。在校期間因違紀(jì)行為而受到的處分。
�。ǘ⿲W(xué)生檔案管理
1、新生入學(xué)一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員；個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。
2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負(fù)責(zé)將大學(xué)期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動時，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進(jìn)行轉(zhuǎn)交。
3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進(jìn)行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。
4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行備案，再以機要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。
5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進(jìn)行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業(yè)離校時，補充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)�；騿挝粰n案管理部門，再與原始檔案合并存檔。
6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時到達(dá)，畢業(yè)生本人要負(fù)責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負(fù)責(zé)核查。
7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。
8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴(yán)肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個人不得擅自處置。
9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補辦，補辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。
10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)解釋。
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