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高校學(xué)生檔案信息化論文
開學(xué)建檔是學(xué)生檔案管理的首要環(huán)節(jié)，開學(xué)后由學(xué)生處、教務(wù)處、研究生學(xué)院、成人教育學(xué)院和職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織學(xué)生網(wǎng)上填寫個人信息電子表格和本人電子照片，由所在院(系)進(jìn)行審核并確認(rèn)，然后上傳到學(xué)校檔案館學(xué)生檔案室。下面是YJBYS小編為大家搜集整理出來的有關(guān)于高校學(xué)生檔案信息化論文，歡迎閱讀!
一、高校學(xué)生檔案信息化管理新模式
1、高校學(xué)生檔案管理工作流程。開學(xué)建檔是學(xué)生檔案管理的首要環(huán)節(jié)，開學(xué)后由學(xué)生處、教務(wù)處、研究生學(xué)院、成人教育學(xué)院和職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織學(xué)生網(wǎng)上填寫個人信息電子表格和本人電子照片，由所在院(系)進(jìn)行審核并確認(rèn)，然后上傳到學(xué)校檔案館學(xué)生檔案室。學(xué)生檔案室按照院(系)、專業(yè)和班級進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，用《高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)》進(jìn)行管理，這時學(xué)生檔案建檔完成。高校學(xué)生畢業(yè)時學(xué)校檔案館按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定為用人單位提供學(xué)生信息，用人單位初審。初審合格后由檔案館進(jìn)行轉(zhuǎn)檔，轉(zhuǎn)檔后等待對方的回執(zhí)。其工作流程如圖1所示。
2、高校學(xué)生檔案信息化管理新模式。西安建筑科技大學(xué)開發(fā)的高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)是基于J2EE平臺開發(fā)的一個B/S系統(tǒng)，保證平臺的高可用性、健壯性、穩(wěn)定性、安全性以及跨平臺的特性。UI界面采用的是ExtJs框架，包含各種豐富的用戶體驗控件，降低了開發(fā)難度，統(tǒng)一管理界面，提高管理界面的美觀、整齊舒適度。數(shù)據(jù)庫采用的是Mysql數(shù)據(jù)庫，它是一個開源的中、小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，具有體積小、速度快等優(yōu)點。系統(tǒng)框架是自定義的專用框架，與ExtJs展示和Mysql數(shù)據(jù)處理無縫連接，直接操作底層數(shù)據(jù)庫，大大提高了運行效率，縮短了程序的反應(yīng)時間。見圖2網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖和圖3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖。本系統(tǒng)一共分為三大模塊：本(專)科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理和系統(tǒng)設(shè)置。其中本(專)科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理兩個模塊分類功能類似，管理學(xué)生檔案信息的一系列內(nèi)容，即對學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行各種處理，包括新建、修改、刪除、查看、留滯、畢業(yè)信息處理以及對應(yīng)的檔案材料信息的新建、刪除、文件上傳處理。系統(tǒng)設(shè)置模塊分類主要是系統(tǒng)各種基本信息的設(shè)置功能，是系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)。圖4所示的系統(tǒng)界面分為上、左、中、下四個部分。上邊包含系統(tǒng)的標(biāo)題以及當(dāng)前登錄用戶的密碼修改、系統(tǒng)退出功能按鈕。左邊是系統(tǒng)功能模塊的界面，不同的用戶權(quán)限對應(yīng)不同的功能模塊，只有使用admin這個超級管理員用戶時才會同時顯示本(專)科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理和系統(tǒng)設(shè)置這三個功能模塊界面。中間部分是功能模塊的具體加載位置，本系統(tǒng)使用的是多tab處理模式，可以同時顯示不同功能模塊的處理界面。
二、做好高校學(xué)生檔案信息化管理工作的途徑
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國家教委27號令)的文件精神，領(lǐng)會其實質(zhì)和內(nèi)涵。這是新時期新階段國家為促進(jìn)高等教育又快又好發(fā)展做出的一項重要決策，是指導(dǎo)新時期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文件，對加快促進(jìn)高校檔案管理制度化建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理，深化高校檔案工作內(nèi)涵建設(shè)，提高高校檔案工作服務(wù)質(zhì)量，對高校的辦學(xué)能力和教學(xué)研究水平有著重要意義。本辦法新增了學(xué)生類檔案，將學(xué)生在校形成的文件材料納入歸檔范圍，且單獨設(shè)類，并明確提出高校學(xué)生檔案管理工作中存在的重點和難點問題，彰顯了以人為本和重視民生的檔案理念，對高校學(xué)生檔案管理起著巨大的促進(jìn)作用。
2、高校檔案館要樹立以人為本，牢固樹立服務(wù)創(chuàng)新的思想。加快高校檔案現(xiàn)代化管理水平，用創(chuàng)新理念服務(wù)于高校學(xué)生檔案管理工作。因為高校檔案工作的重點一是管理，二是服務(wù)。要提高學(xué)生檔案管理工作水平，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是關(guān)鍵。要做好學(xué)生檔案工作，創(chuàng)新服務(wù)理念是核心。要提高檔案工作服務(wù)意識，需要從創(chuàng)新角度去具體開展服務(wù)工作。檔案工作服務(wù)創(chuàng)新是從事檔案工作的理論基礎(chǔ)和行動指南，因為科學(xué)研究的本質(zhì)在于創(chuàng)新，創(chuàng)新出成果，創(chuàng)新出人才，高校各項工作的創(chuàng)新呼喚著檔案管理工作創(chuàng)新。物競天擇，適者生存，我們要在新的機(jī)遇條件下，結(jié)合高校學(xué)生檔案工作的實際情況，用創(chuàng)新理念服務(wù)于高校各項工作。
3、認(rèn)真做好高校學(xué)生檔案的郵寄轉(zhuǎn)檔和回執(zhí)反饋管理工作。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用信封，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。機(jī)要局要求接收檔案的單位必須是縣團(tuán)級以上部門。因此，檔案接收單位必須寫明省、市、單位名稱和郵政編碼。另外，國營單位可以接收學(xué)生檔案，而私企、合資企業(yè)不能接收學(xué)生檔案，只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕蛉耸麓頇C(jī)構(gòu)接收。所以學(xué)生在簽約接收單位時，必須向所在單位了解清楚檔案收件單位的正確地址，避免檔案無法寄出，或因地址不詳而被退回。用人單位在收到學(xué)生檔案后一定要給檔案館寄來回執(zhí)，學(xué)生檔案室要做好回執(zhí)信息的管理工作，以便學(xué)生詢問本人檔案去向時能夠合理應(yīng)答，嚴(yán)格杜絕學(xué)生檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生，以免給學(xué)生和用人單位造成不利的影響和后果。
總結(jié)高校學(xué)生檔案是高校檔案館藏的重要組成部分，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案信息化管理，使學(xué)生檔案各歸檔單位與檔案館形成一個有機(jī)整體，將學(xué)生電子檔案生成與歸檔相連接，實現(xiàn)實時歸檔，提高學(xué)生檔案歸檔率。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)共享、遠(yuǎn)程傳遞、異地處理，使學(xué)生檔案的查詢不再局限于學(xué)生檔案室，突出以人為本的創(chuàng)新服務(wù)理念，使學(xué)生檔案最大程度的發(fā)揮作用，以便為用人單位和學(xué)生提供更好的服務(wù)。
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