檔案排列存放方法

　　檔案，漢語詞語，意為人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。下面是小編為大家收集的檔案排列存放方法，希望能夠幫助到大家。

　　方法：

　　(一)檔案裝具的排放要求

　　1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊劃一。

　　2.避光通風(fēng)。有窗庫房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

　　3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1米至1.2米，一般過道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

　　為了便于對(duì)庫房內(nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào))，其號(hào)碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號(hào)，每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒有欄，則自上而下編格號(hào))。

　　(二)檔案排列方法

　　檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號(hào)排列，這種方法對(duì)庫房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

　　對(duì)于特殊載體的檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

　　(三)檔案存放方式

　　存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

　　1.豎放保管

　　豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

　　2.平放保管

　　平放雖然取放不太方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經(jīng)過曬圖機(jī)的高溫影響，其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴(yán)禁折疊，因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

　　4.折疊保管

　　折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂)，放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。例如藍(lán)圖，藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機(jī)械強(qiáng)度較好，可以折疊保管。藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個(gè)卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時(shí)不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

　　相關(guān)資料：

　　首先知道為什么要存放檔案？

　　有人可能好奇，為什么要大費(fèi)周章地把檔案存放到街道或者留學(xué)生服務(wù)中心呢？不能放在自己手里嗎？還有人還會(huì)好奇，檔案是什么鬼，為什么我之前都沒有聽說過它？

　　實(shí)際上，我們每個(gè)人都有檔案，里面包括高中成績單、入團(tuán)申請(qǐng)書、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)表等材料，而這份資料以前都保存在學(xué)校手中。如果你選擇了在國內(nèi)讀大學(xué)，高中會(huì)自動(dòng)把檔案轉(zhuǎn)到你所就讀的大學(xué)。但是對(duì)于我們出國黨來說，國家不允許個(gè)人長時(shí)間保存檔案，所以就要把檔案放到一個(gè)特定的地方。

　　這里特地提醒一下，如果不存放好檔案是可能有嚴(yán)重的后果的哦！如果你選擇回國工作卻沒有存好檔案的話，當(dāng)你回國后就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己一不小心做了好幾年無業(yè)游民，這就有些解釋不清。而且，檔案存放不當(dāng)也會(huì)造成將來學(xué)位認(rèn)證受阻，甚至?xí)�讓你的檔案變成“死檔”，無法調(diào)轉(zhuǎn)。

　　把檔案存放到哪里？

　　說了這么多，都是想讓大家盡快重視起檔案的事情來~那么我們應(yīng)該把檔案存放到哪里呢？

　　一般來說有兩個(gè)選擇——戶口所在街道和留學(xué)人員服務(wù)中心（簡(jiǎn)稱“留服”）。網(wǎng)上的攻略大多都是建議把檔案送到留服的，但是留服門口放著一個(gè)大大的標(biāo)牌，表示檔案存在街道和留服是沒有區(qū)別的。

　　然而實(shí)際上這兩種選擇還是有一些差異的……如果把檔案存在街道，就可以按失業(yè)人員購買一年660元的醫(yī)療保險(xiǎn)；檔案存放在留服則會(huì)失去國內(nèi)的醫(yī)保。當(dāng)然，這個(gè)醫(yī)保有多大作用還得另說，我們還會(huì)有美國那邊大學(xué)推薦的保險(xiǎn)，所以這一點(diǎn)小小的差別也可以忽略不計(jì)。

　　要怎么存放檔案？

　　官方規(guī)定：

　　自今年起，教育部留學(xué)中心不接收直接從學(xué)校開出的學(xué)生檔案（無論戶籍是否在北京），只能從戶籍所在地的“人力資源公共服務(wù)中心”（俗稱“人才”）調(diào)取（外地戶籍，不論是否九類人，都必須回原籍辦理。外地的辦理流程，以當(dāng)?shù)氐囊�求為�?zhǔn)，但請(qǐng)切記：留學(xué)服務(wù)中心開出的調(diào)檔函的抬頭，必須是您確認(rèn)好的戶籍所當(dāng)?shù)氐臋n案管理機(jī)構(gòu)名稱）

　　檔案存放流程是什么？

　　1、從學(xué)校取檔案

　　去你所在高中的教務(wù)處說明情況，老師會(huì)給你一個(gè)密封好的檔案和三張《教育部門向勞動(dòng)部門移交學(xué)生檔案材料花名冊(cè)》（簡(jiǎn)稱“三聯(lián)單”）

　　2、把檔案移交“人才”

　　持本人身份證和戶口本的原件、復(fù)印件、密封檔案、三聯(lián)單，到戶籍地“人才”辦理存檔手續(xù)�！叭瞬拧睍�(huì)收走檔案，給三聯(lián)單蓋章，并收走其中的兩張，最后一張自己保存。之后，“人才”還會(huì)發(fā)一張通知單，上面寫著兩個(gè)時(shí)間，第一個(gè)時(shí)間是去街道填表的，第二個(gè)是去提取檔案的。

　　“人才”的地址大家可以用百度地圖搜索，關(guān)鍵詞為所在區(qū)+“人才服務(wù)中心”。例如：

　　北京市海淀區(qū)人才服務(wù)中心

　　地址：北京市海淀區(qū)四季青橋北（中關(guān)村人才發(fā)展中心2樓）

　　電話：

　　3、去街道填表

　　由于“人才”給的通知單上把填表寫作了“職業(yè)培訓(xùn)”，曾一度懶得去參加…幸虧最后我（遲到了一個(gè)小時(shí)之后）趕到了街道，發(fā)現(xiàn)這個(gè)步驟是必不可少的。

　　街道會(huì)給你好幾張表格并教你填寫，填好的表格需要自己保存好，來提檔的時(shí)候帶上。

　　4、去“留服”開調(diào)檔函

　　與第3步可以同時(shí)進(jìn)行的是去留服開調(diào)檔函。首先要在留服網(wǎng)站上提交申請(qǐng)。網(wǎng)站為，大家完成注冊(cè)個(gè)人賬戶，提交成功后，查看自己的狀態(tài)為“未受理”時(shí)，無須等待審核，可以直接去開調(diào)函。留服會(huì)給你兩張單子，調(diào)檔函是街道和“人才”要看的，協(xié)議書是去留服存檔的憑證，都要留好。

　　開調(diào)函需要的材料有：身份證復(fù)印件、護(hù)照信息頁復(fù)印件、F1簽證頁復(fù)印件、offer及I—20復(fù)印件各一份。如果是委托家長代辦，還需要帶委托書和被委托人身份證復(fù)印件。

　　5、去街道提檔

　　按照“人才”通知單上的第二個(gè)日期，帶好戶口本首頁和本人頁復(fù)印件、身份證復(fù)印件、留服調(diào)檔函和上次填的一堆表格、一張兩寸照片、三張一寸照片（有社保卡的不用帶），去街道提檔。街道還會(huì)發(fā)給你一個(gè)“就業(yè)失業(yè)登記證”，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己失業(yè)了……但是不久之后又實(shí)現(xiàn)了“靈活就業(yè)”哈哈哈哈

　　6、去“人才”辦理

　　帶著從街道拿到的密封檔案、戶口本和身份證、留服調(diào)檔函再去一次“人才”�！叭瞬拧睍�(huì)讓你簽字確認(rèn)，并把檔案重新密封。

　　7、去留服存檔

　　最后，帶好檔案和協(xié)議書，再次去那個(gè)超級(jí)火爆的留服存檔，就大功告成了！

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