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項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)必備的要素
一份好的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)的特點(diǎn)是：關(guān)注產(chǎn)品、敢于競(jìng)爭(zhēng)、充分市場(chǎng)調(diào)研，有力資料說(shuō)明、表明行動(dòng)的方針、展示優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)、良好的財(cái)務(wù)預(yù)計(jì)等幾點(diǎn)，從而使合作伙伴會(huì)更了解項(xiàng)目的整體情況及業(yè)務(wù)模型，也能讓投資者判斷該項(xiàng)目的可盈利性。以下是小編給大家?guī)?lái)的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)的要素，歡迎閱讀，希望對(duì)你有幫助！
1、項(xiàng)目范圍說(shuō)明
項(xiàng)目范圍說(shuō)明闡述進(jìn)行這個(gè)項(xiàng)目的原因或意義，形成項(xiàng)目的基本框架，使項(xiàng)目所有者或項(xiàng)目管理者能夠系統(tǒng)地、邏輯地分析項(xiàng)目關(guān)鍵問(wèn)題及項(xiàng)目形成中的相互作用要素，使項(xiàng)目干系人在項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施前或項(xiàng)目相關(guān)文檔編寫(xiě)以前，能夠就項(xiàng)目的基本內(nèi)容和結(jié)構(gòu)達(dá)成一致;項(xiàng)目范圍說(shuō)明應(yīng)當(dāng)形成項(xiàng)目成果核對(duì)清單，作為項(xiàng)目評(píng)估的依據(jù)，在項(xiàng)目終止以后或項(xiàng)目最終報(bào)告完成以前進(jìn)行評(píng)估，以此作為評(píng)價(jià)項(xiàng)目成敗的依據(jù);范圍說(shuō)明還可以作為項(xiàng)目整個(gè)生命周期監(jiān)控和考核項(xiàng)目實(shí)施情況的基礎(chǔ)，和項(xiàng)目其他相關(guān)計(jì)劃的基礎(chǔ)。
2、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
進(jìn)度計(jì)劃是說(shuō)明項(xiàng)目中各項(xiàng)工作的開(kāi)展順序、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間及相互依賴(lài)銜接關(guān)系的計(jì)劃。通過(guò)進(jìn)度計(jì)劃的編制，使項(xiàng)目實(shí)施形成一個(gè)有機(jī)的整體。進(jìn)度計(jì)劃是進(jìn)度控制和管理的依據(jù)，可以分為項(xiàng)目進(jìn)度控制計(jì)劃和項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告計(jì)劃。
在進(jìn)度控制計(jì)劃中，要確定應(yīng)該監(jiān)督哪些工作、何時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)督負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，用什么樣的方法收集和處理項(xiàng)目進(jìn)度信息，怎樣按時(shí)檢查工作進(jìn)展和采取什么調(diào)整措施，并把這些控制工作所需的時(shí)間和人員、技術(shù)、物資資源等列入項(xiàng)目總計(jì)劃中。
3、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃
質(zhì)量計(jì)劃針對(duì)具體待定的項(xiàng)目，安排質(zhì)量監(jiān)控人員及相關(guān)資源、規(guī)定使用那些制度、規(guī)范、程序、標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包括與保證與控制項(xiàng)目質(zhì)量有關(guān)的所有活動(dòng)。質(zhì)量計(jì)劃的目的是確保項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)都能達(dá)到。根據(jù)ISO9001要求和PMBOK2000，為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)，組織應(yīng)遵循以顧客為中心、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過(guò)程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進(jìn)、基于事實(shí)的決策方法、互利的供方關(guān)系等8項(xiàng)質(zhì)量管理原則。
4、項(xiàng)目資源計(jì)劃
有了項(xiàng)目范圍計(jì)劃和進(jìn)度計(jì)劃后，資源計(jì)劃就是決定在項(xiàng)目中的每一項(xiàng)工作中用什么樣的資源(人、材料、設(shè)備、信息、資金等等)，在各個(gè)階段使用多少資源。項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃包括資源計(jì)劃、費(fèi)用估算、費(fèi)用預(yù)算。
5、項(xiàng)目溝通計(jì)劃
溝通計(jì)劃就是制定項(xiàng)目過(guò)程中項(xiàng)目干系人之間信息交流的內(nèi)容、人員范圍、溝通方式、溝通時(shí)間或頻率等溝通要求的約定。
6、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策計(jì)劃
風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策計(jì)劃是為了降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的損害而分析風(fēng)險(xiǎn)、制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略方案的過(guò)程，包括識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、量化風(fēng)險(xiǎn)、編制風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略方案等過(guò)程。
7、項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃
項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃過(guò)程就是識(shí)別哪些項(xiàng)目需求可應(yīng)通過(guò)從本企業(yè)外部采購(gòu)產(chǎn)品或設(shè)備來(lái)得到滿(mǎn)足。如果是軟件開(kāi)發(fā)工作的采購(gòu)，也就是外包，應(yīng)當(dāng)同時(shí)制定對(duì)外包的進(jìn)度監(jiān)控和質(zhì)量控制的計(jì)劃。
8、變更控制、配置管理計(jì)劃
由于項(xiàng)目計(jì)劃無(wú)法保證一開(kāi)始就預(yù)測(cè)得非常準(zhǔn)確，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中也不能保證準(zhǔn)確有力的控制，導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目實(shí)際情況不符的情況經(jīng)常發(fā)生，所以必須有效處理項(xiàng)目的變更。變更控制計(jì)劃主要是規(guī)定變更的步驟、程序，配置管理計(jì)劃就是確定項(xiàng)目的配置項(xiàng)和基線(xiàn)，控制配置項(xiàng)的變更，維護(hù)基線(xiàn)的完整性，向項(xiàng)目干系人提供配置項(xiàng)的準(zhǔn)確狀態(tài)和當(dāng)前配置數(shù)據(jù)。
【拓展】怎么撰寫(xiě)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)
1．面頁(yè)：
這是容易忽視的部分，有很多機(jī)構(gòu)認(rèn)為內(nèi)容比形式更重要。其實(shí)，形式是可以更好的表現(xiàn)內(nèi)容的。另外，項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)也是能使資助機(jī)構(gòu)了解和認(rèn)識(shí)我們的一個(gè)很重要的窗口，表現(xiàn)的專(zhuān)業(yè)與嚴(yán)謹(jǐn)是決對(duì)可以得到加分的。
封面可以只簡(jiǎn)單寫(xiě)上項(xiàng)目名稱(chēng)和日期，也可以包括以下信息：
項(xiàng)目名稱(chēng)
申請(qǐng)（執(zhí)行）機(jī)構(gòu)
通訊地址
電話(huà)、傳真、E-mail
聯(lián)系（負(fù)責(zé)）人
還可以把銀行賬戶(hù)、律師、審計(jì)機(jī)構(gòu)等信息列在封面頁(yè)上。另外，如果是向某一機(jī)構(gòu)籌款的話(huà)，最好在前面加封簡(jiǎn)單的附信。由于一份項(xiàng)目計(jì)劃可以提交給多個(gè)資助機(jī)構(gòu)，這就需要一個(gè)個(gè)性化的附信，要以“某機(jī)構(gòu)某人”為開(kāi)頭，以表明你們對(duì)他們機(jī)構(gòu)的重視與尊重。
2．項(xiàng)目概要（總論）
這是最重要的一部分，也是讀者最先閱讀、瀏覽的部分。要知道基金會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理們每天都會(huì)收到大量的申請(qǐng)要求，他們也許沒(méi)有足夠的時(shí)間“看”完所有的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)，概要部分將成為“初選”的決定因素。所以，在概要部分要把你認(rèn)為所有重要的信息匯集起來(lái)。概要一般要包括：機(jī)構(gòu)的背景信息、使命與宗旨；項(xiàng)目要解決的問(wèn)題與解決的方法、項(xiàng)目申請(qǐng)方的能力和以往的成功經(jīng)驗(yàn)等。需要特別指出的是：盡管項(xiàng)目概要部分排在計(jì)劃書(shū)的前半部，但實(shí)際上，這一部分是要在寫(xiě)完所有計(jì)劃書(shū)以后，才動(dòng)手寫(xiě)的。
3．項(xiàng)目背景、存在的問(wèn)題與需求：
在這一部分，需要詳細(xì)介紹存在的問(wèn)題以及為什么你要設(shè)計(jì)這個(gè)項(xiàng)目來(lái)解決這些問(wèn)題。要充分的說(shuō)明問(wèn)題的嚴(yán)重性與緊迫性，最好能提供一些數(shù)據(jù)，這樣不但可以充分的說(shuō)明問(wèn)題，同時(shí)還能表明你對(duì)這一項(xiàng)目的了解。同時(shí)，你還可以使用一些真實(shí)、典型的案例，以便在情感上打動(dòng)讀者進(jìn)而引起他們的共鳴。要說(shuō)明項(xiàng)目的起因、邏輯上的因果關(guān)系、受益群體及與其它社會(huì)問(wèn)題之間的關(guān)聯(lián)等。
一般來(lái)講，這一部分包括以下主要信息：
.項(xiàng)目范圍（問(wèn)題與事件、受益群體）
.導(dǎo)致項(xiàng)目產(chǎn)生的宏觀(guān)與社會(huì)環(huán)境
.提出這個(gè)項(xiàng)目的理由與原因
.其它長(zhǎng)遠(yuǎn)與戰(zhàn)略意義
4．目標(biāo)與產(chǎn)出：
在使資助機(jī)構(gòu)確信“問(wèn)題”的存在以后，明確提出你的解決方案。機(jī)構(gòu)間的合作是被鼓勵(lì)的。如果你還有其它的機(jī)構(gòu)合作伙伴，也要明確說(shuō)明。在這一部分中你要詳細(xì)的介紹你的項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目的總體目標(biāo)、階段性目標(biāo)與任務(wù)，以及各目標(biāo)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)�？傮w目標(biāo)是一個(gè)長(zhǎng)期的、宏觀(guān)的、概念性的、比較抽象的描述。由總體目標(biāo)可以分解成一系列具體的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、帶有明確時(shí)間標(biāo)記的階段性目標(biāo)。比如，“減少文盲”是總體目標(biāo)，“到20xx年10月，使200個(gè)農(nóng)村婦女達(dá)到認(rèn)識(shí)1000字”就是一個(gè)具體目標(biāo)。對(duì)目標(biāo)的陳述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目標(biāo)要切合實(shí)際。不要承諾你做不到的事情。要牢記，資助者希望在項(xiàng)目完成報(bào)告里看到的是：項(xiàng)目實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了這些既定目標(biāo)。
5．受益群體：
在這一部分中你要對(duì)項(xiàng)目的收益群體做一個(gè)更加詳細(xì)的描述，有必要時(shí)，你還可以把收益群體分為直接受益和間接收益群體。比如“恩久”的能力建設(shè)項(xiàng)目，直接收益群體是NGO機(jī)構(gòu)和NGO的從業(yè)人員，但間接收益群體卻是NGO的服務(wù)對(duì)象。因?yàn)橥ㄟ^(guò)能力建設(shè)，提高了NGO機(jī)構(gòu)服務(wù)能力與效率，也就能為其服務(wù)對(duì)象提供更好、更多、更完善的服務(wù)。又比如一個(gè)殘疾人服務(wù)機(jī)構(gòu)，直接收益群體是殘疾人群，間接收益群體則是他們的家庭，甚至是整個(gè)社會(huì)。許多資助方都希望受益群體能從始至終地參與到項(xiàng)目之中。尤其是在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段，受益群體的參與更加重要。你可以在附件中列出受益群體參與項(xiàng)目的活動(dòng)，包括組織受益群體參加的討論會(huì)、主題、時(shí)間、參加人員等。同時(shí)，也讓資助方了解到你的項(xiàng)目不但是針對(duì)受益群體而設(shè)計(jì)的，而且，得到他們的廣泛支持與認(rèn)可。
6．解決方案與實(shí)施方法：
通過(guò)以上的部分，你已經(jīng)清楚的解釋了存在的問(wèn)題及你希望完成的事情�，F(xiàn)在，需要介紹你如何達(dá)到目標(biāo)以及采用什么方法和具體活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。在介紹方法時(shí)，你要特別說(shuō)明這種方法的優(yōu)越特性。你可以同時(shí)列舉出其它相關(guān)的方法并把它們進(jìn)行比較，還可以引用專(zhuān)家的觀(guān)點(diǎn)、其它失敗和成功的案例等�？傊浞终f(shuō)明你選擇的方法是最科學(xué)、最有效、最經(jīng)濟(jì)的方法。同時(shí)，也要說(shuō)明這個(gè)方面或你們機(jī)構(gòu)在采用這種方法時(shí)，也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。還要提到為了執(zhí)行這一解決方案都需要那些條件與資源。包括：誰(shuí)？在什么時(shí)候？使用什么樣的設(shè)備？做什么樣的事情？做這些事情的人要具備什么樣的能力與技能等。最好能在附件中詳細(xì)描述一下主要工作崗位的職務(wù)要求。
7．項(xiàng)目進(jìn)程計(jì)劃：（時(shí)間表）
在這一部分中，要詳細(xì)的描述出各項(xiàng)任務(wù)的先后順序以及起始時(shí)間，可以用一個(gè)帶有時(shí)間標(biāo)記的圖表來(lái)表示。這樣，就可以一目了然的告訴讀者“什么時(shí)候？”“做什么？”，以及各項(xiàng)活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)與因果關(guān)系。
8．項(xiàng)目組織架構(gòu)：
這一部分要描述為了達(dá)成上述目標(biāo)，需要什么樣的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)和管理結(jié)構(gòu)。執(zhí)行團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)包括所有項(xiàng)目組成員：志愿者、專(zhuān)家顧問(wèn)、專(zhuān)職人員等。他們與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)背景、學(xué)歷等也非常重要。執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)與能力往往在很大程度上決定了項(xiàng)目的成敗，這也是資助方非常關(guān)心的問(wèn)題。另外，還要明確項(xiàng)目的管理結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其它各分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都應(yīng)該明晰地寫(xiě)出來(lái)。如果是兩個(gè)或多個(gè)機(jī)構(gòu)合作共同完成一個(gè)項(xiàng)目，還要表明各機(jī)構(gòu)的分工。工作流程也要很清楚，各項(xiàng)工作的先后順序、邏輯關(guān)系等。
9．費(fèi)用、預(yù)算與效益：
這一部分所要提供的決不僅僅是一個(gè)費(fèi)用預(yù)算表（當(dāng)然，預(yù)算表也是很重要的，你可以把它放在附件中），而是要敘述和分析預(yù)算表中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，總成本與各分成本，包括：人員、設(shè)備的費(fèi)用等。其中，人員經(jīng)費(fèi)類(lèi)別可以包括工資、福利和咨詢(xún)專(zhuān)家費(fèi)用；非人員經(jīng)費(fèi)小類(lèi)別可以包括差旅費(fèi)、設(shè)備和通訊費(fèi)等。如果已經(jīng)有了一部分資金來(lái)源，也要注明。而且，要很明顯的寫(xiě)出你還需要總數(shù)為多少的經(jīng)費(fèi)上的支持。上面提到的是投入，還有一個(gè)很重要的部分是產(chǎn)出的效益。往往很多NGO在項(xiàng)目計(jì)劃中不談效益，錯(cuò)誤的認(rèn)為NGO的服務(wù)是不談效益的。事實(shí)上，除國(guó)際上正在推行的NGO合理收費(fèi)外，NGO服務(wù)的另一大特點(diǎn)是產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益。盡管社會(huì)效益比較難量化，但你還是可以盡量找一些數(shù)據(jù)來(lái)分析一下社會(huì)效益，那怕只是估算也好。比如，一個(gè)戒毒人員的服務(wù)機(jī)構(gòu)，雖然他們是為吸毒人員提供免費(fèi)的服務(wù)，沒(méi)有任何收入。但是他們還是可以估算出通過(guò)服務(wù)于一個(gè)吸毒人員，從而可以減少那些方面的社會(huì)問(wèn)題來(lái)計(jì)算，可以包括：吸毒人員的醫(yī)療費(fèi)用、失業(yè)、犯罪等相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行估算�？傊阍矫鞔_的算出單位成本的投入可以產(chǎn)生的效益，就越能說(shuō)明你的方法的優(yōu)越性，也就越能得到資助方的同意。財(cái)務(wù)與審計(jì)方法也要在這部分中提到。
10．監(jiān)控與評(píng)估：
監(jiān)控是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的非常重要的部分，監(jiān)控的執(zhí)行機(jī)構(gòu)與人員（可以是理事會(huì)、資助方或其它第三方機(jī)構(gòu)）、監(jiān)控任務(wù)等都應(yīng)該寫(xiě)在項(xiàng)目計(jì)劃中。與之相關(guān)的還有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的自我評(píng)估計(jì)劃。項(xiàng)目進(jìn)行中的評(píng)估報(bào)告比項(xiàng)目結(jié)束的評(píng)估還要重要，在項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行評(píng)估，可以使你及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，盡早的解決。同時(shí)，可以使資助方得到一個(gè)信息，那就是你們不但提出了一個(gè)很好的計(jì)劃，而且，可以很好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)計(jì)劃。請(qǐng)注意，項(xiàng)目的實(shí)施方法是資助方評(píng)判是否給予資助的一個(gè)非常重要的因素。有兩種可供參考的監(jiān)控和評(píng)估方式。一種是衡量結(jié)果，另一種是分析過(guò)程。其中一種或者兩者都有可能適用于你的項(xiàng)目。你選擇何種方式將取決于項(xiàng)目的性質(zhì)和目標(biāo)。無(wú)論選擇何種方式，你都需要說(shuō)明你準(zhǔn)備怎樣收集評(píng)估信息和進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。在項(xiàng)目進(jìn)行到那些階段，進(jìn)行階段性的評(píng)估。評(píng)估活動(dòng)及時(shí)間也應(yīng)該包括在項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的時(shí)間表當(dāng)中。
無(wú)論是監(jiān)控報(bào)告還是評(píng)估報(bào)告，都應(yīng)該包括：項(xiàng)目的進(jìn)展與完成的情況、原定計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)狀況的比較、預(yù)測(cè)未來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的可能性等。
除總體評(píng)估報(bào)告外，還要提供一些子評(píng)估報(bào)告。比如，項(xiàng)目中期的審計(jì)報(bào)告等。
11．附件：
任何你認(rèn)為重要的文件，或放在正文中太長(zhǎng)時(shí)，都可以把它們放在附件當(dāng)中。比如：機(jī)構(gòu)的介紹、年報(bào)、財(cái)務(wù)與審計(jì)報(bào)告、名單、數(shù)據(jù)、圖表等。你可以把那些在正文中會(huì)干擾讀者，或使他們的興趣偏離主題的部分放到附件當(dāng)中。但一定不要忘了在正文中提到：詳細(xì)情況，請(qǐng)察看附件�？傊�，附件的目的是使正文緊湊、干凈，同時(shí)，如果讀者對(duì)某些問(wèn)題的細(xì)節(jié)感興趣的話(huà)，他還可以在附件中找到需要的內(nèi)容。
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