經(jīng)營(yíng)管理常識(shí)
目前一般的公司都是“有限責(zé)任公司”。所謂“有限責(zé)任”是指公司出資人僅以自己出資部分來(lái)承擔(dān)償還債務(wù)的責(zé)任。由于投資者僅僅作為股東出資，不參予日常經(jīng)營(yíng)，因而他們的決策大多以股東大會(huì)和董事會(huì)的方式來(lái)進(jìn)行。
a.股東大會(huì)
有限責(zé)任公司的最高決策機(jī)關(guān)是公司的股東大會(huì)。一般的股東都不直接干預(yù)公司的經(jīng)營(yíng)管理，投資的所有權(quán)與公司的經(jīng)營(yíng)權(quán)是分離的，公司的決策經(jīng)股東大會(huì)討論認(rèn)可，委托給董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)管理。在每年一度的股東大會(huì)上審議并決定以下重要事項(xiàng)：規(guī)章制度的變更，資本的增減，公司的解散和合并，股份的轉(zhuǎn)讓，股東分紅，董事會(huì)及監(jiān)事會(huì)人員的任免，財(cái)務(wù)報(bào)告的審計(jì)和確認(rèn)，公司董事的薪水等其他利益分配方案。股東大會(huì)原則每年召開一次，從某種意義上說(shuō)股東大會(huì)僅是形式上的最高決策機(jī)關(guān)。
b.董事會(huì)
公司董事會(huì)是公司經(jīng)營(yíng)決策機(jī)構(gòu)，也是股東大會(huì)的常設(shè)權(quán)力機(jī)構(gòu)。董事會(huì)向股東大會(huì)負(fù)責(zé)。董事會(huì)主要有這么些職責(zé)：如決定公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和投資方案;決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置;批準(zhǔn)公司的基本管理制度;聽取總經(jīng)理的工作報(bào)告并作出決議;制定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算方案和利潤(rùn)分配方案、彌補(bǔ)虧損方案;對(duì)公司增加或減少注冊(cè)資本、分立、合并、終止和清算等重大事項(xiàng)提出方案;聘任或解聘公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并決定獎(jiǎng)懲，等等。
c.監(jiān)事會(huì)
公司監(jiān)事也是由股東大會(huì)所選派委任的，其作用是監(jiān)督董事會(huì)的工作是否正確和經(jīng)營(yíng)班子是否稱職。因此公司(包含子公司)的董事會(huì)成員不得兼任公司的監(jiān)事。一些公司的監(jiān)事會(huì)不僅要對(duì)公司財(cái)務(wù)方面進(jìn)行監(jiān)督，而且也對(duì)公司業(yè)務(wù)方面進(jìn)行監(jiān)督。上市公司還要接受來(lái)自公司以外的財(cái)務(wù)審計(jì)。
2、企管經(jīng)營(yíng)常識(shí)
企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的知識(shí)主要是指企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)分工，如老總與幾位副老總是怎么分工的，經(jīng)營(yíng)決策的程序如何，市場(chǎng)部與銷售部的分工各是什么。研發(fā)部在從事什么產(chǎn)品的開發(fā)，公司主要的合作伙伴有哪些公司;公司下一步朝什么方向發(fā)展等等。對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理情況有一定的了解，對(duì)秘書輔助上司的工作非常有益處。
作為秘書，你還必須了解本公司的歷史、發(fā)展的過(guò)程、注冊(cè)資本、領(lǐng)導(dǎo)人姓名、具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容、具體產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、年銷售額、各地的分支機(jī)構(gòu)，總員工人數(shù)等等。
不僅要了解本公司的一些基本情況，而且對(duì)公司的同行也應(yīng)該有所了解。比如你是一家電視機(jī)生產(chǎn)廠商的老總秘書，你不僅要知道有多少同行，而且要了解它們的總產(chǎn)量、大致價(jià)格、新開發(fā)的技術(shù)或新產(chǎn)品等，并對(duì)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)有一定的了解。
3、其他經(jīng)濟(jì)常識(shí)
a.股票常識(shí)
對(duì)于一個(gè)職業(yè)秘書來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)具備一些股票和期貨方面的知識(shí)。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中，特別是股票市場(chǎng)，它可以說(shuō)是經(jīng)濟(jì)生活的晴雨表。股票市場(chǎng)價(jià)格的漲跌和市場(chǎng)板塊結(jié)構(gòu)的變化，既反映了國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展的.趨勢(shì)，也預(yù)演著投資市場(chǎng)的未來(lái)走向，因此，作為一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，不管是上市公司還是沒(méi)有上市的公司，都會(huì)關(guān)注股市的潮起潮落。作為上司的助手，如果不具備相應(yīng)的知識(shí)，那也就說(shuō)不過(guò)去了。
b.外匯金融常識(shí)
隨著加入WTO，企業(yè)的國(guó)際化進(jìn)程加速，作為上司的助手，秘書具備一些國(guó)際金融方面的知識(shí)是最起碼的要求。雖然秘書的工作不需要像具體業(yè)務(wù)部門的人那樣，天天盯著計(jì)算機(jī)上那些外匯變化曲線圖，但當(dāng)自己的領(lǐng)導(dǎo)為某項(xiàng)具體的貿(mào)易或投資業(yè)務(wù)而關(guān)注匯率變化時(shí)，如果你一點(diǎn)國(guó)際金融知識(shí)也沒(méi)有，那你也就不配稱為“領(lǐng)導(dǎo)的助手”。
d.法律常識(shí)
稍為有規(guī)模的公司都聘有法律顧問(wèn)，所以有些秘書認(rèn)為自己法律知識(shí)多一點(diǎn)少一點(diǎn)關(guān)系似乎也不大。其實(shí)這是誤解。法律知識(shí)它包含兩層意思：一是知法懂法;二是運(yùn)用法律，這兩者是相輔相成的。作為秘書，你并不一定要像律師那樣精通法律，但必須具備起碼的法律常識(shí)，遇到問(wèn)題時(shí)能夠有意識(shí)地利用法律加以解決。
在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，如何對(duì)公司法律權(quán)利的獲得、行使與保護(hù)、如何避免出現(xiàn)法律糾紛以及出現(xiàn)法律糾紛后如何解決，這些都涉及專門而又復(fù)雜的法律條文，必須由專門的律師來(lái)處理。但是，這并不等于秘書不需要具備一些法律知識(shí)。企業(yè)對(duì)法律知識(shí)的需求，不僅是在簽訂那些事關(guān)全局的協(xié)議或合同時(shí)候，更多的是在普通的日常工作中，律師往往只是最后把關(guān)。從各種協(xié)議與合同的起草，到與客戶的常規(guī)談判，如果秘書具備了一定的法律知識(shí)，就能使自己在輔助上司決策和處理日常工作過(guò)程中，給公司領(lǐng)導(dǎo)提供自己的建議，使上司在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中能夠及時(shí)判斷什么事可以自己解決，什么時(shí)候需要律師的幫助。這樣，就可以避免一些法律困惑和糾紛，大大降低公司法律需求的成本。特別是在目前的現(xiàn)實(shí)生活中，由于法制還不是很健全，有理的不一定合法，合法的不一定有理，在經(jīng)營(yíng)企業(yè)過(guò)程中這種法律上的陷阱非常多，更需要秘書具備相當(dāng)?shù)姆芍R(shí)，提醒上司依法辦事。
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