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商務(wù)英語(yǔ)寫作過(guò)程與基本要求

時(shí)間:2023-04-01 19:16:29 商務(wù)英語(yǔ) 我要投稿
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商務(wù)英語(yǔ)寫作過(guò)程與基本要求

  準(zhǔn)備——深思熟慮

商務(wù)英語(yǔ)寫作過(guò)程與基本要求

  準(zhǔn)備工作可以采用多種形式。具體講,一般需要對(duì)以下幾方面有明確的認(rèn)識(shí):

  1.作者的角色

  一般來(lái)說(shuō),首先要判定交際雙方的等級(jí)關(guān)系和親疏關(guān)系,然后即可確定交際走向是否應(yīng)為上行文、下行文或平行文。劃分出這個(gè)界限,才能做到語(yǔ)言準(zhǔn)確得體。

  2.讀者的角色

  讀者信息包括:

  -身份(決定語(yǔ)氣)

  -專業(yè)水平(決定用詞)

  -人數(shù)

  -主次

  3.預(yù)期的目的

  效率是第一位的,因此最好開門見(jiàn)山,切中主題;文字應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。

  起稿——條理分明

  在寫的過(guò)程中,我們需要完成如下幾項(xiàng)任務(wù):

  1.確定篇幅

  一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。

  讀者視角:迅速捕捉頭尾信息。

  2.組織布局

  商務(wù)文章注重邏輯性,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),環(huán)環(huán)相扣。

  由近至遠(yuǎn),由淺至深,由輕至重。

  3.區(qū)分類別

  在給自己的文章定位時(shí),以下幾點(diǎn)值得我們注意。

 、∮洈⑴c非記敘

 、⒒(dòng)性與單向性

 、3橄笮畔⑴c具體信息

 、た陀^描述與主觀判斷

  定稿——精雕細(xì)琢

  定稿的標(biāo)準(zhǔn)尺度:

  布局合理,層次分明

  信息合理,內(nèi)容完整

  語(yǔ)氣恰當(dāng),適合讀者

  語(yǔ)句連貫,一氣呵成

  句型豐富,短句為主

  措辭到位,表達(dá)準(zhǔn)確

  商務(wù)寫作的基本要求:

  在寫作過(guò)程中都必須遵循的六大原則,即準(zhǔn)確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡(jiǎn)明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy),也叫做商務(wù)寫作的6C原則。

  第一條原則:準(zhǔn)確(correctness)

  從廣義上講,商務(wù)英語(yǔ)寫作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義:

  閱讀人能理解、接受的英語(yǔ)水平;

  使用精確措詞,傳達(dá)準(zhǔn)確信息;

  正確地使用語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào);

  拼寫正確。

  (1)恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言風(fēng)格

  我們?cè)谧珜懻降纳虅?wù)英語(yǔ)寫作時(shí),應(yīng)盡量使用正規(guī)的語(yǔ)言;而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書信時(shí),可使用較通俗的口語(yǔ)。請(qǐng)比較下面兩組例詞:

  Formal

  Informal

  approximately

  inquire

  ascertain

  obtain

  assist

  participate

  construct

  purchase

  contribute

  sufficient

  difficult

  utilize

  About

  Ask

  find out

  receive

  help

  share

  build

  buy

  give

  enough

  hard

  use

  (2)準(zhǔn)確的措詞和信息

  商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語(yǔ),一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)寫作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。

  (3)正確的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

  常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤主要出現(xiàn)在逗號(hào)、冒號(hào)、省字號(hào)等。

  常見(jiàn)的語(yǔ)法錯(cuò)誤一般出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

 、僦髦^之間的一致關(guān)系

  ②代詞與先行詞之間的一致關(guān)系

 、蹜掖咕

 、苄揎椪Z(yǔ)與被修飾語(yǔ)之間的一致關(guān)系

  ⑤狀語(yǔ)的位置

  (4)正確的拼寫

  第二條原則:清楚(Clarity)

  寫作中要合理安排要點(diǎn),運(yùn)用正確的句型句法,突出重點(diǎn),層次分明。

  (1)邏輯布局(Logical Organization)

  常用的邏輯布局方法包括:

  ①因果關(guān)系(Cause & Effect)

 、跁r(shí)間順序(Chronological Development)

 、坌蛄许樞(Sequential Development)

 、鼙容^(Comparison)

 、菀话愕教厥(From General to Specific)

  ⑥特殊到一般(From Specific to General)

  (2)合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

  在商務(wù)英語(yǔ)寫作中,應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長(zhǎng)度,把各種長(zhǎng)句、短句、簡(jiǎn)句、復(fù)雜句等最佳組合成長(zhǎng)度恰當(dāng)?shù)亩温。?qǐng)看例句:

  Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

  Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

  (3)統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)

  一篇商務(wù)寫作的每一個(gè)段落都要圍繞一個(gè)論點(diǎn)從不同方面進(jìn)行論證,而在每一個(gè)段落中又都有一個(gè)主題句(topic sentence),一般安排在段首或段尾,而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證,全文就這樣一步進(jìn)一步,一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且,句子與句子之間,段落與段落之間都要前后呼應(yīng),首尾連貫。

  (4)強(qiáng)調(diào)(Emphasis)

  在商務(wù)英語(yǔ)寫作中,有時(shí)需要強(qiáng)調(diào)某些單詞、詞組、句子,突出它們的作用,可以采用一些技巧手段,如下加橫線,大寫,或不同的字體、顏色等。

  (5)避免采用模糊的語(yǔ)句(ambiguous sentence)

  注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近

  第三條原則:簡(jiǎn)潔(Conciseness)

  簡(jiǎn)潔是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫作的發(fā)展趨勢(shì),是在保證內(nèi)容完整無(wú)損的前提下用盡可能少的詞句來(lái)闡明主題。商務(wù)英語(yǔ)寫作要求既筒短扼要,又不失完整與清楚明白,還要包括必要的禮貌。

  (1)用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言(Use simple language)

  盡量使用 避免使用

  please will you be good enough to

  prefer express a preference for

  because for the reason that

  ask request

  buy purchase

  need request

  do accomplish

  letter communication

  (2)少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)

  下表列出的是一些常見(jiàn)的陳詞濫調(diào):

  in the near future

  it has come to my attention

  at your earliest possible convenience

  avail yourself of this opportunity

  don' t hesitate

  take the liberty to

  due to the fact that

  thanking you in advance

  enclosed herein

  with kindest regards

  (3)避免冗長(zhǎng)的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

  請(qǐng)看下表中的兩組例子,比較一下修改前與修改后的差別。

  Wordy

  Concise

  We would like to

  A long period of time

  I expected it to be

  During the year of 1995

  For the development of

  Square in shape

  During the time that

  please

  a long time

  expected

  during 1995

  for developing

  square

  while

  (4)刪改無(wú)關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)

  如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意,那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去后并不影響句子的原義:

  It should be noted that this is the best we can do。

  (5)多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思

  請(qǐng)比較下面兩個(gè)句子:

  Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

  Johnsons will pay their accounts next week.

  第四條原則:具體(Concreteness)

  商務(wù)英語(yǔ)寫作要求內(nèi)容書寫得具體和明確,因此,盡量使用確定、具體的語(yǔ)言,直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息,說(shuō)明問(wèn)題,切忌籠統(tǒng)模糊。

  (1)盡可能地提供明確、具體的信息。

  (2)使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯,因?yàn)槌橄蟮脑~匯往往令人感覺(jué)模糊籠統(tǒng)。

  第五條原則:完整(Completeness)

  商務(wù)英語(yǔ)寫作的內(nèi)容務(wù)必完整周密,任何要點(diǎn)的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。

  第六條原則:禮貌(Courtesy)

  商務(wù)英語(yǔ)寫作中的禮貌原則,并不是指采用一些客套的句式,而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對(duì)方的態(tài)度

  以下是幾條有助于禮貌的寫作方法:

  使用禮貌友好的詞匯;

  體諒對(duì)方的寫作態(tài)度(You-Attitude);

  措辭得體(Appropriate Wording);

  避免使用有性別歧視之嫌的詞語(yǔ);

  及時(shí)答復(fù)(Timely Response)。

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