英語商務(wù)信函

英語商務(wù)信函 1

　　面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件??很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務(wù)文件。此篇文章主要論述了商務(wù)英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應(yīng)社會、科技以及商業(yè)的發(fā)展,從而清晰、準(zhǔn)確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強個人的寫作風(fēng)格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運用強有力的溝通詞語,創(chuàng)建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。

　　商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。

　　盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。而在商務(wù)英語寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風(fēng)。

　　因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。

　　一、讀者

　　了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。

　　二、遣詞

　　簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。

　　三、造句

　　句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15 到18 個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18 個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會錯誤的理解句意,因此長度應(yīng)切成兩到三個短句為宜。最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。標(biāo)點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復(fù)雜而需要那么多的標(biāo)點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點。表達(dá)三個乃至更多觀點時使用列表是最好的`辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。

　　四、分段

　　信函、備忘錄和報告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8 行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8 行以內(nèi)是最好的。電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3 行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5 行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。

　　五、外觀

　　外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字 號。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)�，F(xiàn)在有了word 軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習(xí)語起到強調(diào)作用。只在其強調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。

英語商務(wù)信函 2

　　本文內(nèi)容：

　　對外商務(wù)信函的格式與國內(nèi)商務(wù)信函有較大區(qū)別，它一般包括六個部分：開端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)語、署名。

　　1. 開端

　　在信箋的右上角詳盡地寫下發(fā)信人的組織名稱、地址、發(fā)信日期和電話、傳真號碼。如備有專用信箋，組織名稱、地址、電話、傳真號碼已印好，就只需要寫上發(fā)信日期。新式的寫法，日期也可寫在最后一頁信箋的簽名下邊。

　　2. 信內(nèi)地址

　　信內(nèi)地址，除了信紙右上角的發(fā)信人地址外，還要在信紙的左上角（位置略低于發(fā)信人地址），寫明收信人的姓名、所在組織的名稱和詳細(xì)地址。

　　3. 稱呼

　　不論寫給組織或個人，在開始時，都得有個稱呼，對外稱呼，可稱為“先生”、“女士”、“小姐”等。如收信人身份特殊，在社會上有很高的地位，如教授、博士等，在稱呼中應(yīng)照用他們的頭銜。英語商函的稱呼常寫著“Gentlemen”或“Dear Sirs”等。

　　4. 正文

　　對外商函在內(nèi)容上的寫作，與對內(nèi)商函沒有區(qū)別，都必須做到主旨鮮明，自然流暢，坦率真誠，語氣適當(dāng)，不枝不蔓，抓住重點，言簡意明。對外商函要合乎外文文法，符合規(guī)定格式。如對外商函不可一張紙兩面都寫，若需要連接第二頁，可用一張空白紙，紙上不必再寫開端，只記下頁碼，在左上角寫上收信人名稱，在右上角寫上發(fā)信日期即可。

　　5. 結(jié)語

　　英語信函的結(jié)語，相當(dāng)于中文信函結(jié)尾的“專此，敬請大安”之類謙恭的'話語。對外商函常常省略祝語。

　　6. 署名

　　對外信函不管是打字機打的，還是手寫的，在結(jié)語之下，都應(yīng)該用筆簽署發(fā)信人的姓名。但有時簽名字跡潦草，為了避免看不清，最好在用筆簽名的下面，再用打字機打出清晰的姓名來。英語商函的落款常常寫有：“Yours very truly”、“Yours sincerely”或“Respectfully yours”等。

　　對外商函的用紙要求比較嚴(yán)格，紙質(zhì)堅韌，不厚不薄，純白色的最為大方。信封和信紙的紙質(zhì)和顏色必須一致，否則便會流于不敬。信紙的規(guī)格約為8.5英寸×11英寸；便箋約為4英寸×5英寸。信封的規(guī)格由3.5英寸×6英寸和4英寸×9英寸兩種。對外商函的信封除日本、朝鮮、蒙古等國可用中文直接填寫外，其他均須用寄送國的母語或官方用語來書寫。書寫格式也和國內(nèi)明顯不同：信封最上一行先寫寄信人的姓名，再寫地址；最下一行才寫收信人的地址。地址的書寫順序與漢語信函相反。應(yīng)先寫門牌號數(shù)、街道，然后寫城市名稱，再寫所屬州、省，最后才是國家名稱。信封必須寫清收、發(fā)信人的姓名和地址，又必須和信內(nèi)保持一致。

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　　商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用

　　摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進(jìn)行。因此,商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類相關(guān)信息。

　　關(guān)鍵詞：商務(wù)英語 對外貿(mào)易 商務(wù)英語函電 作用 通訊方式

　　一 、商務(wù)英語函電和對外貿(mào)易的概述

　　1、商務(wù)英語函電 商務(wù)英語函電是在對外貿(mào)易活動中以英語為載體而相互進(jìn)行的商務(wù)函電往來;商務(wù)英語是一種有獨特語言風(fēng)格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當(dāng)今全球運用最廣的語言，因此英語成為對外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務(wù)英語。商務(wù)函電是指在對外貿(mào)易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

　　商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。 商務(wù)英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。在商務(wù)英語函電的寫作中應(yīng)注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準(zhǔn)則：求同準(zhǔn)則、委婉準(zhǔn)則、德言行一致準(zhǔn)則。商務(wù)函電的公函，其寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內(nèi)容滲入公函的趨勢，這也促進(jìn)了其格式的自由化。在商務(wù)函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，函電中應(yīng)省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報等用語及短句的`使用，都使其語言風(fēng)格簡潔化了。

　　2、對外貿(mào)易 對外貿(mào)易是特指國際貿(mào)易活動中的一國或地區(qū)同其他國家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動。這是立足于一個國家或地區(qū)去看待它與其他國家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動。有時也被稱為國外貿(mào)易。

　　對外貿(mào)易的分類：

　　1、按交易內(nèi)容，對外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。

　　2、按貨物移動方向，對外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進(jìn)口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易。

　　3、按交易對象，對外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。

　　4、按運輸方式，對外貨物貿(mào)易可分為海運貿(mào)易、陸運貿(mào)易、空運貿(mào)易、多式聯(lián)運與郵購貿(mào)易等等，可以說形式多樣。

　　二、英語函電在對外貿(mào)易中作用

　　隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類社會進(jìn)入了信息社會，信函在業(yè)務(wù)交流中不再占主導(dǎo)地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟(jì)的通信手段，但在信息內(nèi)容和形式來看，其基本格式、表達(dá)方式和內(nèi)容都沒有大的變化�？梢哉f，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務(wù)方式的發(fā)展，進(jìn)出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報價格、下訂單、簽合同、結(jié)貨款等。電子商務(wù)的應(yīng)用，是提高國際貿(mào)易效率的最有效辦法之一。電子化、網(wǎng)絡(luò)化國際貿(mào)易是國際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)在外貿(mào)行業(yè)工作的人員介紹，目前的商務(wù)交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時候會打打電話。 伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，國際的商務(wù)合作日益加強。加入世界貿(mào)易組織后，我國與其他成員國的經(jīng)濟(jì)交往日趨頻繁，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)合作也得到了迅速發(fā)展。國際貿(mào)易不斷發(fā)展，而外貿(mào)英語函電在當(dāng)今世界貿(mào)易蓬勃發(fā)展之際，是國際商業(yè)交往中必不可少的手段，對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)大多通過函電進(jìn)行。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易、執(zhí)行合同以及執(zhí)行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現(xiàn)代國際貿(mào)易又被稱為“單據(jù)貿(mào)易”。在國際貿(mào)易的操作實務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成了重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結(jié)果。國際貿(mào)易越來越依賴于單據(jù)交換的過程，商務(wù)函電的中心化作用也日漸明顯商務(wù)英語信函定義商務(wù)英語信函定義。

　　商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的主要有以下的作用。

　　1、實現(xiàn)貿(mào)易的全球化 傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿(mào)易雙方反復(fù)進(jìn)行多次的面對面的洽談和信息交流，而且貿(mào)易活動的開展很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時間和空間的限制，不僅過程復(fù)雜，成本費用高，速度緩慢，并還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現(xiàn)代商務(wù)英語函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進(jìn)入國際市場的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒有地理區(qū)域的限制，可以在全球的范圍內(nèi)尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務(wù)，并且可以隨時與客戶進(jìn)行交流信息意見，就不會出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶一樣的高效便捷。這些都是信息技術(shù)和商務(wù)英語函電發(fā)展的碩果，實現(xiàn)貿(mào)易的全球化，企業(yè)就可以順利進(jìn)攻外國市場。

　　2、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長 商務(wù)英語函電能促進(jìn)對外貿(mào)易的增長。近年來，電話和傳真為跨國界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信;有很多實例說明了這點，而電子郵件和一些先進(jìn)的全球聊天通話網(wǎng)絡(luò)(MSN、Skype、黑莓)信息交換平臺，進(jìn)一步促進(jìn)對外貿(mào)易的發(fā)展商務(wù)英語信函定義文章商務(wù)英語信函定義出自http://www.gkstk.com/article/wk-78500001806040.html，轉(zhuǎn)載請保留此鏈接！。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進(jìn)攻國外市場，尋找新的貿(mào)易發(fā)展機會并擴(kuò)大貿(mào)易規(guī)模;與此同時也增加我國的進(jìn)出口貿(mào)易額、推動經(jīng)濟(jì)的增長。

　　3、提高對外貿(mào)易的工作效率、降低成本 商務(wù)英語函電還在對外貿(mào)易中起著提高對外貿(mào)易的工作效率和降低成本的作用。在對外貿(mào)易中，相關(guān)的信息可以通過商務(wù)函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;而不同傳統(tǒng)的通訊方式需要在漫長地等待客戶的回復(fù)，并且由于傳統(tǒng)的信函、電報等是以紙文件傳送信息，會造成有大量相關(guān)的資料文件和單據(jù)需要進(jìn)行整理、分類并存檔。這樣使得工作效率非常低，既費時又費力�，F(xiàn)代商務(wù)函電被廣泛使用以來，“紙單據(jù)”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對外貿(mào)易的工作效率提高了并減低了成本，尤其當(dāng)外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大時，企業(yè)管理成本降低的幅度就更加的明顯。

　　4、幫助企業(yè)獲得更多的新客戶，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展、信息的全球化，商務(wù)英語函電也逐步發(fā)展起來，隨后傳真、電子郵件的出現(xiàn)并被廣泛使用，促使國際通訊方式更加的便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可通過他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，便使用方便、快捷、可靠的現(xiàn)代商務(wù)英語函電與他們在短短幾分鐘內(nèi)，長則幾分鐘內(nèi)取得聯(lián)系。然后可以進(jìn)行詢盤或相關(guān)交流，如果順利就可以建立業(yè)務(wù)關(guān)系最終成為真正的客戶。這樣以來企業(yè)的客戶將越來越多，同時業(yè)務(wù)量也隨之增多，以便于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大。 同樣，外貿(mào)企業(yè)可以與已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶加深相互之間的聯(lián)系。例如，當(dāng)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員在執(zhí)行合同時，出現(xiàn)任何問題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情在以后的合作里就更加方便順利了。

　　三、評價商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用

　　商務(wù)英語函電已經(jīng)是對外貿(mào)易中的重要組成部分，主要為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準(zhǔn)確而具體地傳送雙方的各類相關(guān)信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)。商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中有促進(jìn)、輔助的作用商務(wù)英語信函定義商務(wù)英語。促使對外貿(mào)易全球化、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長、提高工作效率并降低成本、還能使企業(yè)及時與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見證了商務(wù)英語函電的逐步發(fā)展，從信函、電報、電傳到傳真、電子郵件的發(fā)展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現(xiàn)代商務(wù)函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負(fù)面的影響和作用

　　在使用電子郵件時，可能會有“黑客”利用自己掌握的電腦系統(tǒng)，到未經(jīng)授權(quán)的情況下訪問計算機文件或網(wǎng)絡(luò)、竊取他人的機密數(shù)據(jù)資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計算機病毒會破壞系統(tǒng)文件資料;因而在使用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息(如電子郵件)時要多關(guān)注安全問題，可以設(shè)定密碼來保護(hù)客戶信息或機密資料。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的同時應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)它可能存在的安全因素并盡可能地完善它。

　　四、展望

　　商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中還有很大的發(fā)展空間;相信只要通過全球人民的共同努力，商務(wù)英語函電的發(fā)展必定會比現(xiàn)今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，并且安全系數(shù)也會相應(yīng)加大。相信在不久的將來商務(wù)英語函電會被全球的大小企業(yè)甚至個人廣泛使用，并真正實現(xiàn)信息全球化，商務(wù)英語函電將會成為對外貿(mào)易中不可或缺的一部分。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　摘 要：國際商務(wù)活動中進(jìn)行有效的英語交流需要使用商務(wù)英語信函來進(jìn)行相關(guān)的書寫與記錄工作，因為商務(wù)英語信函自身的特定問題格式，在進(jìn)行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區(qū)別一般的英語信函。本篇文章主要是依據(jù)商務(wù)英語中獨特的語言條件，來進(jìn)行有關(guān)英語寫作方面的原則講解，通過一些經(jīng)典例子，來分析和研究有關(guān)商務(wù)英語信函書寫時，需要遵循的寫作技巧。

　　關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；語境；修辭

　　一、商務(wù)英語信函

　　二、商務(wù)英語語境

　　想要對商務(wù)英語語境進(jìn)行充分的理解，就需要先對語境一詞的含義有所了解。在國內(nèi)和國外的學(xué)者，對于商務(wù)英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時代的遷移在潛移默化的發(fā)生改變。唯一不變的就是對于語境這個詞具有相當(dāng)復(fù)雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關(guān)的社會環(huán)境與微觀條件下有關(guān)的語言環(huán)境進(jìn)行統(tǒng)一。根據(jù)大量的文獻(xiàn)資料，能夠總結(jié)出語言環(huán)境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內(nèi)容作用。社會環(huán)境對于物質(zhì)情景和時代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環(huán)境，諸如人文狀況、政治氣候、社會制度、時代思潮等。社會環(huán)境同整個社會所蘊含的經(jīng)濟(jì)文化背景的關(guān)系密切，所以，在商務(wù)英語中，有關(guān)語境的概念也需要包含以上內(nèi)容，但是不僅僅是簡單的包含，需要有更深層次的需要，同國際貿(mào)易在發(fā)展變化的進(jìn)程等相結(jié)合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現(xiàn)在不同的交際、價值觀、思維中的沖擊。

　　對于商務(wù)而言，進(jìn)行微觀語言環(huán)境的交流就要求密切的關(guān)注自身包含的特定人群，進(jìn)行不同場合內(nèi)的不同話題的交際。不同與宏觀的社會環(huán)境，需要結(jié)合寫信者自身的商務(wù)方面的文化背景，能夠更多的消除地域內(nèi)存在的巨大差異。因此，要求我們在今后進(jìn)行商務(wù)英語信函書寫時，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關(guān)跨文化的發(fā)展觀點，持續(xù)不斷的增加自身的商務(wù)英語的書寫應(yīng)用能力，通過不斷的交流溝通與時俱進(jìn)。

　　三、商務(wù)英語語境的修辭

　　想要在進(jìn)行更準(zhǔn)確地商務(wù)英語信函書寫工作，就要同商務(wù)自身所處的語境結(jié)合，通過得體的修辭進(jìn)行目的的表達(dá)。第一點，需要對修飾有充分的認(rèn)識。對于修辭的概念，目前的大部分人都認(rèn)為僅僅是一種有關(guān)語言運用方面的技術(shù)。實際上，有關(guān)修辭的概念，最早出現(xiàn)在古典流派中，并一直延續(xù)至今。有學(xué)者認(rèn)為，修辭就是根據(jù)不同的目的進(jìn)行精心的安排，也就是對語言進(jìn)行選擇的過程。為了將所要表達(dá)的內(nèi)容更加得體與精準(zhǔn)的進(jìn)行表達(dá)，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運用方面的藝術(shù)和規(guī)律。在《英文修辭》一書中，有關(guān)與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現(xiàn)出來的技巧和表現(xiàn)，還能夠?qū)Ω鞣N詞匯和句型的結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)的使用說明。

　　在一定程度上而言，通過商務(wù)活動自身的特點，如交際和談判特性，導(dǎo)致商務(wù)活動的表達(dá)具有更加精準(zhǔn)的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復(fù)雜的藝術(shù)，利用修辭進(jìn)行言語的活動，能夠?qū)⒄Z境進(jìn)行更多的適應(yīng)，能夠?qū)⑹褂玫恼Z言進(jìn)最大程度的約束。修辭的運用不能夠脫離一個整體的使用環(huán)境。進(jìn)行商務(wù)英語信函時，一定要嚴(yán)格的對商務(wù)英語使用的語境進(jìn)行把握，也就是說在使用信函進(jìn)行商務(wù)英語的書寫時，一定要注意考究的修辭，將兩者進(jìn)行有效的結(jié)合。

　　四、語境論的應(yīng)用

　　根據(jù)不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠?qū)⑺�要表達(dá)的內(nèi)容更完整的發(fā)揮出來。修辭結(jié)合語境，能歐股成功的將商務(wù)英語信函的寫作藝術(shù)進(jìn)行修飾。使用得當(dāng)?shù)拇钆�，能夠更好的體現(xiàn)商務(wù)英語的內(nèi)涵。這也要求商務(wù)人員能夠從兩個層面達(dá)到要求。

　　第一，使用得體的搭配進(jìn)行詞句的應(yīng)用。在造句時，一定要將商務(wù)英語的語言特色進(jìn)行突出的表達(dá)。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據(jù)合理的英語結(jié)構(gòu)規(guī)律，進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫，表達(dá)一定要合情合理，清晰流暢。

　　第二，認(rèn)真思考商務(wù)英語的常變因素。如國際社會背景、交際內(nèi)容等。通過對商務(wù)英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規(guī)范性。要想達(dá)到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。

　　關(guān)于修辭得體，需要考慮進(jìn)行不同語境下的.商務(wù)英語應(yīng)用時，使用者的語氣是否恰當(dāng)。一般來講，對于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時，具有的全面的感受。通過語境學(xué)的內(nèi)容，可以看出，在商務(wù)英語的表達(dá)上，僅僅依靠單詞或表達(dá)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要進(jìn)行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當(dāng)包括兩方面：自然和客氣。

　　事實上，商務(wù)環(huán)境是隨時都在變化的，因此在實踐的交流中也不會僅僅是對于商務(wù)內(nèi)容的表達(dá)，還有一些層出不窮的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態(tài)度，切實的考慮到對方的出境，能夠表現(xiàn)出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對方的要求，可以用被動語態(tài)（You have earned 2.5 commission.你已經(jīng)獲得了2.5%的傭金）來代替生硬的主動語態(tài)（We allow you 2.5% commission）。這一語氣更能夠體現(xiàn)出對方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對于對方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態(tài)度。只有使用更加得體又合乎情理的表達(dá)，才能夠更加到位的進(jìn)行溝通，既符合自身位置，又體現(xiàn)自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。

　　五、總結(jié)

　　綜上所述，隨著科技的發(fā)展，商業(yè)模式也在不斷的變化。對于今后，需要自身在進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫時，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項規(guī)章法律，通過規(guī)范程序化的國際貿(mào)易，來進(jìn)行更加豐富的發(fā)展。不同的貿(mào)易話題需要進(jìn)行不同的貿(mào)易措辭來溝通。根據(jù)變化的話題來進(jìn)行有效的結(jié)合，從而書寫出來的商務(wù)英語信函能歐股更具有時代特點，抓住其中的使用規(guī)律和語言風(fēng)格，能夠更好的獨立進(jìn)行寫作書寫，將修辭藝術(shù)使用的別具匠心，能夠更好的實現(xiàn)國際商務(wù)間的有效交流。對于商務(wù)英語的推進(jìn)作用，在目前的國際間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，在我國進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，都具有較為明顯的獨特作用。

英語商務(wù)信函 5

　　Mr. / Ms.，This is to introduce Mr. Frank Jones，our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully

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