商務(wù)英語信函怎么寫

　　本文內(nèi)容：

　　對外商務(wù)信函的格式與國內(nèi)商務(wù)信函有較大區(qū)別，它一般包括六個(gè)部分：開端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)語、署名。

　　1. 開端

　　在信箋的右上角詳盡地寫下發(fā)信人的組織名稱、地址、發(fā)信日期和電話、傳真號碼。如備有專用信箋，組織名稱、地址、電話、傳真號碼已印好，就只需要寫上發(fā)信日期。新式的寫法，日期也可寫在最后一頁信箋的簽名下邊。

　　2. 信內(nèi)地址

　　信內(nèi)地址，除了信紙右上角的發(fā)信人地址外，還要在信紙的左上角（位置略低于發(fā)信人地址），寫明收信人的姓名、所在組織的名稱和詳細(xì)地址。

　　3. 稱呼

　　不論寫給組織或個(gè)人，在開始時(shí)，都得有個(gè)稱呼，對外稱呼，可稱為“先生”、“女士”、“小姐”等。如收信人身份特殊，在社會(huì)上有很高的地位，如教授、博士等，在稱呼中應(yīng)照用他們的頭銜。英語商函的稱呼常寫著“Gentlemen”或“Dear Sirs”等。

　　4. 正文

　　對外商函在內(nèi)容上的寫作，與對內(nèi)商函沒有區(qū)別，都必須做到主旨鮮明，自然流暢，坦率真誠，語氣適當(dāng)，不枝不蔓，抓住重點(diǎn)，言簡意明。對外商函要合乎外文文法，符合規(guī)定格式。如對外商函不可一張紙兩面都寫，若需要連接第二頁，可用一張空白紙，紙上不必再寫開端，只記下頁碼，在左上角寫上收信人名稱，在右上角寫上發(fā)信日期即可。

　　5. 結(jié)語

　　英語信函的結(jié)語，相當(dāng)于中文信函結(jié)尾的“專此，敬請大安”之類謙恭的話語。對外商函常常省略祝語。

　　6. 署名

　　對外信函不管是打字機(jī)打的，還是手寫的，在結(jié)語之下，都應(yīng)該用筆簽署發(fā)信人的姓名。但有時(shí)簽名字跡潦草，為了避免看不清，最好在用筆簽名的下面，再用打字機(jī)打出清晰的姓名來。英語商函的落款常常寫有：“Yours very truly”、“Yours sincerely”或“Respectfully yours”等。

　　對外商函的用紙要求比較嚴(yán)格，紙質(zhì)堅(jiān)韌，不厚不薄，純白色的最為大方。信封和信紙的紙質(zhì)和顏色必須一致，否則便會(huì)流于不敬。信紙的規(guī)格約為8.5英寸×11英寸；便箋約為4英寸×5英寸。信封的規(guī)格由3.5英寸×6英寸和4英寸×9英寸兩種。對外商函的信封除日本、朝鮮、蒙古等國可用中文直接填寫外，其他均須用寄送國的母語或官方用語來書寫。書寫格式也和國內(nèi)明顯不同：信封最上一行先寫寄信人的姓名，再寫地址；最下一行才寫收信人的地址。地址的書寫順序與漢語信函相反。應(yīng)先寫門牌號數(shù)、街道，然后寫城市名稱，再寫所屬州、省，最后才是國家名稱。信封必須寫清收、發(fā)信人的姓名和地址，又必須和信內(nèi)保持一致。

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