商務(wù)英語信函(4篇)
商務(wù)英語信函1
商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用
摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語函電已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動(dòng)中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)都不可能順利進(jìn)行。因此,商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類相關(guān)信息。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語 對(duì)外貿(mào)易 商務(wù)英語函電 作用 通訊方式
一 、商務(wù)英語函電和對(duì)外貿(mào)易的概述
1、商務(wù)英語函電 商務(wù)英語函電是在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中以英語為載體而相互進(jìn)行的商務(wù)函電往來;商務(wù)英語是一種有獨(dú)特語言風(fēng)格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當(dāng)今全球運(yùn)用最廣的語言，因此英語成為對(duì)外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務(wù)英語。商務(wù)函電是指在對(duì)外貿(mào)易中所使用的信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請(qǐng)函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。 商務(wù)英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對(duì)外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個(gè)環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、付款、索賠等。在商務(wù)英語函電的寫作中應(yīng)注意七個(gè)要素：完整、具體、清楚、簡(jiǎn)潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個(gè)準(zhǔn)則：求同準(zhǔn)則、委婉準(zhǔn)則、德言行一致準(zhǔn)則。商務(wù)函電的公函，其寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡(jiǎn)潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強(qiáng)，彼此間的了解與溝通日益深入，有個(gè)人內(nèi)容滲入公函的趨勢(shì)，這也促進(jìn)了其格式的自由化。在商務(wù)函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡(jiǎn)潔外,其語言運(yùn)用方面也簡(jiǎn)潔化了。一方面，函電中應(yīng)省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡(jiǎn)潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報(bào)等用語及短句的使用，都使其語言風(fēng)格簡(jiǎn)潔化了。
2、對(duì)外貿(mào)易 對(duì)外貿(mào)易是特指國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中的一國(guó)或地區(qū)同其他國(guó)家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動(dòng)。這是立足于一個(gè)國(guó)家或地區(qū)去看待它與其他國(guó)家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動(dòng)。有時(shí)也被稱為國(guó)外貿(mào)易。
對(duì)外貿(mào)易的分類：
1、按交易內(nèi)容，對(duì)外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。
2、按貨物移動(dòng)方向，對(duì)外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進(jìn)口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易。
3、按交易對(duì)象，對(duì)外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。
4、按運(yùn)輸方式，對(duì)外貨物貿(mào)易可分為海運(yùn)貿(mào)易、陸運(yùn)貿(mào)易、空運(yùn)貿(mào)易、多式聯(lián)運(yùn)與郵購(gòu)貿(mào)易等等，可以說形式多樣。
二、英語函電在對(duì)外貿(mào)易中作用
隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入了信息社會(huì)，信函在業(yè)務(wù)交流中不再占主導(dǎo)地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟(jì)的通信手段，但在信息內(nèi)容和形式來看，其基本格式、表達(dá)方式和內(nèi)容都沒有大的變化�？梢哉f，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務(wù)方式的發(fā)展，進(jìn)出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報(bào)價(jià)格、下訂單、簽合同、結(jié)貨款等。電子商務(wù)的應(yīng)用，是提高國(guó)際貿(mào)易效率的最有效辦法之一。電子化、網(wǎng)絡(luò)化國(guó)際貿(mào)易是國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)在外貿(mào)行業(yè)工作的人員介紹，目前的商務(wù)交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時(shí)候會(huì)打打電話。 伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，國(guó)際的商務(wù)合作日益加強(qiáng)。加入世界貿(mào)易組織后，我國(guó)與其他成員國(guó)的經(jīng)濟(jì)交往日趨頻繁，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)合作也得到了迅速發(fā)展。國(guó)際貿(mào)易不斷發(fā)展，而外貿(mào)英語函電在當(dāng)今世界貿(mào)易蓬勃發(fā)展之際，是國(guó)際商業(yè)交往中必不可少的手段，對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)大多通過函電進(jìn)行。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易、執(zhí)行合同以及執(zhí)行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現(xiàn)代國(guó)際貿(mào)易又被稱為“單據(jù)貿(mào)易”。在國(guó)際貿(mào)易的操作實(shí)務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成了重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時(shí)，它有可能左右糾紛解決的結(jié)果。國(guó)際貿(mào)易越來越依賴于單據(jù)交換的過程，商務(wù)函電的中心化作用也日漸明顯商務(wù)英語信函定義商務(wù)英語信函定義。
商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的主要有以下的作用。
1、實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化 傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個(gè)比較繁瑣的過程，有時(shí)還需要貿(mào)易雙方反復(fù)進(jìn)行多次的面對(duì)面的洽談和信息交流，而且貿(mào)易活動(dòng)的開展很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時(shí)間和空間的限制，不僅過程復(fù)雜，成本費(fèi)用高，速度緩慢，并還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現(xiàn)代商務(wù)英語函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒有地理區(qū)域的限制，可以在全球的范圍內(nèi)尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務(wù)，并且可以隨時(shí)與客戶進(jìn)行交流信息意見，就不會(huì)出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶一樣的高效便捷。這些都是信息技術(shù)和商務(wù)英語函電發(fā)展的碩果，實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化，企業(yè)就可以順利進(jìn)攻外國(guó)市場(chǎng)。
2、促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng) 商務(wù)英語函電能促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)。近年來，電話和傳真為跨國(guó)界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信;有很多實(shí)例說明了這點(diǎn)，而電子郵件和一些先進(jìn)的全球聊天通話網(wǎng)絡(luò)(MSN、Skype、黑莓)信息交換平臺(tái)，進(jìn)一步促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展商務(wù)英語信函定義文章商務(wù)英語信函定義出自http://www.gkstk.com/article/wk-78500001806040.html，轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留此鏈接！。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進(jìn)攻國(guó)外市場(chǎng)，尋找新的貿(mào)易發(fā)展機(jī)會(huì)并擴(kuò)大貿(mào)易規(guī)模;與此同時(shí)也增加我國(guó)的進(jìn)出口貿(mào)易額、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。
3、提高對(duì)外貿(mào)易的工作效率、降低成本 商務(wù)英語函電還在對(duì)外貿(mào)易中起著提高對(duì)外貿(mào)易的工作效率和降低成本的作用。在對(duì)外貿(mào)易中，相關(guān)的信息可以通過商務(wù)函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;而不同傳統(tǒng)的通訊方式需要在漫長(zhǎng)地等待客戶的回復(fù)，并且由于傳統(tǒng)的信函、電報(bào)等是以紙文件傳送信息，會(huì)造成有大量相關(guān)的資料文件和單據(jù)需要進(jìn)行整理、分類并存檔。這樣使得工作效率非常低，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。現(xiàn)代商務(wù)函電被廣泛使用以來，“紙單據(jù)”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對(duì)外貿(mào)易的工作效率提高了并減低了成本，尤其當(dāng)外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大時(shí)，企業(yè)管理成本降低的幅度就更加的明顯。
4、幫助企業(yè)獲得更多的新客戶，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展、信息的全球化，商務(wù)英語函電也逐步發(fā)展起來，隨后傳真、電子郵件的出現(xiàn)并被廣泛使用，促使國(guó)際通訊方式更加的便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可通過他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，便使用方便、快捷、可靠的現(xiàn)代商務(wù)英語函電與他們?cè)诙潭處追昼妰?nèi)，長(zhǎng)則幾分鐘內(nèi)取得聯(lián)系。然后可以進(jìn)行詢盤或相關(guān)交流，如果順利就可以建立業(yè)務(wù)關(guān)系最終成為真正的客戶。這樣以來企業(yè)的客戶將越來越多，同時(shí)業(yè)務(wù)量也隨之增多，以便于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大。 同樣，外貿(mào)企業(yè)可以與已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶加深相互之間的聯(lián)系。例如，當(dāng)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員在執(zhí)行合同時(shí)，出現(xiàn)任何問題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情在以后的合作里就更加方便順利了。
三、評(píng)價(jià)商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用
商務(wù)英語函電已經(jīng)是對(duì)外貿(mào)易中的重要組成部分，主要為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準(zhǔn)確而具體地傳送雙方的各類相關(guān)信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)。商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中有促進(jìn)、輔助的作用商務(wù)英語信函定義商務(wù)英語。促使對(duì)外貿(mào)易全球化、促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)、提高工作效率并降低成本、還能使企業(yè)及時(shí)與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見證了商務(wù)英語函電的逐步發(fā)展，從信函、電報(bào)、電傳到傳真、電子郵件的發(fā)展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現(xiàn)代商務(wù)函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負(fù)面的影響和作用
在使用電子郵件時(shí)，可能會(huì)有“黑客”利用自己掌握的電腦系統(tǒng)，到未經(jīng)授權(quán)的情況下訪問計(jì)算機(jī)文件或網(wǎng)絡(luò)、竊取他人的機(jī)密數(shù)據(jù)資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計(jì)算機(jī)病毒會(huì)破壞系統(tǒng)文件資料;因而在使用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息(如電子郵件)時(shí)要多關(guān)注安全問題，可以設(shè)定密碼來保護(hù)客戶信息或機(jī)密資料。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的同時(shí)應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)它可能存在的安全因素并盡可能地完善它。
四、展望
商務(wù)英語函電在對(duì)外貿(mào)易中還有很大的發(fā)展空間;相信只要通過全球人民的共同努力，商務(wù)英語函電的發(fā)展必定會(huì)比現(xiàn)今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，并且安全系數(shù)也會(huì)相應(yīng)加大。相信在不久的將來商務(wù)英語函電會(huì)被全球的大小企業(yè)甚至個(gè)人廣泛使用，并真正實(shí)現(xiàn)信息全球化，商務(wù)英語函電將會(huì)成為對(duì)外貿(mào)易中不可或缺的一部分。
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商務(wù)英語信函2
摘 要：國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中進(jìn)行有效的英語交流需要使用商務(wù)英語信函來進(jìn)行相關(guān)的書寫與記錄工作，因?yàn)樯虅?wù)英語信函自身的特定問題格式，在進(jìn)行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區(qū)別一般的英語信函。本篇文章主要是依據(jù)商務(wù)英語中獨(dú)特的語言條件，來進(jìn)行有關(guān)英語寫作方面的原則講解，通過一些經(jīng)典例子，來分析和研究有關(guān)商務(wù)英語信函書寫時(shí)，需要遵循的寫作技巧。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；語境；修辭
一、商務(wù)英語信函
二、商務(wù)英語語境
想要對(duì)商務(wù)英語語境進(jìn)行充分的理解，就需要先對(duì)語境一詞的含義有所了解。在國(guó)內(nèi)和國(guó)外的學(xué)者，對(duì)于商務(wù)英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時(shí)代的遷移在潛移默化的發(fā)生改變。唯一不變的就是對(duì)于語境這個(gè)詞具有相當(dāng)復(fù)雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關(guān)的社會(huì)環(huán)境與微觀條件下有關(guān)的語言環(huán)境進(jìn)行統(tǒng)一。根據(jù)大量的文獻(xiàn)資料，能夠總結(jié)出語言環(huán)境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內(nèi)容作用。社會(huì)環(huán)境對(duì)于物質(zhì)情景和時(shí)代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環(huán)境，諸如人文狀況、政治氣候、社會(huì)制度、時(shí)代思潮等。社會(huì)環(huán)境同整個(gè)社會(huì)所蘊(yùn)含的經(jīng)濟(jì)文化背景的關(guān)系密切，所以，在商務(wù)英語中，有關(guān)語境的概念也需要包含以上內(nèi)容，但是不僅僅是簡(jiǎn)單的包含，需要有更深層次的需要，同國(guó)際貿(mào)易在發(fā)展變化的進(jìn)程等相結(jié)合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現(xiàn)在不同的交際、價(jià)值觀、思維中的沖擊。
對(duì)于商務(wù)而言，進(jìn)行微觀語言環(huán)境的交流就要求密切的關(guān)注自身包含的特定人群，進(jìn)行不同場(chǎng)合內(nèi)的不同話題的交際。不同與宏觀的社會(huì)環(huán)境，需要結(jié)合寫信者自身的商務(wù)方面的文化背景，能夠更多的消除地域內(nèi)存在的巨大差異。因此，要求我們?cè)诮窈筮M(jìn)行商務(wù)英語信函書寫時(shí)，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關(guān)跨文化的發(fā)展觀點(diǎn)，持續(xù)不斷的增加自身的商務(wù)英語的書寫應(yīng)用能力，通過不斷的交流溝通與時(shí)俱進(jìn)。
三、商務(wù)英語語境的修辭
想要在進(jìn)行更準(zhǔn)確地商務(wù)英語信函書寫工作，就要同商務(wù)自身所處的語境結(jié)合，通過得體的修辭進(jìn)行目的的表達(dá)。第一點(diǎn)，需要對(duì)修飾有充分的認(rèn)識(shí)。對(duì)于修辭的概念，目前的大部分人都認(rèn)為僅僅是一種有關(guān)語言運(yùn)用方面的技術(shù)。實(shí)際上，有關(guān)修辭的概念，最早出現(xiàn)在古典流派中，并一直延續(xù)至今。有學(xué)者認(rèn)為，修辭就是根據(jù)不同的目的進(jìn)行精心的安排，也就是對(duì)語言進(jìn)行選擇的過程。為了將所要表達(dá)的內(nèi)容更加得體與精準(zhǔn)的進(jìn)行表達(dá)，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運(yùn)用方面的藝術(shù)和規(guī)律。在《英文修辭》一書中，有關(guān)與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現(xiàn)出來的技巧和表現(xiàn)，還能夠?qū)Ω鞣N詞匯和句型的結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)的使用說明。
在一定程度上而言，通過商務(wù)活動(dòng)自身的特點(diǎn)，如交際和談判特性，導(dǎo)致商務(wù)活動(dòng)的表達(dá)具有更加精準(zhǔn)的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復(fù)雜的藝術(shù)，利用修辭進(jìn)行言語的活動(dòng)，能夠?qū)⒄Z境進(jìn)行更多的適應(yīng)，能夠?qū)⑹褂玫恼Z言進(jìn)最大程度的約束。修辭的運(yùn)用不能夠脫離一個(gè)整體的使用環(huán)境。進(jìn)行商務(wù)英語信函時(shí)，一定要嚴(yán)格的對(duì)商務(wù)英語使用的語境進(jìn)行把握，也就是說在使用信函進(jìn)行商務(wù)英語的書寫時(shí)，一定要注意考究的修辭，將兩者進(jìn)行有效的結(jié)合。
四、語境論的應(yīng)用
根據(jù)不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠?qū)⑺磉_(dá)的內(nèi)容更完整的發(fā)揮出來。修辭結(jié)合語境，能歐股成功的將商務(wù)英語信函的寫作藝術(shù)進(jìn)行修飾。使用得當(dāng)?shù)拇钆�，能夠更好的體現(xiàn)商務(wù)英語的內(nèi)涵。這也要求商務(wù)人員能夠從兩個(gè)層面達(dá)到要求。
第一，使用得體的搭配進(jìn)行詞句的應(yīng)用。在造句時(shí)，一定要將商務(wù)英語的語言特色進(jìn)行突出的表達(dá)。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據(jù)合理的英語結(jié)構(gòu)規(guī)律，進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫，表達(dá)一定要合情合理，清晰流暢。
第二，認(rèn)真思考商務(wù)英語的常變因素。如國(guó)際社會(huì)背景、交際內(nèi)容等。通過對(duì)商務(wù)英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規(guī)范性。要想達(dá)到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。
關(guān)于修辭得體，需要考慮進(jìn)行不同語境下的商務(wù)英語應(yīng)用時(shí)，使用者的語氣是否恰當(dāng)。一般來講，對(duì)于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時(shí)，具有的全面的感受。通過語境學(xué)的內(nèi)容，可以看出，在商務(wù)英語的表達(dá)上，僅僅依靠單詞或表達(dá)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要進(jìn)行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當(dāng)包括兩方面：自然和客氣。
事實(shí)上，商務(wù)環(huán)境是隨時(shí)都在變化的，因此在實(shí)踐的交流中也不會(huì)僅僅是對(duì)于商務(wù)內(nèi)容的表達(dá)，還有一些層出不窮的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態(tài)度，切實(shí)的考慮到對(duì)方的出境，能夠表現(xiàn)出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對(duì)方的要求，可以用被動(dòng)語態(tài)（You have earned 2.5 commission.你已經(jīng)獲得了2.5%的傭金）來代替生硬的主動(dòng)語態(tài)（We allow you 2.5% commission）。這一語氣更能夠體現(xiàn)出對(duì)方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對(duì)于對(duì)方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態(tài)度。只有使用更加得體又合乎情理的表達(dá)，才能夠更加到位的進(jìn)行溝通，既符合自身位置，又體現(xiàn)自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。
五、總結(jié)
綜上所述，隨著科技的發(fā)展，商業(yè)模式也在不斷的變化。對(duì)于今后，需要自身在進(jìn)行商務(wù)英語信函的書寫時(shí)，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項(xiàng)規(guī)章法律，通過規(guī)范程序化的國(guó)際貿(mào)易，來進(jìn)行更加豐富的發(fā)展。不同的貿(mào)易話題需要進(jìn)行不同的貿(mào)易措辭來溝通。根據(jù)變化的話題來進(jìn)行有效的結(jié)合，從而書寫出來的商務(wù)英語信函能歐股更具有時(shí)代特點(diǎn)，抓住其中的使用規(guī)律和語言風(fēng)格，能夠更好的獨(dú)立進(jìn)行寫作書寫，將修辭藝術(shù)使用的別具匠心，能夠更好的`實(shí)現(xiàn)國(guó)際商務(wù)間的有效交流。對(duì)于商務(wù)英語的推進(jìn)作用，在目前的國(guó)際間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，在我國(guó)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，都具有較為明顯的獨(dú)特作用。
商務(wù)英語信函3
Dear Sir or Madam,
I write this letter to apply for the position that you have advertised inxxx(報(bào)紙名稱)ofxxx(廣告發(fā)布時(shí)間).
Not only do I have the qualifications for this job, but I also have the right personality for a xxx(工作名稱). In the one hand,xxx(第一個(gè)原因). On the other hand, xxx(另一個(gè)原因).
Should you grant me a personal interview, I would be most grateful. If you need to know more about me, please feel free to contact me at any time at xxxxxx(電話號(hào)碼)
Thank you for considering my application, and I am looking forward to meeting you.
Yours sincerely
Li Ming
商務(wù)英語信函4
面對(duì)客戶,同事,上司,信函,報(bào)告,電子郵件??很多初入公司的新手會(huì)講英語,但是不知道如何寫出簡(jiǎn)單、得體、有效溝通的商務(wù)文件。此篇文章主要論述了商務(wù)英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應(yīng)社會(huì)、科技以及商業(yè)的發(fā)展,從而清晰、準(zhǔn)確的寫符合時(shí)代要求的信函、備忘錄、報(bào)告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們?cè)鰪?qiáng)個(gè)人的寫作風(fēng)格,避免寫作障礙,消除過時(shí)的套話,運(yùn)用強(qiáng)有力的溝通詞語,創(chuàng)建高效的信函、備忘錄、報(bào)告、傳真等。
商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對(duì)公司的評(píng)估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí),也可以用這種方式來評(píng)估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國(guó)際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動(dòng)筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評(píng)價(jià)論文是有報(bào)酬的。而在商務(wù)英語寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時(shí)間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時(shí)間來整理和閱讀那些冗長(zhǎng)而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡(jiǎn)潔明了易懂的文風(fēng)。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。
二、遣詞
簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會(huì)更快。在生意場(chǎng)上的人,無論是老板還是打工族都沒有時(shí)間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
三、造句
句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們?cè)诳措娨暻榫跋矂r(shí)也是這樣一個(gè)情形,他們一打開電視,因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會(huì)開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長(zhǎng)句的中間位置,這樣可能會(huì)被人忽略漏看。商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長(zhǎng)度為15 到18 個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(zhǎng)度。如果超過18 個(gè)單詞,讀者看到這種句子要么會(huì)跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會(huì)錯(cuò)誤的理解句意,因此長(zhǎng)度應(yīng)切成兩到三個(gè)短句為宜。最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長(zhǎng)短不同地句子組成。太多長(zhǎng)句會(huì)使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長(zhǎng)短句交錯(cuò)的文章對(duì)讀者最具吸引力。標(biāo)點(diǎn)超過四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長(zhǎng)句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。表達(dá)三個(gè)乃至更多觀點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報(bào)告的起始段落與結(jié)尾段落的長(zhǎng)度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長(zhǎng),就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡(jiǎn)短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報(bào)告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8 行長(zhǎng)。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長(zhǎng)篇大論,他們會(huì)撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長(zhǎng)度控制在8 行以內(nèi)是最好的。電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3 行長(zhǎng),主題部分段落長(zhǎng)度不應(yīng)該超過5 行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報(bào)告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對(duì)方可能就會(huì)忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字 號(hào)。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)�，F(xiàn)在有了word 軟件,人們有機(jī)會(huì)使用多種大量不同的字體,但是如果同時(shí)使用多種字體,寫出的東西就會(huì)獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對(duì)某些單詞或習(xí)語起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時(shí)用大寫字母、粗體字或斜體字。
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