商務英語商務英語函電論文
摘要:隨著全球經(jīng)濟的迅速發(fā)展，我國與他國的貿(mào)易往來日益頻繁，英語作為國際通用語言在貿(mào)易活動中發(fā)揮著重要的作用，而商務英語函電的重要性自然不言而喻，商務英語函電是一種我們常見的商務交流的手段，它能更加有效、準確、具體地為貿(mào)易雙方傳遞商務信息，是貿(mào)易雙方溝通的橋梁。本文總結了商務英語函電的特點進而分析它在對外貿(mào)易中的作用。
關鍵詞:商務英語函電;特點;作用
伴隨著全球化進程的加快，人類社會就進入了一個科技和經(jīng)濟空前高速發(fā)展的時代，商務英語得到廣泛發(fā)展和運用。同時隨著經(jīng)濟全球化進程的加快，各國之間的貿(mào)易往來日益頻繁，因此，人們對國際貿(mào)易越來越重視，這就使得英語函電在外貿(mào)交易中表現(xiàn)的淋漓盡致對外貿(mào)易已成為衡量一個國家是否成功與世界接軌的重要依據(jù)，是一個國家走向世界的快速通道。對外貿(mào)易中，我們需要和不同國家地區(qū)進行商務溝通，能否很好地與其溝通取決于對商務函電的掌握。商務英語函電是國家之間商務往來、開展業(yè)務、合作關系建立的重要媒介。商務函電交流的過程就是一個發(fā)出者順利編碼和接受者順利解碼的過程。商務英語函電作為對外貿(mào)易中的媒介和載體，有效的解決著貿(mào)易活動中供給與需求方信息不對稱的弊端，為供需企業(yè)迅速、準確地傳遞信息，有效的促進著對外貿(mào)易的發(fā)展。
1商務英語函電概述
1．1商務英語函電的概念
英語是世界上實用且最為通用的語言，在國際商務活動中，信息的傳遞一般也多以英語為主，因此被稱之為商務英語。商務英語是經(jīng)濟全球化的產(chǎn)物，它不同于一般的日常用語，以專業(yè)性、專門性著稱，力求用詞準確、具體、簡單明了。商務英語函電是指人們以對外貿(mào)易知識為理論基礎，以商務英語知識為表現(xiàn)手段在進行對外貿(mào)易的活動中進行書面溝通和交流的網(wǎng)絡信件等。商務英語函電是國際貿(mào)易中通過專業(yè)的國際貿(mào)易商務英語貿(mào)易雙方進行溝通交流的函電往來。隨著信息技術的不斷進步和互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，商務英語函電的形式不僅僅局限于紙質信件，電子信件已經(jīng)逐步成為商務英語函電的主要形式。在對外貿(mào)易中，商務英語函電的運用主要表現(xiàn)在信息的傳遞、處理貿(mào)易活動中溝通及聯(lián)絡雙方感情等方面。主要涉及的內(nèi)容有進行商務洽談、簽訂合作意向、產(chǎn)品采購、合同糾紛等多個方面。商務英語函電的種類也是非常豐富的，包括答復函、請求函、詢問函、告知函等等。
1．2商務英語函電的新特點
商務英語函電的使用頻率越來越高，所以只有充分了解商務英語函電的特點才能更好的進行商務活動，使得貿(mào)易順利進行。
1．2．1具有明顯的法律特征
對外貿(mào)易離不開法律的支撐，是保護對外貿(mào)易的重要工具。在市場經(jīng)濟時代，法律是約束人們經(jīng)濟行為的重要準繩。商務英語函電是對外貿(mào)易活動中必不可少的工具之一，并且能夠有效的記錄貿(mào)易方的各種行為，具有突出的法律特征和一定的法律效力。商務英語函電的內(nèi)容一定要符合法律法規(guī)，遵守貿(mào)易合作方國家的經(jīng)貿(mào)制度。商務英語函電中術語的運用要遵循國際慣例，內(nèi)容和表達的形式一定要得到國際的認可。一旦在對外貿(mào)易中出現(xiàn)了糾紛問題，商務英語函電可以作為雙方聯(lián)系中的重要證據(jù)。
1．2．2格式逐步創(chuàng)新
在當今新的時代背景之下，為了適應紛繁多變的對外貿(mào)易需求，商務英語函電的格式也在不斷創(chuàng)新。外貿(mào)函電的書寫格式越來越走向趨同化和精簡化。首先是排版方式的便捷化。隨著辦公網(wǎng)絡化的發(fā)展，外貿(mào)函電書信體的整體布局和排版也有了較大的改善。理論上只有縮進式、齊頭式和綜合式三種方式，但隨著電子商務的飛速發(fā)展，電子通訊和互聯(lián)網(wǎng)即時性、高效低耗的特點，人們逐漸摒棄了單一、冗舊的信函格式，越來越多的使用簡單明了、便于操作、節(jié)省時間的信函排版格式;其次是附帶文件及抄送的操作的簡化。在當今信息快速發(fā)展的時代，商務英語外貿(mào)函電的附件以及抄送只需要添加多個收件人電子郵件地址，即可將同一外貿(mào)函電發(fā)往所需的多個對象，而不用再去復印或抄寫數(shù)份寄送給不同的人，這樣就大大簡化了操作過程，還節(jié)約了人力物力財力;商務英語信函格式的創(chuàng)新還表現(xiàn)在整體步驟的簡約化上。隨著商務英語函電的發(fā)展與不斷更新，一些陳舊的繁雜的步驟逐步消除。例如，傳統(tǒng)函信函中的“識別記號”現(xiàn)在已經(jīng)不再使用了，以前是需要打字、校正人員簽字來確定責任承擔，而現(xiàn)在的商務英語函電已經(jīng)基本上屬于個人操作，不再需要相關人員簽字進行內(nèi)容確認，在網(wǎng)絡上就可以直接進行，方便快捷，大大提高貿(mào)易效率;然而在商務英語信函創(chuàng)新的同時，有些內(nèi)容還是不能改變的，例如函電的主題、稱呼、正文、結尾謙稱等這些主要信息是不能改變的。盡管傳統(tǒng)的外貿(mào)函電格式已經(jīng)發(fā)生了較大的變化和演進，創(chuàng)新后的商務英語函電已經(jīng)能夠勝任國際間交流支撐的主要任務，但是從信函的主要構成內(nèi)容層面上來講。
1．2．3溝通方式信息化
隨著信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的不斷進步和快速普及，紙質信函已經(jīng)不能滿足當今快捷社會的需求，取而代之的是電子郵件、傳真等形式的現(xiàn)代化電子信函形式，紙質信函的主導地位逐漸消失。在先進的電子商務信息時代，貿(mào)易活動者可以通過電子信函迅速完成報價，簽訂協(xié)議，網(wǎng)上結賬等一系列活動，大大提高了貿(mào)易活動的效率，加快了貿(mào)易速度，更加快速地把握市場信息，使得貿(mào)易利潤更大，更加有利可圖。這樣就讓對外貿(mào)易活動的速度步入另一個高速階段。
1．2．4文體正規(guī)，語言簡潔，形式多樣
在經(jīng)濟節(jié)奏逐漸加快的今天，商務信函開始省去了客套的話語，開門見山，更加簡潔，使得雙方都能夠快速表達和理解其中的'內(nèi)涵，加快貿(mào)易的腳步，也提高了商務活動的效率。在商務英語信函形式方面，由于商務函電涉及到對外貿(mào)易的方方面面，函電的書寫者就要掌握不同函電類型的書寫特點和格式。同時，還要掌握函電的不同發(fā)送形式，如電子郵件、MSN等。
1．2．5受文化因素影響大
商務英語函電的主要目的就是要讓貿(mào)易雙方進行更好的溝通和交流，那么要實現(xiàn)這一目的就要充分了解對方國家或者民族的文化習俗、背景等相關的文化知識。商務英語函電的內(nèi)容要充分考慮對方的文化因素，抓住合作方內(nèi)心的真實想法和合作的欲望，實現(xiàn)跨文化的溝通無障礙和與不同文化背景下生活的人們產(chǎn)生某種共鳴，達成貿(mào)易共識。因此，商務英語信函的寫作或者翻譯不是簡單的使用英語表達出所需內(nèi)容即可的，而是要掌握函電雙方貿(mào)易伙伴的交際技巧特別是跨文化交際能力。
2商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用
隨著對外貿(mào)易步伐的不斷加快，世界各國、各大經(jīng)濟體之間的相互交流增多，那么相應的需要處理的相關信息量就變得很大，在新時期，加上信息的傳遞更加便捷、迅速，那么商務英語函電作為貿(mào)易往來的主要溝通方式基本上已經(jīng)完全替換了傳統(tǒng)信函的位置站在了國際貿(mào)易舞臺上。因此，商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用日益顯著。下面就分別闡釋商務英語函電在對外貿(mào)易活動中發(fā)揮的重要作用:
2．1有利于提高工作效率，節(jié)約成本
在現(xiàn)代國際貿(mào)易中，商務英語函電不僅是企業(yè)獲得信息的主要渠道之一，而且是企業(yè)節(jié)約成本、提高效率的工具之一。商務英語函電的存儲比較簡單，作為電子文檔管理起來更加簡單，也更利于管理歸檔，能極大地減少工作量，節(jié)約工作時間;其次，商務英語函電更易分類，減少了工作中的出錯機率，降低企業(yè)的損失;商務英語函電的保存更加長久，更利于企業(yè)長期存儲客戶信息，建立長期有效的聯(lián)系;商務英語函電在傳輸上具有及時性，能夠實現(xiàn)信息的及時溝通和反饋，大大提高工作效率，減少了企業(yè)的成本。
2．2有利于增強貿(mào)易雙方的溝通和了解
商務英語函電在國際貿(mào)易中起著媒介作用，它能準確、具體地為貿(mào)易雙方傳遞各類商務信息，為雙方搭建起信息交流的橋梁。在對外貿(mào)易的過程中，一方可以通過網(wǎng)絡查詢意向客戶信息或者經(jīng)過第三方介紹的潛在客戶的聯(lián)系方式，直接通過商務英語函電訪問對方。經(jīng)過交流，相互了解之后，就可以與客戶建立長期的合作關系。這樣積累的客戶就越來越多，業(yè)務量自然也會隨之上升，最終完成貿(mào)易活動，企業(yè)也就會一步步發(fā)展壯大。除此之外，企業(yè)還可以通過商務英語函電將業(yè)務拓展至國外，在國際市場上尋求潛在客戶，建立合作，進行貿(mào)易往來。商務英語函電的出現(xiàn)使得國際貿(mào)易的交流、合作更加方便，加深了雙方的溝通和了解，更好的利于貿(mào)易活動的進行。
2．3加快了貿(mào)易全球化的進程
隨著網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，商務英語函電的出現(xiàn)有效地打破了時間和空間的限制，不再使用傳統(tǒng)的繁瑣、費時、費力的貿(mào)易交流方式，大大簡化了貿(mào)易活動的程序，提高了交易的速度，降低了交易的成本，有利于促進貿(mào)易全球化的順利實現(xiàn)。畢竟企業(yè)之間不可能總是面對面的進行交流，而傳統(tǒng)貿(mào)易通訊方式的繁瑣，必然會阻礙國家間貿(mào)易的發(fā)展，阻礙貿(mào)易全球化進程的速度。現(xiàn)代商務英語函電的迅速發(fā)展，成為企業(yè)進入國際市場的良好的支撐點。從此貿(mào)易往來中沒有了時間和空間等因素的限制，這不僅會讓原有企業(yè)擴大規(guī)模，還會會促進新的企業(yè)的誕生。隨著對外貿(mào)易活動的頻繁增加，國際間的交流日益緊密，國際間的合作次數(shù)和規(guī)模會逐步增多，商務英語函電有效地推動著世界經(jīng)濟的發(fā)展，加快著貿(mào)易全球化的進程。
2．4是對外貿(mào)易經(jīng)濟增長的支撐點
在信息網(wǎng)絡時代下，越來越多的企業(yè)習慣于在網(wǎng)絡平臺上展示自己的企業(yè)，發(fā)布供求信息。商務英語函電的出現(xiàn)使得合作伙伴間信息傳遞更加快捷。以前國際貿(mào)易交往中，往往由于信息的不及時，使得國際間的供給與需求總是不能夠有效匹配。商務英語函電的出現(xiàn)加快了對外貿(mào)易的發(fā)展，企業(yè)紛紛進駐國外市場，尋找新的貿(mào)易伙伴，更加迅速地促進對外貿(mào)易的增長。雖然商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用日益凸顯，但是這也對我國商務英語函電的要求也會與日俱增，對我們來說也是一大挑戰(zhàn)。企業(yè)對于商務性人才的需求越來越多，同樣機遇和挑戰(zhàn)并存于商務英語的各個環(huán)節(jié)中。對于商務英語函電相關人士來說，不僅要有扎實的英語基本功底，還要對商務英語函電的專業(yè)理論知識準確掌握，多多借鑒國外優(yōu)秀的商務英語教材，汲取經(jīng)驗，把握住機遇，迎接挑戰(zhàn)。
3結束語
商務英語函電在現(xiàn)代對外貿(mào)易中發(fā)揮了巨大的作用，商務英語函電不僅降低了交易成本，提高了對外貿(mào)易的效率，增加了對外貿(mào)易的機會，隨著我國國際貿(mào)易的發(fā)展，商務英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，各種涉外合同，協(xié)議，通知等英語商務信函日益增多。無論對個人或企業(yè)來說，一封好的商務信函會給同事，供應商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務活動的進行商務英語函電已成為國際貿(mào)易中不可或缺的一部分，溝通買賣雙方，傳遞著交易信息，貫穿于國際貿(mào)易合作的各個環(huán)節(jié)，促進著國際貿(mào)易的交流與合作，他起到提高企業(yè)效率、降低成本、促進經(jīng)濟交流，提高了國際貿(mào)易合作的進程速度，降低貿(mào)易合作過程中的失誤和損失，對新老客戶的溝通和交流起著促進作用。但在當今信息時代大背景下，電子信息技術的發(fā)展也給商務英語函電提出了很大的挑戰(zhàn)。商務英語函電也在不斷的自我更新和完善中，另外我們要為商務英語函電建立一個良好的網(wǎng)絡環(huán)境，不能忽視安全隱患的存在，要注意密碼的使用與更新，防范病毒等的侵襲，增加網(wǎng)絡的安全系數(shù)，防止信息的泄露或者被惡意刪除。相信在不斷地完善中，商務英語函電對國際貿(mào)易的作用會越來越大。作為目前最常用的國際貿(mào)易交流工具，商務英語函電的發(fā)展前景是十分樂觀的，它在國際貿(mào)易交流和合作的作用和影響力也會越來越重要。
作者:朱晗雪 單位:渤海大學外國語學院
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