商務(wù)書信三種格式
商務(wù)英語(yǔ)中大家對(duì)這個(gè)商務(wù)書信的格式有所了解嗎?下面小編搜集整理了商務(wù)書信三種格式給大家，歡迎閱讀，希望對(duì)大家有所幫助。
Business letter styles
三種商務(wù)書信格式
1.什么是商務(wù)書信?
商務(wù)書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作伙伴的信件，其使用的語(yǔ)言比一般朋友之間的書信語(yǔ)言要正式，并以商業(yè)流程或商業(yè)交易等為主要內(nèi)容。
2.什么時(shí)候需要寫商務(wù)書信?
你會(huì)用商務(wù)書信與顧客、客戶、商業(yè)伙伴和其他公司進(jìn)行溝通。有些商務(wù)書信是“公司寫給公司”，有些則是不同公司個(gè)人之間的書信往來(lái)。商務(wù)書信的格式，與學(xué)術(shù)寫作或創(chuàng)意寫作不同。通常一家公司會(huì)就所有的內(nèi)部文件和通信，采用一種固定的格式。如果你的公司已經(jīng)有固定的格式，那就按照公司的格式。
3.信的長(zhǎng)度超過(guò)一頁(yè)時(shí)，如何安排格式?
如果信的內(nèi)容比較長(zhǎng)，會(huì)超過(guò)一頁(yè)，那就換一張紙繼續(xù)打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質(zhì)好的白紙。至于第二頁(yè)的格式要怎么安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁(yè)面頂端寫上收件人的`姓名、頁(yè)數(shù)和日期，有些人還會(huì)加上參考文號(hào)或主旨。你可以把所有這些信息都靠左對(duì)齊，或是把姓名靠左對(duì)齊，頁(yè)數(shù)打在中央，日期則靠右，然后空三行，繼續(xù)信的內(nèi)容。
4. 商務(wù)書信的格式(1) ：齊頭式
齊頭式(block style)是一種簡(jiǎn)便的商務(wù)書信格式，在齊頭式中，文件或信中的每個(gè)部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說(shuō)不同的段落或地址——則以空行的方式隔開(kāi)。齊頭式很簡(jiǎn)單，因此非常受歡迎。其主要格式如下：
段落齊頭：在齊頭式中，文件或信中的每個(gè)部分都從左邊界起頭。
不同的段落之間要空行：不同的部分(比如說(shuō)不同的段落，或商務(wù)書信中的地址)，則以空行的方式隔開(kāi)——
(1) 寄信人地址和收件人的地址之間：空三行
(2) 稱呼與信件正文的第一段之間：空一行
(3) 信件正文的段落之間：空一行
(4) 大小標(biāo)題與隨后的段落之間：不空行
5. 商務(wù)書信的格式(2)：改良齊頭式
改良齊頭式(modified block style)結(jié)合了縮排式與齊頭式的特點(diǎn)，它看起來(lái)跟縮排式很像，而最大的不同，就是在改良齊頭式中：①段落首行齊頭，新段落與左邊界齊頭(flush left)。②寄件人地址、日期、結(jié)尾敬辭和簽名都縮排，如同縮排式。改良齊頭式就跟齊頭式一樣，版面看起來(lái)清晰整齊，它是商務(wù)書信經(jīng)常使用的格式。
6.商務(wù)書信的格式(3)：縮排式
縮排式(indented style)比其他通用的商務(wù)書信格式稍微復(fù)雜一些�？s排式是比較老式的商務(wù)書信格式，所以很多人都熟悉這種格式。在縮排式里，每個(gè)段落的首行要縮排，信件中某些其他部分也要縮排。有些人覺(jué)得縮排式是商務(wù)書信最傳統(tǒng)的格式，但是也有些人覺(jué)得這種格式過(guò)時(shí)了。有些人覺(jué)得縮排式在頁(yè)面上看起來(lái)不是那么清晰，有時(shí)候要把縮排的地方上下對(duì)齊也不是那么容易，而其他的格式應(yīng)用起來(lái)通常比較簡(jiǎn)單�，F(xiàn)在大家更喜歡采用其他新的格式，但是很多商務(wù)人士還是習(xí)慣使用縮排式。在商務(wù)書信中，縮排式的意思就是要縮排，要縮排的部分包括：
1) 段落的第一行
2) 寄件人地址(return address)
3) 寄件日期(date)
4) 結(jié)尾敬辭(complimentary close)
5) 簽名(signature)
采用縮排式時(shí)，最重要的就是要前后一致，縮排最少要六格，要縮更多格也可以——只要每個(gè)段落縮排的距離都一樣。對(duì)于商務(wù)書信中的其他要素也一樣，重要的原則是縮排的距離一樣，彼此上下對(duì)齊。
�、� 段落的第一行要縮排
每個(gè)段落的首行都縮排，與正文的左邊界距離 1.5 厘米左右;這是最常見(jiàn)的縮排距離，但是大于 3.5 厘米的縮排也有人用。不同的公司對(duì)于怎么縮排、縮排多少可能有不同的習(xí)慣。關(guān)鍵就是要前后一致，也就是每段縮排的距離都一樣。要把段落縮排有幾種可行的做法：
可以按幾次空格鍵
可以按一次tab 鍵
也可以利用段落格式設(shè)定的功能
通常你會(huì)用 enter 鍵在段落之間多空一行，但是采用縮排式的商務(wù)書信，也可能在段落之間不空行。不過(guò)最重要的原則仍然是要前后一致。
�、� 商務(wù)書信中的其他部分縮排
商務(wù)書信采用縮排式時(shí)，還有其他的部分也要縮排：寄件人地址、日期、結(jié)尾敬辭、簽名。這些部分的縮排方式，應(yīng)該從頁(yè)面的右半邊起頭，統(tǒng)一從頁(yè)面中線稍微往右的地方起頭。
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