寫英文商務信件的技巧方法
在我們工作中一般都需要去寫商務信件，這個英文的商務信件該怎么寫呢?以下是yjbys小編搜集整理的寫英文商務信件的技巧方法，歡迎閱讀，供大家參考和借鑒!
在商務活動中，除了每天語言上的溝通，很多時候我們的交流是通過郵件等書寫的方式來與你的上司溝通，因此撰寫郵件是白領工作者必須具備的業(yè)務技巧。相信幾個月前的Rebecca 郵件事件到現(xiàn)在都是記憶深刻，那兩封英文原件在當時也可謂炙手可熱。這期當然不是來判斷郵件的正確與否，我們來學習一些用英文寫商務郵件的要點。怎樣順暢地通過郵件來與上司溝通，盡可能的避免不必要的誤解。希望這些對你今后無論是寫工作報告還是提案，或是備忘錄都有所啟發(fā)。
Mr. Smith. I am writing to confirm that.…(史密斯先生，我想確認……)
E-mail 一般使用非正式的文體因此正文前的稱呼無需使用諸如 “Dear Mr. John”之類的表達，Dear …的使用通常在書信或初次傳遞郵件的對象。在同輩的,親朋好友或是同事間可以直呼起名，但是如果是你的上級或是長輩最好使用頭銜加上信如：Mr. Smith. Thank you for your enquiry / e-mail.(謝謝你的提問/郵件)
這是一句通常正文的開頭。在商務郵件中，雖然看信者不一定會仔細的注意你的語法。但是也應減少拼法，文法及內(nèi)容等錯誤。以免引起誤解。以快速取勝的郵件，更重要的是避免錯誤信息流出。以下列舉常見錯誤：就是把e-mail寫成復數(shù)e-mails或an e-mail. mail是信件和名信片的總稱，故不能可數(shù)名。如果需就可以加上message之類的單詞。變成：send me an e-mail message 或者send me an e-mail letter來表示 。
另外不要忘了“internet”要加“ the internet ”是表示世界上獨一無二的專有名詞。經(jīng)常是大寫并加the。例如：discuss on the Internet.還有一些錯誤句子：“Thank you for these information” “I need to improve my vocabularies” “Let’s discuss about it later.”等應分別改成this ,vocabulary, discuss it Colleagues, I have been looking for somebody who might go to Thailand for 4 years for market research. Is anybody interested?(各位伙伴，我想找一位能前往泰國四年，從事市場調(diào)查工作的人)
商務電子文件不同一般的信件，只敘述重點和相關事情。因此簡潔是最重要的，尤其是在電子布告欄中的使用。 To put you in the picture regarding silk carpets, we would like to give you the following information.(為了讓你了解有關絨毯的情況，我們提供下述情況)
報告書的目的就是為了提供資料，匯報情況。報告的正文開頭一般用一段話概括基本情況，點出依據(jù)和原因，然后用“現(xiàn)將有關概況報告如下”的來承上啟下起主干部分。或者像上句“we would like to give you the following information”來引出下面的內(nèi)容。如果分支有好幾點，希望可以分段用數(shù)字或(●)來表示。讓人一目了然。 Could you please call me later today?
電子郵件的英語雖然不是很正式，但是也絕對不能沒禮貌，這是溝通的原則。使用婉轉表達方法對于由禮貌地溝通起到較好的`效果。例如對事情無法斷言可以采取保留的態(tài)度，具體的方法是以：“I think …… I wonder if ……等起頭。，使用否定句會比肯定句委婉。比如Will you …Won’t you…?Could you 比Can you 更好。再者注重簡潔的電子郵件不喜歡過于婉轉，因此表示適當?shù)亩Y貌和恰當?shù)拈L度就可以了。
Regards,/ sincerely,
商務信件簡潔明了，姓尾客套話常常只須一個詞，如美式英語常用“Thanks” “Best” “regards” “sincerely”, 英式英語“yours truly” “yours sincerely” “Best wishes”.稱呼和正文之間、段落之間，正文和結尾客套話之間一般空一行，開頭無需空格。
無限擴展:
Opening(開頭)
Thank you for ordering from us.
In reply to your request I can confirm that……
Thank you for your recent letter/fax.
Thank you for your enquiry about our products.
I am writing to enquire whether...
Reason for writing (寫信的原因)
I’m sorry I wasn’t available to take your call yesterday.
I tried to phone you this morning but you were out of the office.
I’m sorry for the delay in replying to your e-mail but I needed to check some information with our shipping department. I can now confirm that your order has been shipped by air freight. It should reach you in two days.
Thank you for your e-mail. There is one point I don’t quite understand. Can you please confirm that the catalogue number of the item you require is 33/444-A?
I am sorry to inform you that we have to cancel this order.
Request for action (確認事宜)
If you have any further questions please call me or e-mail me.
If I can help you in any way, please e-mail me at the address below
I will let you know as soon as possible if I have any further news.
Please confirm that these arrangements are OK.
closing
Looking forward to hearing from you.
I am looking forward to meeting you on May 1st.
Tips:
Keep your message short - people don’t like long email (你的信件一定要簡潔明了，人們都不喜歡太長的郵件)
Don’t use abbreviations unless you’re quite sure your reader will understand them(不要使用縮寫除非你很確定對方一定能理解)
Only use capital letters for special emphasis(只有在特別強調(diào)的時候才用大寫字母)
Don’t use underlining - underlining looks like a hyperlink to a website(不要用下劃線，因為看起來像一個網(wǎng)址)
For clarity, put a complete line space between each paragraph(為了條理清晰，在兩段之間要空一行)
Make sure your spelling and grammar are reasonably correct(確保你的拼寫和語法要正確)
Never send an e-mail without checking it through carefully(如果沒有仔細檢查過不要隨意發(fā)送)
Make sure you have attached any attachments you want to send(確保你的附件都已附上)
Make sure you’re sending it to the right person! (確保你發(fā)對了人)
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