商務(wù)郵件禮儀英語

　　以下職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助!

　　一、關(guān)于郵件主題 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行， 這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的;

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓 outlook 用，才能顯示完你的標題;

　　3. 標題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先 生收”;

　　4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后 整理;

　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

　　6. 回復(fù)對方郵件時， 可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題， 不要 RE、 一大串。 RE

　　二、關(guān)于稱呼與問候

　　1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵 件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。

　　1.2 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x 經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)， 則應(yīng)按通常的“x 先生”、 “x 小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文 名。稱呼全名也是不禮貌 的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

　　2.Email 開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”;結(jié)尾常見的寫個 Bes t Regards， 中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地 方不妥，對方也能平靜的看待。

　　三、職場的電子郵件禮儀

　　1. Email 正文要簡明扼要，行文通順 Email 正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只 作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人 晦澀難懂的語句。

　　2. 注意 Email 的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不 同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人， 因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 郵 “ 件門”就是深刻的教訓(xùn)!

　　3. Email 正文多用 1234 之類的列表，以清晰明確。 如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4 的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準確。不要過兩分鐘之后再 發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否 有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些 信息進行提示。合理的提 示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影 響閱讀。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清 楚。如果配合圖表加以闡述， 收件人一定會表揚你的體貼。

　　8. 不要動不動使用¤之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。

　　四、夾帶附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;

　　2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

　　3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;

　　4. 附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件;

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;

　　6. 如果附件過大(不宜超過 2MB)，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送;

　　7. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件; 如果對方與你的郵件往來是采用中文， 請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給 他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

　　8. 選擇便于閱讀的字號和字體。 選擇便于閱讀的字號和字體。 中文老實點用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用 五號或 10 號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

　　五、結(jié)尾簽名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的 朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、 電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4 行。 你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你 聯(lián)系。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司 的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過 于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在 OUTLOOK 中設(shè)置多個簽名檔， 靈活調(diào)用。

　　3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。 字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 六、郵件回復(fù)

　　1. 及時回復(fù) Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是不可少的，這是 對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是 2 小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中 在特定時間處理，但一般不要超過 24 小時。 如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了”， 我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)。不要讓對方苦苦等待，記住：及時做 出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工 作。

　　2. 進行針對性回復(fù) 當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。 不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免 再反復(fù)交流，浪費資源。

　　3. 回復(fù)不得少于 10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、 “對”、 “謝謝”、 “已 知道” 等字眼， 這是非 常不禮貌的。 怎么著也要湊夠 10個字， 顯示出你的尊重。

　　4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3 次，這只能說明交流不暢，說 不清楚。此時應(yīng)采用電話 溝通等其它方式進行交流后再做判斷。 電子郵件有時并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE 越高， 這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5.要區(qū)分 Reply 和 Reply All(區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體) 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了。 如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該 replay all，讓大家都知 道;不要讓對方幫你完成 這件事情。 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨 溝通，不要當著所有人的面，不停的 RE 來 RE 去，與發(fā)件人討論。 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!

　　6. 主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在 文末添上以下語句：“全 部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

　　七、正確使用發(fā)送，抄送，密送 正確使用發(fā)送，抄送， 要區(qū)分 To 和 CC 還有 BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To 的.人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響 應(yīng)。

　　2.而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC 的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)， 當然如果

　　CC 的人有建議，當然可以回 Email。

　　3.而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC 的人了的。這個可能用 在非常的場合。

　　4.TO，CC 中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職 位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

　　6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。

　　八、注意事項

　　1.在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息;

　　2.轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，或 者未經(jīng)授權(quán)的接收人;

　　3.如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息;

　　4.不要將 RE 了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦;

　　5.對外重要文件必須經(jīng)高階主管認可簽字轉(zhuǎn)為 PDF 文件，或由高階主管親 自發(fā)送;

　　6.所有的電子郵件應(yīng)自我 Double check 后才發(fā)出。

　　【點評】

　　1、 溝通的效果，面對面最好，電話次之，郵件最差;

　　2、 以后發(fā)送的郵件切記不要出現(xiàn)無標題之類，這樣給收件人后期查詢帶來很多 不便，同時也給收件人留下一個不好的印象;

　　3、 如果前后發(fā)送同一個主題的郵件，但是郵件的內(nèi)容有所變化，應(yīng)在郵件標題 中有所提示，如(更新)字樣，當然，最好的方式是一步到位;

　　4、 準確把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同;

　　5、 一個郵件通常只包含一件事情;

　　6、 郵件的征文應(yīng)突出主題，便于收件人閱讀所要表達的重點，如果內(nèi)容太多， 可在郵件正文簡明扼要的概括下內(nèi)容要點，并注明詳細內(nèi)容請參看附件;

　　7、 特殊格式的文件，需注明打開的方式，這樣給使用者會帶來更多的方便;

　　8、 對財務(wù)人員來說，在報送報表、應(yīng)收賬款等情況時，可注明“**年**月** 公司**報表”，在報送應(yīng)收賬款時，可注明“**公司應(yīng)收賬款表(截止**月* *日)”，這樣可以使人更加方便的閱讀，也便于后期查看;

　　9、 日常在發(fā)送郵件時，可以在 word 里面先進行輸入，然后再復(fù)制到郵箱里， 一方面在 word 里面便于編輯，另一方面 word 提供了自動保存功能，可以使 我們更高效的工作，最后還可以利用 word 提供的【工具】-【拼寫和語法】 來檢查是否存在語法錯誤;郵件溝通較之面對面交流的一大優(yōu)勢在于，你可以借助一切力量使得你撰寫的郵件準 確無誤得表達你的意圖，而不必擔(dān)心發(fā)音不標準或語法錯誤等讓人尷尬的掉鏈子情況 發(fā)生。”

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