淺談商務(wù)英語信函寫作
在國際貿(mào)易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采納的一種形式。即使在人們成功地使用電報(bào)、電傳之后，信件仍用于確認(rèn)是否收到了電報(bào)、電傳�，F(xiàn)在，傳真、E—mail比信件、電報(bào)、電傳受到更多人的歡迎，而傳真、E—mail通常采納信件的形式，因此，傳真、E-mail也可看成是商業(yè)信件的一種變體。從這一意義上來說，信件仍然是現(xiàn)代交際的主要方式。英語，作為一種全世界通用的工作語言，自然也就成為商業(yè)信件的主要語言。所以，本文討論的將是英語商業(yè)信件。
著手進(jìn)行英語信函寫作之前的準(zhǔn)備工作
1.基本理論
了結(jié)相關(guān)外貿(mào)知識，不但要熟知產(chǎn)品知識以便回答客戶詢問，增加客戶對你的信心，因?yàn)殡p方互不見面相隔千里，所以專有術(shù)語的明白理解便起到至關(guān)重要的作用。外貿(mào)學(xué)習(xí)的好方法是以單證為中心和關(guān)鍵點(diǎn)，用單證把外貿(mào)流程各個(gè)步驟“串” 起來。外貿(mào)常見名詞如發(fā)票、裝箱單、商檢、提單、產(chǎn)地證、匯票、受益人聲明、信用證等收集范本，存底備查等等，這樣的專有名詞不能熟悉了結(jié)，就很難在信函中完整無誤地表達(dá)自己公司的意思。
2.認(rèn)知語境
從認(rèn)知語言學(xué)角度，語境應(yīng)該是具有認(rèn)知性的，因?yàn)檎Z言的產(chǎn)生和理解要求人與外界的`互動，即認(rèn)知體驗(yàn)。僅僅依靠傳統(tǒng)的語境觀點(diǎn)，(即本文語境，上下文，或者說話人與聽話人之間的互動)是不足夠完全傳遞信息的。所以要加上人與自身以及人與外界的互動體驗(yàn)。如果交際雙方由于熟悉程度和認(rèn)知水平懸殊而造成互明語境較少，那么，成功的交際要求言語表得出的信息量就會增大。語境控制對會話言語信息的制約模式形同市場經(jīng)濟(jì)中的價(jià)值規(guī)律曲線。商務(wù)英語寫作自80年代初的確立至今經(jīng)歷了一個(gè)由單純的商務(wù)英語實(shí)務(wù)的教學(xué)內(nèi)容而逐步拓寬到更為廣闊的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易領(lǐng)域的發(fā)展過程，其教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法日臻完善，業(yè)已形成一整套較為科學(xué)和完整的教學(xué)體系。商務(wù)英語寫作是以經(jīng)濟(jì)生活為反映對象，以語言文字為表達(dá)手段，以文章為信息傳播的載體，以推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展為其應(yīng)有目標(biāo)的社會實(shí)踐活動。它是經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)濟(jì)工作的得力助手，是經(jīng)濟(jì)工作者及其他有關(guān)人員必須掌握的工具和武器。商務(wù)英語寫作包括詢盤與請求、回復(fù)函、投訴與索賠、理賠與拒絕函、銷售函、邀請函與感謝信、道歉信與祝賀信、通知與通告、備忘錄與會議記錄、簡歷、申請函、推薦信、意向書、報(bào)告調(diào)查問卷和商務(wù)文件。商業(yè)英語寫作的特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)簡明完整、清楚正確的寫作風(fēng)格和原則。
3.禮貌原則
根據(jù)內(nèi)容的不同，商務(wù)信函可以分為咨詢、報(bào)價(jià)、交涉、訂購、付敖、索賠等多種類型。無論何種類型，信函在語氣上應(yīng)做到：友善、禮貌、誠懇、委婉、體諒。雙方即使出現(xiàn)了分歧，也應(yīng)擺事實(shí)，講道理，切忌不禮貌的言辭。當(dāng)然.也不可過分禮貌、客套，給人以矯情、做作之感。除用于正式交易的外貿(mào)英語信函外，為達(dá)成貿(mào)易雙方的友誼，商家會特別注意禮貌，因此會大量寫作交流情感類信函。對這一類信函，譯者翻譯的時(shí)候，應(yīng)注意選取適合的詞，使用翻譯具有‘信、雅、達(dá)” 的美感。并且提醒注意的一點(diǎn)是，商人畢竟是商人，他首先考慮的是商品、質(zhì)量及相關(guān)問題與條件，而非客套與人稱，漢譯時(shí)，應(yīng)突出重點(diǎn)信息，精簡繁枝冗葉，以達(dá)到強(qiáng)化重點(diǎn)的目的。
針對外貿(mào)英語信函所帶有的書面語體的語言結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，寫作時(shí)，應(yīng)該選擇相應(yīng)的書面語。在中文外貿(mào)信函中，使用的是介于嫦文與口語之間的半文言文體與之相對應(yīng)。如‘ 堇上” 用Sincerely yours即可。而針對港臺地區(qū)保留大量古語的特點(diǎn)，寫作時(shí)，還應(yīng)該把開頭的‘微啟者” 之類詞用Dear Sir表達(dá)。在傳統(tǒng)英語貿(mào)易辭令中，大量套語，更應(yīng)該恰當(dāng)增減。如：We are pleased to;We have pleasure in?;We acknowledge with thanks?這些套語，產(chǎn)生了諸如We are looking forward with interest to your reply等句式，這里若理解為“我們帶著極大的興趣盼望您的答復(fù)。”顯然，這種理解拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，采取婉譯方式，譯為“盼復(fù)”，則簡潔明了。類似的情況還有“即復(fù)為謝’：Your prompt reply would be greatly appreciated。
商務(wù)信函的寫作要求
1.準(zhǔn)確
就是清楚明白地陳述內(nèi)容，商務(wù)不能產(chǎn)生歧義，不能引起誤會。信函涉及到雙方的責(zé)、權(quán)、利等利益關(guān)系.而且具有“準(zhǔn)公文和類合同”的憑證作用與約束作用，所以必須準(zhǔn)確無誤，包括內(nèi)容、格式、語體、語法、措詞、標(biāo)點(diǎn)符號等在內(nèi)。
2.簡潔
就是要簡明有力的行文。商務(wù)英語信函的目的就是要快速準(zhǔn)確地傳遞商務(wù)信息，它本身的時(shí)效性決定了它必須簡潔明了。如我們想知道你們是否同意我們延期20天交貨，如果不同意的話，請電復(fù)我們不延期的時(shí)間。”不如寫成“如同意延期到x月X Et交貨，請電復(fù)。”
3.典雅
就是要求文詞含蓄優(yōu)美。商務(wù)英語信函代表了企業(yè)的形象，大方、文雅的形象本身就具有說服力。如‘你們寫的信收到了就不如說“惠函收悉，這類的詞語還有‘馓希諒察”、“遲復(fù)為 ’等，都顯示了大方文雅的形象。
結(jié)語
商務(wù)英語信函是國際商務(wù)交際的主要方式，是國際商務(wù)交際的生命線。一封措辭得體的商務(wù)英語信函可以幫助一個(gè)公司建構(gòu)良好的商業(yè)形象，進(jìn)而促成貿(mào)易合作;反之，則會給公司帶來消極負(fù)面的影響，使商務(wù)活動失敗。希望這種分析能為正在從事或準(zhǔn)備從事國際貿(mào)易有關(guān)活動的人士提供一些語用指導(dǎo)，使他們能在商貿(mào)活動中更好的駕馭自己的語言，較好地進(jìn)行信息交流，從而成功地完成商業(yè)活動。
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