商務英語信函格式
1、信頭 The heading
信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。
通常情況下,公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙,包括發(fā)信人的姓名,地址,電話,傳真等。當我們撰寫傳統(tǒng)信件時,直接使用這種信箋紙就可以。
2、編號(寫信人的名字縮寫)和日期 The sender name and the date
這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。
3、封內(nèi)地址 The inside address
這里就是指收信人的姓名和地址,一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同,但必須把收信人的姓名一并寫出。另外,如果不是完全公事化的書信往來,或者已經(jīng)從公事的關系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來,由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份,所以可以不必填寫封內(nèi)地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我們通常說的主題,可以直接寫明信件的`重點,讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。
5、稱呼 The salutation
指對收信人的一種稱呼。
較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標點,一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。
6、開頭語 The open sentences
開頭語沒有統(tǒng)一的格式,但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期,主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述,使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用開頭語作必要的自我介紹,并表明目的要求。開頭語一般與正文分開,自成一節(jié),要求簡單明了。
7、正文 The body of the letter
信的主體。一封信件的優(yōu)劣,完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務信函的一些技巧、規(guī)則。
8、結尾語 The complimentary close
結尾語一般用來總結文本所談的事項,提示對收信人的要求,如“希望來信來函定貨”,“答復詢問”等,另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后,另起一段寫結尾語。
9、結束語 The complimentary close
結束語是結束信函時的一種客套,應該與前面的稱呼相呼應。例如:“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結束語寫在結尾語下隔一行,只有第一個字母大寫,后面加逗號。
10、簽名 The signatrue
寫在結束語的下面,簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件,寫信人最好親筆簽上您的名字,因為用印章的話,說明該信件并非本人親自過目,只是通函而已,不為人重視。簽名的下面,最好寫上發(fā)信人的職位。
11、附件 Enclosure
如果信中有附件,應在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如:
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
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