英文信函寫作攻略

時(shí)間：2023-04-03 01:02:57 Letters 我要投稿

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英文信函寫作攻略

　　一、信函在考研英語中的地位：

　　信函是很重要的一種應(yīng)用文，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具，與同學(xué)們的生活、學(xué)習(xí)密切相關(guān)，也是以后工作中用的最多的一種溝通方式。因此，在考研英語各類應(yīng)用文中，信函的出現(xiàn)幾率最高，也最應(yīng)該得到廣大考生的重視。

　　二、分類：

　　信函有私人信函(private letter)和公務(wù)信函(business letter/official correspondence)兩種。

　　三、定義：

　　(1)私人信函，就是給家人、朋友或同學(xué)等寫的信，在談事情的同時(shí)也交流感情;

　　(2)公務(wù)信函，就是給親朋好友之外的人寫的信，主要是為了辦事，比如給老板或是客戶寫信就都屬于公務(wù)信函。

　　四、構(gòu)成與書寫原則：

　　英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯的不同，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

　　1. 信端(Heading)

　　信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括寫信人或其單位的電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時(shí)，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。

　　信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開頭要左對(duì)齊，例如：

　　16 Fuxing Street

　　Haidian District

　　Beijing

　　Post Code: 100035People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　　寫信端時(shí)，先寫發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名;第二行寫區(qū)名、市(縣) 名、省(州、邦)名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號(hào)碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學(xué)校名稱;第四行寫市(縣)、省(州)名稱;然后再寫郵政編碼、國名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。

　　如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：則在每行末尾加逗號(hào)，最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。

　　特別要注意的是：門牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字(如 New York, 103)，表示城市的郵政編碼。

　　關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　�、倌攴輵�(yīng)完全寫出，不能簡寫。

　�、谠路菀糜⑽拿Q，不要用數(shù)字代替。

　　③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫。

　�、軐懭掌跁r(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31st等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。

　　日期的寫法可用如下幾種：

　�、� Oct. 20, 2004

　�、� 10 May., 2004

　�、� 3rd June, 2004

　�、� Sept. 16th, 2004

　　其中，①最為通用。

　　2. 信內(nèi)地址(Inside Address, Introductory Address)

　　信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。

　　3. 稱呼(Salutation)

　　對(duì)收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個(gè)詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號(hào)，英國人用逗號(hào)，但美國和加拿大英語則多用冒號(hào)。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。

　　給外國人寫英文信時(shí)，稱呼用語要注意以下幾點(diǎn)：

　�、賹�(duì)沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如正確的稱呼應(yīng)該是：Mr. Phil White或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr. 的復(fù)數(shù)形式 Messrs.。對(duì)一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

　�、趯�(duì)女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前;Madame 此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前;Mrs. 沒有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme. 的復(fù)數(shù)形式 Mmes. 而對(duì)以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms.，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

　　③對(duì)收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor (縮寫為 Prof.)，Doctor (縮寫為 Dr.)， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。

　�、軐�(duì)外公函中對(duì)收信人的稱呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。

　�、輰�(duì)外國高級(jí)官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用 (Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (復(fù)數(shù)為 Excellencies)。

　�、迣�(duì)君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱呼以表示�？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。

　　⑦對(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱時(shí)，一般用 Your Highness (復(fù)數(shù)為 Highnesses)。

　　4. 信的正文(Body of the Letter)

　　信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時(shí)，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P. S.表示補(bǔ)敘。

　　5. 結(jié)束語(Complimentary Close)

　　結(jié)束語是寫信人表示自己對(duì)收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個(gè)詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號(hào)。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定。

　　例如寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信，一般用：

　　Yours (very) truly, Yours (very) faithfully, Yours (very) sincerely等等。

　　寫給上級(jí)和長者的信一般可用：

　　Yours (very) respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

　　寫給同志或同事的信一般可用：

　　Fraternally yours, Comradely yours，等等。

　　寫給熟人或朋友的信可用：

　　Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most) Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

　　寫給親屬或摯友的信一般用：

　　Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠(yuǎn)是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)” 、“您的摯友”等。

　　寫給摯友的信有時(shí)也可用：

　　Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

　　寫信給摯友，表示歉意時(shí)，可用：

　　Contritely yours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。

　　在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時(shí)也可省略。

　　6. 簽名(Signature)

　　信末的簽名一般低于結(jié)束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號(hào)注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對(duì)方回信時(shí)知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務(wù)或頭銜

　　7. 附件(Enclosure)

　　信件若有附件，應(yīng)在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫出2(或3，4，5等)Encls.，例如：

　　Enc: Resume

　　Encls: Grade Certificate

　　8. 再啟(Postscript, 縮寫為 P. S.)

　　再啟部分用于補(bǔ)敘正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。

　　9. 私人和公務(wù)信函——注意事項(xiàng)

　　英文書信寫作要遵循五個(gè)原則：正確、清晰、簡潔、禮貌和體貼。

　　正確是指信函中所談的事情要準(zhǔn)確、具體，不用含糊抽象的詞語，如本月。明天等。另外，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，信中所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。清晰要求的是主題要明確，層次要清楚，讓讀者看后了然于心。簡潔，英文信應(yīng)該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應(yīng)用盡可能少的文字表達(dá)其必須傳遞的信息，而且寫信者應(yīng)將其所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解。禮貌，書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對(duì)方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語。體貼，寫信者應(yīng)設(shè)身處地想到對(duì)方，尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣。

　　10. 私人和公務(wù)信函——常用句式。

　　(1)常用的起首語有：

　　1) Thank you for your letter dated Dec. 22, 1969.

　　2) Many thanks for your letter of Sept. 5, 1997.

　　3) A thousand thanks for your kind letter of June 5, 1997.

　　4) Your kind letter of November 22th arrived this morning.

　　5) Your letter which arrived this morning gave me great comfort.

　　6) In reply to your letter dated 4th July, I want to say…

　　7) Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.

　　8) What a treat to receive your kind letter of May 5th!

　　9) It is always a thrill to see your nice handwriting.

　　10) First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.