用英語(yǔ)寫(xiě)信要注意什么？

時(shí)間：2020-10-15 12:26:27 Letters 我要投稿

　　用英語(yǔ)寫(xiě)信要注意什么?具體內(nèi)容請(qǐng)看下文。

用英語(yǔ)寫(xiě)信要注意什么？

　　Email 要以收信人為主題

　　寫(xiě) Email 的一個(gè)原則，應(yīng)該是以收信人為主題。信件的內(nèi)容，應(yīng)該是跟收信人相關(guān)的，或者至少，不能讓收信人覺(jué)得這是一封群發(fā)郵件。

　　我在知乎收到過(guò)很多私信，絕大多數(shù)我都不想回，也沒(méi)法回，知道為什么嗎?這些私信篇幅都很長(zhǎng)，有的長(zhǎng)達(dá)好幾百字，內(nèi)容全部是關(guān)于寫(xiě)信人自己，幾乎從來(lái)沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)收信人的信息。“我是什么什么學(xué)校的學(xué)生……我要轉(zhuǎn)專業(yè)……”、“我是什么什么情況……我該考研還是工作……”、“我在哪里哪里工作了幾年，我要不要轉(zhuǎn)行……”

　　事實(shí)上，這些信換一個(gè)收信人的名字就可以原封不動(dòng)的再發(fā)給別人，就像春節(jié)的時(shí)候大家討厭的那些群發(fā)短信一樣。而且很多時(shí)候，他們問(wèn)的很多問(wèn)題我都有過(guò)類似的回答，哪怕他們花三分鐘的時(shí)間點(diǎn)開(kāi)我的主頁(yè)，就能找到相關(guān)的信息。

　　你說(shuō)我該怎么回復(fù)呢?請(qǐng)問(wèn)他們寫(xiě)的這些信跟我有關(guān)系嗎?請(qǐng)問(wèn)我說(shuō)過(guò)我可以提供免費(fèi)的教育就業(yè)咨詢嗎?當(dāng)然，我很樂(lè)意幫助別人，但是前提是，你得讓我知道我能怎么幫。

　　比如說(shuō)，你是一位教授，收到一位學(xué)生的套磁郵件，打開(kāi)一看，滿篇都是“我特別特別優(yōu)秀，我 985 大學(xué)專業(yè)第一……”、“我 GRE 多少多少分”、“我怎么怎么牛逼……”。看到這樣的信，你會(huì)怎么想?可能絕大多數(shù)情況，你會(huì)覺(jué)得，跟我有什么關(guān)系呢，這信換個(gè)收信人的名字一樣能用。

　　反過(guò)來(lái)，如果信件里提到的都是你的研究?jī)?nèi)容、寫(xiě)信人對(duì)你的研究?jī)?nèi)容的看法、寫(xiě)信人自己的經(jīng)歷跟你的這些研究的相關(guān)程度，至少，如果我是這個(gè)收信的教授，我不會(huì)把這封信拖進(jìn)垃圾箱。

　　同樣的道理，你看一下好的廣告，側(cè)重點(diǎn)并不是“我的手機(jī)跑分超級(jí)高”、“我的車跑的特別快”……而是“你用我的手機(jī)可以享受便捷生活”、“你開(kāi)我的車可以享受駕乘體驗(yàn)”…… 同樣，必須是 YOU-oriented，而不是通篇的“我怎么怎么樣”。

　　最最簡(jiǎn)單的判斷方法，數(shù)一數(shù)你的 Email 里面，是 you/your 出現(xiàn)的次數(shù)多，還是 I/my 出現(xiàn)的次數(shù)多。如果通篇都是 ”I……“、”My……“，那么問(wèn)一下自己，我寫(xiě)的'這些東西跟收信人有關(guān)嗎?收信人會(huì)對(duì)我的這些信息感興趣嗎?

　　Email 要簡(jiǎn)潔明了

　　既然是以收信人為主題，那就不要說(shuō)那么多廢話。對(duì)收信人最大的尊重，不是說(shuō)“感謝你抽時(shí)間看我的信”，而是信寫(xiě)得簡(jiǎn)潔明了，一點(diǎn)不浪費(fèi)收信人的時(shí)間。

　　除了極其正式的信件，一般來(lái)說(shuō)，第一句話就應(yīng)該直入主題。這封信是問(wèn)問(wèn)題、交作業(yè)、約時(shí)間、反映情況、提建議、提交簡(jiǎn)歷，收信人讀到第一句話就應(yīng)該知道。

　　即使是比較正式的信件，比如求職信、套磁信，第一句話也應(yīng)該說(shuō)明主題，比如 “I’m very interested in the XX position currently open in your company.” 或者 “I have a very strong interest in the XX position that you have advertised on your website.” 不要以 “My name is ……” 或者 “I am s student of ……” 開(kāi)頭，一定要讓收信人最快時(shí)間知道你想干嘛。

　　一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有必要在正文里介紹你的名字、地址、聯(lián)系方式之類的，這些東西應(yīng)該在信件的專門(mén)位置，如果收信人感興趣，想要回信或者以其它方式聯(lián)系你，自然會(huì)去找。如果是求職信或者套磁信，可以在第一句說(shuō)明目的之后，緊接著突出重點(diǎn)的介紹自己，比如 “I am currently a PhD/master’s student in XX at XX University with a focus on XXXX. I expect to graduate in XX/XXXX.“

　　Email 要避免套話空話

　　既然要簡(jiǎn)潔明了，一個(gè)有效的辦法就是避免套話空話。什么叫套話空話呢?就是沒(méi)有任何意義的話。如果刪去這些句子或者這些表達(dá)，一點(diǎn)都不影響信件的意思，那這樣的句子就是套話空話，寫(xiě)這樣的句子就是浪費(fèi)收信人的時(shí)間。

　　應(yīng)該盡量避免什么樣的套話空話呢?

　　過(guò)于客氣的表達(dá)。Please do not hesitate to contact me at your earliest convenience 或者 Very truly yours 。假想一下收信人就坐在你的面前，你直接跟收信人面對(duì)面談話，你還會(huì)用這些表達(dá)嗎?你不覺(jué)得別扭嗎?信件無(wú)非就是用書(shū)面的形式傳遞這些談話，怎么說(shuō)，就怎么寫(xiě)。過(guò)多的使用這些 cliche 或者 canned speech 會(huì)讓你的信顯得不真誠(chéng)，給人一種油嘴滑舌的感覺(jué)。

　　最最常見(jiàn)的幾個(gè)過(guò)分客氣的表達(dá)包括：

　　at your earliest convenience (直接說(shuō) when you can 或者 soon)

　　please find enclosed 或者 I have forwarded (直接說(shuō) I have sent you)

　　please do not hesitate (不需要說(shuō)，直接刪掉)

　　過(guò)于書(shū)面的表達(dá)。比如 herewith、aforementioned、hereby、herein 這樣的詞語(yǔ)，或者非常老派的表達(dá)方式，讓人感覺(jué)你是從一本出版于 60 年代的語(yǔ)法書(shū)上抄來(lái)的。

　　過(guò)于口語(yǔ)化的表達(dá)。這個(gè)對(duì)于非英語(yǔ)母語(yǔ)的人來(lái)說(shuō)，寫(xiě)出過(guò)于口語(yǔ)化的英語(yǔ)來(lái)其實(shí)是不太可能的。比如說(shuō)，用 Let’s touch bases next week 代替 Let‘s talk next week，用 bottom line、team player、square one 等等類似的口語(yǔ)化詞匯，這些都屬于所謂的 slang 或者 buzzword。這樣的表達(dá)會(huì)讓人覺(jué)得你不太職業(yè)，給人不信任的感覺(jué)。其實(shí)，現(xiàn)在的中文里有大量這樣的例子，“碉堡”“么么嗒”“蠻拼的”之類的最好不要用在除了非常私人的信件以外的任何 Email 里。

　　Email 要注意性別指代

　　在英文語(yǔ)境里，這其實(shí)是非常重要的。在寫(xiě) Email 之前，你應(yīng)該盡量弄清楚收信人的性別，然后用正確的前綴�，F(xiàn)在有 Google、LinkedIn、臉譜網(wǎng)等等，很容易就能確定收信人的性別。

　　在信件的內(nèi)容里，也要注意避免性別指代的用法。其實(shí)不只是信件，這也適用于絕大多數(shù)英語(yǔ)寫(xiě)作。

　　不要說(shuō) Each employee must show his identification，請(qǐng)用 Employees must show their identification.

　　不要說(shuō) By the age of three, a child should be able to feed and dress himself，請(qǐng)用 By the age of three, a child should be able to eat and get dressed without help.

　　不要說(shuō) Although a nurse often comes to the job without computer experience, she can easily be trained to use the hospital software，請(qǐng)用 Although a nurse often comes to the job without computer experience, this person can easily be trained to use the hospital software.

　　不要說(shuō) actress，請(qǐng)用 actor。(可以注意好萊塢的采訪或者發(fā)言，大多數(shù)女演員會(huì)說(shuō) as an actor… 醫(yī)生都是 doctor，沒(méi)有 doctress，所以演員都是 actor，越來(lái)越少的人用 actress 這個(gè)詞)

　　不要說(shuō) businessman，請(qǐng)用 businessperson。

　　不要說(shuō) fireman，請(qǐng)用 firefighter。

　　不要說(shuō) maid，請(qǐng)用 housekeeper。

　　不要說(shuō) policeman，請(qǐng)用 police officer。

　　不要說(shuō) mailman，請(qǐng)用 mail carrier。

　　不要說(shuō) salesman，請(qǐng)用 sales representative 或者 sales agent。

　　不要說(shuō) waiter 或者 waitress，請(qǐng)用 server。

　　不要說(shuō) mankind，請(qǐng)用 humankind。

　　Email 的格式和字體

　　Email 的段落應(yīng)該盡量短小，盡量避免一整段的長(zhǎng)篇大論，尤其是第一段更應(yīng)該緊抓重點(diǎn)。段落首行不需要縮進(jìn)，單倍行距，段落之間空一行。

　　注意選用合適的字號(hào)和字體。字號(hào)不要過(guò)大或者過(guò)小，字體不要用太花哨的藝術(shù)字體，不要用花花綠綠的顏色，盡量避免太多的粗體和斜體。

　　以上是關(guān)于 Email 寫(xiě)作的筆記，希望對(duì)您有所幫助。