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民營(yíng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理政治論文
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,民營(yíng)企業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到前所未有的水平。民營(yíng)企業(yè)檔案,主要是指民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基建以及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的、對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強(qiáng)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理,對(duì)民營(yíng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。
一、民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
1.確定民營(yíng)企業(yè)檔案的管理模式原則。
不同類型民營(yíng)企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長(zhǎng),關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時(shí)建議考慮以下原則:首先,檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言,中小型民營(yíng)企業(yè)可以實(shí)行單級(jí)管理,大型企業(yè)集團(tuán)可以實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級(jí)管理。例如上海新黃浦(集團(tuán))公司,屬混合型大型民營(yíng)企業(yè)集團(tuán),總公司檔案部門對(duì)總部形成的檔案實(shí)行綜合管理,對(duì)各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理,全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司,日常則由其代管。其次,檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性,至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng),不宜盲目追求檔案信息化管理。民營(yíng)企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè),這種企業(yè)可實(shí)行檔案信息化管理。最后。檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段,企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐,但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè),大量電子文件的生成會(huì)促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理;而尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營(yíng)企業(yè)可采取手工管理或計(jì)算機(jī)輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才,制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度。
目前,民營(yíng)企業(yè)大多重經(jīng)營(yíng)、輕管理,一味追求眼前的利益,對(duì)于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負(fù)責(zé)檔案工作,缺乏必要的規(guī)章制度,檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營(yíng)企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作,為了培養(yǎng)檔案管理人才,我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育,使他們掌握新知識(shí)、新技能,以滿足時(shí)代的需要。民營(yíng)企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檢索,以及庫(kù)房的管理等。民營(yíng)企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究,重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度,使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。
3.保障民營(yíng)企業(yè)檔案的信息安全。
為了保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行,可采取以下防范措施:第一,訪問控制。具體是入網(wǎng)訪問控制,即控制哪些用戶能夠登錄到服務(wù)器并獲取網(wǎng)絡(luò)資源,并控制訪問時(shí)間和在哪個(gè)網(wǎng)站入網(wǎng);權(quán)限控制,控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源,指定用戶對(duì)上述資源執(zhí)行僅能只讀,無改寫、刪除等操作;防火墻控制,用以阻止網(wǎng)絡(luò)訪問某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的屏障。第二,信息加密。信息加密技術(shù)是保護(hù)網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的傳輸,確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發(fā)收兩端用軟件進(jìn)行加密、解密工作,在指定的用戶或網(wǎng)絡(luò)通過密鑰支持解密而獲得原始數(shù)據(jù)。具體來說,通信雙方交換彼此密鑰,并存放在安全處,需要對(duì)方發(fā)消息時(shí),用密鑰進(jìn)行加密,在收到數(shù)據(jù)后,用對(duì)方的密鑰解密。第三,網(wǎng)絡(luò)與硬件載體安全。建立備份與恢復(fù)系統(tǒng),即使出現(xiàn)信息丟失,只要啟動(dòng)該系統(tǒng),可恢復(fù)丟失信息的原貌。預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件,自動(dòng)殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì),必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè),確認(rèn)無病毒后方可使用。
4.全面提升企業(yè)檔案實(shí)體與企業(yè)信息整體管理水平。
首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則,由綜合檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式的主流,但在具體實(shí)施中往往有差異。可以實(shí)行集中統(tǒng)一式的綜合管理,也可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理式的綜合管理,該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè),充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外,作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門對(duì)企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理,對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔,相應(yīng)紙質(zhì)文件適時(shí)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行,有利于推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理。
二 、民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)
1.為民營(yíng)企業(yè)營(yíng)造先進(jìn)的企業(yè)文化提供條件。
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,經(jīng)濟(jì)和文化一體化是必然趨勢(shì)。經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業(yè)文化建設(shè)的競(jìng)爭(zhēng),而企業(yè)檔案本身是企業(yè)文化的一種體現(xiàn),因而可直接服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。隨著我國(guó)加入wto,國(guó)際化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使得中國(guó)民營(yíng)企業(yè)面臨著來自各
方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn),正是這種挑戰(zhàn),使得我們民營(yíng)企業(yè)家逐漸認(rèn)識(shí)到企業(yè)文化是增強(qiáng)企業(yè)凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力,保持企業(yè)發(fā)展的重要法寶。民營(yíng)企業(yè)檔案的建設(shè),使得企業(yè)的發(fā)展史、大事記、實(shí)物、專利、榮譽(yù)、社會(huì)評(píng)價(jià),通過信息高速公路向外界展示。企業(yè)檔案是以物質(zhì)的形式存在著,但是許多內(nèi)容卻是具有無形資產(chǎn)和精神產(chǎn)品的性質(zhì)和作用,對(duì)于一個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和企業(yè)人文文化的塑造具有不可替代性,并且企業(yè)文化可以物化為企業(yè)的生產(chǎn)力而最終體現(xiàn)為企業(yè)的物質(zhì)產(chǎn)品。它的多重屬性在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展、企業(yè)文化氛圍的營(yíng)造及企業(yè)人文精神的塑造、企業(yè)品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。
2.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理為企業(yè)發(fā)展提供信息保障。
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)的重組、兼并、轉(zhuǎn)制都是不可避免的,因此一個(gè)企業(yè)在其發(fā)展過程中必須重視和建立完備的企業(yè)檔案,一些重要的生產(chǎn)資料和固定資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定、價(jià)值估算、價(jià)值分割等必須依據(jù)企業(yè)檔案的一些原始資料才行,同時(shí)企業(yè)在改組和合并時(shí)必然涉及對(duì)原有產(chǎn)品的品牌和注冊(cè)名稱的相對(duì)價(jià)值的估算,一些企業(yè)的股份改制必然對(duì)原有和新的注冊(cè)品牌進(jìn)行評(píng)估,甚至一些企業(yè)對(duì)自身的品牌還要進(jìn)行一些相關(guān)的公證和請(qǐng)求品牌保護(hù)。一個(gè)企業(yè)在發(fā)展中由于種種原因會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)的借用、轉(zhuǎn)讓、抵押等經(jīng)濟(jì)活動(dòng),企業(yè)檔案本身就是企業(yè)資產(chǎn)的一部分,它不可避免地要參與企業(yè)的借用、轉(zhuǎn)讓、抵押等經(jīng)濟(jì)活動(dòng),因此企業(yè)檔案不僅對(duì)各種參與借用、轉(zhuǎn)讓、抵押的企業(yè)資產(chǎn)具有估算、監(jiān)管的作用,甚至自身也會(huì)成為企業(yè)借用、轉(zhuǎn)讓、抵押的一個(gè)組成部分。我們可以看出,在一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,企業(yè)電子檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的必備要件之一,在企業(yè)融資、借貸中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的科研活動(dòng)也會(huì)形成大量的檔案,其中許多內(nèi)容就是電子檔案,這些電子檔案不僅對(duì)從事科研很有用途,而且科研人員和相應(yīng)其他項(xiàng)目的科研人員在以后的企業(yè)科研活動(dòng)中都會(huì)再次利用電子檔案,這些電子檔案保管的狀況對(duì)民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和科研具有十分重要的意義。
3.民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能為企業(yè)的合法權(quán)益提供憑證。
企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證,是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神。在解決債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動(dòng)糾紛問題過程中,企業(yè)檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及法律的完善,企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值將會(huì)越來越明顯,檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業(yè)檔案對(duì)提升企業(yè)整體水平、維護(hù)企業(yè)自身利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)展企業(yè)文化、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。
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