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分析醫(yī)院檔案管理的重要性
隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的不斷深入，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求。下文來(lái)淺析醫(yī)院檔案管理的重要性。
醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原貌將無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量。因此，強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的憑證作用，至關(guān)重要。
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進(jìn)程中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分。檔案管理應(yīng)從提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等方面入手，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、圖書(shū)、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書(shū)文件、人事、科研等方面。面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1991年，衛(wèi)生部發(fā)布的《醫(yī)學(xué)衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》第二章第七條規(guī)定，各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門(mén)要理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理本部門(mén)形成的全部檔案。然而在一些醫(yī)院中，工作的中心是醫(yī)療，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)院技術(shù)水平，改善環(huán)境條件，從而為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此，在對(duì)醫(yī)院的管理和建設(shè)工作中，一些管理者還沒(méi)有對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠的重視。
現(xiàn)在各級(jí)醫(yī)院在檔案管理方面還存在一些問(wèn)題：首先檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的利用率相對(duì)低下。重經(jīng)營(yíng)、輕檔案的意識(shí)普遍存在，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。這就造成目前很多醫(yī)院對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，對(duì)其利用率不高的結(jié)果。
其次，檔案管理制度不健全。目前，我國(guó)醫(yī)院的管理工作中，各醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于自己的、較為健全的管理制度以及對(duì)各類人員工作職責(zé)，然而涉及檔案管理的制度、職責(zé)卻相對(duì)不健全，還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的建檔制度，一些相關(guān)的制度和檢查考核措施等也都有待于進(jìn)一步改進(jìn)和完善。
第三、缺乏正規(guī)的檔案專業(yè)人員，直接影響檔案的管理。長(zhǎng)期以為，醫(yī)院的檔案工作由醫(yī)院辦公室的工作人員兼管，由于工作人員的精力有限，造成檔案工作人員負(fù)擔(dān)過(guò)重，而無(wú)力顧及，直接影響到檔案管理的質(zhì)量。
二、醫(yī)院檔案管理工作的新思路
隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的不斷深入，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求。因此，要搞好醫(yī)院的檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的積極發(fā)展，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路。引進(jìn)專業(yè)人員，對(duì)檔案進(jìn)行管理檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何，決不單純地取決于檔案管理人員數(shù)量的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)，精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高;能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤(pán)刻錄技術(shù);有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。在他們的帶動(dòng)下，檔案管理才能真正發(fā)揮其作用。
檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代代和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案工作已成為為醫(yī)院管理的重要組成部分，因此，要建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍，自覺(jué)參與檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案資源利用率
對(duì)檔案進(jìn)行管理，是為了發(fā)揮其作用。當(dāng)前，廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)已經(jīng)成為為社會(huì)和各單位提供相應(yīng)檔案服務(wù)的一種重要形式。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，給檔案工作注入了生機(jī)和活力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理也增加了其保密程度。
檔案工作者的重要任務(wù)就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，促使檔案管理現(xiàn)代化，從而為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展做好服務(wù)工作。
三 檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化邁進(jìn)
醫(yī)院綜合檔案部門(mén)是醫(yī)院保存和管理本單位各種門(mén)類檔案的獨(dú)立部門(mén)，要建立健全歸檔工作體系，實(shí)行文件處理部門(mén)立卷制度。辦理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門(mén)或檔案工作人員進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門(mén)或檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作是否規(guī)范化，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問(wèn)題就迎刃而解了。
檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來(lái)，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;有計(jì)劃地把縮微、光盤(pán)技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理;充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案(電子版)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。
總之，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，將綜合素質(zhì)較高的檔案專業(yè)管理人員放在這個(gè)重要崗位，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，同時(shí)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，醫(yī)院檔案管理工作一定會(huì)更好地服務(wù)于衛(wèi)生事業(yè)，并大力推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。
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