國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目中的文檔控制管理

　　加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目管理中的文檔控制，可有效避免一些工程索賠，減少工程經(jīng)濟(jì)的損失。那么，國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目中如何進(jìn)一步優(yōu)化文檔控制管理呢?

　　國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的管控基礎(chǔ)是文檔控制，文檔控制水平是項(xiàng)目管理水平的重要體現(xiàn)�；�于國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目的背景下，文檔控制的重要地位已經(jīng)被忽視。隨著中國(guó)企業(yè)對(duì)國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的承攬，文檔控制管理逐漸被重視。國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的文檔控制管理中存在諸多問題，本文就對(duì)國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目中的文檔控制管理進(jìn)行研究探討。

　　1文檔控制的特點(diǎn)

　　國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文檔控制的主要有來(lái)源多樣性、處理及時(shí)性、查詢反復(fù)性三個(gè)特點(diǎn)。工程項(xiàng)目文檔來(lái)源范圍的廣泛性，造成文檔形式的多樣性，導(dǎo)致文檔控制的復(fù)雜性。國(guó)際工程建設(shè)中對(duì)項(xiàng)目文檔的及時(shí)處理要求較為嚴(yán)格，不管是發(fā)出的文檔還是接受的文檔，都要及時(shí)進(jìn)行處理，因?yàn)槿绻�不及時(shí)處理，可能導(dǎo)致工程的延期或者經(jīng)濟(jì)損失。由于工程文檔會(huì)經(jīng)常被借還、更新以及審計(jì)等，在工程竣工后，需要將資料移交給業(yè)主，所以建立簡(jiǎn)單的歸檔和索引是非常有必要的。

　　2文檔控制的重要性及職能作用

　　文檔控制是國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目中質(zhì)量管理的依托工具、工程索賠的堅(jiān)實(shí)后盾、項(xiàng)目移交的必備利器，是公司知識(shí)管理的基礎(chǔ)。作為質(zhì)量管理的依托工具，主要是在文檔更新時(shí)，通過(guò)對(duì)文檔的版本管理，了解各項(xiàng)工作的進(jìn)展和項(xiàng)目的實(shí)際情況，同時(shí)也是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)、管理以及改進(jìn)時(shí)的重要參考資料。

　　當(dāng)出現(xiàn)國(guó)際工程索賠時(shí)，承包商最有力的證據(jù)就是簽有業(yè)主姓名的施工方案、變更指令等工程文檔資料，所以文檔管理者要及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行整理和保管，保證承包商的利益。工程竣工后移交的除了工程的實(shí)體，還有工程項(xiàng)目文檔的移交。因此，在工程建設(shè)過(guò)程中，文檔管理者要及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行整理保管，避免巨額索賠的現(xiàn)象。工程項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中文檔的有序管理，為公司日后的知識(shí)管理沉淀素材，公司可以定期整理項(xiàng)目文檔，總結(jié)項(xiàng)目各方面的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，提供給后續(xù)執(zhí)行項(xiàng)目，以免同類型項(xiàng)目犯同樣的錯(cuò)誤。

　　3文檔控制的實(shí)施過(guò)程

　　3.1承包商文檔進(jìn)出管理流程圖的建立

　　流程圖是最直觀表達(dá)工程實(shí)施過(guò)程中參與的部門及其所有的職責(zé)，同時(shí)文檔的管理也需要固定的處理程序來(lái)保證流程圖的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.2文檔編號(hào)系統(tǒng)的編制及序列號(hào)的控制

　　編號(hào)是為了更加快捷的儲(chǔ)存和查詢文檔信息，編號(hào)系統(tǒng)有四個(gè)層級(jí)，由高到低依次是公司名稱、項(xiàng)目名稱、文檔屬性、文檔序列號(hào)。前三個(gè)層級(jí)較為固定，文檔序列號(hào)的編制則較為靈活。

　　3.3嚴(yán)格的版本控制

　　國(guó)際工程項(xiàng)目中文檔反復(fù)修改情況多，因此做好版本管理工作一方面保證文檔的可追溯性;另一方面保證所有人使用文檔版本的正確性，不會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的情況。為區(qū)分版本，可以在文檔編號(hào)的最后一級(jí)，文檔序列號(hào)中體現(xiàn)版本編號(hào)。

　　3.4固定格式文檔的梳理

　　每個(gè)工程項(xiàng)目都有自己的固定使用的表格或格式，文檔管理者要及時(shí)對(duì)該格式的文檔進(jìn)行整理、歸檔保管再分享，保證所有人使用的格式保持統(tǒng)一。同時(shí)文檔管理者還要對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)處理并及時(shí)對(duì)文檔的格式進(jìn)行更新，以確保所有人使用文檔的準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　3.5紙質(zhì)文檔和電子文檔

　　工程項(xiàng)目的文檔數(shù)量較多，為了確保文檔的完整性，一般有紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種形式。紙質(zhì)文檔歸檔時(shí)按照索引、同一分支的順序存放。電子文檔則需要建立健全的電子文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置查詢、保存系統(tǒng)，同時(shí)還要和紙質(zhì)文檔的查詢保持一致性。

　　3.6保證項(xiàng)目文檔的安全性

　　主要體現(xiàn)在整個(gè)工程周期內(nèi)不被任意修改、沒有丟失或者部分缺失、不被未經(jīng)允許的人員接觸或者復(fù)制。文檔安全管理的最有效手段是限制接觸人員，由專門人員進(jìn)行保管。對(duì)于查閱、借還需進(jìn)行嚴(yán)格的登記證明，確保文檔的安全性。

　　3.7做好工程項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中各方往來(lái)文檔的臺(tái)賬

　　臺(tái)賬內(nèi)容包括文檔編號(hào)、文檔標(biāo)題、收發(fā)文檔日期、時(shí)間、收發(fā)方、各方處理人、文檔之間的關(guān)系、文檔的狀態(tài)、回復(fù)情況。做好臺(tái)賬一方面方便檢索;另一方面利于對(duì)交互性文檔進(jìn)行管理。

　　4文檔控制常見問題及解決對(duì)策

　　4.1接收文檔編號(hào)與項(xiàng)目編號(hào)系統(tǒng)不統(tǒng)一時(shí)的解決方法

　　對(duì)于這種情況有兩種解決方法：如果是發(fā)出文檔的回復(fù)文檔，則將接收的文檔作為發(fā)出文檔的附件存檔，登記時(shí)在發(fā)出文檔后面進(jìn)行備注即可;如果是單純接收對(duì)方的文檔，需要對(duì)對(duì)方的文檔編號(hào)進(jìn)行保留，并另外建立文檔夾進(jìn)行存檔，同時(shí)做好索引登記信息，確保查詢的便捷。

　　4.2存檔過(guò)程中文檔出現(xiàn)兩個(gè)編號(hào)時(shí)的解決策略

　　如業(yè)主從承包商得到的工程文檔一般都具有固定的格式傳送函。承包商給業(yè)主移交的施工方案就會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)文檔編號(hào)：一個(gè)是施工方案的文檔編號(hào);另一個(gè)是具有固定格式的傳送函。因此，文檔管理者對(duì)文檔進(jìn)行歸檔管理時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔的歸屬矛盾。此時(shí)文檔管理者就要按照傳送函的編號(hào)進(jìn)行登記歸檔，而工程部就要以施工方案的文檔編號(hào)進(jìn)行登記歸檔。文檔歸檔過(guò)程中出現(xiàn)這類情況較多，需要文檔管理者按照經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣進(jìn)行歸檔管理，以便查詢。

　　4.3版本升級(jí)后文檔編號(hào)是否修改的解決對(duì)策

　　文檔在進(jìn)行分配編號(hào)時(shí)就已經(jīng)有了唯一的識(shí)別碼，無(wú)論版本升級(jí)與否，都要保持初始的編號(hào)不變。同時(shí)文檔管理者還可以通過(guò)版本號(hào)區(qū)別文檔的不同版本，一般版本號(hào)的編號(hào)從“0”開始依次編號(hào)，版本每升級(jí)一次，版本號(hào)的數(shù)值就對(duì)應(yīng)增加。

　　4.4印本與定稿內(nèi)容不符的解決辦法

　　海外工程承包項(xiàng)目進(jìn)行文檔控制，要設(shè)定專職的文檔管理者，執(zhí)行過(guò)程所有的往來(lái)文件都有文檔管理者作為唯一的接口人，文檔發(fā)出前負(fù)責(zé)確認(rèn)終稿內(nèi)容后發(fā)出。

　　4.5文檔復(fù)印件居多的解決方案

　　海外工程承包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中文檔控制，應(yīng)將原件進(jìn)行統(tǒng)一保存，一旦項(xiàng)目產(chǎn)生糾紛、索賠情況，復(fù)印件不具備法律效力，項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中原件分散存放，容易丟失、失去管控，給總承包公司造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。因此項(xiàng)目文檔原件要統(tǒng)一、有序存放，完善借閱制度，嚴(yán)格管控文檔的接觸者。

　　4.6外來(lái)文檔不規(guī)范的解決方案

　　海外工程承包項(xiàng)目文檔來(lái)源多而負(fù)雜，因此在項(xiàng)目前期策劃階段就應(yīng)制定項(xiàng)目的文檔控制管理辦法，規(guī)范、落實(shí)本文中文檔控制的實(shí)施過(guò)程章節(jié)中的各項(xiàng)內(nèi)容，并與各合作方溝通文檔管理的方式、方法，以保證項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的文檔規(guī)范、有序管理。

　　5結(jié)語(yǔ)

　　文檔控制是國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目管理中必不可少的部分。加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目管理中的文檔控制，可有效避免一些工程索賠，減少工程經(jīng)濟(jì)的損失。文檔控制的管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的較為繁雜的艱巨任務(wù)，需要文檔管理者在實(shí)際管理過(guò)程中不斷摸索和研究出有效的文檔控制模式，提高企業(yè)項(xiàng)目管理的綜合水平。

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