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談企業(yè)會計電算化下的內(nèi)部控制問題的論文
內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全和完整，關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，必需建立一整套內(nèi)部控制制度，以確保企業(yè)有序、健康地發(fā)展。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，其會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。會計電算化是將以計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)的簡稱，是計算機(jī)代替人工，實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息（數(shù)據(jù)）的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。會計電算化與原始的手工會計相比，具有運算速度快、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點。它的使用，可以節(jié)約大量人力、物力和時間。同時，它也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，使企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下落后于形勢。由于會計電算化系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
一、會計電算化所帶來的內(nèi)部控制問題在我國。
會計電算化己有十余年的歷史，進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來，隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電算化會計軟件也由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面的數(shù)值核算，進(jìn)而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段。雖然我國的會計電算化己經(jīng)取得了長足的發(fā)展，但還存在一些不適應(yīng)的新問題。
1。原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確性問題。在會計電算化中，計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)源自動進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上，所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制下自動進(jìn)行。然而，計算機(jī)中的原始數(shù)據(jù)必須由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機(jī)，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入的過程中發(fā)生錯誤，計算機(jī)便無法識別，只會將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。會計電算化的這一固有弱點對內(nèi)部控制提出了新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
2�？刂撇僮魅藛T的職能問題。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職能的集中，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計算機(jī)操作人員直接對系統(tǒng)中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了出錯和舞弊的風(fēng)險。
3。會計檔案無紙化和電腦操作無形化問題。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。但實行電算化會計后，有形記錄較之傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機(jī)錄入、閱讀或查詢。此外，數(shù)據(jù)的載體也不同了，信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不能被打印出來，只有依靠計算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就會明顯增加，并且數(shù)據(jù)改動后不會留下任何痕跡。電磁介質(zhì)易受損壞，有丟失或毀損的危險。所以，會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料，而且還要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。因此，需要加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制以保證會計電算化的進(jìn)程。
4。會計電算化工作中的安全問題。
�。�1）現(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)階段普遍存在著系統(tǒng)需求中安全需求少、軟件設(shè)計重功能輕安全的現(xiàn)象，軟件設(shè)計選用的語言和數(shù)據(jù)庫的安全性能低，以致軟件投入運行后暴露諸多安全隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開、應(yīng)用系統(tǒng)軟件存在安全問題等。這類問題目前還尚未徹底地解決，同時，許多安全設(shè)施并未配置齊全，特別是硬件自身安全性能低，造成的結(jié)果是由于硬件的安全問題直接影響了會計應(yīng)用系統(tǒng)軟件的正常運用。另外，還有操作人員和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴(yán)格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。
�。�2）隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化也面臨著安全問題，其主要表現(xiàn)在：①互聯(lián)網(wǎng)所依托的INTERNET/INTRANET體系使用的是開放式的TCP/IP協(xié)議，它以廣播的形式進(jìn)行傳播，易被攔截偵聽、竊取口令、假冒。②網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的最新發(fā)展是電子商務(wù)，電子商務(wù)涉及到許多電子單據(jù)、電子貨幣等，也很容易受到不法攻擊。
（3）會計信息化必將使財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)一體化，企業(yè)的經(jīng)營管理活動幾乎完全依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)的管理和維護(hù)水平不高或疏于管理監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓將嚴(yán)重影響企業(yè)的整體運作。因此對于企業(yè)來說，內(nèi)部控制極為重要。
二、完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制建議
1。加強(qiáng)程序操作控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定嚴(yán)格的上機(jī)守則與操作規(guī)程，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對計算機(jī)機(jī)房內(nèi)工作所做的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了對計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步騾和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：①無關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房操作；②各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證；③數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改；④機(jī)房的工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；⑤不準(zhǔn)把外來的軟盤帶進(jìn)機(jī)房；⑥發(fā)現(xiàn)輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；⑦開機(jī)后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場；⑧要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份數(shù)據(jù)。當(dāng)然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改和完善。只有通過完備、詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
2。加強(qiáng)人員職能控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并制定相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以彌補(bǔ)不相容職能集中化的不足。
在會計電算化的過程中，為了控制操作人員的職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進(jìn)行職能分工，從而起到各個部門權(quán)力相互制約、相互平衡的作用。如一般商業(yè)企業(yè)的軟件控制主要是局域網(wǎng)組成的服務(wù)器、PC機(jī)、POS機(jī)等，可以結(jié)合商業(yè)企業(yè)自身特點，根據(jù)ORACLE8數(shù)據(jù)庫良好的保密機(jī)制以及采用訪問控制、口令控制技術(shù)的特征，形成以在SUN服務(wù)器上運行的ORACLE8數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，即俗稱的后臺”并采用以LINIX操作系統(tǒng)以及各賬臺的POS機(jī)聯(lián)機(jī)操作等。進(jìn)貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務(wù)部進(jìn)行輸入登記，然后由財務(wù)部審核入賬；銷貨則采用單品管理，通過收銀POS機(jī)的輸入，計算機(jī)月終匯總，產(chǎn)生各類報表供財務(wù)部入賬使用，從而體現(xiàn)了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。
3。健全檔案管理制度。這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括：①必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；②各種安全保證措施，如備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽存放在安全、潔凈、防潮的地方；③采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。此外，還應(yīng)高度重視電算化人才的培養(yǎng)，并為此提供必要的物力、財力，以打造一支高素質(zhì)的財會科技隊伍，為會計電算化工作提供人力和智力支持。
4。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。這項控制是為了保證計算機(jī)系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤。其主要包括接觸控制、環(huán)境保護(hù)和安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。其主要的控制措施包括：①訂立內(nèi)部操作制度，禁止非計算機(jī)操作人員操作企業(yè)計算機(jī)；②設(shè)置操作權(quán)限限制；③操作人員身份的密碼控制；④數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；⑤設(shè)置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素導(dǎo)致的計算機(jī)故障，以保障計算機(jī)正常運行。其主要包括機(jī)房環(huán)境保護(hù)、保護(hù)性設(shè)備配備以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。
5。加強(qiáng)內(nèi)部審計。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是‘人機(jī)”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進(jìn)行審計，審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)部控制制度，憑證附件是否規(guī)范、完整；②審查計算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對系統(tǒng)運行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
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