企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中信息搜尋問題的探討論文
摘 要 社會(huì)信息化發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)管理時(shí)代,本文針對(duì)企業(yè)開展網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)過程中遇到的信息搜尋問題進(jìn)行了探討,并提出在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中不僅要注重知識(shí)的傳播,還要更多地關(guān)注培養(yǎng)員工的信息處理能力的結(jié)論。
關(guān)鍵字 信息化 企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn) 信息搜尋
1 引言
信息化,對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說,已經(jīng)不再是一個(gè)陌生的名詞。企業(yè)的信息化的發(fā)展隨著社會(huì)信息化的歷程也在日新月異。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)階段,知識(shí)、技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)、管理、人才等等條件的成熟使得企業(yè)的信息化不再停留在文件資料的管理上,而是走進(jìn)了把“知識(shí)”同樣視作“信息”對(duì)象的全新知識(shí)管理時(shí)代。 在這樣的歷史條件下,我們可以更廣義地、客觀地去看待“信息”。無論是將其看作一種技術(shù),還是一種資源,甚或還是一種商品,“信息”都在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。本文主要針對(duì)“信息”在信息經(jīng)濟(jì)學(xué)中“商品”的一個(gè)角色,對(duì)信息搜尋理論在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的過程中的作用進(jìn)行初步的探討。
2 信息搜尋理論
信息經(jīng)濟(jì)學(xué)家提出了“信息搜尋”概念:認(rèn)為信息是一種稀缺的商品,經(jīng)濟(jì)主體所掌握的初始信息是有限的,因而面臨著巨大的不確定性。為了能夠在作出最優(yōu)決策時(shí)避免或減少不確定性,就要對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行搜尋。但是由于搜尋信息要花費(fèi)成本,因而要獲取完全信息是不可能的,只能進(jìn)行適度搜尋。由此決定了經(jīng)濟(jì)主體不是追求目標(biāo)最優(yōu)化,而是目標(biāo)的適度優(yōu)化。 在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理工作中,利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn),既可節(jié)省成本又可創(chuàng)造隱形知識(shí)效益,這其間,信息的尋找和傳遞具有重要意義。信息的尋找和傳遞是要花費(fèi)時(shí)間、費(fèi)用和機(jī)會(huì)等成本的。管理人員(Manager)只能在有限成本的條件下,在有限知識(shí)的條件下進(jìn)行管理,員工使用者(User)對(duì)信息(網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)知識(shí))搜尋過程則是一個(gè)用戶思維活動(dòng)的過程,是一個(gè)對(duì)學(xué)習(xí)中的一系列問題解決的過程,同時(shí)又是一系列信息搜索問題的解決過程。無論是對(duì)于管理者還是使用者,信息的尋找和傳遞的效率都直接影響到企業(yè)管理工作的成績。因此,建立有效、相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)管理機(jī)制與管理系統(tǒng)是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。 將信息搜尋理論與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)相結(jié)合,有助于管理人員(Manager),尤其是企業(yè)中主管信息化的管理人員去決策相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)制、培訓(xùn)內(nèi)容、績效評(píng)定、信息系統(tǒng)等內(nèi)容的范圍和方向。從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度節(jié)約成本,提高效益,從信息化角度為實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)型、知識(shí)型企業(yè)的知識(shí)轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新提供知識(shí)基礎(chǔ)。
3 網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中的信息搜尋現(xiàn)象3.1企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)信息特點(diǎn) 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息的傳播將由單向傳播方式向以傳播與客戶主動(dòng)的信息搜尋的雙向交流模式演變,這種信息傳播與交流方式的創(chuàng)新,一方面使人們以前所未有的便利手段獲取所需的一切信息資源,另一方面可以極為迅速地反饋信息。 企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)其概念尤指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,由企業(yè)或教育集團(tuán)發(fā)起、組織、規(guī)劃的,以提高員工工作能力和創(chuàng)新能力、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目標(biāo),通過網(wǎng)絡(luò)來學(xué)習(xí)的一種繼續(xù)教育形式。針對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)信息的特點(diǎn),企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)信息自身的特點(diǎn)如下:
1)信息數(shù)量巨大,來源廣泛 一個(gè)相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn),不僅包含企業(yè)、行業(yè)中的專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)等,還包含人文素質(zhì)知識(shí)、職業(yè)規(guī)劃知識(shí)等。這些信息資源來源于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品知識(shí)、行業(yè)規(guī)程、內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)、互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的內(nèi)容的摘錄等等。
2)信息的表現(xiàn)形式日趨多樣 隨著信息技術(shù)的一日千里,網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的手段不再局限于網(wǎng)絡(luò)上文本、圖片知識(shí)的傳播,而是綜合各種多媒體,表現(xiàn)形式日趨多樣。諸如在線視頻、在線音頻、即時(shí)通訊、聊天工具、互動(dòng)平臺(tái)等等。
3)信息的傳播速度快,更新快 在硬件環(huán)境有所保障的條件下,只要可以連接企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)(Intranet)的客戶端,都能享受到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)豐富的學(xué)習(xí)資源。并且通過網(wǎng)絡(luò),這些培訓(xùn)的內(nèi)容可以不受時(shí)間和空間的限制,迅速傳播,并且及時(shí)更新。
4)信息發(fā)布有針對(duì)性,質(zhì)量有保障 企業(yè)信息化的過程中,不能缺少走在前沿的信息技術(shù)管理人員。這些管理人員具備良好的信息處理素質(zhì)并且具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力,在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)活動(dòng)中,對(duì)信息的發(fā)布、更新、修改等都會(huì)考慮側(cè)重與效率,因此,好的信息員,是高質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的保障。
3.2 信息搜尋對(duì)員工的負(fù)面影響
對(duì)于企業(yè)內(nèi)接受網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的員工而言,借助先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,對(duì)相關(guān)知識(shí)信息搜尋時(shí)間大大縮短,獲得的信息量大大增加。但是,員工由于個(gè)體的差異,包括認(rèn)識(shí)心理、習(xí)慣意識(shí)、習(xí)性反應(yīng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、思維方式等的不同,對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中所發(fā)布的信息的搜尋結(jié)果會(huì)有所不同。這里,我們要強(qiáng)調(diào)人的作用,F(xiàn)代企業(yè)的競爭,說到底還是人才的競爭。人,作為企業(yè)最活躍和最重要的因素,是企業(yè)“立命”之本。人的認(rèn)知是獲得和運(yùn)用知識(shí)的過程,從信息學(xué)的角度來說,也是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng),包括模式識(shí)別、記憶、視覺表象、言語、問題決策等。認(rèn)知的基本作用是獲得外部世界的信息,把外部信息轉(zhuǎn)換為自身的知識(shí)結(jié)構(gòu),然后應(yīng)用這種知識(shí)結(jié)構(gòu)指導(dǎo)自己的行為[2]。人對(duì)信息的加工模式如圖1所示。圖1 信息加工系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)(根據(jù)Newell和Simon模型 1972) 回到我們討論的話題,由于存在這些個(gè)體差異,每個(gè)人對(duì)信息的接受能力和消化能力都不一樣。普遍而言,由于各種主客觀原因,沒有或者很少接受信息化教育相關(guān)知識(shí)的員工使用者(User),面對(duì)大量網(wǎng)絡(luò)信息、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù),會(huì)出現(xiàn)注意力的缺乏、紊亂,最終對(duì)信息的迷航的現(xiàn)象,也就是“The more data,the less information”(數(shù)據(jù)越多,信息越少)的現(xiàn)象。豐富的網(wǎng)絡(luò)資源不僅沒有使員工變得更充實(shí),相反,在員工想像著獲取更多知識(shí)就會(huì)充實(shí)的時(shí)候,實(shí)際上卻變的更加貧乏。進(jìn)而產(chǎn)生注意力的喪失,甚至是學(xué)習(xí)興趣的減退。將有限的注意力投入到大量、多樣、分散的信息中去,花費(fèi)大量時(shí)間、精力、費(fèi)用等成本,卻沒有得到相應(yīng)效果,必然會(huì)造成注意力的相對(duì)缺乏甚至紊亂。這樣的結(jié)果就與企業(yè)信息化的初衷相去甚遠(yuǎn)了。
3.3 問題的解決
大量的信息與員工因個(gè)體差異造成的不完全信息形成一對(duì)矛盾,一方面信息量過大,信息組織結(jié)構(gòu)松散,形式多樣造成了信息過載,即使員工受到很多網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的教育,接受到的具有潛在知識(shí)價(jià)值的且可以被獲取的相關(guān)信息數(shù)量過多、形式過于復(fù)雜而造成的信息的使用效率相應(yīng)下降。每個(gè)員工在接受、吸收信息的能力都有其生理上的最大限制,當(dāng)接受到的信息沒有達(dá)到這個(gè)最大限度時(shí),再接受額外的信息,能夠增加有效信息并提高使用效率,減少信息的不確定性;信息逐漸增加,達(dá)到其接受吸收的最大限度后,員工在接受有效信息的效能上就會(huì)下降。 網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)是為了利用現(xiàn)代化科技手段,對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行知識(shí)的擴(kuò)充和再學(xué)習(xí),以適應(yīng)社會(huì)的需要和發(fā)展。
但是當(dāng)科技成為學(xué)習(xí)動(dòng)力的阻礙的時(shí)候,就要求管理者掌握管理的藝術(shù),把不利的條件進(jìn)行轉(zhuǎn)化,比如首先要普及信息化的概念,再者對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn),將其作為員工的福利,而不是學(xué)習(xí)任務(wù),調(diào)動(dòng)主管積極性,進(jìn)而培養(yǎng)解決問題的能力,這也是人的素質(zhì)的提高。圖2表示人的認(rèn)知解決問題過程的模型。圖2 認(rèn)知解決問題模型 實(shí)際上,企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的信息使用效率取決于兩個(gè)方面,一是管理者,尤其對(duì)是信息、對(duì)知識(shí)的管理者;二是員工本身。從這兩方面出發(fā),要減少企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)過程中信息搜尋的成本,就要對(duì)信息的加工處理方面以及培訓(xùn)員工對(duì)信息做深入的思維加工、應(yīng)用的能力。對(duì)于管理者,在收集整理相關(guān)信息的時(shí)候,應(yīng)按照統(tǒng)一有效的審批、監(jiān)督和管理機(jī)制,確保信息質(zhì)量,使得培訓(xùn)的內(nèi)容可靠、有效、務(wù)實(shí),消除冗余信息、非相關(guān)信息、虛假信息和舊信息等無效信息,以提高有效信息的可獲取率。 對(duì)于員工,在實(shí)行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的過程中,其自身的信息鑒別和吸收能力在有效信息的獲取上是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。員工能否獲得有效信息,關(guān)鍵不在于信息數(shù)量的多少,通過什么樣的信息處理技術(shù),而在于自身對(duì)信息吸收能力的強(qiáng)弱和認(rèn)知水平的高低,只有當(dāng)其具備了相應(yīng)的信息認(rèn)識(shí)、吸收以及應(yīng)用的能力時(shí),才能真正獲取有效信息,滿足自己的要求,最終獲得解決問題的能力。我們借用甘利人,高依曼的用戶信息搜尋模型[3]進(jìn)行改進(jìn),形成員工信息搜尋模型,如圖3所示。圖3 因此,為了提高員工在網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中信息搜索效率,為員工舉辦的培訓(xùn)既要包括專業(yè)培訓(xùn),也要包括信息技術(shù)的培訓(xùn);加強(qiáng)咨詢、提供更多員工與員工之間、員工與技術(shù)人員之間、員工與管理者之間的溝通機(jī)會(huì),等等。這些行為都會(huì)讓員工在學(xué)習(xí)過程中吸收更多的相關(guān)知識(shí),同時(shí)得到更多的信息知識(shí),逐漸培養(yǎng)信息鑒別、吸收能力,由此增加問題解決策略制定的有效性。
4 結(jié)論
知識(shí)的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的管理活動(dòng)。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)環(huán)境下,企業(yè)主管信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)者要開闊眼界和思路,在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中不僅注重知識(shí)的傳播,還要更多地關(guān)注培養(yǎng)員工的信息處理能力;要明確信息搜尋的原則,對(duì)于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)的知識(shí)、內(nèi)容、機(jī)制等方面進(jìn)行全盤的考慮,在傳播信息的同時(shí),不僅提高自身的信息素質(zhì),同時(shí)提高企業(yè)整體的信息素質(zhì),提高解決問題的能力,為實(shí)現(xiàn)知識(shí)型企業(yè)、實(shí)現(xiàn)知識(shí)與生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化,實(shí)現(xiàn)企業(yè)利用信息化技術(shù)高速進(jìn)和發(fā)展的企業(yè)目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
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