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會計電算化報表子系統(tǒng)的現(xiàn)狀問題經(jīng)濟論文
摘要:會計電算化系統(tǒng)中,會計報表文件的內(nèi)容通常由兩部分組成:一部分是報表數(shù)據(jù)來源公式、數(shù)據(jù)計算公式和數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系公式;另一部分是報表數(shù)據(jù)。報表數(shù)據(jù)是計算機根據(jù)報表文件中的各種公式自動生成的,由此可見會計電算化系統(tǒng)中報表公式的重要性,因而現(xiàn)行會計電算化軟件中存在的報表子系統(tǒng)的報表公式與其他系統(tǒng)的接口標準不統(tǒng)一的問題亟需重視和解決。
關(guān)鍵詞:會計電算;報表;標準化
文章編號:1003-6636(2001)02-0072-04中圖分類號:F231文獻標識碼:A
隨著計算機硬件、軟件技術(shù)的迅速發(fā)展,我國商品化會計軟件在短短十多年的時間內(nèi)已有長足的發(fā)展,從初期的基于DOS環(huán)境的簡單會計核算系統(tǒng),發(fā)展到現(xiàn)在基于WINDOWS環(huán)境的、網(wǎng)絡(luò)化的、具有一定管理功能的會計信息管理系統(tǒng),特別是其中的報表子系統(tǒng)的功能和軟件水平更是快速提高。但是,在其發(fā)展中也出現(xiàn)了不少值得注意的問題,尤其是報表子中標準不統(tǒng)一的問題比較突出,本文擬就此做一些探討。
一、會計報表子系統(tǒng)的現(xiàn)狀
由于計算機硬件條件的限制以及支撐軟件技術(shù)的不足,我國早期的會計電算化軟件中的報表子系統(tǒng)一般都由開發(fā)商自行開發(fā)研制,功能上一般只能編制少量的會計報表,報表格式比較單一,報表中數(shù)據(jù)的來源范圍也較窄,通常只能從帳務(wù)數(shù)據(jù)庫中取得,若要使用其他數(shù)據(jù),則需要人工從鍵盤上輸入,其中較典型的有用友財務(wù)軟件(DOS版),萬能財務(wù)軟件等。
進入九十年代中期,隨著軟件技術(shù)的發(fā)展,特別是WINDOWS圖形環(huán)境和對象嵌入與鏈接技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使各會計電算化軟件商投入了大量人力、物力紛紛對原有的系統(tǒng)進行升級,甚至重新開發(fā)自己的帳務(wù)軟件,使我國的會計電算化軟件的總體水平跨上了一個新的臺階。目前報表子系統(tǒng)一般都采用嵌入通用電子表軟件的方式,使會計報表子系統(tǒng)功能得到了極大的改善。這種新型的會計報表子系統(tǒng)可使用戶在不需要軟件設(shè)計人員的幫助下,生成會計工作中所需的各種會計報表;對于報表的大小,格式都沒有太多的限制,而報表中數(shù)據(jù)來源更是多種多樣——可以從帳務(wù)數(shù)據(jù)庫來,也可以從其他數(shù)據(jù)庫中來,例如可以從其他報表中取數(shù)據(jù)、從計劃數(shù)據(jù)庫中取數(shù)據(jù)等。報表數(shù)據(jù)的輸出形式多種多樣,可直接輸出到紙上,也可文件的形式輸出到磁盤上,還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送給其他的計算機。
這種新型會計報表子系統(tǒng)實現(xiàn)的方法,一般是將專業(yè)的通用電子報表系統(tǒng)(如EXCEL,LOTUSl-2-3等)經(jīng)適當(dāng)改造后,嵌入自己的會計電算化系統(tǒng)中(如用友,金蝶等),然后在自己的會計軟件中提供一定數(shù)量的數(shù)據(jù)接口、取數(shù)公式及計算公式等。用戶通過對這些數(shù)據(jù)接口、取數(shù)公式及計算公式的運用即可生成所需的各種會計報表。由于這些報表子系統(tǒng)嵌入了專業(yè)的通用電子報表子系統(tǒng),所以它們不僅能生成各種會計報表,還能對所生成的會計報表做各種會計分析和統(tǒng)計分析,從而大大擴展了會計報表子系統(tǒng)的功能。
現(xiàn)在比較流行的會計電算化軟件(如用友,安易,金蝶,金算盤等)的會計報表子系統(tǒng),其報表編制的基本處理流程可總結(jié)為如下的流程圖:
上述流程圖可以看出,整個報表處理子系統(tǒng)就是要生成和處理報表格式文件和報表數(shù)據(jù)文件,而報表文件則是這兩個文件的總稱。
報表格式文件主要包含兩類信息:報表總體信息及格式信息。如表名、單位編號,單位名稱,報表日期,表及表中行列寬度、高度和表線格式等信息;另一類信息則是用以說明表中各表項數(shù)據(jù)的來源及計算方法等,這一類信息通常都是用公式的形成來加說明的。
可以說,報表格式文件的內(nèi)容決定了報表數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、格式等,所以要得到正確的會計報表,就要正確地確定和編輯報表格式文件的內(nèi)容。目前,所有的會計電算化系統(tǒng)都提供了手工輸入和向?qū)л斎雰煞N編輯報表格式文件內(nèi)容的方法。用戶要想得到某個特定的會計報表,首先就通過系統(tǒng)提供的編輯手段,輸入報表的各種格式信息,取數(shù)公式和計算公式。生成報表格式文件,然后由報表處理軟件根據(jù)格式文件的內(nèi)容,自動生成報表數(shù)據(jù)文件,并根據(jù)需要進行報表輸出或報表分析。
一張報表只要格式、數(shù)據(jù)關(guān)系沒有發(fā)生改變,則它的格式文件的內(nèi)容就不要需要改變,只需輸入不同的日期等參數(shù),就可得到不同時期、不同會計期間的報表。
二、存在的問題
以現(xiàn)在的軟件發(fā)展水平來衡量,目前較流行的會計電算化軟件報表處理子系統(tǒng)的功能及水平是比較完美的。本文不打算討論單個軟件的技術(shù)問題,而是想對在會計電算化在普及和使用過程中出現(xiàn)的問題做一些研討。通過應(yīng)用可以發(fā)現(xiàn),我國會計電算化報表處理系統(tǒng)存在較嚴重的標準混亂問題,主要表現(xiàn)在:
1.各種會計電算化軟件中所用的術(shù)語和含義不統(tǒng)一。
對于報表處理子系統(tǒng)的使用,首要問題是要首先定義報表的各大組成要素,按現(xiàn)行比較流行的要素劃分方法,報表由標題,表頭,表體,表尾四大要素組成,但在有些系統(tǒng)中則劃分為表頭,表體和表尾三部分,而另一些系統(tǒng)則劃分為表頭,表體,附注,表尾。有些雖然要素名稱相同,但實際含義則不同,例如有的系統(tǒng)將列標題作為表體的一部分,而有的系統(tǒng)則將列標題作為表頭的一部分,等等。
2.各種公式的格式不統(tǒng)一、函數(shù)名稱不統(tǒng)一、參數(shù)格式多種多樣,各種軟件的報表公式差異很大。
例如用友財務(wù)軟件中,其帳務(wù)函數(shù)的基本格式是:
函數(shù)名(“科目編碼”,會計期單位,“方向”,帳套號)
而金蝶財務(wù)軟件的帳務(wù)函數(shù)的基本格式則是:
<科目編碼>.數(shù)據(jù)性質(zhì)會計期數(shù)
在用友財務(wù)軟件中,以函數(shù)名來區(qū)別期初,期末,發(fā)生額等,例如QC代表期初數(shù)據(jù),QM代表期末數(shù)據(jù)。而在金蝶中則是以數(shù)據(jù)性質(zhì)來區(qū)別不同類型的數(shù)據(jù),如用字母C代表期初數(shù)據(jù)等。在同一個軟件中,也存在函數(shù)名的命名不統(tǒng)一的現(xiàn)象,如在用友財務(wù)軟件中,取數(shù)函數(shù)大多用漢字拼音縮寫,而計算函數(shù)則大多采用英文單詞。
此外,函數(shù)中涉及的參數(shù)的格式不統(tǒng)一,例如:在用友財務(wù)軟件中,報表AA中單元H33的值來自BB報表中D9單元的數(shù)據(jù),則取數(shù)公式為
“AA”→H33=“BB”→D9RELATILON月WITH“BB”→月
在金蝶財務(wù)軟件中,則為
“AA”!H33=“BB”!D9
3.報表格式的定義方法不一致。
各種軟件在定義一些格式時其方法差異很大,例如:在所有報表中都會涉及到報表輸出數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。在用友財務(wù)軟件中是以總體格式說明的方法定義輸出數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù),而在金蝶財務(wù)軟件中則是以單個單元逐個定義的方法來定義每一個單元輸出數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。
4.報表無紙化輸出的格式不統(tǒng)一。
所有系統(tǒng)現(xiàn)在的紙性化輸出一般均能滿足國家
財政部關(guān)于報表格式的要求,但是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)時代的來臨以及數(shù)據(jù)共享,數(shù)據(jù)全方位、深層次的應(yīng)用,報表數(shù)據(jù)更多地向無紙化輸出發(fā)展。
鑒于報表無紙化輸出的重要性,各軟件開發(fā)商都在自己的軟件系統(tǒng)中增設(shè)了報表無紙化輸出的功能,有些系統(tǒng)還可以多種格式輸出。如用友財務(wù)軟件可采用ASCII文件和XBASE數(shù)據(jù)庫文件的形式進行輸出;而安易財務(wù)軟件無紙化輸出則有ACCESS文件類型和ORACLE文件類型等;在金蝶財務(wù)軟件中則只能將數(shù)值型數(shù)據(jù)進行無紙化輸出(參見金蝶財務(wù)軟件6.3版);還有的財務(wù)軟件還可以EXCEL文件格式對會計報表數(shù)據(jù)進行輸出。
雖然這些軟件都能將報表數(shù)據(jù)以文件形式進行無紙化輸出,但是各種軟件在報表數(shù)據(jù)的輸出格式上都有所不同。同一種報表(如資產(chǎn)負債表),在無紙化輸出時,哪些數(shù)據(jù)要輸出,哪些不輸出,順序怎樣,數(shù)據(jù)的寬度如何等都不統(tǒng)一。
三、存在的問題對會計電算化的普及和應(yīng)用的影響
上述現(xiàn)行財務(wù)軟件存在的標準不統(tǒng)一問題,對于我國會計電算化軟件水平的提高,會計電算化的進一步普及,以及會計資料的廣泛和深入應(yīng)用都非常不利。
1.容易形成會計軟件市場壟斷。
由于現(xiàn)今的會計電算化軟件報表子系統(tǒng)在使用上差別極大,對于會計人員來說,要學(xué)會并掌握一種軟件的使用已非易事,要掌握多種軟件的使用就更困難,也沒有必要。因此,一個用戶一旦使用了某種財務(wù)軟件后就很難再改用其他財務(wù)軟件。而現(xiàn)有的財務(wù)軟件占有并瓜分了大部分市場分額后,其他軟件商再要涉足該市場則會非常困難,并且已瓜分了市場的軟件商之間也很難再重新分配市場,其結(jié)果將使軟件商減緩軟件的升級換代速度;在軟件升級換代時,用戶為使現(xiàn)有系統(tǒng)的核算資料能在今后繼續(xù)使用,并保證升級換代后的數(shù)據(jù)能保持一致,則必須使用原軟件商的產(chǎn)品。這樣一來,軟件商就可任意抬高軟件價格使用戶承受更大的軟件費用。
2.不利于國家和投資者對會計報表的審計監(jiān)督。
由前可知,在會計電算化系統(tǒng)中,會計報表的正確與否,除了與會計核算資料的正確與否有關(guān)外,更重要的是在會計報表文件中取數(shù)和計算公式的設(shè)置是否正確,因為會計核算數(shù)據(jù)是否正確可調(diào)出相應(yīng)的帳簿數(shù)據(jù)進行核對。由于報表中數(shù)據(jù)是對帳簿數(shù)據(jù)的綜合,不同的行業(yè),不同的用戶對報表中數(shù)據(jù)的綜合方法是不盡相同的。國家的審計部門、稅收部門、銀行或投資者都要對會計實體的對外會計報表的正確性做出評估,在會計電算化時代,評估的重要依據(jù)就是報表的取數(shù)和計算公式。前面已敘及各種軟件的取數(shù)和計算公式差異很大、標準混亂,要使審計、稅收監(jiān)管人員、投資者對各種軟件的報表取數(shù)和計算公式都能掌握是不可能的,更不用說對報表正確性的審計監(jiān)督。
3.無紙化輸出格式的不統(tǒng)一,對報表數(shù)據(jù)的廣泛和深入應(yīng)用不利。
在企業(yè)內(nèi)部,會計電算化系統(tǒng)僅僅是整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一部分,也就是說,企業(yè)的管理信息系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成,如人事管理,計劃管理,財務(wù)管理,統(tǒng)計分析,輔助決策與支持系統(tǒng)等。每一個子系統(tǒng)都是一個非常龐大的軟件,這些軟件一般都是由于不同的軟件供應(yīng)商提供的,當(dāng)然也有企業(yè)自行開發(fā)的。子系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間往往都存在一定的信息依賴關(guān)系,財務(wù)管理,統(tǒng)計分析,輔助決策與支持子系統(tǒng),通常都需要利用會計報表中的數(shù)據(jù),由于報表數(shù)據(jù)無紙化輸出的格式不統(tǒng)一,這些系統(tǒng)往往都不能直接使用由會計報表子系統(tǒng)直接產(chǎn)生的報表數(shù)據(jù),致使企業(yè)采用人工方式從其他子系統(tǒng)所需的格式重新輸入報表數(shù)據(jù),或者設(shè)計專門的針對本企業(yè)(非通用的)報表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換軟件,以便使用其他子系統(tǒng)能利用的報表子系統(tǒng)產(chǎn)生的各種信息和數(shù)據(jù)。
在企業(yè)外部,由于許多會計報表(如資產(chǎn)負債表,損益表)是對外的,并被其他系統(tǒng)使用其提供的信息。審計部門、稅收部門、銀行和投資者等都需要企業(yè)會計報表提供的相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)。在計算機普及的今天,所有的信息使用者幾乎都是在利用計算機和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)做有關(guān)的工作,由于會計報表的無紙化輸出格式不統(tǒng)一,使這些信息的使用者都無法直接使用會計報子系統(tǒng)的輸出信息。
三、對策及建議
1.建立統(tǒng)一的報表編制語言。
從目前的各種會計電算化系統(tǒng)的會計報表編制方法來看,基本都采用公式法來說明報表中數(shù)據(jù)的來源和計算方法。從前面的分析,我們已看到,不同的軟件系統(tǒng)有自己的一套公式、函數(shù),并且差異很大,公式、函數(shù)的表示法,公式多少及函數(shù)的功能強弱等都不盡相同。但是,如果仔細分析各種系統(tǒng)的這些公式、函數(shù)的集合并加以分類,可以看出它們的許多共同之處:
(1)從帳簿中抽取數(shù)據(jù)的函數(shù)和公式,這些公式主要說明報表中的數(shù)據(jù)從哪些帳簿來,取期初數(shù)、期末數(shù)、發(fā)生額以及會計期間和會計期間數(shù)等。
(2)從其他報表中取數(shù)的函數(shù)及公式,主要說明從哪個報表文件取什么數(shù)據(jù);
(3)表內(nèi)計算函數(shù)和公式,說明表內(nèi)某一項數(shù)據(jù)可由本表內(nèi)的其他數(shù)據(jù)按照一定的方法計算得到;
(4)其他函數(shù)和公式,包括勾稽關(guān)系定義,小數(shù)位數(shù)說明等。
由于報表編制函數(shù)和公式本質(zhì)上的作用、功能相同,以及各種軟件報表編制函數(shù)和公式在上述幾個方面的共同性,筆者認為,可以在綜合各種軟件報表編制函數(shù)和公式的基礎(chǔ)上,結(jié)合報表編制的特點,總結(jié)并開發(fā)出一種標準化的會計報表編制語言,相當(dāng)于計算機程序設(shè)計語言,有統(tǒng)一規(guī)范的函數(shù)名和計算公式,有統(tǒng)一的語法規(guī)則,并且這些函數(shù)、計算公式和語法規(guī)則是一個相對完備的集合。這樣,各軟件開發(fā)商就不必各自去設(shè)計自己的一套報表函數(shù)和計算公式,而是將精力主要投放在如何在自己的系統(tǒng)中高效地實現(xiàn)這種會計報表編制語言,提高軟件質(zhì)量。對于使用者來說,也可以只學(xué)習(xí)掌握一種會計報表編制語言,就可在不同的會計電算化系統(tǒng)上編制所需的各種會計報表或者了解、審核特定報表編制方法的正確性。這對于各種人力、物力的節(jié)約以及效率提高的作用是顯而易見的。
2.設(shè)計統(tǒng)一的報表無紙化輸出格式協(xié)議。
由于各軟件開發(fā)商清楚地知道報表無紙化輸出的重要性,并在報表無紙化輸出方面做了許多工作,雖然在輸出格式、內(nèi)容、順序等方面存在一定的差異,但是大家都愿意有一個會計報表無紙化輸出法規(guī)或協(xié)議。如果有了會計報表無紙化輸出的法規(guī)和協(xié)議,那么對于會計軟件開發(fā)商來說,只需按法規(guī)和協(xié)議的要求實現(xiàn)會計報表的無紙化輸出即可,而對于其他需要使用會計報表數(shù)據(jù)的系統(tǒng)來說,只要按法規(guī)和協(xié)議規(guī)定的方式就可獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)。這樣,一方面提高了系統(tǒng)開發(fā)效率,降低開發(fā)成本,另一方面也為報表數(shù)據(jù)的共享及深入廣泛的應(yīng)用在技術(shù)上鋪平了道路。
目前,我國的會計電算化事業(yè)正處于蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵時期,也處于最關(guān)鍵的發(fā)展時期。為了避免重復(fù)勞動帶來的人力、才力浪費,滿足國家對會計信息管理的需要,有必要對于本文提及的問題給予高度重視。因此,筆者建議國家有關(guān)部門應(yīng)盡快組織力量,對會計電算化軟件存在的一系列標準化問題,以及本文未提及的其他一些相關(guān)問題加以解決,以使我國的會計電算化事業(yè)少走彎路,更加健康、迅速地發(fā)展。
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