淺談會計電算化實(shí)際應(yīng)用中的一些問題會計論文
摘要：當(dāng)前，我們的社會生活正發(fā)生著巨大的變化，而信息化正是一個重要的表現(xiàn)。信息化正在改變著我們的生活、我們的工作。作為經(jīng)濟(jì)活動反映的會計這一工作也正面臨著信息化的變革。而會計信息化的基礎(chǔ)正是會計電化。筆者作為一名有著多年財務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)的老會計在實(shí)際的會計電算化工作中發(fā)現(xiàn)了一些問題，這其中包括計算機(jī)軟硬件的問題、會計電算化的安全問題、政策及制度的問題、實(shí)際操作人員的問題等。這些問題在一定程度上制約著會計電算化的普及和發(fā)展。
關(guān)鍵詞：會計電算化；實(shí)際應(yīng)用；問題；改進(jìn)意見
會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命。筆者作為一名有著18年財務(wù)工作經(jīng)歷的老會計親身經(jīng)歷了從手工記帳到會計電算化的轉(zhuǎn)變，也深刻感受到了會計電算化給自己的工作帶來的巨大變化和重要影響。
一、會計電算化中使用中出現(xiàn)的一些問題
通過長期的實(shí)踐，我發(fā)現(xiàn)在會計電算化應(yīng)用中存在著一些制約問題，這些問題既包含人的因素也包含軟硬件因素、安全因素以及政策因素。
(一)會計電算化軟、硬件的問題
1.會計核算軟件過于混亂。財務(wù)軟件的開發(fā)至今沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，由于各種財務(wù)軟件開發(fā)所使用的編程語言和選用的數(shù)據(jù)庫格式的不同，使各種財務(wù)軟件之間數(shù)據(jù)交換成為障礙，給主管部門的報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸增加了難度。財務(wù)軟件混亂還使電算會計培訓(xùn)難以達(dá)到預(yù)期效果，由于不同軟件的功能、使用方法有很大的區(qū)別，一旦會計人員所學(xué)習(xí)的財務(wù)軟件與單位核算的財務(wù)軟件不同，就使會計人員無從下手、難以適應(yīng)。
2.軟件的設(shè)計和功能仍有欠缺。目前市面上出現(xiàn)的財務(wù)核算軟件多種多樣，雖然功能也是日臻完善，但是總是或多或少有一些缺憾。
比如筆者使用的財務(wù)軟件，在操作界面上就非常友好，非常人性化。
呈現(xiàn)在操作者面前的基本上就是一張張憑證和賬頁，非常有利于從手工記賬向電算化的轉(zhuǎn)換，也非常適合那些早已習(xí)慣手工記賬的財務(wù)人員向計算機(jī)核算的轉(zhuǎn)換。整體操作效果非常直觀。但是在其他有些方面就不太盡如人意了，比如說他沒有輔助核算項(xiàng)，需要增設(shè)大量的明細(xì)科目，增加了工作負(fù)擔(dān)，感覺實(shí)際使用起來比較混亂。另外，在打印賬頁時也不能像手工記賬那樣有整本賬的頁碼，在查閱打印出來的賬本時很不方便。筆者也接觸過另外一款財務(wù)軟件。此軟件的功能非常完善，極大地方便了財務(wù)核算工作。但是它的人機(jī)界面不太直觀，實(shí)際操作起來感覺比較抽象，對于習(xí)慣于手工記賬的老財務(wù)人員來說接受起來比較困難，不利于從手工記賬向電算化的轉(zhuǎn)換。
3.硬件更新?lián)Q代慢。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)原有的局域網(wǎng)，小型服務(wù)器、低配置電腦已難以適應(yīng)新軟件的運(yùn)行，工作量的加大需要更高的處理速度，這些低配置的硬件設(shè)施已經(jīng)影響了電算化財務(wù)工作的工作效率。筆者所在單位的電腦還是98年的機(jī)型，在運(yùn)行財務(wù)軟件的時候不要說在登賬和計算報表時的速度極為緩慢，就是保存新制憑證也是一個漫長的過程。硬件問題對整個財務(wù)電算化的影響可見一斑。但由于資金以及其他的原因使的單位無法進(jìn)行及時的硬件的更新?lián)Q代，這些都制約了會計電算化工作的進(jìn)一步發(fā)展。
(二)會計電算化的安全性問題
實(shí)行會計電算化如何保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全又成了擺在我們面前的新問題。首先是數(shù)據(jù)備份問題，要多重備份，并分處、分人保管。但在實(shí)際工作中常有以下幾種不應(yīng)有的情況發(fā)生：一是備份不夠及時，缺點(diǎn)是如果電腦出現(xiàn)故障會導(dǎo)致未備份數(shù)據(jù)的丟失，造成不必要的損失。二是備份的數(shù)據(jù)的安全性不高，多數(shù)財務(wù)人員習(xí)慣于將備份數(shù)據(jù)存放在電腦硬盤的其他分區(qū)中，這種備份的意義并不是很大，一旦硬盤損壞將造成極大的麻煩甚至是數(shù)據(jù)的丟失。還有些數(shù)據(jù)雖然放在光盤和其他存儲介質(zhì)中，但因光盤和其他存儲介質(zhì)的使用壽命及質(zhì)量原因，常會造成數(shù)據(jù)讀取不正常會或者無法讀取，這種情況一旦發(fā)生就沒有相應(yīng)補(bǔ)救措施。另一方面，操作人員安全保密意識差、保密意識淡薄也易造成巨大損失。在實(shí)際工作中因?yàn)椴僮鳈?quán)限設(shè)置不當(dāng)和口令密碼不嚴(yán)或者未做到專機(jī)專人專用而造成的會計責(zé)任事故時有發(fā)生。
有些會汁電算化軟件本身的數(shù)據(jù)安全保密性也比較弱。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場，缺乏職業(yè)道德，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為會計電算化的安全可靠埋下了隱患。
(三)政策法規(guī)、規(guī)章制度的滯后
現(xiàn)行的財務(wù)會計制度主要是以手工核算為基礎(chǔ)的，會計電算化后，從賬戶設(shè)置、賬戶登記方法和賬務(wù)處理程序到會計工作的組織、會計系統(tǒng)設(shè)計、內(nèi)部控制的方式和會計檔案的保存等都發(fā)生了變化。
因此必須根據(jù)會計電算化的特點(diǎn)對財務(wù)會計制度做出相應(yīng)的修改。
(四)人員因素是制約會計電算化發(fā)展的最重要的因素1.電算化會計人員的業(yè)務(wù)水平不高。一方面，雖然會計人員所把握的知識、理論能夠滿足手工會計核算，而且業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富。但計算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機(jī)處理會計業(yè)務(wù)工作。而另一方面，許多新畢業(yè)的會計專業(yè)的學(xué)生，在學(xué)校接受了很好的電算化教育，到實(shí)際工作中能夠很快地適應(yīng)電算化的工作，但對手工記賬的一些基本知識和要求反倒不熟悉，需要手工記賬時感覺倒是無從下手。
筆者就遇到過這樣的情況，單位財務(wù)科新招聘來幾個會計電算化專業(yè)的畢業(yè)生，由于學(xué)校良好的教育，他們很快就適應(yīng)了我單位的財務(wù)電算化工作，財務(wù)軟件也運(yùn)用的得心應(yīng)手。后來因工作需要單位成立了一個新的下屬公司，新公司的財務(wù)沒有執(zhí)行電算化，還是手工記賬。
他們中的幾個人調(diào)到新公司從事財務(wù)工作。等到實(shí)際工作一展開問題都來了：記賬憑證和賬簿得填寫與更正不規(guī)范、一些科目運(yùn)用錯誤、賬務(wù)處理不正確，賬和賬、帳證之間的核對工作沒有進(jìn)行等等。所以一到填制報表的時候問題百出，回過頭來還得學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的財務(wù)知識和規(guī)范化要求。
2.復(fù)合人才問題。目前，許多單位的會計人員對會計業(yè)務(wù)相當(dāng)精通，但是精通計算機(jī)知識的人員卻不多，大部分是“半路出家”的電算化會計人員，對計算機(jī)知識了解極其有限。所以導(dǎo)致有些單位和部門手工記賬與計算機(jī)記賬并行時間過長，增加了會計人員的`工作量。
筆者所在單位就有此情況：我所在單位包括下屬公司共有財務(wù)人員30人，這些人不是從事多年手工記帳的老會計就是剛分來的新畢業(yè)生，手工帳和電算化的并行時間長達(dá)1年多，至今仍是問題不斷。由此可見復(fù)合人才的缺乏對本單位的財務(wù)工作也產(chǎn)生了非常不利的影響。雖然有不少單位組織各種培訓(xùn)，但由于培訓(xùn)時間、單位日常事務(wù)及個人精力等因素的制約，會計電算化方面的人才總體素質(zhì)仍然不高。三、會計電算化改進(jìn)建議針對以上問題，筆者認(rèn)為當(dāng)前的會計電算化工作應(yīng)分別采取以下幾個方面的措施加以改進(jìn)。
(一)加大軟件開發(fā)力度
開發(fā)出比較完善的通用財務(wù)軟件，使各行業(yè)、各單位、各部門的數(shù)據(jù)交換能夠順利進(jìn)行，以方便工商、財政、稅務(wù)等部門信息采集的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要、滿足市場的需要。
(二)努力提高財務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要針對單位會計人員的特點(diǎn)和工作要求，科學(xué)地確定培訓(xùn)內(nèi)容，做到教育對象層次化、知識結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化，切忌“速成班”式的培訓(xùn)。
選拔具有一定計算機(jī)知識的會計業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行計算機(jī)專業(yè)的學(xué)習(xí)，真正使現(xiàn)有財務(wù)人員成為復(fù)合型人才。
(三)進(jìn)一步完善會計電算化的配套法規(guī)、加強(qiáng)內(nèi)控制度的建立針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題，對現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)進(jìn)一步補(bǔ)充和完善，通過準(zhǔn)則類法規(guī)對會計電算化進(jìn)一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。內(nèi)控制度應(yīng)在權(quán)限的分離、有關(guān)人員的相互制約、財務(wù)信息和數(shù)據(jù)的安全保密、財務(wù)管理內(nèi)部防范等方面進(jìn)行嚴(yán)格的控制。所有這些都是制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。
(四)單位對軟硬件升級的支持
單位本身對會計電算化工作的支持也是必不可少的，要對會計電算化工作給予一定的資金支持，不要使計算機(jī)軟硬件的落后成為會計電算化的制約。只有對計算機(jī)軟硬件進(jìn)行經(jīng)常性的升級與完善，才能更好地為單位發(fā)展服務(wù)。
從我單位實(shí)行會計電算化的過程來看，電算化系統(tǒng)運(yùn)行比較穩(wěn)定，規(guī)范了會計核算，工作效率有了很大的提高。如果我們對這些問題及時加以解決，那將會充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性，為單位經(jīng)營決策提供更加完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。也將進(jìn)一步促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)信息化的進(jìn)程。
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