對企業(yè)文件材料歸檔的認(rèn)識論文
文件材料的收集歸檔是檔案管理的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實(shí)際的工作對象。內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)完整的館(室)藏檔案是企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，而豐富的館(室)藏源自于廣泛的收集和歸檔控制的水平。多年來企業(yè)經(jīng)過不斷的探索與改革，已經(jīng)形成了自上而下、銜接有序的歸檔管理程序。但是，目前企業(yè)“收集難”的問題仍然存在，尤其是企業(yè)基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案和非紅頭文件的“帳外”文件材料的歸檔。文件材料收集歸檔的遺漏和缺失，有時會給企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。因此，必須提高企業(yè)文件材料歸檔的控制能力。
一、建立健全企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為歸檔控制提供組織保障
企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)主要包括企業(yè)管理者、檔案部門、機(jī)關(guān)科(室)及生產(chǎn)、科研單位，在這個管理網(wǎng)絡(luò)中，機(jī)關(guān)科(室)及科研單位是歸檔控制最為重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案主要來源于這些部門，對機(jī)關(guān)科(室)及科研單位歸檔工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和控制，是保證文件材料“三率”達(dá)標(biāo)(即歸檔率100%、完整率98%、準(zhǔn)確率100%)最基本的條件。因此，提高文件材料歸檔控制能力，應(yīng)以機(jī)關(guān)各科(室)及科研單位為切入點(diǎn)，制定相應(yīng)的歸檔控制措施。在這一環(huán)節(jié)中，機(jī)關(guān)科(室)及科研單位的負(fù)責(zé)人和兼職檔案員是歸檔控制的關(guān)鍵，因?yàn)樗麄兞私夂驼莆掌髽I(yè)各類檔案的形成情況，是文件材料平時收集、整理和歸檔工作的實(shí)施人和履行者。在文件材料收集歸檔過程中，中原油田檔案管理人員積極保持與機(jī)關(guān)科(室)及科研單位負(fù)責(zé)人的聯(lián)系與溝通，爭取領(lǐng)導(dǎo)對歸檔制度落實(shí)及控制措施實(shí)施的理解和支持;堅(jiān)持定期舉辦兼職檔案員培訓(xùn)班，對兼職檔案員進(jìn)行檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，及時傳授檔案管理的新理念和新方法，讓兼職檔案員了解企業(yè)檔案工作的新動向和發(fā)展趨勢;建立企業(yè)檔案管理專項(xiàng)獎勵基金，對兼職檔案員歸檔工作進(jìn)行年度考核評比，對歸檔及時、歸檔質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)的兼職檔案員進(jìn)行獎勵，以此來提高兼職檔案員工作的積極性和主動性，保證文件材料歸檔工作的順利完成。
二、加強(qiáng)檔案知識的宣傳教育，為歸檔控制奠定思想基礎(chǔ)
企業(yè)少數(shù)機(jī)關(guān)科(室)的領(lǐng)導(dǎo)和人員，雖然知道應(yīng)該歸檔，卻以工作繁忙、經(jīng)費(fèi)緊張等為借口拖延歸檔，或者不歸檔。這是因?yàn)樗麄儗n案法規(guī)、企業(yè)檔案規(guī)章制度缺乏了解所致。因此，企業(yè)檔案部門要加強(qiáng)檔案法規(guī)、企業(yè)檔案規(guī)章制度的宣傳教育工作，要擴(kuò)大檔案宣傳教育活動的范圍，面向社會、面向整個企業(yè)宣傳，提高企業(yè)整體對檔案工作的認(rèn)知度。近年來，中原油田改變了以往只注重檔案部門內(nèi)部宣傳教育的方式，充分利用企業(yè)站、廣播電視、內(nèi)部刊物和文化宣傳欄等媒體，宣傳《檔案法》以及企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，增強(qiáng)企業(yè)全員檔案法律意識;大力宣傳檔案利用典型事例，以鮮活的事例讓企業(yè)干部職工了解檔案給人們實(shí)際工作和現(xiàn)實(shí)生活帶來的種種益處;通過建廠歷史回顧展、油田編史修志等企業(yè)重大歷史活動大量利用檔案的事實(shí)數(shù)據(jù)，以正反兩方面的典型事例宣傳文件材料歸檔的重要性，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使企業(yè)干部職工樹立良好的歸檔意識，養(yǎng)成自覺歸檔的習(xí)慣。
三、制定、落實(shí)企業(yè)歸檔制度，使歸檔控制有據(jù)可依、有章可循
企業(yè)歸檔文件材料要做到齊全、完整和準(zhǔn)確，必須制定切實(shí)可行的歸檔制度，對文件材料的歸檔加以規(guī)范和約束。歸檔制度的內(nèi)容應(yīng)包括歸檔的目的、時間、范圍和要求。同時，還需要采取相應(yīng)的歸檔措施保證歸檔制度的落實(shí)。雖然企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了“企業(yè)要采取有效措施和手段，建立‘三納入’(即將檔案工作納入到單位工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、單位職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中)、‘四參加’(即檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、設(shè)備開箱驗(yàn)收、基建項(xiàng)目驗(yàn)收)制度，保證歸檔文件材料齊全、完整和規(guī)范”，但是，由于中原油田檔案管理實(shí)行的是“專業(yè)化管理，區(qū)域性服務(wù)”，檔案管理部門與歸檔單位屬于不同的行政單位，近年來油田一些單位的檔案意識有所弱化，“三納入”、“四參加”等歸檔管理措施幾乎沒有開展。因此，檔案部門在加大對歸檔單位的檔案管理責(zé)任目標(biāo)考核力度之外，還結(jié)合油田工作實(shí)際完善了歸檔措施，例如，采取檔案部門與相關(guān)科(室)簽訂委托鑒定、驗(yàn)收協(xié)議的方式，或在兼職檔案員的崗位責(zé)任范圍內(nèi)列出相關(guān)內(nèi)容，保證“四參加”歸檔措施的落實(shí)，確保文件材料歸檔的齊全、完整和準(zhǔn)確。
四、不斷補(bǔ)充和完善歸檔范圍，為控制歸檔質(zhì)量提供保證體系
歸檔范圍對歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行了界定，從而保證歸檔文件材料的內(nèi)容質(zhì)量。中原油田檔案部門在國家、集團(tuán)公司下發(fā)的各類文件材料歸檔范圍的基礎(chǔ)上，本著“豐富、優(yōu)化、突出自我”的原則，根據(jù)油田檔案形成、發(fā)展和變化的規(guī)律，在深入機(jī)關(guān)科(室)調(diào)研的基礎(chǔ)上，通過與機(jī)關(guān)各科(室)負(fù)責(zé)人和兼職檔案員進(jìn)行溝通與協(xié)商，以橫向聯(lián)系、縱向比較的方式確定應(yīng)歸檔文件材料的內(nèi)容，制定出能全面、系統(tǒng)反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌的歸檔范圍。同時，隨著企業(yè)文件材料的發(fā)展變化對歸檔范圍進(jìn)行不斷補(bǔ)充和完善，保證歸檔范圍內(nèi)容及時更新，使歸檔的文件材料能真正反映出企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理和文化建設(shè)變化發(fā)展的歷程。企業(yè)檔案工作人員要做歸檔工作的有心人，保持與科室兼職檔案員的密切聯(lián)系，了解機(jī)關(guān)科(室)檔案文件材料形成變化的情況，及時掌握各科(室)具體形成文件材料的種類和載體類型，做到心中有數(shù)，使文件材料歸檔做到“言之有理，取之有物”。
五、實(shí)施分級考核，層層把關(guān)，增強(qiáng)企業(yè)歸檔控制的執(zhí)行力度
隨著檔案工作專業(yè)化管理的逐步發(fā)展，中原油田已經(jīng)形成了一套較為完善的標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，為了使文件材料歸檔制度落實(shí)到位，油田將檔案工作納入年度《精神文明建設(shè)目標(biāo)責(zé)任考核辦法》、內(nèi)控管理、行政辦公室系統(tǒng)三大考核體系，改變了以往檔案工作目標(biāo)考核只針對企業(yè)檔案部門內(nèi)部考核的做法。由于考核結(jié)果與單位黨政領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績工資、職務(wù)升遷直接掛鉤，這一歸檔控制措施的實(shí)施引起油田黨政領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視，各單位均采取了各項(xiàng)措施加強(qiáng)檔案管理，使企業(yè)文件材料的歸檔率明顯提高，對文件材料的及時、準(zhǔn)確、完整歸檔起到了有力的推動作用。
但是由于這項(xiàng)檔案工作考核主要是針對油田所屬各二級單位的考核，因此，對二級單位內(nèi)部機(jī)關(guān)科(室)及部門歸檔約束力不強(qiáng)，不按時歸檔甚至不歸檔的現(xiàn)象仍然存在。為進(jìn)一步加強(qiáng)歸檔控制力度，在將檔案工作納入油田精神文明考核建設(shè)的基礎(chǔ)上，我們把文件材料的歸檔考核也納入到對各機(jī)關(guān)科室的年度、季度或月度業(yè)績考核、政工考核，形成層層把關(guān)的分級考核制度，加強(qiáng)了對企業(yè)檔案直接形成單位的歸檔監(jiān)督、考核，保證了文件材料及時、準(zhǔn)確、完整歸檔。
要落實(shí)好歸檔考核制度，就要求企業(yè)檔案管理人員認(rèn)真做好平時歸檔的統(tǒng)計(jì)工作，及時向考核部門反饋各科(室)形成文件材料的歸檔情況，為檔案歸檔考核提供準(zhǔn)確的考核依據(jù)。
六、強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，激發(fā)企業(yè)干部職工歸檔的積極性和主動性
歸檔不積極甚至不愿歸檔的部門和人員，其主要原因就是害怕文件材料歸檔后自己利用不方便。因此，企業(yè)檔案部門首先應(yīng)簡化借閱手續(xù)，加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，使檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識和服務(wù)意識，提高自我管理、自我約束的能力，認(rèn)真履行好自己的崗位職責(zé)，為利用者提供熱情、周到、細(xì)致的檔案利用服務(wù);其次應(yīng)加強(qiáng)對檔案人員的檔案專業(yè)知識、新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用水平，為利用者提供便捷、直觀和準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，使企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理在檔案專業(yè)化管理中獲得系統(tǒng)的信息保障，讓企業(yè)員工在優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)中切實(shí)感受到集中統(tǒng)一管理的優(yōu)越性，提高企業(yè)員工對形成的文件材料歸檔的主動性和積極性。
對企業(yè)文件材料歸檔的控制，不僅是對企業(yè)文件材料歸檔的規(guī)范和約束，更是對我們企業(yè)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)和工作能力的考驗(yàn)與鞭策。因?yàn)樵趯ζ髽I(yè)文件材料的歸檔控制中，起主導(dǎo)作用的始終是企業(yè)檔案管理人員，企業(yè)檔案管理人員只有盡職盡責(zé)做好自己的本職工作，對企業(yè)文件材料的歸檔控制才能真正做實(shí)、做好。
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