淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問題論文
在現(xiàn)今企業(yè)的管理中,電子檔案管理系統(tǒng)的引用,以及大型、高效電子儀器的使用,使企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化存儲管理向電子化存儲管理轉(zhuǎn)變,企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化變成了現(xiàn)實。只有明確電子檔案的形成過程和在企業(yè)中的利用途徑,剖析電子檔案在企業(yè)發(fā)展中存在的問題,并試著解決這些問題,才能促進應(yīng)用電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù),從而促進社會經(jīng)濟建設(shè)的不斷進步。
一、企業(yè)電子檔案的形成與利用
(一)檔案信息數(shù)字化
數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠程利用,為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn),因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護檔案,檔案數(shù)字化之后,檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息,檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn),它為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
(二)電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu),使得它的權(quán)限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫簡單,并提供了入庫前的瀏覽功能,它的界面要素簡單,一看就會,無需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能,為檔案提供利用,實現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案,可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌,對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。
(三)實現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變
在企業(yè)檔案管理過程中引進電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后,利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案,掃描完成后,對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的圖像文件進行整理修正,并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的索引信息,從而達到電子檔案的快速自動檢索,并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。
(四)電子檔案的存儲與利用
電子檔案通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲,與紙質(zhì)檔案相對應(yīng),相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
對檔案部門來說,電子檔案提供利用的方法有三種:即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。
二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問題
(一)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)
歷史原因,許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型,造成目前企業(yè)檔案隊伍整體素質(zhì)不高,檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。
(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視
很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理認識不到位,認為它只是文字類的工作,和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視,工作責(zé)任心不強,直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失,企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富,影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。
(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負責(zé)
很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的,對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧,認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放,根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。另外,檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外,相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門,往往合并在其他部門之下,例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。
(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后
首先,個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認識檔案信息化建設(shè)的重要性,更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中,對檔案信息化的人力、物力投入不足,發(fā)展滯后。其次,在多數(shù)企業(yè)中,關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全,缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施,但是由于種種原因的限制,導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低,數(shù)字的錄入量非常有限。最后,電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才,這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。
三、推進電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法
(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平,穩(wěn)定檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)
各企業(yè)應(yīng)加強企業(yè)檔案管理隊伍的知識水平,通過不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進來加強檔案隊伍整體技術(shù)水平和管理水平,并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系,保證檔案管理人員的穩(wěn)定性,促進檔案管理隊伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑,培訓(xùn)的方式要因人、因地而異,不可一概而論。
(二)加快檔案信息化的建設(shè),促進電子檔案的發(fā)展
電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持,只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制,積極主動通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并促進電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展,才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。
(三)提高對檔案工作的重視,推進電子檔案的應(yīng)用
企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的,但在實際工作的開展中,往往事與愿違,達不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此,我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好,就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性,進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度,才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。
(四)加大電子檔案優(yōu)點的宣傳力度,普及電子檔案的知識
只有在實際檔案工作中,充分體會到電子檔案的便利和快捷,才能促進電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點毋庸置疑,但不是人人都意識到,只有在工作中加大其的使用和宣傳力度,普及電子檔案的知識,使公眾認識到電子檔案的優(yōu)點,才會有更多地人選擇使用電子檔案。
綜上所述,電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用,只有不斷加強電子檔案的建設(shè),提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度,才能促進電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù),從而促進社會經(jīng)濟建設(shè)的不斷進步。
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