煤炭企業(yè)的論文
摘要：現(xiàn)階段煤炭企業(yè)實現(xiàn)了自動化辦公的目標，通過使用自動化辦公系統(tǒng)，能夠快速找到所需要的文件，方便管理和存儲大量的文件，節(jié)約了辦公成本，構建了內部學習系統(tǒng)，增強了煤炭企業(yè)之間的交流和信息共享，快速輸送各種文件，從而提高了辦公效率。
關鍵詞：煤炭企業(yè)論文
前言
當前，煤炭企業(yè)使用自動化辦公系統(tǒng)，改變以往的辦公方式，使辦公流程自動化，方便整理和儲存文件，將大量文件統(tǒng)一批量處理，分別存檔在表格中，妥善保管重要文件，減輕了人工管理文件的負擔，使辦公流程呈現(xiàn)自動化的趨勢，避免出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象，推動各種管理工作順利進行，充分體現(xiàn)自動化辦公的先進性，從而加快煤炭企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展速度。
一、煤炭企業(yè)辦公自動化的含義
所謂煤炭企業(yè)辦公自動化是指使用信息技術、網(wǎng)絡平臺、辦公軟件構建完整的辦公自動化系統(tǒng)，方便儲存大量的文件，運用先進的辦公系統(tǒng)，快速完成管理任務，促使辦公管理模式具有自動化的特點，優(yōu)化了以往辦公方式。多個部門應用辦公自動化系統(tǒng)，相互協(xié)同共同辦公，相互輔助共同努力完成管理任務，并學會靈活使用辦公自動化軟件，隨時查看有無待處理的事項，清楚各個部門的辦事動態(tài)，全面掌握應管理的事項，自動化管理系統(tǒng)會及時提醒管理人員和辦公室人員，促使各個部門和領導人員明確應處理的事件，體現(xiàn)出辦公自動化系統(tǒng)具有先進便捷的特點，加強了各個部門之間溝通和協(xié)作，管理人員只需操作一個頁面，就可以完成查找信息和儲存文件，高效完成管理任務，快速處理未完成的事情，清楚煤炭企業(yè)營銷情況以及所取得經(jīng)濟收益，使煤炭企業(yè)的日常辦公更方便，有效提高辦公效率。
二、以往的煤炭企辦公管理模式中存在的問題
1.查找辦公文件太慢，耗費較長的時間
在以往的煤炭企業(yè)管理中所使用辦公方式比較落后，難以快速查找到辦公文件，需耗費較長的時間，由于文件的種類有很多，在查找的過程中，不能快速區(qū)分文件，浪費很長時間才能找出文件，加之對辦公文件沒有保存妥當，致使一些重要文件丟失，或是不知道保存在什么地方，一旦重要機密被泄漏，就會影響煤炭企業(yè)的發(fā)展，甚至會降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益，造成難以挽回的經(jīng)濟損失。同時，辦公室人員沒有確定好文件的屬性，對于大量的文件沒有采用合理的保管方法，管理流程不規(guī)范化，對文件管理和保存不符合規(guī)定，所運用的管理模式?jīng)]有先進性，需要耗費大量的人力才能完成管理文件的任務，給查找文件帶來了困難，不能快速查找到所需要的文件，致使煤炭企業(yè)文件和賬目比較混亂，直接影響煤炭企業(yè)的發(fā)展速度，降低了文件管理的效率。另外，很多文件是紙質的，一旦保存不當就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，使員工需要耗費很長時間去查找文件，針對不同的文件沒有進行整理和歸檔，這是文件查找困難的主要原因，從而無法構建完善的辦公系統(tǒng)。
2.無法實現(xiàn)資源和信息的共享
一些煤炭企業(yè)沒有積極引進先進的自動化辦公系統(tǒng)，沒有做好與時俱進，無法實現(xiàn)資源和信息共享，不能與其他企業(yè)及時的溝通和交流，大多數(shù)煤炭企業(yè)位置比較偏遠，如果沒有做到與時俱進，不改變傳統(tǒng)的辦公方式，難以加快發(fā)展速度，致使辦公效率低下，不利于開展多種經(jīng)營活動，不能取得最佳的經(jīng)濟效益，無法提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益。煤炭企業(yè)所使用辦公方式比較落后，辦公基礎設施陳舊，不能自動管理文件，辦公人員不會使用計算機，對互聯(lián)網(wǎng)不了解，不能快速整理文件，各個煤炭企業(yè)之間無法貢獻資源，信息傳遞比較慢，嚴重影響辦公進度，導致各種辦公事務處理的比較緩慢，耽誤了煤炭企業(yè)開展營銷活動，致使經(jīng)濟效益不高。另外，各個煤炭企業(yè)之間獨自忙于辦公，認為沒有便利的共享方式，覺得傳輸信息方式太麻煩，沒有做出共享資源和信息的舉動，以至于大量有效的信息和珍貴資源無法共享，沒有機會分享管理經(jīng)驗，缺少交流和溝通，制約了煤炭企業(yè)的發(fā)展[1]。
3.辦公文件容易丟失，浪費大量的紙張
現(xiàn)如今煤炭企業(yè)所使用的辦公方式，需要打印很多的紙張，將重要的文件復印出來，再進行裝訂，統(tǒng)一放在檔案袋中保管，管理辦公文件的流程比較復雜，辦公文件很容易丟失，浪費大量的紙張，造成嚴重的浪費，致使辦公效率不高。在辦公的過程中多使用的紙張比較多，增加了辦公成本，需要的辦公費用比較多，在管理整理和管理文件時，所用到大量的辦公人員，一旦一個環(huán)節(jié)出錯，就會導致文件丟失或是缺少，如果一些重要文件被隨意盜用，進而影響煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益，不利于煤炭企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。同時，不斷增加的辦公費用，給煤炭企業(yè)帶來了負擔，不注重使用自動化的辦公系統(tǒng)，逐漸增加了資源的消耗量，浪費了大量的紙張，致使煤炭企業(yè)在發(fā)展的過程中所需的運作成本比較多[2]。
4.辦公效率不高，直接影響經(jīng)濟效益
目前，很多煤炭企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的辦公方式，辦公流程比較復雜，沒有形成規(guī)范化的管理模式，所設計的辦公系統(tǒng)比較落后，致使辦公人員的辦公效率不高，很容易忘記沒有處理的事情，對處理完的事項沒有進行詳細的記錄，導致日后難以查到辦公內容，不能提供有價值的參考數(shù)據(jù)。主要原因在于辦公流程缺少自動化，不能顯示出待辦的事項，難以隨時記錄下辦公過程，最終形成了惡性循環(huán)，降低了辦公效率，直接影響煤炭企業(yè)經(jīng)濟效益。另外，辦公方式比較單一，經(jīng)常出差的辦公人員不能及時與其他部門溝通辦公事項，不能實現(xiàn)在線交流，很容易延誤待辦事情，對一些需要緊急處理的事項，沒有快速做好決定，難以順利完成大量的辦公任務，無法提高辦公效率，不能為煤炭企業(yè)做出更多的貢獻，使煤炭企業(yè)無法取得更多的經(jīng)濟效益，始終處于緩慢發(fā)展的趨勢[3]。
三、煤炭企業(yè)辦公自動化
1.有效提高辦公效率和經(jīng)濟效益
要想解決以往辦公過程中存在的問題，煤炭企業(yè)要積極引進先進的自動化辦公系統(tǒng)，提前制定好辦公計劃，快速整理好大量的文件，避免出現(xiàn)文件丟失的情況，系統(tǒng)會自動提醒辦公人員處理待辦事件。辦公人員借助自動化系統(tǒng)相互交流辦公方案，提出自己的想法和見解，加強辦公人員之間交流，及時解決存在的各種問題，促使辦公人員相互合作完成辦公任務，高效完成大量辦公事項，并在短時間內處理緊急事件，推動煤炭企業(yè)順利開展各種營銷活動，進而贏得更多的經(jīng)濟效益，使煤炭企業(yè)的有充足的資金運作，加快了煤炭企業(yè)的發(fā)展速度。由此可見，應用辦公自動化系統(tǒng)的重要性，完全取代了傳統(tǒng)的辦公方式，構建了自動的管理模式，即使辦公人員出差到外地，通過使用自動化軟件就可以知道煤炭企業(yè)的運作情況，與其他辦公人員在線交談管理事項，彌補了傳統(tǒng)的辦公方式的不足。同時，隨時可以查找到所需的材料和文件，將諸多的文件統(tǒng)一輸入到自動化系統(tǒng)中，方便管理重要文件，不需要復印的方式管理文件，節(jié)省了紙張成本，減少了復雜的管理流程，使管理文件更便捷，有效提高了辦公效率，促使煤炭企業(yè)取得更多的經(jīng)濟效益[3]。
2.實現(xiàn)辦公流程的自動化
煤炭企業(yè)應用辦公自動化系統(tǒng)，取代了傳統(tǒng)的辦公方式，實現(xiàn)了辦公流程的自動化，辦公人員通過使用辦公自動化軟件，就可以自動傳輸信息，快速整理出文件，在短時間內將文件歸類，統(tǒng)一制作成報表，將文件設計為電子版，以便于日后查找，體現(xiàn)出辦公流程的自動化、先進化，減少了以往復雜的辦公流程，無需在打印文件，將重要文件轉換為電子版，改變了以往的辦公流程，使辦公方式更便捷更快速，取得為理想的辦公效率。辦公人員使用計算機就可以接收和管理文件，隨時隨地辦公和整理文件，縮短了辦公時間，使文件傳輸上傳和接收的速度有所提高，減輕了辦公人員的工作負擔，節(jié)省文件流轉所需的資金，促使煤炭企業(yè)有更多資金開展其他業(yè)務，進而贏取更多經(jīng)濟效益，同時，也實現(xiàn)了辦公自動化的目標。
3.方便管理各種文件，節(jié)約了辦公成本
以往煤炭企業(yè)的辦公過程中，很多時候需要用到大量的紙張，造成了嚴重了浪費，而應用自動化辦公系統(tǒng)，更方便管理各種文件，不需要打印文件，節(jié)約了辦公成本，成為一種自動化的管理方式，結合計算機一同使用，促使辦公人員更好地辦公，在電腦上就可以進行辦公，根據(jù)不同的文件制作不同表格進行管理，再也不用擔心文件出現(xiàn)損壞的情況，將大量的文件統(tǒng)一保存在電腦中，可以輸入諸多信息，使辦公方式自動化，工作人員通過操作電腦就可以找到所需的文件，不需要浪費很多時間，既節(jié)約了辦公成本，也提高了辦公效率。因此，煤炭企業(yè)應注重使用辦公自動化系統(tǒng)，有效降低了紙張的使用率，節(jié)省了很多開銷，使煤炭企業(yè)有更的資金運作，進而創(chuàng)造出更多的收益，實現(xiàn)了節(jié)約辦公成本的目的，做到妥善保管重要文件，不再使用打印的方式整理文件，進而快速整理文件，從而提高管理文件的效率。
4.增強了煤炭企業(yè)之間的溝通和共享
如今煤炭企業(yè)要注重引進自動化辦公系統(tǒng)，創(chuàng)新了傳統(tǒng)的辦公方式，使管理模式和辦公方式更便捷，構建了自動化的管理系統(tǒng)，隨時看到煤炭企業(yè)的經(jīng)營情況和經(jīng)濟效益，能夠快速找到所需的文件，無需浪費時間去查找。另外，各個煤炭企業(yè)通過使用自動化辦公系統(tǒng)，能夠增強煤炭企業(yè)之間的溝通和共享，相互交流管理經(jīng)驗，及時傳遞更有價值的信息，實現(xiàn)信息和資源共享，做到相互幫助共同發(fā)展，充分說明運用辦公自動化系統(tǒng)是十分重要的，使煤炭企業(yè)隨時與其他企業(yè)溝通，全面掌握各個地區(qū)的煤炭的差異，了解到其他煤炭企業(yè)的運營模式，加強信息的共享，使信息傳遞的便捷，通過辦公自動化系統(tǒng)自動完成信息傳輸任務，在短時間內可以實現(xiàn)信息共享，煤炭企業(yè)之間可以擴區(qū)域合作，在共同的努力之下收獲更多的經(jīng)濟效益。因此，應用辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為一種必然趨勢，增強了多個煤炭企業(yè)的溝通和交流，將價值的資源進行共享，為彼此創(chuàng)造了合作的機會，也提供了交流的機會，從而推動各個煤炭企業(yè)快速發(fā)展。
5.構建內部學習平臺
煤炭企業(yè)應用辦公自動化系統(tǒng)，構建了完善的內部學習平臺，辦公人員和管理人員通過內部學習平臺，發(fā)布一些有價值的信息，相互交流和溝通，增強工作人員之間的互動，促使煤炭企業(yè)內部更和諧，實時了解到煤炭企業(yè)的運作動態(tài)和經(jīng)濟效益。也可以借助內部學習平臺，多學習一些自動化辦公的知識，靈活使用先進的信息技術和網(wǎng)絡技術，更好地管理各種事務，使管理模式趨于自動化、規(guī)范化、科學化，有利于提高煤炭企業(yè)的管理水平。因此，構建內部學習平臺是非常重要的，只有應用辦公自動化系統(tǒng)的前提下，才能有效進行信息技術的學習，加強工作人員的凝聚力，使各個部門掌握自動化辦公知識，學會靈活運用辦公自動化系統(tǒng)和軟件，推動管理工作順利開展，為煤炭企業(yè)做出更多的貢獻。并且，認真學習內部學習平臺發(fā)布的知識，促使每個工作人員都能充分發(fā)揮出辦公自動化的功能，從而不斷提高煤炭企業(yè)的管理水平。
6.規(guī)范了辦公管理模式現(xiàn)階段煤炭企業(yè)應用自動化辦公系統(tǒng)，規(guī)范了辦公管理模式，推動管理工作順利進行，管理人員使用先進的自動化管理軟件，可以與其他部門相互協(xié)作共同管理各種事項，高效完成管理任務，有效提高管理效率。因此，運用辦公自動化系統(tǒng)是非常重要的，使管理流程簡單化、規(guī)范化、自動化，減少了以往復雜的管理程序，充分發(fā)揮自動化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢和作用，實施自動化管理目標，使管理工作更到位，管理人員可以通過視頻商量管理策略，在短時間內做出管理決策，避免出現(xiàn)延誤事件的情況，及時處理各種問題。與此同時，可以系統(tǒng)地管理各種文件，將文件制作成電子版，統(tǒng)一保管在相應的文件夾中，使辦公管理具有先進水平，規(guī)范了管理流程，改變了以往的管理模式，促使管理人員輕松做好本職工作，靈活應用辦公自動化軟件，更好地管理日常事務，清楚未處理的事情，減輕了管理人員的工作負擔，管理各種事項的方式呈現(xiàn)出自動化的特點，將不同的辦公文件快速整理和劃分處理，以便于日后查找和使用，使管理文件的效率有所提高，以免出現(xiàn)文件損壞或是丟失的情況，辦公人員和管理人員通過運用辦公自動化系統(tǒng)的實用功能，為煤炭企業(yè)做出更多的貢獻，并規(guī)范了管理模式，從而有效提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益。
四、結語
綜上所述，煤炭企業(yè)在管理模式中應用自動化辦公系統(tǒng)，減少了人力管理的負擔，更好地管理各種文件，使管理模式具有規(guī)范化和自動化的特點，實現(xiàn)辦公流程的自動化，有效提高了辦公效率，彌補傳統(tǒng)辦公方式的不足，有利于推動管理工作順利進行，同時，煤炭企業(yè)可以運用辦公自動化軟件，增強與其他企業(yè)的交流和共享，從而推動煤炭企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
[1]高斌.煤炭企業(yè)辦公自動化的應用淺析[J].山東化工,2016,45(22):109-110.
[2]趙彥佳.煤炭企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的功能[J].科技與企業(yè),2015(19):5-6.
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