電算化條件下會計檔案管理工作的新挑戰(zhàn)

　　摘要：電算化條件下，會計檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，文章指出電算化促進(jìn)了會計檔案內(nèi)涵的拓展;電算化提高了會計檔案的技術(shù)含量和知識含量;電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高;電算化條件下的會計檔案管理的科學(xué)性要求更高。

　　關(guān)鍵詞：電算化：會計檔案：新挑戰(zhàn)

　　一、電算化促進(jìn)了會計檔案內(nèi)涵的拓展

　　電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。電算化會計檔案除傳統(tǒng)概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。其中系統(tǒng)軟件檔案又可分文字材料與計算機(jī)軟件程序兩部分。主要由下列內(nèi)容組成：(1)計算機(jī)硬件型號、存貯空間大小、外部設(shè)備類型;(2)計算機(jī)操作系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng))型號;(3)財會電算化軟件系統(tǒng)的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;(4)軟件系統(tǒng)名稱、版本號;(5)與財會電算化軟件系統(tǒng)相配套的各說明書與使用手冊�？梢姡瑫�計電算化條件下，由于計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和會計信息的數(shù)據(jù)化和程序化，會計檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

　　根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

　　二、電算化提高了會計檔案的技術(shù)和知識含量

　　實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過計算機(jī)來完成的，由于計算機(jī)是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機(jī)進(jìn)行會計核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能運(yùn)行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)，會計電子檔案必須在相應(yīng)的軟件環(huán)境支持下使用，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，計算機(jī)不斷推陳出新，電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財務(wù)管理和會計電算化應(yīng)用軟件也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術(shù)化、知識化和信息化。

　　三、電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高

　　準(zhǔn)確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。會計檔案是在會計核算過程中通過設(shè)且賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會計報表等一系列專門方法，進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄、計算、反映和監(jiān)督而形成的，要求較強(qiáng)的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

　　然而，在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證;再者，電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。由于這種通過計算機(jī)技術(shù)手段實施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統(tǒng)而言，發(fā)現(xiàn)利用計算機(jī)舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統(tǒng)的會計檔案要求要高。可見，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復(fù)制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內(nèi)容。這就為會計檔案的管理提出了新的課題。

　　四、電算化條件下的會計檔案管理的科學(xué)性要求更高

　　不論機(jī)關(guān)，還是各企事業(yè)單位，凡是實行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算的，都會形成會計檔案。所形成的專業(yè)材料也是相同的，都是會計憑證、會計賬簿和會計報表。每個單位每天在處理會計各項業(yè)務(wù)事項時，都會產(chǎn)生會計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會形成較多的會汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會計檔案更有存貯價值，電算化會計檔案通過計算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價值的分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。

　　事實上，會計檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和各企事業(yè)單位的財會部門在會計核算活動中自然形成的，并按一定規(guī)律科學(xué)的集中保存?zhèn)洳榈膶�業(yè)文件材料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和年終決算等會計核算專業(yè)材料。這些專業(yè)材料內(nèi)犯了大量的有價值的信息。在經(jīng)濟(jì)預(yù)測和經(jīng)濟(jì)決策中有重要的作用。首先，會計檔案是會計活動的產(chǎn)物，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄。由于會計檔案與經(jīng)濟(jì)活動緊密相關(guān)它通過會計核算的專門方法，對經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支，予以連續(xù)的記錄、反映和綜合分析，具有連續(xù)性和制約性的特點。從會計憑證到會計賬簿，最終產(chǎn)生會計報表，構(gòu)成了一個完整的體系，直接反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種內(nèi)容的特殊性，賦予會計檔案較強(qiáng)的專業(yè)性。因此可以說會計檔案是總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)臉的重要資料。其次，會計檔案是預(yù)測、決策經(jīng)濟(jì)活動開展會計分析等項工作的不可缺少的重要依據(jù)。會計檔案完整地記載了經(jīng)濟(jì)活動中各項指標(biāo)，作為會計分析的工具，對貫徹黨和國家的財經(jīng)方針，編制預(yù)算、決算，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)管理等都具有重要作用。再次，會計檔案是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和落實黨的各項政策的重要的依據(jù)，是檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動的重要工具。會計檔案客觀地記錄了會計各項活動中的情況，在打擊經(jīng)濟(jì)的犯罪活動中會計檔案無可辯駁地揭穿了一些經(jīng)濟(jì)的犯罪活動的事實。從而維護(hù)了財經(jīng)紀(jì)律保護(hù)了國家財產(chǎn)。會計檔案在落實黨的各項政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會計檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠史料。它記錄了經(jīng)濟(jì)活動的事實經(jīng)過，記錄了經(jīng)營活動的經(jīng)驗及教訓(xùn)，是有重要價值的史料。

　　會計檔案的作用是客觀存在的，而會計檔案作用能否發(fā)揮，取決于一定的條件下能否對會計檔案實行科學(xué)的管理。在會計電算化條件下，要管理好會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員，有效控制會計檔案信息源頭質(zhì)量。另外在利用會計信息時，要嚴(yán)格辦理利用手段。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)就越多。需要科學(xué)地對不同版本的軟件和相應(yīng)的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、存儲、調(diào)用。檔案應(yīng)專人專室管理;應(yīng)制定嚴(yán)格的會計電算化檔案管理制度，如硬盤數(shù)據(jù)保管期限、軟盤備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、調(diào)閱、移交、銷毀等方面的工作。從電算化會計檔案的收集工作來看，電算化會計檔案的收集是指在一定的時間內(nèi)，把計算機(jī)財務(wù)軟件系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件儲存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等、計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)、財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型、財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號、財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

　　從電算化會計檔案的各運(yùn)行環(huán)節(jié)的管理與保存來看，應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理崗位，專職負(fù)責(zé)會計電算化檔案管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔(dān)任會計電算化檔案的管理職務(wù)。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機(jī)日志、會計賬簿、財務(wù)報表(包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表)應(yīng)定期打印。其中，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會計資料必須按規(guī)定整理保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)實行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，即對所有的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份。每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個不同的地點，以防止意外事故發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有所不同，就可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此，筆者認(rèn)為電算化會計檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。

　　從電算化會計檔案的調(diào)閱來看，調(diào)閱的會計檔案會有兩種情況：(1)所調(diào)閱的會計檔案版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

　　從電算化會計檔案的移交因工作崗位調(diào)整而更換會計電算化檔案管理員時，要辦理移交手續(xù)。編制會計電算化檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交會計電算化檔案要由單位財務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人要在移交清冊上簽字。從電算化會計檔案的銷毀來看，保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見。實施銷毀時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。

　　從電算化會計檔案的庫房管理來看，一般情況，接收入庫的磁性介質(zhì)電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒內(nèi)，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會計檔案的庫房一定要避開磁場，如遠(yuǎn)離大功率的發(fā)電機(jī)等，軟盤不要接觸永久磁鐵;電算化會計檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進(jìn)人庫房，還要配備有滅火設(shè)備;為使盤片不變形，庫內(nèi)溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應(yīng)配有溫、濕度測量儀器和空調(diào)器，嚴(yán)格監(jiān)測，及時調(diào)整;電算化會計檔案的庫房必須保證衛(wèi)生清潔，為此要配備吸塵設(shè)備，嚴(yán)防灰塵對磁性介質(zhì)的污染破壞。

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