在Word中制作碩士畢業(yè)論文格式技巧
1、引言
畢業(yè)設(shè)計(jì)或畢業(yè)論文是本科生以上高等教育過程一個(gè)重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到對(duì)相關(guān)學(xué)生的研究能力的培養(yǎng)，研究生與博士生作為研究能力培養(yǎng)的重要目標(biāo)。論文撰寫能力及文檔編輯能力應(yīng)該有很強(qiáng)的基礎(chǔ)。但對(duì)于一般與計(jì)算機(jī)關(guān)系不大的學(xué)科的學(xué)生文檔編輯能力也需要進(jìn)一步加強(qiáng)而作為本科生第一次寫畢業(yè)論文，在教學(xué)過程中格式問題更是普遍存在。
文檔格式方面可以從這幾個(gè)方面進(jìn)行討論，一是相應(yīng)內(nèi)容格式要求，比如文檔中公式的編號(hào)和變量的說明，文檔中圖的編號(hào)和標(biāo)題，文檔中表的編號(hào)和標(biāo)題等;二是相應(yīng)期刊格式要求。比如從內(nèi)容需要作者提供中英文摘要和關(guān)鍵詞、圖書分類號(hào)等，特別是參考文獻(xiàn)和引用標(biāo)注需要與相應(yīng)期刊要一致;三是學(xué)位論文或圖書格式，這類文檔的特點(diǎn)是內(nèi)容，篇幅長(zhǎng)。比如畢業(yè)論文內(nèi)容要求要有中英文摘要、目錄、正文、參考文獻(xiàn)等等。并規(guī)定相應(yīng)部分不得少于多少字。 從網(wǎng)上搜索的高效畢業(yè)設(shè)計(jì)的格式要求看還細(xì)致到字體、段落、標(biāo)題級(jí)別格式、頁(yè)邊距的調(diào)整等要求。
例如每一部分用什么樣的字體，是否加粗和居中等;段落的行距是多少。段前段后空出多少等;標(biāo)題應(yīng)該分幾級(jí)，相應(yīng)的編號(hào)如何使用，相應(yīng)級(jí)別的標(biāo)題應(yīng)該使用什么樣的字體和段落等。看起來(lái)上述格式要求很細(xì)致到位，但當(dāng)收到論文的時(shí)候，許多老師抱怨學(xué)生的論文格式問題很大，為什么?原因在于學(xué)生對(duì)于word還沒有達(dá)到熟練應(yīng)用的程度，對(duì)其中的有些概念還不甚熟悉，有很多同學(xué)只是停留在文字的輸入，字體和段落的調(diào)整等。 所以最后很多老師就成了學(xué)生的編輯。
2、文檔格式概念及論文格式制作。
2.1、一些基本概念。
要解答上述問題，首先需要明白一般性文檔格式操作的幾個(gè)基本概念，這些基本概念含義摘自于word幫助文檔。
1)字體和段落。這個(gè)方面對(duì)學(xué)生的問題不是很大。大家都知道常用的中文字體有“宋體”、”黑體”、“楷體” 等 。常用英文字體有“Times New Roman”、“arial”等。
段落是指內(nèi)容意義相對(duì)完整獨(dú)立的。格式上與前后相對(duì)分開的一段文字。
在word需要注意回車符和換行符的不同含義，前者可以使文字分割為不同段落，后者只是在段落內(nèi)部換行。
2)樣式和標(biāo)題。樣式就是應(yīng)用于文檔中的文本“表格和列表的一套格式特征。它能迅速改變文檔的外觀” 應(yīng)用樣式時(shí)�？梢栽谝粋�(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)中應(yīng)用一組格式。例如，無(wú)需采用三個(gè)獨(dú)立的步驟來(lái)將標(biāo)題樣式定為16pt、arial字體、體“居中對(duì)齊。只需應(yīng)用“標(biāo)題”樣式即可獲得相同效果。word有9個(gè)不同的內(nèi)置標(biāo)題樣式。從“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”用戶還可以創(chuàng)建或應(yīng)用其他類型的樣式。例如段落樣式、字符樣式、表格樣式、列表樣式等。
3)頁(yè)眉和頁(yè)腳” 是文檔中每個(gè)頁(yè)面頁(yè)邊距的頂部和底部區(qū)域” 可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入文本或圖形。例如。頁(yè)碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者名等。這些信息通常打印在文檔中每頁(yè)的頂部或底部，通過單擊(視圖)菜單中的(頁(yè)眉和頁(yè)腳)，可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域中進(jìn)行處理。
4)腳注“尾注和題注” 在文檔中。將指針停留在注釋引用標(biāo)記上。注釋引用標(biāo)記用于指明腳注或尾注包含附加信息的數(shù)字、字符。或字符的組合” 腳注的注釋文字的位置在頁(yè)面底端。尾注的注釋文字的位置在文檔結(jié)尾處。題注是可以添加到表格“圖表“公式或其他項(xiàng)目上的編號(hào)標(biāo)簽” 在文檔中插入表格“圖表或其他項(xiàng)目時(shí)�？勺寃ord自動(dòng)添加題注�；蛘摺Ｈ绻呀�(jīng)插入了項(xiàng)目�？梢允謩�(dòng)添加題注” 可以為不同類型的項(xiàng)目設(shè)置不同的題注標(biāo)簽和編號(hào)格式。例如。“表格 2”和“公式1-A”�；蛘吒囊粋�(gè)或多個(gè)題注的標(biāo)簽。例如。將“表6”改為“圖表6”.還可以創(chuàng)建新的題注標(biāo)簽。如(照片)” 如果后來(lái)添加“刪除或移動(dòng)了題注，可以方便地更新所有題注的編號(hào)。
5)節(jié)和分節(jié)符。 “節(jié)”是這也是word軟件中實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔內(nèi)部分塊格式布局的控制。 “分節(jié)符”在一頁(yè)之內(nèi)或兩頁(yè)之間改變文檔的布局，只需插入“分節(jié)符”即可將文檔分成幾節(jié)，然后根據(jù)需要設(shè)置每節(jié)的格式。 網(wǎng)絡(luò)上也有不少介紹分節(jié)符用途的文章。 例如，可將報(bào)告內(nèi)容提要一節(jié)的格式設(shè)置為一欄，而將后面報(bào)告正文部分的一節(jié)設(shè)置成兩欄。 可以更改下列節(jié)格式有頁(yè)邊距、紙張大小或方向、打印機(jī)紙張來(lái)源、頁(yè)面邊框、垂直對(duì)齊方式、頁(yè)眉和頁(yè)腳、分欄、頁(yè)碼編排、行號(hào)、腳注和尾注等。 值得注意的是分節(jié)符只控制其前面文字的節(jié)格式。
2.2、 論文式文檔格式制作
在上述問題和基本概念基礎(chǔ)上，現(xiàn)在來(lái)介紹文檔格式的整體性模板。 要求如下(1)總體內(nèi)容結(jié)構(gòu)上分為封面頁(yè)、中英摘要、目錄頁(yè)、正文、參考文獻(xiàn)等幾大部分。
2)封面頁(yè)不含頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼等信心3)中英文摘要和目錄頁(yè)含頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼信息，頁(yè)碼格式為“Ⅰ.Ⅱ.Ⅲ,……”或者“Ⅰ.Ⅱ.Ⅲ.……”。 目錄要求能夠自動(dòng)生成而不是手工添加。
4)正文頁(yè)和參考文獻(xiàn)頁(yè)碼含頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼信息，頁(yè)碼格式為“1，2，3，……”，正文篇章標(biāo)題分頁(yè)。
要滿足以上幾點(diǎn)要求，可以在 word 環(huán)境下進(jìn)行以下幾個(gè)步驟的操作。
1)新建文檔。 打開 word軟件，新建一個(gè)word文檔，假設(shè)保存并命名為“2009年畢業(yè)設(shè)計(jì).doc”
2)文檔分節(jié)。 點(diǎn)擊菜單“插入”，“分隔符”，選“下一頁(yè)”，點(diǎn)擊“確定”，其實(shí)就在該文檔里插入一個(gè)word分節(jié)符。 在基本概念里面說明了分節(jié)符主要是在一個(gè)頁(yè)面內(nèi)或兩個(gè)頁(yè)面之間控制文檔的布局。 這里則是將文檔分為三個(gè)小節(jié)，第一節(jié)是封面頁(yè)+第二節(jié)是中英文摘要和目錄頁(yè)+第三節(jié)是后續(xù)頁(yè)，包括正文、參考文獻(xiàn)和附錄等。 所以按照前面的操作，再連續(xù)插入一個(gè)分節(jié)符，即一篇文檔被兩個(gè)分頁(yè)分節(jié)符分為三個(gè)小節(jié)。
3)分節(jié)符顯示。 單擊“常用”工具欄上的“顯示5隱藏編輯標(biāo)記 ”，這樣在文檔里雙虛線顯示的“分節(jié)符(下一頁(yè))”，將插入符光標(biāo)定位在每一個(gè)分節(jié)符前，按幾個(gè)回車鍵。 剩下的任務(wù)還有頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼的設(shè)置，標(biāo)題樣式設(shè)置，以及目錄的生成等。
4)頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼的設(shè)置。 單擊隱藏文檔空白部分。 點(diǎn)擊菜單“視圖”，“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，滾動(dòng)頁(yè)面到第二頁(yè)，即第二節(jié)的頁(yè)首，單擊頁(yè)眉和頁(yè)腳操作對(duì)話框的“鏈接到前一個(gè)”按鈕，使得第二節(jié)的頁(yè)眉與第一節(jié)的頁(yè)眉脫離關(guān)系，然后切換到頁(yè)腳使得第二節(jié)的頁(yè)腳與第一節(jié)的頁(yè)腳也脫離關(guān)系;同理，頁(yè)面滾動(dòng)到第三頁(yè)進(jìn)行操作，使得第三節(jié)的頁(yè)腳也與第二節(jié)脫離關(guān)系。
在前面操作基礎(chǔ)上，滾動(dòng)頁(yè)面到第一頁(yè)，可以發(fā)現(xiàn)頁(yè)眉上有條橫線，單擊“常用”工具欄的“表格與邊框”按鈕，選中橫線上段落符，選擇并單擊“表格與邊框”對(duì)話框上“下框線”按鈕去除頁(yè)眉橫線，這樣首頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳就什么也沒有了。將頁(yè)面滾動(dòng)到第二頁(yè)，可在頁(yè)眉的橫線上輸入相應(yīng)的文字，比如“××××大學(xué)畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)”字樣,連續(xù)的“*”號(hào)代表省略字符，下同-，在第二頁(yè)的頁(yè)腳插入頁(yè)碼，并對(duì)中，調(diào)整頁(yè)碼格式為羅馬數(shù)字序列，起始頁(yè)碼為“i”或者“Ⅰ”。將頁(yè)面滾動(dòng)到第三頁(yè)的頁(yè)腳，插入頁(yè)碼，對(duì)中，調(diào)整頁(yè)面的起始值為“1”。
5)標(biāo)題樣式的設(shè)置。 完成了頁(yè)眉和頁(yè)碼設(shè)置后，關(guān)閉頁(yè)眉頁(yè)腳操作對(duì)話框。 在第一頁(yè)的封面頁(yè)里寫上相應(yīng)的封面文字，并設(shè)置字體和段落格式。第二頁(yè)里，按“ctrl+enter”組合鍵兩次，再在第二節(jié)里加上兩個(gè)“分頁(yè)符”，即將第二節(jié)再分為三頁(yè)，一頁(yè)寫上“摘要”，二頁(yè)寫上“ABSTRACT”，第三頁(yè)寫上“目錄”。這時(shí)再將頁(yè)面滾動(dòng)到第三節(jié)，即此時(shí)的最后一頁(yè)，在第一段落符前寫上“第一章******”，段后按“ctrl+enter”組合鍵，然后接著寫“第二章******”，再按“ctrl+enter”組合鍵，……，直到合適為止以。
上工作把文檔的頁(yè)面基本分好后，選中“摘要”，第二、三節(jié)里面的相應(yīng)首行文字，單擊“格式工具欄”，“樣式”下拉組合框，選擇“標(biāo)題0”，再繼續(xù)設(shè)置“摘要”的字體和段落格式。 然后使用格式刷，將第二節(jié)和第三節(jié)里面的首行文字都刷成標(biāo)。 在正文頁(yè)內(nèi)繼續(xù)設(shè)置相應(yīng)標(biāo)題下的二級(jí)和三級(jí)標(biāo)題，原理同上。
6)目錄自動(dòng)生成和刷新。 將文檔滾動(dòng)到目錄頁(yè)，在目錄后面按回車，將新行段落兩端對(duì)齊，點(diǎn)擊菜單“插入”，“引用”，“索引和目錄”，點(diǎn)擊對(duì)話框上的目錄DFG 頁(yè)，點(diǎn)擊“確定”按鈕，就可以看見在目錄頁(yè)生成的該文檔的目錄了，接下來(lái)就可以在這個(gè)模板上進(jìn)行文檔編輯工作，包括摘要、正文、參考文獻(xiàn)、附錄等內(nèi)容，在論文定稿時(shí)候，再刷新和編輯目錄即可。
方法是在目錄頁(yè)里的目錄條里右鍵單擊“更新域”→“更新整個(gè)目錄”，然后選中目錄條目進(jìn)行刪除(或者開始就不把目錄的標(biāo)題設(shè)置標(biāo)題樣式)，再進(jìn)行其他方面文字和段落調(diào)整，便完成了整個(gè)目錄的生成和刷新工作。
3、 結(jié)論
上例是基于論文的整體架構(gòu)格式制作，同理可制作圖書和其他文檔的架構(gòu)格式，其他方面細(xì)節(jié)格式還需要讀者自己繼續(xù)深入word的學(xué)習(xí)。 總之，格式作為文檔的第一印象對(duì)學(xué)生將來(lái)工作也很重要 ，工作過程中學(xué)生需要寫各種各樣的報(bào)告，需要寫各種各樣的工作總結(jié)，有面向客戶的，也有面向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，總之是要給別人看的。
在學(xué)校有老師可以更改，在工作崗位上只有依靠自己的平時(shí)的積累和良好的習(xí)慣。 從整個(gè)過程來(lái)看，并不是說明這個(gè)技術(shù)有多高明，而是通過上述內(nèi)容來(lái)提醒大家從小處著手能夠利用相應(yīng)軟件更多更好的功能，為自己的學(xué)習(xí)和工作服務(wù)，并形成良好的職業(yè)習(xí)慣和素養(yǎng)。
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