如何加強中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理
論文關(guān)鍵詞:中職學(xué)校 學(xué)生檔案管理 問題 解決辦法
論文摘要:中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校檔案工作的一個重要分支。學(xué)生檔案是學(xué)校對學(xué)生基本信息的了解的基本依據(jù)，是學(xué)生畢業(yè)后用人單位選拔使用、培養(yǎng)人才的重要依據(jù)，是做好學(xué)生管理工作的重要手段。但是，目前中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理還存在一些問題，所以，應(yīng)完善學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度，加快學(xué)生檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)，充分挖掘檔案的利用價值，為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。
中職學(xué)校學(xué)生檔案是學(xué)生從人學(xué)到畢業(yè)期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的生活記錄，是中職學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著非常重要的作用。目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理有著諸多弊端，加強管理、改革學(xué)生的檔案管理尤為重要。本文從以下幾個方面探討學(xué)生檔案管理存在的問題和解決辦法。
一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題
中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的目的在于對學(xué)生在校期間，以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，中職學(xué)校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。
1.學(xué)生檔案管理體制不完善。
學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個分支，但是，中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo).沒有將學(xué)生檔案管理與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，不重視學(xué)生檔案管理工作，缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。
2.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。
目前中職學(xué)校學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案的收集整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，錯誤百出，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、錯別字連連、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。
3.學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。
檔案收集不及時，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上等，導(dǎo)致學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學(xué)校教師了解學(xué)生，因材施教。
4.畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。
目前，中等職業(yè)教育學(xué)校學(xué)生檔案在畢業(yè)時可移交人才交流中心保管，成人檔案仍由學(xué)校管理，這兩種方法都有相同的弊病。
二、解決中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的辦法
1.加強工作人員的工作職責(zé)。
中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理要做到組織機構(gòu)落實、人員落實、庫房落實。實踐表明，要搞好中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，首先必須理順管理體制，做到組織機構(gòu)落實。不論當(dāng)前中職學(xué)校對學(xué)生管理采取何種模式，都要根據(jù)學(xué)校工作的實際情況，建立學(xué)生檔案管理組織機構(gòu);不論學(xué)生檔案是放在何處，都要有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。其次必須根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。為了確保學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，應(yīng)該實行集中式管理。管理機構(gòu)可設(shè)置在學(xué)生工作處下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學(xué)校已經(jīng)設(shè)立綜合檔案館，那么學(xué)生檔案就應(yīng)歸綜合檔案館統(tǒng)一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以保證學(xué)生檔案的歸檔和整理質(zhì)量。
2.擴(kuò)大學(xué)校的學(xué)習(xí)宣傳力度，強化師生檔案意識。
通過學(xué)習(xí)宣傳，提高師生對學(xué)生檔案工作的認(rèn)識，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作。讓大家認(rèn)識到，學(xué)生檔案是關(guān)系到中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會輸送合格人才的一件大事。一份高質(zhì)量的檔案，對用人單位是具有強烈的誘惑力和吸引力的。每一位學(xué)生都應(yīng)該重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求，同時也要努力爭取創(chuàng)造優(yōu)良的業(yè)績，書寫自己的歷史。
3.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
(1)規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
(2)建立歸檔材料收集制度。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段:第一個階段是收集招生時形成的和中職學(xué)校人學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時和學(xué)生人學(xué)時就著手抓緊收集;第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加人黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會收集評優(yōu)評獎等材料;第三個階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評價材料，大致可形成的材料有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對各階段形成的檔案材料及時收集與傳遞。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。
(3)嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。一方面必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進(jìn)行:如填寫轉(zhuǎn)遞單一填寫轉(zhuǎn)檔登記一嚴(yán)密包封一通過機要轉(zhuǎn)遞一檢查收存回執(zhí)一回執(zhí)未退的及時催查(應(yīng)在一月之內(nèi))。同時，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團(tuán))級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機構(gòu)。若用人單位不具備保管條件，就應(yīng)送到人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對中職學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在學(xué)期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學(xué)生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案的復(fù)印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現(xiàn)象發(fā)生。
4.加速學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。
隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，中職生數(shù)量的劇增和檔案內(nèi)容和數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代改革的需要。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理人員要與時俱進(jìn)，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計劃、有步驟地實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。要使學(xué)生檔案全部納人網(wǎng)絡(luò)管理庫，管理人員必須積極開發(fā)實用、高效、功能強大的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化的步伐。
總之，中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)�；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，要做到主動提供服務(wù)，使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，又要及時對利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。
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