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談加快實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化
論文關鍵詞:企業(yè)檔案;信息化建設;責任意識
論文摘要:企業(yè)檔案信息化是適應企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然要求，是一個綜合性很強的系統(tǒng)工程。不僅需要企業(yè)領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規(guī)律。充分運用現(xiàn)代前沿信息技術，發(fā)揮人才優(yōu)勢，整合企業(yè)內(nèi)部各方面的力量，把企業(yè)檔案信息化建設向深廣領域推進。
1.企業(yè)要從戰(zhàn)略發(fā)展的高度考慮檔案信息化向題
從歷史經(jīng)驗來看，檔案絕不單單是企業(yè)運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業(yè)運行管理中很重要的一個環(huán)節(jié)。大多數(shù)企業(yè)領導已經(jīng)充分認識到，開發(fā)利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業(yè)實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統(tǒng)，不同企業(yè)應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業(yè)各部門對檔案利用需求，不但需要企業(yè)高層領導的高度重視并積極協(xié)調(diào)，更需要企業(yè)領導具備戰(zhàn)略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃之中，將檔案建設納人企業(yè)內(nèi)部各部門的崗位職責范圍之內(nèi)，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。
2.企業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容
企業(yè)檔案的信息化管理是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導著具體工作。其主要內(nèi)容包括:
(1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。其主要內(nèi)容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。
(2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統(tǒng)論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當?shù)剡\用經(jīng)濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規(guī)律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現(xiàn)代化的核心。
(3)管理人員素質(zhì)酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質(zhì)結構等。
(4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現(xiàn)，檔案利用從用戶對象上正在發(fā)生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經(jīng)濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時空界限，真正實現(xiàn)資源共享。
3．抓住機遇，全面推進企業(yè)檔案信息化建設
企業(yè)檔案信息化建設正面臨著難得的發(fā)展機遇，而且現(xiàn)代信息化技術的發(fā)展也提供了十分優(yōu)越的客觀條件，因此，必須統(tǒng)籌謀劃，精心實施，在秉承傳統(tǒng)工作的基礎上，做好以下幾點:
(1)建立健全制度，規(guī)范檔案管理。企業(yè)檔案部門要把握信息化帶來的企業(yè)管理的新思維、新模式，樹立創(chuàng)新意識，運用先進的技術手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新。建立健全適應企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下扎實有序發(fā)展，完善企業(yè)檔案的收集范圍，及時調(diào)整和擴展企業(yè)檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業(yè)文件材料的歸檔制度;建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數(shù)據(jù)儲存及利用的安全。
(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業(yè)發(fā)展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業(yè)檔案的收集要充分利用現(xiàn)代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉(zhuǎn)向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營有直接關系的文件。
要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業(yè)為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產(chǎn)品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發(fā)掘新產(chǎn)品，就必須全面了解生產(chǎn)廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時提供真實、詳細的檔案資料(數(shù)據(jù)、文字、圖表等)，就會為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務就是高級的信息服務。
(3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環(huán)境。社會的發(fā)展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業(yè)利學發(fā)展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業(yè)人員歷經(jīng)時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。
要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養(yǎng)目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養(yǎng)的制度與機制，加快檔案復合型人才培養(yǎng)，對不合理的崗位設置應及時予以調(diào)整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業(yè)務能力強，熱愛檔案事業(yè)，具有一定企業(yè)管理業(yè)務水平的人員充實到檔案隊伍中來。
(4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業(yè)素質(zhì)，開拓思路，勇于進取，超前介人企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設，將自身有機融人到信息系統(tǒng)中，使檔案工作與五處業(yè)設計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業(yè)各種類型文件材料運行的監(jiān)控。檔案工作者還要積極參與國際質(zhì)量認證體系的貫標活動，實現(xiàn)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理，主動配合企業(yè)計算機人員，建立和完善企業(yè)檔案自動化系統(tǒng)。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務水平。
(5)積極推進，盡快實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規(guī)范的企業(yè)中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據(jù)企業(yè)館藏特點，結合行業(yè)通用標準，及時編制出索引工具，以實現(xiàn)檔案的自動化檢索功能。
檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續(xù)和社會的發(fā)展都在檔案中留下最可靠的印記和鄉(xiāng)彭變。時間越久遠，檔案的歷史價值就越發(fā)突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統(tǒng)檔案數(shù)字化過程的加速，也是劉這些傳統(tǒng)的有效保留和傳承。
(6)加強橫向聯(lián)合，為檔案信息共享做好鋪墊。鼓勵在最大范圍內(nèi)統(tǒng)一檔案的管理方式，統(tǒng)一編號分類原則、統(tǒng)一主題詞表、盡可能統(tǒng)甲軟件功能設置。對于已經(jīng)歸檔的同一類型不同版本的檔案數(shù)據(jù)要做好升級轉(zhuǎn)換工作。要收集和保管好相關的應用程序和歷史數(shù)據(jù)，以便將來能為企業(yè)各有關部門查閱和利用，檔案部門要與企業(yè)的業(yè)務、技術部門搞好協(xié)調(diào)，避免企業(yè)的檔案信息化建設在低水平上重復。
綜BFI述，企業(yè)檔案信息化工作既是州項艱巨繁細的系統(tǒng)工程，需要各個部門協(xié)凋推進，又是一項頗具前瞻性、戰(zhàn)略性的艱巨任務，需要檔案管理工作者順應時代，轉(zhuǎn)變觀念，積極應對，充分發(fā)揮聰明才智，不斷克服各種困難，為進一步推進企業(yè)檔案信息化建設進程，發(fā)揮信息化牽動作用，使檔案工作在企業(yè)經(jīng)濟建設和社會發(fā)展中發(fā)揮積極的作用。
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