企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此,在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。
摘要:檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載,其中涵蓋大量的珍貴資料,能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用,能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預(yù)測,從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下,企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式,采用信息化管理的模式,以提高檔案管理水平,進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;建設(shè)途徑
在社會快速發(fā)展的形勢下,信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中,為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求,檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè),以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè),是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷,同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè),能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進行更加透徹的分析,并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測,對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。
1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革,所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難,需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的,而在實行信息化建設(shè)之后,所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施,所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度,有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高,但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練,所以還需要一個適應(yīng)的過程,在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同,所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段,各方面的體系建設(shè)還不夠完善,所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一,而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件,所以在實際應(yīng)用的過程中,無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全,檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小,沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系,所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度,阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的,所以需要不斷的努力,克服各種困難,推進檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。
2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑
2.1加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用,所以必須高度重視,加大投入,加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè),進一步提高檔案信息化水平,為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量,必須加快信息化建設(shè),減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動,解放生產(chǎn)力,提高工作效率,將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作
加強基礎(chǔ)工作,做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理,防止電子信息的丟失,避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā),建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連,建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作,要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程,擴大數(shù)字檔案信息資源總量。
2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定
標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是不可或缺的必要條件,是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前,有些標準還不明確,有的還沒有標準,因此,檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定,盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用,但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備,因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)標準、規(guī)范、法規(guī),按照統(tǒng)一的規(guī)范標準,使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循,保證信息化的進行,以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4加強信息化人才培養(yǎng)
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成,所以為了促進檔案管理信息化建設(shè)的順利開展,應(yīng)該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn),轉(zhuǎn)變其思想意識,認識到檔案信息化建設(shè)的重要性,從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié),在完成檔案管理的基本工作后,能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用,從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
3結(jié)束語
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢,也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,還面臨諸多的困難,需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展,需要得到企業(yè)管理層的高度重視,加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn),配置齊全的硬件設(shè)施,根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況,選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng),制定完善的規(guī)章管理制度,為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。
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