企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐與思考
企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的人才培訓(xùn)工作,增加建設(shè)人員對(duì)相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用,規(guī)避各類問(wèn)題的發(fā)生。并且提高企業(yè)的檔案信息安全,避免檔案信息的流失。
現(xiàn)階段,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)各個(gè)部門(mén)的管理工作都與信息化密不可分,通過(guò)信息化建設(shè)能夠有效的提高企業(yè)的管理質(zhì)量。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,科學(xué)合理的檔案管理能夠有效的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供基礎(chǔ)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐是提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要舉措,本文針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出適宜的措施,促進(jìn)企業(yè)檔案管理的順利開(kāi)展,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述
1、檔案信息的數(shù)字化
企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中,檔案信息的數(shù)字化是將數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)壓縮、運(yùn)用高速掃描等技術(shù)對(duì)紙質(zhì)文件、聲像文件進(jìn)行處理,將這些傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化,并建立屬于企業(yè)的檔案信息庫(kù),建立符合企業(yè)檔案信息的目錄索引,提升檔案的服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、檔案網(wǎng)站建設(shè)
檔案網(wǎng)站的建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的重要組成部分。在實(shí)際的檔案網(wǎng)站建設(shè)時(shí),需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際檔案情況,加強(qiáng)網(wǎng)站的功能建設(shè)。主要以主頁(yè)服務(wù)的形式進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè),通過(guò)企業(yè)檔案信息主頁(yè),為企業(yè)提供檔案的服務(wù)和宣傳工作,充分體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能等,有效的提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。
3、數(shù)字化檔案館的建設(shè)
數(shù)字化檔案館是企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的重要組成部分。在實(shí)際的檔案建設(shè)過(guò)程中,數(shù)字化檔案館的建設(shè),能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個(gè)電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案資料的方式,提高了企業(yè)的檔案管理效果,提高了檔案的`使用質(zhì)量。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)在數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上,合理的對(duì)檔案進(jìn)行分類,按照企業(yè)相關(guān)的檔案流程順序、時(shí)間順序等對(duì)檔案進(jìn)行排列,并建立大型的數(shù)字化檔案館目錄,促使檔案使用者能夠快速的對(duì)檔案進(jìn)行使用,為使用者提供便利,提高檔案服務(wù)質(zhì)量。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中存在的問(wèn)題
1、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化程度不高
在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過(guò)程中,科學(xué)合理的規(guī)劃和組織實(shí)施,是提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要保障。一些企業(yè)在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過(guò)程中,缺乏良好的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效率低下,而且重復(fù)建設(shè)頻繁。各個(gè)部門(mén)的檔案管理缺乏統(tǒng)一的調(diào)配,使得各個(gè)檔案管理部門(mén)各自為政,標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)十分困難,影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效果。
2、資金不足、技術(shù)支持不夠全面
現(xiàn)階段,為了應(yīng)對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,企業(yè)不斷需求新的有效途徑提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。這也就使得企業(yè)的管理和信息化建設(shè)的重心沒(méi)能放到檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐中,也使得企業(yè)的檔案信息化建設(shè)資金不夠充足,相關(guān)設(shè)備不能得到有效的落實(shí),影響企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效率和效果。而且,技術(shù)支持不夠全面也是影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要問(wèn)題,良好的技術(shù)支持,能夠確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和安全,規(guī)避各類問(wèn)題的發(fā)生。檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的初期,需要對(duì)各類紙質(zhì)文件、聲影文件進(jìn)行處理,將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化,但是這一過(guò)程需要足夠的技術(shù)支持,如果技術(shù)支持不夠全面,會(huì)使得檔案數(shù)字化的過(guò)程十分緩慢。
3、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐缺乏與實(shí)際的銜接
企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過(guò)程中,會(huì)出現(xiàn)信息化檔案建設(shè)與實(shí)際銜接不夠合理的情況,使得檔案管理不夠科學(xué)與合理,導(dǎo)致企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)與企業(yè)的管理環(huán)節(jié)不能有效的組合,使得檔案信息與其他信息之間的銜接不夠合理,影響企業(yè)檔案信息化實(shí)踐的效率。
4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐缺乏優(yōu)秀的技術(shù)型人才
企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐需足夠的技術(shù)支持,合理的技術(shù)應(yīng)用需要技術(shù)型人才的支撐。但是受到企業(yè)的現(xiàn)狀影響,企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人才存在不足,影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐效率。而且,企業(yè)沒(méi)有引入技術(shù)型復(fù)合人才,導(dǎo)致企業(yè)的信息化建設(shè)不能滿足企業(yè)的實(shí)際需求,檔案服務(wù)質(zhì)量不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。
三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的舉措
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保障,結(jié)合企業(yè)檔案的實(shí)際情況,必須提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。其舉措如下:
1、構(gòu)建符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,需要建立適宜檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,促使各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行有效的整合,實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案管理部門(mén)之間的統(tǒng)一調(diào)配,有效規(guī)避各自為政的情況,并為企業(yè)良好有序的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。要落實(shí)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,規(guī)避重復(fù)建設(shè)的發(fā)生,促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。
2、加強(qiáng)資金投入、給予全面技術(shù)支持
首先,需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重視,將企業(yè)的檔案信息化建設(shè)實(shí)踐作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略目標(biāo),提高資金的投入,從而有效的確保相關(guān)設(shè)備和人員的配置,提高檔案信息化建設(shè)的效率。其次,給予全面技術(shù)支持,促使各類技術(shù)能夠滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)需求,針對(duì)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字化檔案館的建設(shè),提供適宜的技術(shù)支持,提高檔案信息化建設(shè)的效率。
3、科學(xué)銜接檔案信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)
針對(duì)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)實(shí)際不相符的情況,促使企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和企業(yè)的管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的銜接,避免不合理的情況發(fā)生。而且,還需要合理的對(duì)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析,促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利完成。
4、加強(qiáng)檔案復(fù)合型人才的引入與培養(yǎng)
首先,企業(yè)需要建立良好的人才引入機(jī)制,并建立有效的留住人才機(jī)制,從而為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提供足夠的復(fù)合型人才,促使檔案信息化建設(shè)能夠順利完成,并由復(fù)合型人才完成對(duì)企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)字化檔案館的維護(hù)和技術(shù)使用,確保檔案信息化質(zhì)量。其次,需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的人才培訓(xùn)工作,增加建設(shè)人員對(duì)相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用,規(guī)避各類問(wèn)題的發(fā)生。其三,在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,需要重視信息化的安全體系,提高企業(yè)的檔案信息安全,避免檔案信息的流失。四、結(jié)語(yǔ)隨著信息化進(jìn)程的不斷加快,企業(yè)的各項(xiàng)管理工作都與信息技術(shù)息息相關(guān)。針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,提出推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施,能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平、檔案服務(wù)水平的提升,推進(jìn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。
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