淺談辦公室秘書的基本素質(zhì)
摘 要：現(xiàn)代秘書崗位是一項(xiàng)綜合性工作崗位，對從事秘書工作者的素質(zhì)要求愈來愈高。要做一名合格的辦公室秘書，必須具備扎實(shí)的文字功底，敏銳的政治頭腦，刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度，較強(qiáng)的交際能力，熟練的協(xié)調(diào)技術(shù)，務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。
關(guān)鍵詞：辦公室；秘書；素質(zhì)。
近些年來，隨著形勢的發(fā)展，秘書工作內(nèi)容越來越豐富，工作領(lǐng)域越來越寬廣，工作要求越來越嚴(yán)格。這就需要我們不斷與時俱進(jìn)，開拓進(jìn)取，進(jìn)一步增強(qiáng)“講學(xué)習(xí)、講奉獻(xiàn)、講責(zé)任”的工作意識，倡導(dǎo)“團(tuán)結(jié)、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新”的工作精神和樹立“精、緊、細(xì)、嚴(yán)”的工作作風(fēng)，只有這樣，秘書人員才能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持、贏得群眾的認(rèn)可和擁護(hù)，才能不斷樹立務(wù)實(shí)、創(chuàng)新、高效的新形象。要做好秘書工作，必須具備以下基本素質(zhì)。
首先，要有扎實(shí)的文字功底。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和秘書合作進(jìn)行的。有時，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。
其次，要有一個敏銳的政治頭腦。一是堅(jiān)定的政治頭腦。文秘工作涉及到的每一個方面，政治性都很強(qiáng)。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。對事關(guān)政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅(jiān)定，不隨波逐流、人云亦云。二是豐實(shí)的理論頭腦。一個人的理論素養(yǎng)越高，預(yù)測、把握和解決問題的能力就越強(qiáng)。必須善始善終地把學(xué)習(xí)放在第一位，扎實(shí)、認(rèn)真地學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀。
三是辯證的思維頭腦。隨著改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價(jià)值取向正在經(jīng)歷一場變革，辦公室秘書應(yīng)在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。四是求實(shí)的科學(xué)頭腦。實(shí)事求是是我們的一大工作作風(fēng)，也是職業(yè)道德，工作紀(jì)律。辦公室秘書想問題、提建議、當(dāng)參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實(shí)際。切實(shí)做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實(shí)地反映客觀事物的本來面目。五是精明的效益頭腦。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運(yùn)作中，要講效率、科學(xué)有序、操作規(guī)范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品。
第三，要有一套過硬的功夫。一是勤奮好學(xué)的功夫。在任何時候都應(yīng)該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠(yuǎn)保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養(yǎng)成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進(jìn)去的學(xué)習(xí)習(xí)慣。二是深入實(shí)踐的功夫。辦公室秘書要深入到征收管理的主戰(zhàn)場和基層最前沿，主動、積極地與人交往，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調(diào)查對象、線索、情節(jié)，做到“打破沙鍋問到底”，“不到黃河不死心”，真正從實(shí)踐中獲取新知，收到實(shí)效。三是善于領(lǐng)悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的，是學(xué)院的窗口和紐帶。好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領(lǐng)導(dǎo)和同事的接觸中把握他們的工作習(xí)慣、思維方式和活動規(guī)律；在接受任務(wù)時，充分聽取要求和主張，盡可能地準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和基層的反映，做到準(zhǔn)確，有原則性；嚴(yán)謹(jǐn)，有邏輯性；獨(dú)到，有精辟性。四是精于表達(dá)的功夫�？陬^表達(dá)和書面表達(dá)能力，是機(jī)關(guān)干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質(zhì)的綜合反映，是辦公室秘書的最基本要求。一篇好材料要經(jīng)過調(diào)研、加工、提煉、歸納、總結(jié)等復(fù)雜過程，使文章具有“真、實(shí)、準(zhǔn)、啟”的特點(diǎn)，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。“說”和“寫”同樣重要，辦公室秘書都要加強(qiáng)鍛煉，力求做到精雕細(xì)刻、千錘百煉，工作上人人都能“打通關(guān)”，個個都是“多面手”。
第四，要有一種務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。一是對事業(yè)有春天般的熱情。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業(yè)，任勞任怨，執(zhí)著地追尋它，盡力地干好它。只要每一件工作當(dāng)成一種事業(yè)去追求，就會在工作實(shí)績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報(bào)，我們的精神境界就會得到升華，人生價(jià)值就會得到實(shí)現(xiàn)。二是對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是秘書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊，以“甘為人梯”的風(fēng)格送溫暖、獻(xiàn)愛心，只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，你工作的環(huán)境也才會更加寬松、和諧。三是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室秘書是否成熟的重要標(biāo)志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚(yáng)長避短，取長補(bǔ)短。要堅(jiān)持正確的思想導(dǎo)向，大力提倡埋頭苦干，任勞任怨的奉獻(xiàn)意識。要經(jīng)得住誘惑，耐得住寂寞，以苦為榮，以苦為樂，把精力用在想事干事上，要通過默默無聞的工作，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，贏得社會的尊重。
總之，作為一名合格的辦公室秘書，除了要具備良好的職業(yè)素質(zhì)外，更要不斷提高自己的觀察力和實(shí)踐能力，不斷提升自己的綜合實(shí)力，在工作中與同事建立融洽的協(xié)作關(guān)系，增強(qiáng)同事對你的信任感和認(rèn)同感，與大家和諧相處，就一定能成為一名合格的辦公室秘書。
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