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教學檔案信息化管理

時間:2024-08-14 19:29:40 論文范文 我要投稿

教學檔案信息化管理

  認識誤區(qū)、硬件、軟件設施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。以下是小編為大家推薦的相關論文范文,希望能幫到大家,更多精彩內(nèi)容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。

教學檔案信息化管理

  摘要:信息技術的發(fā)展為教學檔案管理提供了新途徑,面對資料來源分散、形式豐富的教學檔案,采用信息化管理模式不僅可以提高管理效率,保證歸檔的及時性和完整性,同時可以實現(xiàn)檔案信息共享,提高資源利用率。本文主要分析了當前教學檔案信息化管理中存在的問題,并提出了提高教學檔案信息化管理水平的策略。

  關鍵詞:教學檔案;信息化管理;研究

  一、前言

  隨著教學管理改革的進行,學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性,將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規(guī)模不斷擴大、教學活動也越來越豐富,教學檔案的內(nèi)容增多,形式也不再局限于書面文字,傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿足實際需要。在這種形勢下,教學檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然,如何利用先進的信息技術提高教學檔案管理水平,是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。

  二、教學檔案信息化管理中存在的問題

  (一)對檔案信息化的認識存在誤區(qū)

  首先,教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性,很多工作仍舊停留在手工階段,不僅效率低,而且容易出錯。很多教學工作者在對網(wǎng)絡資源進行利用時,將一些音頻、視頻隨意刪除,沒有按照規(guī)定處理檔案資源,導致資源缺失,阻礙了檔案的信息化管理。其次,很多管理者認為,檔案管理信息化就是將檔案編號規(guī)定,需要的時候直接查詢編號就算是實現(xiàn)了信息化管理,這顯然是一種認識誤區(qū),這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發(fā)展,不利于教學檔案資源的利用[1]。

  (二)硬件、軟件設施不完善

  硬件設施是檔案信息化的基礎,但是從目前的情況來看,大多數(shù)學校的硬件設施都不夠完善,如計算機的容量不夠大,不能滿足實際需要,掃描儀不夠先進,不能對所有類型的資源進行掃描等,這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設施,也比較重視教學檔案系統(tǒng)的開發(fā),但是一般都將重點放在了歸檔研究上,沒有將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來,也沒有與相關部門聯(lián)網(wǎng),部門間缺乏合作,導致教學檔案資源的開放性不強,沒有實現(xiàn)資源共享。

  (三)缺乏專業(yè)的管理人才

  教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高要求,一方面,要求其掌握先進的計算機技術,熟悉電子資料的歸檔、查詢流程,熟悉相關軟件的使用方法,并且能夠利用掃描儀將紙質(zhì)資料迅速轉(zhuǎn)化為電子資料;另一方面,要求其掌握專業(yè)的檔案管理知識,能夠按照學校具體管理規(guī)定對檔案進行分類管理,同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看,學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平,一是對計算機不熟悉,二是沒有掌握專業(yè)的教學檔案管理知識[2]。

  三、提高教學檔案信息化管理水平的策略

  (一)提高對教學檔案信息化管理的認識

  管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識,走出認識誤區(qū),明白什么是真正的信息化管理,并將信息化管理系統(tǒng)的建設和應用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應用,都要利用計算機系統(tǒng),將信息化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來,自上而下形成一種全新的管理理念,不斷提高教學檔案信息化管理水平。

  (二)加強基礎設施的建設

  要想提升信息化管理水平,首先要加強基礎設施的建設。首先,要加大硬件設施的投入,要改變教學檔案管理部門硬件設施落后的現(xiàn)狀,一是保證計算機的容量足夠大,可以容納大量教學信息,二是要購置先進的掃描儀,可以將各類紙質(zhì)資料掃描進電子系統(tǒng)中。其次,要重視軟件設施的建設,積極引進先進的歸檔軟件,定期對軟件進行升級維護,同時要將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來,教學檔案管理部門要與其他各部、系聯(lián)網(wǎng),一是方便資料的收集與整理,提高歸檔效率,二是通過聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)教學檔案資源共享,其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源,提高資源利用率。

  (三)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

  目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象,這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設信息化管理系統(tǒng)的同時,也加強對紙質(zhì)教學檔案的管理,二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動,提升管理效率。其次,二者之間要做到一一對應,計算機會電子文檔進行自動組卷,而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進行歸檔,兩種檔案不僅要做到檔案號的對應,對于更新的內(nèi)容也要做到完全對應,避免出現(xiàn)電子檔案更新滯后的現(xiàn)象;最后,紙質(zhì)教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中,如教師的文字教案、習題等,對于缺失的部門要將其數(shù)字化處理,保證電子檔案信息的完整性。

  (四)重視信息化管理人才的培養(yǎng)

  要加強對教學檔案管理人員的培養(yǎng),首先,要督促其學習先進的計算機知識,提高其信息化管理意識,對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓,熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程,降低對人工的依賴,提高管理效率。其次,要督促其學習教學檔案管理知識,熟悉國家相關法律,明確學校對教學檔案管理的要求,避免隨意性?傊褪且蠊ぷ魅藛T將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯(lián)系起來,提高工作效率[3]。

  四、總結

  認識誤區(qū)、硬件、軟件設施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此,應當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識,加強基礎設施的建設,實現(xiàn)紙質(zhì)教學檔案與數(shù)字教學檔案的統(tǒng)一管理,另外要重視信息化管理人才的培養(yǎng),這樣才能真正實現(xiàn)教學檔案的信息化管理,將教學檔案的價值充分發(fā)揮出來。

  參考文獻:

  [1]孟霞光.淺議高校教學檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策[J].天津市教科院學報,2013,13(15)05:51-53.

  [2]梅瓊.地方高校教學檔案信息化管理中存在的問題與對策[J].長春教育學院學報,2012,12(10)04:129-130.

  [3]李翠萍.在成人教育教學檔案中實施信息化管理的途徑[J].繼續(xù)教育研究,2009,11(14)04:19-20.


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