秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)探析
秘書(shū)工作以領(lǐng)導(dǎo)為核心，以企業(yè)、單位的各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)為半徑，這就決定了秘書(shū)工作面對(duì)很多關(guān)系，很多人，這樣自然而然突發(fā)情況也就多了。以下是yjbys小編為您搜集整理的秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)探析論文，希望您能喜歡。
秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)探析 篇1
摘要：本文從秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)的角度出發(fā)，分析性格與秘書(shū)職業(yè)的關(guān)系。指出秘書(shū)工作是一項(xiàng)很重要且又復(fù)雜的工作，從事秘書(shū)工作的人員應(yīng)了解自身的性格特點(diǎn)，充分發(fā)揮自己的性格優(yōu)勢(shì)，這對(duì)搞好秘書(shū)工作有著重要意義。
關(guān)鍵詞：性格;秘書(shū)職業(yè);關(guān)系
人類(lèi)進(jìn)入了21世紀(jì)，21世紀(jì)是世界經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)和充滿活力的世紀(jì)。隨著我國(guó)改革的不斷深入，社會(huì)分工的細(xì)化，秘書(shū)作為一種社會(huì)職業(yè)已經(jīng)越來(lái)越得到人們的認(rèn)可和青睞。秘書(shū)作為一種特殊的社會(huì)職業(yè)，工作十分繁重和復(fù)雜，在機(jī)關(guān)工作中有著舉足輕重的作用。因此，秘書(shū)人員不但要有較高的綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能，而且要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。只有具有從事秘書(shū)這一職業(yè)的性格特質(zhì)，充分發(fā)揮其性格優(yōu)勢(shì)才能更好地干好秘書(shū)這一工作。
一、性格是職業(yè)選擇的重要依據(jù)
人的性格形成，遺傳是基本因素，《荀子正名篇》云：“生之所以然者謂之性”。就是說(shuō):性,是天賦的、與生俱來(lái)的原始質(zhì)樸的自然屬性,是不待后天學(xué)習(xí)而成的自然本能。就是強(qiáng)調(diào)性格的遺傳性和先天性。當(dāng)然，后天的環(huán)境影響和教育的潛移默化也是不可忽視的�，F(xiàn)今社會(huì)，講究人盡其才，一個(gè)人的性格與其相關(guān)的職業(yè)選擇來(lái)說(shuō)，有著非�，F(xiàn)實(shí)而重要的影響。性格與職業(yè)匹配得當(dāng)，能使人找到自己在社會(huì)中的最佳位置，最大限度地發(fā)揮聰明才智，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值;人力資源得到充分合理的使用，并創(chuàng)造出最大的社會(huì)財(cái)富，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的良性發(fā)展、和諧發(fā)展。反之，則于國(guó)于人，都不是一件好事。
其實(shí)，中西方人們都非常重視對(duì)性格的研究，在中國(guó)，公元前5-4世紀(jì)的孔子就提出了“性相近也，習(xí)相遠(yuǎn)也”的性習(xí)說(shuō)。稍后一些的孟子提出“性善論”，這都是對(duì)人性格的不同闡釋。在西方，較早研究性格的是公元前4-3世紀(jì)的古希臘哲學(xué)家提奧夫拉斯塔，他廣泛論述了人的個(gè)性特征。以后，弗洛伊德、榮格、埃里克森、班圖拉、奧爾波特以及卡特爾等對(duì)性格理論都進(jìn)行了研究和發(fā)展。由此可見(jiàn)人們對(duì)性格研究的重視程度。
性格是人性中最具核心意義的部分，是一個(gè)人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)定的態(tài)度和習(xí)慣化的行為方式，是普通心理學(xué)個(gè)性心理特征方面的重要組成部分。性格是一個(gè)十分復(fù)雜的多維的心理構(gòu)成物。它包括：
(一)態(tài)度特征。
如：對(duì)人的態(tài)度，熱情、坦白、孤僻、冷酷等;對(duì)自己的態(tài)度，有自卑、自尊、傲慢、謙遜等;對(duì)事業(yè)的態(tài)度，有勤奮、創(chuàng)新、懶惰、守舊等。
(二)情緒特征。
這是指人們?cè)谇榫w的強(qiáng)度、穩(wěn)定性、持續(xù)性、穩(wěn)定的方面所表現(xiàn)出來(lái)的個(gè)別差異。例如：有的人情緒一經(jīng)引發(fā)就較為強(qiáng)烈，起伏較大，情緒持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，精神常是振奮的;有的人卻正好相反。
(三)思維特征。
如：敏感或遲鈍，精細(xì)或粗疏，善于獨(dú)立思考或喜歡拾人牙慧;富于想象或囿于直觀，善于分析概括或偏于就事論事等。
(四)意志特征。
這是一個(gè)人為達(dá)到既定目標(biāo)，自覺(jué)調(diào)節(jié)行動(dòng)、千方百計(jì)克服困難所表現(xiàn)出來(lái)的性格。如對(duì)行為目標(biāo)的目的性或沖動(dòng)性，獨(dú)立性或依附性;對(duì)行為方式主動(dòng)性或被動(dòng)性，自制性或放縱性;在緊急或困難情況下勇敢或膽怯，果斷或猶豫，鎮(zhèn)定或驚慌等;在行為過(guò)程中就會(huì)堅(jiān)定或動(dòng)搖，始終如一或反復(fù)無(wú)常，善始善終還是虎頭蛇尾等。
由于性格影響人的心理活動(dòng)，決定人的行為態(tài)度，因此，心理學(xué)家們非常重視對(duì)人的性格與職業(yè)活動(dòng)的關(guān)系的研究。他們認(rèn)為，擇業(yè)者應(yīng)考慮個(gè)人的性格是否適應(yīng)于職業(yè)活動(dòng)的客觀要求;而對(duì)于用人者來(lái)說(shuō)，在選拔人才和安排工作時(shí)也應(yīng)考慮求職者的性格是否與所從事的職業(yè)或擔(dān)任的工作崗位相符。做到這一點(diǎn)，對(duì)充分發(fā)揮個(gè)人才能，提高工作效率，有著非常重要的作用。
二、秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)
對(duì)“秘書(shū)”概念的準(zhǔn)確界定是研究秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)的基礎(chǔ)和前提，在我國(guó)，早在漢代就有“秘書(shū)“一詞，始指宮里的藏書(shū)，后發(fā)展為官職名稱(chēng)。西方“秘書(shū)”一詞源于拉丁文“Secretarius”，意思為可靠的職員。英文中的“秘書(shū)”是”Secretary”，又可譯為“大臣”或“書(shū)記”。目前面世的百余種秘書(shū)學(xué)教科書(shū)和秘書(shū)工作論著，給秘書(shū)定義的約有幾十種。但歸納起來(lái)，主要有四種觀點(diǎn)：(1)參謀助手、輔助決策職能;(2)辦文、辦會(huì)、辦事等;(3)政務(wù)服務(wù)、事務(wù)服務(wù);(4)職業(yè)、職務(wù)、職稱(chēng)等。其中“職務(wù)”說(shuō)是當(dāng)前中國(guó)主流觀點(diǎn)。本文所討論的秘書(shū)職業(yè)也是從這一點(diǎn)出發(fā)的。事實(shí)證明，秘書(shū)職業(yè)主要具有如下特點(diǎn)：
(1)秘書(shū)職業(yè)是一種人數(shù)眾多的職業(yè)，又是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)。
無(wú)論政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、文教、衛(wèi)生、體育等各條戰(zhàn)線的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或是領(lǐng)導(dǎo)人，都需要或多或少、或?qū)Ｂ毣蚣媛毜拿貢?shū)人員來(lái)支持、輔助其領(lǐng)導(dǎo)工作。
(2)秘書(shū)職業(yè)是圍繞、依附、從屬領(lǐng)導(dǎo)的一種職業(yè)。
現(xiàn)在有的秘書(shū)工作者不太承認(rèn)這一職業(yè)特點(diǎn)，總覺(jué)得依附、從屬這些字眼不太好聽(tīng)。其實(shí)社會(huì)上一切職業(yè)，都不是孤立存在的，許多職業(yè)之間、職業(yè)與社會(huì)之間，都有著依存的關(guān)系�！稘h書(shū)食貨志》說(shuō)：“辟土殖谷曰農(nóng)”，說(shuō)農(nóng)民是指依附于田地上從事糧食與副業(yè)生產(chǎn)的勞動(dòng)者。秘書(shū)職業(yè)也是如此，是遍布于一切職業(yè)之中，位居各個(gè)機(jī)構(gòu)的中樞，是圍繞于各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助人員，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮的主要是一種親密助手的`作用，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)也就沒(méi)有秘書(shū)或秘書(shū)這一職業(yè)。
(3)秘書(shū)職業(yè)是綜合理事，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的一種職業(yè)。
這主要是指秘書(shū)職業(yè)是近身直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，工作的全面性，決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書(shū)職業(yè)，也就必然帶有強(qiáng)烈的全面性，它不同于任何專(zhuān)業(yè)部門(mén)，也不專(zhuān)事于某項(xiàng)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)，但秘書(shū)必須全面綜合各種信息，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)全方位的助手。
三、秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)與性格之間的關(guān)系
基于上述秘書(shū)職業(yè)的這些特點(diǎn)，要干好秘書(shū)這一職業(yè)，除了要具備較高的綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能外，還有一個(gè)重要因素，就是要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。
(一)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要內(nèi)外兼具的性格
通常而言，人們把性格分為兩種：內(nèi)向性格和外向性格。
內(nèi)向性格的人的特點(diǎn)是比較沉默寡言，不太愿意與人交往溝通，往往給人木訥、孤傲、難以接近的感覺(jué)，但是這種人往往是內(nèi)秀的，他們不愛(ài)說(shuō)話并不表明他們內(nèi)心缺乏主意，相反他可能是個(gè)創(chuàng)造性的人才，現(xiàn)代社會(huì)許多IT界的技術(shù)高手就是這樣的人。同時(shí)，內(nèi)向性格的人一般心思細(xì)密，考慮問(wèn)題十分周到，做起事來(lái)有板有眼，一絲不茍，能夠按部就班地達(dá)成自己的目的。
通常來(lái)說(shuō)，這種人耐力也很好，堅(jiān)韌不拔，不怕困難，能耐得住性子。而且這種人的優(yōu)點(diǎn)還在于他們平時(shí)由于不愛(ài)交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就會(huì)十分交心，對(duì)朋友忠心耿耿，十分的可靠，當(dāng)然，這種人也很能保守機(jī)密。秘書(shū)工作日常事務(wù)性很多，千頭萬(wàn)緒，而且十分繁重和復(fù)雜，正適合內(nèi)向的人來(lái)干。
同時(shí)，秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，工作接觸領(lǐng)導(dǎo)多，接觸企業(yè)、單位機(jī)密的時(shí)候很多，這種人能?chē)?yán)守機(jī)密，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)放心。但是秘書(shū)由于其特殊的職業(yè)性質(zhì)，不光需要有毅力、耐力、做事認(rèn)真、細(xì)密、周到，能夠保守秘密，而且還常常要對(duì)外溝通、協(xié)調(diào)各方面的矛盾，這對(duì)不愛(ài)交際性格的人來(lái)說(shuō)是極為不利的。
性格外向的人一般主動(dòng)熱情、興趣廣泛、活潑好動(dòng)、性情隨和、左右逢源、八面玲瓏，有很好的溝通協(xié)調(diào)能力，很會(huì)做事情，善于和各式各樣的人打交道，而且這種人一般有很強(qiáng)的創(chuàng)造性，尤其在關(guān)鍵時(shí)刻有智慧、有辦法�，F(xiàn)在社會(huì)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)和開(kāi)放的社會(huì)，需要獲得的信息量大，接觸的人多，人際關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，性格外向的外交型人才做秘書(shū)，能夠使得領(lǐng)導(dǎo)左右逢源，人際關(guān)系和諧。
但是性格外向的人，注意力容易轉(zhuǎn)移、興趣容易變換、情緒易于沖動(dòng)、心境變換劇烈、在辦公室坐不住、耐不住性子，甚至有時(shí)口無(wú)遮攔，這又是秘書(shū)工作者的大忌。所以，根據(jù)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)、要求，做秘書(shū)的人，最好能夠兩種性格兼而有之，既具有內(nèi)向性格人的細(xì)心、周到，又具有外向性格人的“圓滑”、主動(dòng)。這樣做起工作來(lái)才能游刃有余。
(二)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要穩(wěn)重踏實(shí)的性格
秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)的“幕僚”， 工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，干的既是幕后工作，又都是小事情，千頭萬(wàn)緒又十分復(fù)雜。而且雖說(shuō)是小事，但又出不得錯(cuò)，一出錯(cuò)，就可能步步錯(cuò)，全盤(pán)皆輸，就會(huì)挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng);相反，工作做好了，在前面風(fēng)光的是你的領(lǐng)導(dǎo)，而你只能是綠葉，有時(shí)說(shuō)不定連綠葉都不是，這就要求秘書(shū)人員對(duì)自己有個(gè)明確的定位，踏實(shí)工作。
秘書(shū)工作接觸領(lǐng)導(dǎo)，接觸上級(jí)，不知內(nèi)情的人會(huì)以為秘書(shū)手眼通天，非常厲害，親戚朋友可能會(huì)不斷地求秘書(shū)辦事，甚至?xí)袆e的公司、單位來(lái)向秘書(shū)探聽(tīng)秘密，這時(shí)候，做秘書(shū)的，一定要把握好自己，穩(wěn)重些，知道什么當(dāng)說(shuō)什么不當(dāng)說(shuō)，否則不小心泄露了單位的機(jī)密，不光單位利益受損，自己也肯定吃虧。同時(shí)，秘書(shū)還是單位、企業(yè)和自己領(lǐng)導(dǎo)的門(mén)面，這就要求秘書(shū)時(shí)時(shí)刻刻注意自己的言行舉止，否則，讓自己的形象掉價(jià)事小，讓單位、領(lǐng)導(dǎo)的形象蒙塵就事大了。這還是要求秘書(shū)具有踏實(shí)穩(wěn)重的性格，時(shí)刻檢點(diǎn)自己。
(三)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要靈活變通的性格
所謂靈活變通的性格是指遇到計(jì)劃之外的突發(fā)事件或緊急事務(wù)能夠快速想出對(duì)策，靈活應(yīng)對(duì)，而不會(huì)束手無(wú)策。而且能夠把這些突發(fā)事件和緊急事務(wù)處理得滴水不漏，妥善完滿。
秘書(shū)工作以領(lǐng)導(dǎo)為核心，以企業(yè)、單位的各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)為半徑，這就決定了秘書(shū)工作面對(duì)很多關(guān)系，很多人，這樣自然而然突發(fā)情況也就多了。即使秘書(shū)平時(shí)計(jì)劃定得再好，也可能突然出現(xiàn)一些意想不到的情形，這就需要秘書(shū)有敏銳的觀察力和判斷力，善于溝通，長(zhǎng)于協(xié)調(diào)，靈活變通，既不失原則，又不激化矛盾，特別是遇到突發(fā)事件和復(fù)雜情境時(shí)，能夠機(jī)警靈活，隨機(jī)應(yīng)變，使問(wèn)題及時(shí)恰當(dāng)?shù)氐玫浇鉀Q。因此，要干好秘書(shū)這一工作，具備靈活變通的性格是必不可少的。
(四)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要善解人意的性格
善解人意就是指能夠及時(shí)準(zhǔn)確地了解別人的需求、想法，并從行動(dòng)上給以回應(yīng)。簡(jiǎn)單地說(shuō)就是想人之所想，急人之所急，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，想在領(lǐng)導(dǎo)的前頭，做在領(lǐng)導(dǎo)的前頭，為領(lǐng)導(dǎo)更好地開(kāi)展工作做鋪墊。否則，秘書(shū)就會(huì)東一榔頭，西一棒槌，把自己搞得焦頭爛額，還不能做好工作，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。因此，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)就必須具備善解人意的性格�！度龂�(guó)演義》中有這樣一個(gè)故事：“操?lài)L造花園一所，造成，操往觀之，不置褒貶，只取筆于門(mén)上書(shū)一‘活’字而去。人皆不曉其意，修曰：門(mén)內(nèi)添‘活’字，乃‘闊’也。丞相嫌園門(mén)闊耳。于是再筑墻圍，改造停當(dāng)，又請(qǐng)操觀之。操大喜�！雹� 這則故事就是秘書(shū)善解人意，能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的典型事例。楊修是曹操手下的主簿，相當(dāng)于現(xiàn)在的秘書(shū)，他能夠從曹操的一個(gè)字上領(lǐng)會(huì)出曹操的意思，因而讓曹操另眼相看。所以，要成為一名稱(chēng)職的秘書(shū)，具備善解人意的性格也是必不可少的。
(五)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要堅(jiān)韌不拔的性格
做過(guò)秘書(shū)的人，都會(huì)知道這項(xiàng)工作是“好行當(dāng)，苦差事”，秘書(shū)工作要求高，難度大，任務(wù)重，還經(jīng)常要熬更守夜加班，超時(shí)、超負(fù)荷工作。同時(shí)，秘書(shū)工作大都平凡瑣碎，無(wú)名無(wú)利，工作做得好領(lǐng)導(dǎo)和別人不一定注意到，也難得到表?yè)P(yáng)和肯定，但稍有疏忽和失誤則可能招致上上下下各方面的批評(píng)和指責(zé)，特別是一些文字秘書(shū)，經(jīng)年累月伏案筆耕，材料寫(xiě)了一大摞，工作做了一大堆，換來(lái)的卻是頭發(fā)漸稀和沉重的心理壓力。因此，要想面對(duì)困難不言放棄，無(wú)怨無(wú)悔地從事這一職業(yè)，就要求秘書(shū)人員具備堅(jiān)韌不拔的性格。
(六)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要寬容大度的性格
所謂寬容大度指的就是一種廣闊的胸懷，容忍的度量。秘書(shū)是一種特殊的職業(yè)，身處復(fù)雜微妙的地位，面對(duì)的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)復(fù)雜、龐大。俗話說(shuō)：“人上一百，行行色色”，有時(shí)為了協(xié)調(diào)工作，對(duì)下要忍，對(duì)上要忍，甚至“委曲求全”，這就要求秘書(shū)不可持個(gè)人之性，不能逞一時(shí)之氣，只要有利于工作的開(kāi)展，不光要虛懷若谷，謹(jǐn)言慎行，而且要能忍則忍，經(jīng)得起批評(píng)，受得起委屈，耐得了刺激，“不以物喜，不以己悲”，具備驟然臨之而不驚，無(wú)故加之而不怒的能力，“草不謝榮于春風(fēng)，木不怨怒于秋滅”的心態(tài)和境界。因此，具備一種寬容大度的胸懷，是秘書(shū)人員必不可少的性格特點(diǎn)。
(七)秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)需要幽默的性格
幽默是人類(lèi)寶貴的心靈財(cái)富，是情感富裕和自由的表現(xiàn)，在生活和工作的諸多困惑和困難面前，幽默往往能化被動(dòng)為主動(dòng)，變尷尬為愉快，秘書(shū)工作繁重而復(fù)雜，在工作上難免會(huì)遇到棘手和難辦的事，這時(shí)秘書(shū)人員如果能夠恰當(dāng)運(yùn)用幽默，既可以化解工作中的困境，又可以獲得良好的工作心境，消除厭倦，超越挫折，解決工作中遇到問(wèn)題。
在人際交往活動(dòng)中，運(yùn)用幽默，不僅易于溝通感情，獲得理解，消除陌生感和緊張感，而且易于拉近彼此間的關(guān)系，創(chuàng)造出良好的交際氣氛，這對(duì)秘書(shū)工作是大有裨益的。因此，幽默也是秘書(shū)必須具備的性格。
四、性格對(duì)秘書(shū)職業(yè)的影響
眾所周知，社會(huì)各行各業(yè)按工作性質(zhì)分有動(dòng)、靜之別，強(qiáng)、弱之分。氣質(zhì)使人們形成不同的性格表現(xiàn)特征，因而有的靈活好動(dòng)，思維敏捷;有的人行動(dòng)緩慢、沉穩(wěn);有的人熱情善談，喜歡與人交往;也有的人不善言辭或喜歡獨(dú)立默默無(wú)聞地工作。如果一個(gè)人不能按照自己的性格優(yōu)勢(shì)選擇職業(yè)，使其性格與其職業(yè)相匹配，是很難調(diào)動(dòng)其工作積極性、發(fā)揮其潛在能力，干好這一工作的。久而久之，工作中還會(huì)出現(xiàn)消極和其他一些不良因素，從而影響工作效率。
所以，近年來(lái)國(guó)外用人單位在選人時(shí)才會(huì)出現(xiàn)這樣一種新情況。他們認(rèn)為，性格比能力重要。其原因是，如果一個(gè)人能力不足，可通過(guò)培訓(xùn)提高，但一個(gè)人的性格與職業(yè)不匹配，要改變起來(lái)，就困難多了，即所謂的“江山易移，秉性難改”。所以，在招聘新人時(shí)，將性格的測(cè)試放在首位，如果性格與職業(yè)相匹配時(shí)，才對(duì)其能力進(jìn)行測(cè)試考察。由此可見(jiàn)人們對(duì)性格的重視程度。
因此一個(gè)人在選擇職業(yè)時(shí)，除了知識(shí)、能力外，首先應(yīng)考慮的就是自己的性格與職業(yè)是否相匹配。心理學(xué)專(zhuān)家認(rèn)為，根據(jù)性格選擇職業(yè)，能使自己的行為方式與職業(yè)工作相吻合，更好地發(fā)揮自己的聰明才智和一技之長(zhǎng)，從而得心應(yīng)手地駕馭本職工作。秘書(shū)工作的特殊性需要與之相適應(yīng)的性格特點(diǎn)與之相匹配，只有這樣才能發(fā)揮其性格優(yōu)勢(shì)，激發(fā)其潛在的能力，調(diào)動(dòng)其工作積極性，提高工作效率，才能在平凡的工作崗位上干出不平凡的業(yè)績(jī)。
秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)探析 篇2
一、我國(guó)秘書(shū)職業(yè)現(xiàn)狀分析
�。ㄒ唬┟貢�(shū)工作職責(zé)界限不清
在我國(guó)社會(huì)中，秘書(shū)職業(yè)是政府機(jī)關(guān)或者其企業(yè)單位都會(huì)存在的一種行政職位，那么在世界上也是存在比較廣泛的一種職業(yè)。對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展來(lái)講，秘書(shū)職業(yè)也是起著舉足輕重的作用。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的秘書(shū)工作大多是滲透在機(jī)關(guān)單位行政事業(yè)中的，沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確而又清晰的定位，所以導(dǎo)致了社會(huì)上許多人對(duì)于秘書(shū)職業(yè)的誤解，甚至于是偏見(jiàn)。社會(huì)上許多職業(yè)及人員認(rèn)為秘書(shū)工作僅僅是是一輔助性的職業(yè)，秘書(shū)人員也只是從事著簡(jiǎn)單的腦力或是體力勞動(dòng)，當(dāng)然秘書(shū)從業(yè)人員也沒(méi)有得到其應(yīng)有的職業(yè)尊重。此外，秘書(shū)職業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)范圍也沒(méi)有一個(gè)明確的定位，大部分單位都是根據(jù)本單位的實(shí)際情況或是領(lǐng)導(dǎo)的需求來(lái)分配秘書(shū)人員的工作。秘書(shū)人員的部分工作交叉或融合在了其他部門(mén)或崗位人員，而秘書(shū)人員本身又做著一些和秘書(shū)工作沒(méi)有太大關(guān)系的事情。再次是秘書(shū)自我角色模糊不清，或表現(xiàn)為唯唯諾諾，僅僅只聽(tīng)從與領(lǐng)導(dǎo)的安排吩咐，太過(guò)于被動(dòng)和依賴(lài)，工作上缺乏主觀能動(dòng)性和積極性，從而不被領(lǐng)導(dǎo)重視，或表現(xiàn)為過(guò)于主動(dòng)，事事都想?yún)⑴c，常常依附領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力狐假虎威，從而威脅到領(lǐng)導(dǎo)的處境。這些表現(xiàn)都是因?yàn)槊貢?shū)工作缺乏明確的職責(zé)界限，從而導(dǎo)致秘書(shū)人員本身缺乏角色定位和自我定位。
�。ǘ┟貢�(shū)隊(duì)伍水平參差不齊
近年來(lái)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在我國(guó)逐漸深入，所以社會(huì)上也越來(lái)越多的需要秘書(shū)人員的存在，同時(shí)秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)的人員的就業(yè)范圍也在慢慢的變大，從前只是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位單純的需要秘書(shū)崗位，如今，各行各業(yè)都需要秘書(shū)這個(gè)崗位。然而，大多數(shù)的秘書(shū)從業(yè)人員并不清楚自己的職業(yè)職責(zé)界限不清職責(zé)范圍，再加上整個(gè)社會(huì)對(duì)秘書(shū)行業(yè)沒(méi)有深入的認(rèn)識(shí)和了解，所以出現(xiàn)了了秘書(shū)行業(yè)整體綜合素質(zhì)和水平良莠不齊，用人單位企事業(yè)單位在招聘秘書(shū)人員時(shí)也是從各個(gè)渠道來(lái)招聘。這樣一來(lái)，秘書(shū)任職的門(mén)檻就變得越來(lái)越低，用人單位對(duì)任職人員的學(xué)歷要求并不高，例如高中生、本科生、碩士生、博士生，而且在專(zhuān)業(yè)上要求也并不嚴(yán)格，如果是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)更好，但不是的話是其他專(zhuān)業(yè)也可以。因而到目前為止，很多企事業(yè)單位的秘書(shū)人員大多都并沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的職業(yè)教育，更沒(méi)有過(guò)相關(guān)方面的知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)歷。由于這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，使得我國(guó)秘書(shū)行業(yè)整體人員素質(zhì)良莠不齊，秘書(shū)工作的質(zhì)量也是不盡如人意，所以秘書(shū)職業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)才會(huì)被部分人誤解或產(chǎn)生偏見(jiàn)。
�。ㄈ┟貢�(shū)職業(yè)教育存在缺陷
自20世紀(jì)80年代以來(lái)，為適應(yīng)飛速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求，秘書(shū)職業(yè)的工作環(huán)境、工作方式進(jìn)一步現(xiàn)代化，社會(huì)對(duì)秘書(shū)的需求量也在不斷增長(zhǎng)，秘書(shū)的工作范圍相應(yīng)的也在擴(kuò)大，隨之而來(lái)的是整個(gè)社會(huì)對(duì)秘書(shū)從業(yè)人員的的要求和標(biāo)準(zhǔn)也在逐日的提高。由于這種種原因，社會(huì)上很多教育和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都相繼推出了各類(lèi)秘書(shū)職業(yè)培訓(xùn)課程，全國(guó)高校紛紛設(shè)置了秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)，這些趨勢(shì)都表明了社會(huì)正在試圖通過(guò)各種方式來(lái)培養(yǎng)更多的新型秘書(shū)。然而另一方面在具體的教學(xué)和實(shí)施中，許多高校秘書(shū)專(zhuān)業(yè)卻大都側(cè)重于秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能培養(yǎng)，弱化了對(duì)學(xué)生職業(yè)意識(shí)的培養(yǎng)，導(dǎo)致了他們?cè)趯?lái)的職場(chǎng)中缺乏自信。很多年來(lái)，因?yàn)楦鞣N各樣的問(wèn)題存在，所以導(dǎo)致了秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)一直存在著種種缺陷和不足。第一，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，科目設(shè)置不合理，教育觀念落后于時(shí)代。部分高校的秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)設(shè)置的課程囊括了從漢語(yǔ)言學(xué)、新聞學(xué)甚至到廣告學(xué)的某些課程，而與本專(zhuān)業(yè)息息相關(guān)的專(zhuān)業(yè)性課程深度及廣度卻存在涉及面不夠的現(xiàn)狀。第二，教學(xué)方法太過(guò)單一，教育思想陳舊，幾乎還是沿襲了傳統(tǒng)的“滿堂灌”的教學(xué)模式，學(xué)生無(wú)法真正的掌握所學(xué)知識(shí)。第三，大多數(shù)高校設(shè)置的秘書(shū)學(xué)課程考試方式和內(nèi)容誤導(dǎo)了學(xué)生，所以學(xué)生只是死記硬背課本上的內(nèi)容，而并沒(méi)有充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，學(xué)生的創(chuàng)造力和想象力一定程度上被限制，而這樣的人才也早已不是現(xiàn)代社會(huì)所需要的了。
二、當(dāng)代秘書(shū)職業(yè)的特征表現(xiàn)
�。ㄒ唬┟貢�(shū)工作的綜合服務(wù)性
作為秘書(shū)職業(yè)的根本職能，“綜合服務(wù)”在實(shí)際的秘書(shū)工作當(dāng)中也是發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)的職能所涉及到的內(nèi)容也是相當(dāng)廣泛的`。可以說(shuō)，秘書(shū)的服務(wù)范圍緊緊跟隨領(lǐng)導(dǎo)的管理范圍，一步也不能差。那么作為秘書(shū)人員則必須要做到眼觀六路耳聽(tīng)八方，想領(lǐng)導(dǎo)想得到想不到的事情。那么理所當(dāng)然的，綜合性它不僅僅是說(shuō)秘書(shū)人員的實(shí)際工作內(nèi)容涉及到哪些方面，更重要的是是秘書(shū)人員要對(duì)收集來(lái)的各種各樣的信息進(jìn)行分析、深化、總結(jié)和概括，讓這些信息更加的具體化，結(jié)合本單位實(shí)際情況，有機(jī)糅合和加工，使之為我所用，這樣的綜合性才是秘書(shū)工作的真正涵義。同時(shí)，秘書(shū)工作的綜合性也是因?yàn)槠漭o助領(lǐng)導(dǎo)工作的多面性決定的。因?yàn)樵谝粋�(gè)企業(yè)中每一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者都處于不同層層級(jí)的管理崗位上，都必須掌控全局，統(tǒng)籌兼顧，為企業(yè)的未來(lái)做各種決策。而我們的秘書(shū)部門(mén)和人員在這個(gè)時(shí)候就起到了至關(guān)重要的作用，秘書(shū)人員要根據(jù)本單位各個(gè)職能部門(mén)的功能來(lái)有效溝通，上傳下達(dá)，使得團(tuán)隊(duì)之間更加和諧融洽。另一方面，從一個(gè)企業(yè)的整體功能結(jié)構(gòu)來(lái)看，任何機(jī)關(guān)都必須由專(zhuān)業(yè)部門(mén)和綜合部門(mén)的有機(jī)結(jié)合，才能形成合理的機(jī)關(guān)結(jié)構(gòu)。而且單位層級(jí)越高，業(yè)務(wù)部門(mén)越多，越是需要加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)工作，以便發(fā)揮機(jī)關(guān)的整體功能，而秘書(shū)部門(mén)正是這樣一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門(mén)。
正是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作的全面性決定了秘書(shū)工作的綜合性，所以，秘書(shū)人員還得為平行的職能部門(mén)執(zhí)行管理職能，并為管理的相對(duì)人——組織、公眾提供服務(wù)。秘書(shū)提供的服務(wù)主要可分為三大部分，辦文、辦會(huì)和辦事。辦文這一項(xiàng)中主要包括文稿的撰寫(xiě)、公文的運(yùn)行、檔案的整理及后期的利用。而辦文成為秘書(shū)工作的重要職能也是從它產(chǎn)生那一刻就已經(jīng)決定了的。辦文中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)“收文”和“發(fā)文，這兩項(xiàng)環(huán)節(jié)可以說(shuō)在秘書(shū)工作中起至關(guān)重要的作用。一般來(lái)說(shuō)發(fā)文環(huán)節(jié)有其特定的一些步驟，一般包括擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、注發(fā)、繕印、用印、分裝等程序。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)化，發(fā)文處理也可以以電子公文為對(duì)象，通過(guò)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)進(jìn)行處理。那么收文也是有著它自己的一些程序和步驟，我們可以從文件接收開(kāi)始逐一來(lái)看，接收之后先是對(duì)文件的具體處理，然后是處理之后對(duì)文件的歸類(lèi)、管理。主要可分為簽收、拆封、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。秘書(shū)職業(yè)中還有一個(gè)重要的服務(wù)工作便是“辦會(huì)”。辦會(huì)顧名思義就是對(duì)會(huì)議的處理，具體是則包括了秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備會(huì)議、具體的操辦會(huì)議以及出現(xiàn)突發(fā)性事件如何處理的問(wèn)題。主要包括有會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后落實(shí)以及在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的大量會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。秘書(shū)的會(huì)議事務(wù)工作在發(fā)揮會(huì)議職能，推進(jìn)全局工作上有著重要的作用。秘書(shū)服務(wù)工作中最后一個(gè)重要的內(nèi)容就是上文提到的“辦事”，辦也就是說(shuō)秘書(shū)人員要為領(lǐng)導(dǎo)處理工作中各種各樣繁雜瑣碎的事情，這樣子領(lǐng)導(dǎo)才能有時(shí)間和精力去處理更多重要的事情，來(lái)為公司提高效益。那么秘書(shū)人員“辦事”服務(wù)事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛這一項(xiàng)中涉及到的內(nèi)容也是非常寬泛的，主要有常規(guī)事務(wù)、隨機(jī)事務(wù)和受權(quán)事務(wù)三類(lèi)。
綜上所述，秘書(shū)工作不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，而是要關(guān)注和處理各個(gè)方面的問(wèn)題。除了上文中“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”以外，對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部各單位、各分支部分的工作情況，秘書(shū)都應(yīng)有所了解，這樣才能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)全面管理。綜合服務(wù)性也反映了秘書(shū)工作的超脫性。因?yàn)槊貢?shū)工作不是具體的業(yè)務(wù)工作，所以才能超脫于其他部門(mén)利益之上，輔助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展綜合協(xié)調(diào)與督促檢查工作。同時(shí)秘書(shū)人員也要有更高的職業(yè)素養(yǎng)，秘書(shū)人員要有具有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度觀察、分析和出路問(wèn)題，提出參謀建議，雖然不在領(lǐng)導(dǎo)崗位，卻要能時(shí)時(shí)刻刻想著領(lǐng)導(dǎo)的事情。其次，秘書(shū)人員的知識(shí)儲(chǔ)備也必須是大而廣泛的，基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、輔助知識(shí)缺一不可。其次，秘書(shū)人員在實(shí)際工作中也必須要采用調(diào)查研究的方法，以信息工作為基礎(chǔ)，參謀管理原則，運(yùn)用自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)解決實(shí)際工作中遇到的各類(lèi)問(wèn)題�？傊F(xiàn)代秘書(shū)一定也必須是必須是“智囊型”的人才，必須要樣樣精通才能更好的完成自己的工作，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的需要。最后，秘書(shū)人員必須具備較強(qiáng)的綜合概括能力和綜合協(xié)調(diào)能力，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)業(yè)務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，貢獻(xiàn)自己的一份力量，體現(xiàn)自己的價(jià)值。
�。ǘ┟貢�(shū)工作的參謀輔助性
傳統(tǒng)的秘書(shū)職業(yè)中，秘書(shū)人員從來(lái)只是被動(dòng)的幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些事情或者解決一些問(wèn)題，但是隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息化的不斷深入，新形勢(shì)下要求秘書(shū)人員必須從被動(dòng)輔佐轉(zhuǎn)化為主動(dòng)配合領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)人員要為領(lǐng)導(dǎo)做好決策前的信息提供、決策中的建議參謀和決策后的落實(shí)工作，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊。站在管理的角度看問(wèn)題，秘書(shū)工作中的輔導(dǎo)性又是和主導(dǎo)型相呼應(yīng)的，領(lǐng)導(dǎo)是處在一個(gè)管理的主動(dòng)地位，而秘書(shū)人員屬于從屬地位，是依附于領(lǐng)導(dǎo)的次要地位，秘書(shū)的各項(xiàng)工作都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)展開(kāi)的，都是以領(lǐng)導(dǎo)為中心和樞紐的，都是為了給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造更加便利的工作條件。換言之，秘書(shū)人員和領(lǐng)導(dǎo)是息息相關(guān)，脫不開(kāi)關(guān)系的，誰(shuí)也不能單獨(dú)存在，具有明顯的輔佐與被輔佐性。輔助性主要包含了兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是秘書(shū)的工作內(nèi)容要時(shí)刻隨著領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容來(lái)展開(kāi)，領(lǐng)導(dǎo)的工作觸及到哪一方面或領(lǐng)域，秘書(shū)的實(shí)際工作就要隨之延伸到哪個(gè)方面和領(lǐng)域，秘書(shū)必須始終是隨著領(lǐng)導(dǎo)的變化而變化。二是作為領(lǐng)導(dǎo)身邊最“親近”的人，秘書(shū)是有權(quán)利參加企業(yè)高層的各種會(huì)議和決策，并且可以提出自己的相關(guān)建議和意見(jiàn)。新形勢(shì)下，秘書(shū)工作的參謀輔助性大大加強(qiáng)，秘書(shū)要做到為領(lǐng)導(dǎo)抓大事、議大事，認(rèn)真落實(shí)好領(lǐng)導(dǎo)交代的每一項(xiàng)任務(wù)和工作，包括領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報(bào)告、重要文件的起草和撰寫(xiě)，信息收集的全面性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。所以說(shuō)秘書(shū)工作的輔助性是秘書(shū)職業(yè)中最重要也是最本質(zhì)的特征之一。秘書(shū)工作人員也真正充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂吧，為領(lǐng)導(dǎo)解決后顧之憂。
（三）秘書(shū)工作的從屬被動(dòng)性
秘書(shū)這一職業(yè)最初的產(chǎn)生就是因?yàn)閲?guó)家需要和企事業(yè)單位的需求才得以誕生的，所以也就決定了秘書(shū)職業(yè)就是為領(lǐng)導(dǎo)來(lái)服務(wù)的。而秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)之間也是一種服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系，是一種領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，所以秘書(shū)工作也就只能也必須緊緊圍繞和根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求來(lái)開(kāi)展，否則，秘書(shū)職業(yè)也就沒(méi)有了存在的意義。其中，秘書(shū)工作的從屬性質(zhì)包含了兩個(gè)方面的含義：一是秘書(shū)工作思維的從屬性。從屬性也就是說(shuō)秘書(shū)人員在實(shí)際工作當(dāng)中思考問(wèn)題或是處理實(shí)際事務(wù)時(shí)必須要與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，無(wú)論是思考的內(nèi)容、角度、性質(zhì)和節(jié)奏都必須和領(lǐng)導(dǎo)是息息相關(guān)的，也就是同一性、同向性和同步性。在這里，有的人會(huì)產(chǎn)生誤解，會(huì)認(rèn)為秘書(shū)人員不應(yīng)該有自己的價(jià)值判斷，這是錯(cuò)誤的，以上要求只是針對(duì)于在實(shí)際工作當(dāng)中，并不是說(shuō)秘書(shū)人員處處都要和領(lǐng)導(dǎo)一致。否則就會(huì)出現(xiàn)秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)在工作思維及工作行為上相背離，從而無(wú)法將秘書(shū)人員的作用發(fā)揮到極致。這是同一性的表現(xiàn)。其次秘書(shū)人員思考問(wèn)題時(shí)應(yīng)該和領(lǐng)導(dǎo)的大致方向是一樣的，這是同向性的表現(xiàn)。還有一個(gè)最重要的就是秘書(shū)人員在處理問(wèn)題和一些具體事務(wù)中應(yīng)該在思維上和領(lǐng)導(dǎo)保持同步，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)在處理問(wèn)題時(shí)通常會(huì)根據(jù)一些實(shí)際情況的變化而產(chǎn)生變化，那么作為秘書(shū)人員必須時(shí)時(shí)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的思維上的變化，同時(shí)做出自己的判斷和調(diào)整，但是千萬(wàn)不能想到領(lǐng)導(dǎo)的前面，或者滯后于領(lǐng)導(dǎo)的思維，只有這樣，秘書(shū)人員才能充分發(fā)揮好自己的職能，真正為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。第二個(gè)是秘書(shū)工作的從屬性質(zhì)。秘書(shū)人員在實(shí)際工作當(dāng)中，時(shí)時(shí)刻刻處處都是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的吩咐來(lái)做事，切不可獨(dú)自去完成一些事物。比如之前提到的，秘書(shū)人員有參與決策的權(quán)力，但是不能代替領(lǐng)導(dǎo)決策，秘書(shū)人員也可以為領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)一些工作報(bào)告，但是不能代替領(lǐng)導(dǎo)去指揮和部署工作，同時(shí)秘書(shū)人員的權(quán)力也是有限的，雖說(shuō)是領(lǐng)導(dǎo)身邊最親近的人，但是也不能越俎代庖。當(dāng)然這僅僅是秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的一種行為方式。作為秘書(shū)人員在實(shí)際工作當(dāng)中要時(shí)刻謹(jǐn)記自己的工作性質(zhì)，切不可作出超出自己職責(zé)范圍的事情，否則會(huì)給工作帶來(lái)極大的麻煩和不便。
三、我國(guó)秘書(shū)職業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)
（一）秘書(shū)工作職業(yè)化
隨著我國(guó)加入WTO組織，政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷的深入，我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)不斷精簡(jiǎn)，黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)人員也在不斷減少，秘書(shū)職業(yè)化的趨勢(shì)逐漸變得明確。我國(guó)入世后，大量的外資企業(yè)進(jìn)入我國(guó)，一時(shí)間社會(huì)上對(duì)秘書(shū)的需求數(shù)量迅速提升，秘書(shū)職位的需求量連續(xù)幾年在排職業(yè)需求行榜上位居前列，所以引發(fā)了社會(huì)上大量秘書(shū)性服務(wù)機(jī)構(gòu)也如雨后春筍般出現(xiàn)。另外一方面，秘書(shū)職業(yè)中主體也呈現(xiàn)出了商務(wù)秘書(shū)逐漸主流化的趨勢(shì)。當(dāng)今社會(huì)上對(duì)商務(wù)秘書(shū)的需求逐漸增大，要求也更高。這一類(lèi)型秘書(shū)長(zhǎng)期活躍于商業(yè)領(lǐng)域，需高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的完成自己的本職工作。同時(shí)隨著社會(huì)各行各業(yè)對(duì)秘書(shū)的需求不斷增加，秘書(shū)職業(yè)也逐漸變得任職資格化。1997年8月20日中華人民共和國(guó)勞動(dòng)部頒布了《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（試行）以及《國(guó)家職業(yè)教育技能鑒定規(guī)范（秘書(shū)）》等文件。1998年6月，國(guó)家勞動(dòng)部和社會(huì)保障部又發(fā)布了《秘書(shū)職業(yè)資格鑒定試點(diǎn)工作方案》，這是我國(guó)秘書(shū)任職資格審查工作的開(kāi)端，同時(shí)也標(biāo)志著我國(guó)朝著有中國(guó)特色的秘書(shū)職業(yè)資格制度的方向發(fā)展。這一切標(biāo)志著我國(guó)秘書(shū)資格審查制度規(guī)范化的正式開(kāi)始，在我國(guó)的秘書(shū)史上有著非同尋常的意義。
秘書(shū)職業(yè)任職資格化對(duì)秘書(shū)從業(yè)人員也發(fā)出了極大的挑戰(zhàn)，秘書(shū)人員必須不斷提升自己，學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，從而適應(yīng)這個(gè)逐漸變化的世界。我國(guó)的秘書(shū)事業(yè)正在朝著更加正規(guī)科學(xué)的方向發(fā)展，未來(lái)也更將國(guó)際化。作為新一代秘書(shū)人員，我們所要做的就是不斷地學(xué)習(xí)，改變，增加我們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)技能，使自己的知識(shí)體系、能力結(jié)構(gòu)變得更加的完善、優(yōu)秀，成為更加合格優(yōu)秀的秘書(shū)工作人員。
�。ǘ┟貢�(shū)工作科學(xué)化
21世紀(jì)是信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，秘書(shū)工作也將發(fā)生新的改變。早前秘書(shū)人員在工作中是相當(dāng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，比如文檔的整理、信息的收集、文案的策劃需要從各種渠道，以各種方式才能完成，還往往會(huì)出錯(cuò)。傳統(tǒng)秘書(shū)工作中，秘書(shū)人員都是單獨(dú)的在自己的空間里進(jìn)行辦公，工作方法和思路都受到了各種各樣的束縛。但是自從我國(guó)加入世貿(mào)組織以后，秘書(shū)工作逐漸的與世界與國(guó)際接軌，與時(shí)代同步，同時(shí)也隨著機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的長(zhǎng)期奮斗，秘書(shū)工作的科學(xué)化日漸增強(qiáng)，秘書(shū)工作大多都可以在電腦、多媒體、網(wǎng)絡(luò)上來(lái)完成，“無(wú)紙化辦公”的物質(zhì)條件也已經(jīng)具備。工作效率和準(zhǔn)確率都得到了極大的提升。秘書(shū)人員不需要再做重復(fù)的勞動(dòng)，可以把更多的精力投放在為領(lǐng)導(dǎo)參謀決策方面。與此同時(shí)，秘書(shū)人員傳統(tǒng)的工作方式和工作習(xí)慣也被改變了，秘書(shū)人員的職業(yè)范圍必須不斷擴(kuò)大才能適應(yīng)這飛速發(fā)展的社會(huì)。秘書(shū)人員也要不斷學(xué)習(xí)，樹(shù)立起學(xué)習(xí)型思維和開(kāi)放型思維，不僅要關(guān)注本單位本地區(qū)動(dòng)態(tài)，更要隨時(shí)關(guān)注國(guó)內(nèi)外本行業(yè)的動(dòng)態(tài)，秘書(shū)人員的思維模式必須要與時(shí)俱進(jìn)，隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展，更好的掌控全局，把握業(yè)界風(fēng)向，為本企業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量�，F(xiàn)代秘書(shū)人員必須要善于接受新事物、新知識(shí)、新思維、新體系，從思想意識(shí)到組織觀念，從知識(shí)構(gòu)成到智能要求，從心理品質(zhì)到工作方法，秘書(shū)人員都必須發(fā)揚(yáng)科學(xué)創(chuàng)新精神，學(xué)習(xí)新知識(shí)，積極提高和創(chuàng)新，努力開(kāi)創(chuàng)秘書(shū)工作的新局面，只有這樣才能適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下對(duì)秘書(shū)的要求，也才能真正使得秘書(shū)工作朝著更加科學(xué)化、正規(guī)化的道路發(fā)展。
�。ㄈ┟貢�(shū)職能范圍擴(kuò)大
1、秘書(shū)職能范圍擴(kuò)大細(xì)化
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在我國(guó)不斷深化和發(fā)展，秘書(shū)從業(yè)人員也越來(lái)越被高要求、高標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的，秘書(shū)的職能范圍也在不斷地被擴(kuò)大、被延伸。新型秘書(shū)的主要職能是成為領(lǐng)導(dǎo)工作的助手、決策的參謀、信息的耳目、材料的加工，秘書(shū)工作也從傳統(tǒng)的辦文辦事辦會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芊⻊?wù)，秘書(shū)不僅僅是幫助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作中的事務(wù)性工作，更要幫助領(lǐng)導(dǎo)合理有效的解決棘手問(wèn)題。另一方面，秘書(shū)人員也要樹(shù)立起主人翁意識(shí)，提醒并幫助領(lǐng)導(dǎo)不斷學(xué)習(xí)新時(shí)代下知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新理論和新方法，并且將這些理論運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中去。
2、秘書(shū)職能強(qiáng)化
改革開(kāi)放以前，我國(guó)的社會(huì)狀況整體不好，政治經(jīng)濟(jì)水平也是不如人意，那時(shí)的秘書(shū)行業(yè)還僅僅只是一個(gè)輔助性的職業(yè)，秘書(shū)職業(yè)主要是負(fù)責(zé)收集信息、傳達(dá)信息、檢查協(xié)調(diào)等，而今，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，高科技不斷滲透，舊的技術(shù)不斷被革新，使得秘書(shū)工作傳統(tǒng)的模式已經(jīng)被打破，秘書(shū)工作的職能也在不斷地?cái)U(kuò)大和深化，企業(yè)中管理領(lǐng)域逐漸出現(xiàn)了一些新的內(nèi)容。那么領(lǐng)導(dǎo)者在進(jìn)行管理方式的變革時(shí)，秘書(shū)人員必不可少的也要進(jìn)行相應(yīng)的變化才能適應(yīng)這種變革。秘書(shū)人員的工作范圍日漸擴(kuò)大，智能服務(wù)也不斷在強(qiáng)化。這一點(diǎn)主要表現(xiàn)在秘書(shū)人員在工作時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供更多完善、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)同時(shí)，要更多地轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄倚蛥⒅\型的秘書(shū)角色。例如，我國(guó)的黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位都開(kāi)始紛紛建立了新的秘書(shū)職位，這些秘書(shū)人員所從事的主要工作就是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)政策的研究、決策的可行性分析以及為領(lǐng)導(dǎo)提供各種優(yōu)化方案。許多的大型企業(yè)也是設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的策劃部、調(diào)研室、咨詢(xún)室這樣的機(jī)構(gòu)。秘書(shū)人員直接參與機(jī)關(guān)的高層決策活動(dòng)，負(fù)責(zé)信息的收集分析預(yù)測(cè)和反饋等。新型的秘書(shū)人員發(fā)揮自己的智能服務(wù)作用表現(xiàn)在各個(gè)方面包括法律咨詢(xún)、工作的可行性研究、工作方案籌備設(shè)計(jì)、辦法實(shí)施等等。同時(shí)，秘書(shū)部門(mén)和其他職能部門(mén)的溝通作用也越來(lái)越重要，隨著辦公自動(dòng)化的加強(qiáng)，人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間就更需要加強(qiáng)交流和聯(lián)系，而秘書(shū)人員就發(fā)揮了這樣的作用和功能，秘書(shū)人員要在領(lǐng)導(dǎo)和員工之間架起一座溝通的橋梁，加強(qiáng)員工之間的交流，不斷增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的合作意識(shí)和凝聚力。
�。ㄋ模┟貢�(shū)性別比例均衡化
20世紀(jì)90年代以來(lái)，女性秘書(shū)階層迅速的崛起，各行各業(yè)都閃現(xiàn)著女性秘書(shū)的魅力，社會(huì)上男女逐漸平等，女性逐漸展現(xiàn)出鋒芒，在社會(huì)上各個(gè)角落都展現(xiàn)著自己的實(shí)力和風(fēng)采。尤其是社會(huì)上許多民營(yíng)企業(yè)在招聘信息上明確規(guī)定了秘書(shū)人員的性別為女性。但是21世紀(jì)以來(lái)，男性秘書(shū)的逐漸增多似乎成為了一種趨勢(shì)。雖說(shuō)在整個(gè)社會(huì)秘書(shū)行業(yè)中女性居多女性是占了大半壁江山，不可否認(rèn)，女性在溝通協(xié)調(diào)、公關(guān)等方面女性秘書(shū)確實(shí)是有著男性秘書(shū)沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)。但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，男性秘書(shū)的逐漸涌入會(huì)成為一種新的行業(yè)趨勢(shì)�？茖W(xué)表明，男性從事秘書(shū)工作會(huì)更加的具有優(yōu)勢(shì)，因?yàn)槟行缘牡倪壿嬎季S能力較強(qiáng)，適合從事活動(dòng)范圍大、富有創(chuàng)造性的工作，而女性英文細(xì)膩、責(zé)任心強(qiáng)更加適合從事接待、協(xié)調(diào)、組織、文檔管理等工作。而在一個(gè)企業(yè)中，秘書(shū)職業(yè)只有女性和男性的性別比例均衡、陰陽(yáng)相濟(jì)，才能各司其職，互幫互助，更加有利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。由此可見(jiàn)，秘書(shū)職業(yè)性別比例均衡化必將成為秘書(shū)職業(yè)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。
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