淺談建造企業(yè)秘書的服務對象
論文摘要： 學習秘書學理論，加強秘書綜合素質，發(fā)展秘書的空間把秘書學應用到實際工作中，提高服務能力。從通曉中文、政治、寫作、進一步對經(jīng)濟、法律、心理學、國家政策、市場動態(tài)。進行學習應用，從中補充行政管理、企業(yè)管理、市場管理、人力資源，領導科學特別是公共關系學等知識，以應付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對一個企業(yè)單位的印象和評價。隨著國家對西部的開發(fā)，與世界的市場接軌。
論文關鍵詞： 提高秘書的素質; 體現(xiàn)服務能力; 快速傳遞信息
秘書學理論知識具備超學科、軟學科、橫斷學科、綜合學科、比較學科，綜合應用提高辦事效率，秘書學的發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，對施工企業(yè)的日常工作進行換位思考，理論與工作實際完全不同，就需要我們進行探索研究，秘書學的主要內(nèi)容進行改革;1。從偏重辦文辦事，轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。必須在我們自己的職責范圍內(nèi)為領導提供準確的決策信息，不是自作主張;2。從收發(fā)傳遞信息，轉變?yōu)榫C合處理信息;處理事務項目員工認可，領導認可，不是走過程;3。從單憑我們的經(jīng)驗主義轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理，理論聯(lián)系實際，及良好的企業(yè)管理制度，科學管理都必須滿足實際要求;4。從被動的服務轉變?yōu)橹鲃臃⻊�。主動服務講究效率，服務與企業(yè)，服務與職工、服務是秘書的天職，建筑企業(yè)項目辦公室是公司直接控制傳達信息的窗口，必須快速準確的隨時保持聯(lián)系。秘書要有良好責任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進取，積極樂觀的思想作風。
辦公自動化等網(wǎng)絡熟練的掌握應用。使無紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會議等，隨著社會信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場使用網(wǎng)絡化監(jiān)控、以及采用先進的RFID射頻識別技術，對隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結合從事的秘書類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進安全的技術和設備。倡導綠色辦公，對辦公設備制定合理的管理制度，科學管理設備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識。
公文管理不僅遵循嚴格的公文格式，而且對發(fā)文程序嚴格控制。控制文件的程序性，實事求是與時俱進對突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報負責部門，根據(jù)情況形成書面材料。按領導或組織的意圖進行擬稿，對擬好的初稿進行核查，進一步有負責領導簽寫發(fā)文的具體意見。領導簽發(fā)的文稿形成政力責任。公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門進行復核。嚴格控制文件的發(fā)文字號。各部門發(fā)文必須有領導親自批準，是領導決策的基本資料。建筑企業(yè)項目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務職責，簽發(fā)后的公件是直接面向社會的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎和企業(yè)文化。最終秘書用印登記并應用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴格的遵守《新辦法》，秘書不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機密，守口如瓶。提高思想教育意識，發(fā)揮項目黨支部及團支部的優(yōu)勢，做好企業(yè)機密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來的人才競爭，不僅擁有人才，而且是具有高素質的人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機密沒有大小，項目員工在日常工作中無意中就可以泄露企業(yè)機密。秘書有職責保守企業(yè)機密，重要是監(jiān)督教育項目員工提高保守企業(yè)秘密。對合同、財務、辦公室、物資等重要崗位人員加強管理。國際商業(yè)間諜不斷的上升，競爭的日趨激烈，商業(yè)間諜越來越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。各項目部各辦公室都有可能隨時泄露企業(yè)機密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護商業(yè)秘密，辦公室計劃對全體職工進行商業(yè)秘密培訓，思想上固定商業(yè)秘密概念。對職工流動多的項目部，秘書是發(fā)揮自己作用，進行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過程�？焖賯鬟f信息調(diào)動全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質。所以面對建筑行業(yè)嚴重形勢，應該從嚴抓起，把涉及到的企業(yè)機密嚴格管理。
受法律保護有技術發(fā)明、新工藝、技術決定、新技術前預設計;經(jīng)營秘密有開拓新市場的計劃措施，物資采購計劃，物資部的材料購買合同、財務狀況。項目部生產(chǎn)成本、利潤、調(diào)價方案、項目部招標計劃、人員調(diào)動、對外洽談的計劃。項目部必須根據(jù)實際情況準確地具體地規(guī)定項目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會帶來危害，甚至是一場災難。同時把企業(yè)機密與反腐倡廉相結合，泄露企業(yè)機密也是一種腐壞行為，技術秘密的保護與經(jīng)營秘密的保護同等重要，要完善并嚴格執(zhí)行各項保密措施。例如秘密技術圖紙不得超越范圍借用，在對外業(yè)的資料必須嚴格把關。客戶交淡的資料必須有領導各部門各處室鑒定后方可形成書面材料進行洽談，至少與項目部領導進行討論，嚴禁非管理資料員未經(jīng)批準接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機密隨時外泄，秘密文件資料、復印件、打字蠟紙，電腦等內(nèi)存是否清除，傳真機的碳帶、打印機的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡內(nèi)的技術資料進行保護。對防火墻，殺毒軟件的應用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡上傳遞絕密的秘密資料，機密文件傳閱范圍明確。有專人負責傳閱。一旦泄露秘密及時向項目部領導匯報情況。做好機密泄露后的防備預案。加強文件保密期限和及時銷毀文件。
在項目部明確各項商業(yè)秘密保護的期限。執(zhí)行檔案管理過程中將商業(yè)秘密文件單獨建立檔案，建立檔案機構。并對閱讀權限明確。應將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進行內(nèi)部查閱，不得擅自閱讀不應該閱讀的機密文件。項目部的機密性文件復印時必須在項目部進行登記，必須有具體管理責任人批權力范圍內(nèi)閱，絕對機密級文件不得復制;必須復制的，應經(jīng)企業(yè)法人代表親自當面批準，有項目領導簽字。涉密文件不再需要時必須立即清退或銷毀的審批權即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個自由的空間。舞臺上表演不是說臺詞就固定了，在表演過程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進行插詞，能否達到最高的藝術效果就看自己的悟性。
控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測，將與有關具體的范圍進行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關時行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進行保存。在執(zhí)行管理制度過程中要嚴格執(zhí)行。在法律上沒有什么領導、職工之分。
商業(yè)間諜，網(wǎng)絡黑客利用現(xiàn)代技術獲取商業(yè)秘密的手段非常多，對于現(xiàn)代企業(yè)的防范是一個不容忽視的重要問題，培訓人員，提高技術防范能力。采用辦公自動化設備;網(wǎng)絡監(jiān)控，有關涉密部位或區(qū)域安裝報警器，電子監(jiān)控系統(tǒng)，實施物理屏蔽，配置高智能防火墻，計算機視頻保護機，磁盤銷磁器，加密安全防范和信息保密措施等，嚴禁將密碼設生日、姓名等，提高安全意識。對項目部的內(nèi)部郵箱密碼不定期修改，商業(yè)秘密管理對內(nèi)部人員必須進行培訓，涉及到商業(yè)秘密的人員進行考核，是否具備遵守商業(yè)秘密的素質，從個人的心理進行考核，一個心理素質不健康的人杜絕接近商業(yè)秘密的內(nèi)容。對涉及到職工個人商業(yè)秘密的拒絕接觸。創(chuàng)造商業(yè)無形的保險柜，守住秘書的商業(yè)秘密，樹立正確的人生觀，加強自身的職業(yè)道德。秘書不僅自己遵守，對項目部所有職工進行監(jiān)督。各部門有負責人監(jiān)督各部門的職工，形成良好的管理制度。
建筑企業(yè)項目部辦公設備，購買要合格，發(fā)放要進行登記編號，責任到人。辦公設備定期保養(yǎng)檢修，對設備損壞的配件即使更換;保證辦公設備不影響工作需求。物資用品必須嚴格管理，保證合格，滿足辦公設備正常應用，杜絕浪費，物品發(fā)放必須登記。對招待物品進行制定方案，接待的等級，對招待費用進行控制。秘書的勤快熱情嚴肅從不含糊。在人際交往中是否克服個人情緒，感情用事。我們的空間到底有多大，從主觀上是自己，客觀上是項目部的環(huán)境。但是可以發(fā)揮主觀能動性克服客觀原因。我們與路有濃厚的感情，有人說過：人走的多了便是路，自己應該先走那條坎坷小路。
提高文學寫作能力，加強自身的政治文明，物質文明，精神文明，學法懂法，對于《合同法》、《公司法》深刻的理解。樹立正確的人生觀，面對社會的發(fā)展，客觀實際評價自己，嚴格要求自己生活習慣，掌握心理衛(wèi)生知識，克服不良心理因素，對壓抑、自卑、自大、疾妒心、產(chǎn)生的心理挫折，能夠釋放心理壓力的心態(tài)。展現(xiàn)自身的業(yè)余藝術愛好，克服不良的嗜好，用知識戰(zhàn)勝自己。淵博的人文知識濃厚的人文情懷對待工作;保持一個積極樂觀向上的心態(tài);作為秘書要關心到職工的心理活動。在這個浮躁的時代我們不同時代的人肯定有代溝，但是需要我們有一顆善良真誠的心感動別人，在關愛中工作，工作中關愛他人。我們的空間難道不是一個美麗的世界嗎？
秘書以服務領導和廣大職工為主體。為領導服務、為部門服務為施工隊服務、為公司服務，體現(xiàn)良好的服務能力。提高公關禮儀知識，服務當中保障后勤職能。提高服務質量，充分利用項目黨支部、團支部、工會、及項目自行組織集體活動，開展好職工娛樂文化建設。俗話說兵馬未動，糧草先行，首先保證職工基本的生活水平，關心職工領導的吃住行以及困難家庭。對有困難的職工向公司快速傳遞信息，項目部辦公室秘書隨時進行調(diào)查職工的意見和建議，保持領導與職工緊密聯(lián)系，周密布局每一環(huán)節(jié)，項目部的物品發(fā)放詳細記錄，發(fā)現(xiàn)物品發(fā)放時少、漏、劣、壞的現(xiàn)象及時地處理。端正態(tài)度服務于領導與職工。人性化管理過中讓職工安心工作。否則不能最大限度創(chuàng)造價值，而且隨著矛盾的發(fā)展可能破壞勞動工具，激化矛盾。致使項目部的工作不能正常運作，項目部的經(jīng)濟損失無法預測，使企業(yè)不斷虧損，乃至我們中鐵七局三公司。督促檢查的職能與領導科學預測→督促實施→信息反饋，第二次決策，形成信息決策循環(huán)應用。秘書從三服務四轉變和有限無窮的服務原則，無窮是具體工作的事務、有大、有小、多、雜。希望別人對你怎么樣，就的你先對別人怎么樣，不管是誰說的，不要忘卻了應該怎樣對待自己的崗位，自己的人生。復雜的人際交往缺少的是誠心。
從通曉中文、政治、寫作、進一步對經(jīng)濟、法律、心理學、國家政策、市場動態(tài)。進行學習應用，從中補充行政管理、企業(yè)管理、市場管理、人力資源，領導科學特別是公共關系學等知識，以應付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對一個企業(yè)單位的印象和平價。隨著國家對西部的開發(fā)，與世界的市場接軌。企業(yè)之間樹立自己的企業(yè)文化給客戶留下一個良好的形象，在群眾中打造品牌企業(yè)，一個無形龐大的資產(chǎn)推動企業(yè)高速運轉，為消費者增加了信譽保險，為企業(yè)廣納人才，集中人力打造龍頭企業(yè)。做好免費無價的企業(yè)廣告。共同樹立一個目標，為企業(yè)發(fā)展增加人力資源，增加投資者的信心。秘書實際上所從事的公共關系的職責有為企業(yè)塑造良好的形象。
總之，在發(fā)展我們的空間中用心工作、用心溝通，感悟自己心靈的空間，不怕自己的工作空間小，而是人生的心靈空間變的狹隘，部門公眾之間發(fā)生矛盾用心去化解，加強自身的思想道德，樹立正確的人生觀，工作中踏踏實實，講研理論與實踐進行‘戰(zhàn)爭’，戰(zhàn)勝自己錯誤的思想。工作的事務系統(tǒng)化管理，辦文辦事中注重程序性，合理的應用秘書的思想理論，最終與領導組織保持一致的目標，提高自身的素質奮獻自己的職業(yè)。持之以恒的精神與企業(yè)同行，為項目部的管理制度在執(zhí)行過程中全面貫徹落實。在這個浮躁的時代需要團結心靈的人才，這個時代屬于敢于拼搏，敢于挑戰(zhàn)的我們！
參考文獻：
[1] 劉仲林�，F(xiàn)代交叉科學（第四章）[M]。杭州：浙江教育出版社，1998（2）。
[2] 2000年8月24日因務院發(fā)布2001年1月1日實施《國家行政機關公文處理辦法》簡稱《新辦法》。
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