如何提高檔案信息自動化系統(tǒng)管理分析
摘 要：科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得人們的生活和工作發(fā)生了很大的變化，在進行檔案管理工作的時候?qū)茖W(xué)技術(shù)進行利用也是非常必要的。以前，人們在進行檔案管理工作的時候通常都是依賴手工進行完成的，但是，在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的時期，檔案工作也慢慢實現(xiàn)了自動化，這樣就使得在進行檔案管理的時候如何實現(xiàn)檔案信息自動化系統(tǒng)管理成為了要解決的重要問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息自動化;措施
Abstract: The development of science and technology makes people's life and work has undergone great change, when performing file management work carried out on the use of science and technology is also very necessary. Previously, people carrying out the work when the records management are usually rely on manually done, however, in times of computer technology and the rapid development of network technology, archival work slowly automated, thus making when conducting file management how to achieve file information automation system management has become an important problem to be solved.
Keywords: file management; information automation; Measures
檔案信息自動化系統(tǒng)是一個非常復(fù)雜的學(xué)科，其中應(yīng)用了很多的學(xué)科，因此在綜合性方面非常高，在實現(xiàn)檔案信息自動化的時候并不是能夠通過一個部門來實現(xiàn)的，因此，在這個過程中要各個部門一起合作，在各個環(huán)節(jié)上都要進行配合。檔案信息自動化系統(tǒng)在不斷發(fā)展過程中經(jīng)歷了很長的時間，而且，在不斷發(fā)展過程中，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高，這樣就使得設(shè)備和技術(shù)在慢慢的完善，因此，在進行檔案管理的時候在水平方面也是要進行提高的，這樣能夠更好的使技術(shù)水平和管理水平不出現(xiàn)差距。對檔案信息自動化系統(tǒng)進行管理的目的就是為了更好的對檔案信息進行利用，這樣能夠更好的促進企業(yè)發(fā)展。在加強管理方面，思想意識是要發(fā)生改變的，對先進的技術(shù)要進行利用，同時對系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性發(fā)展情況要進行了解，然后進行全面的安排。在管理方面要從實際出發(fā)，這樣能夠更好的對自動化系統(tǒng)出現(xiàn)的問題進行解決，同時也能更好的對出現(xiàn)的問題進行分析。
1 提高檔案自動化系統(tǒng)的整體水平
1.1 提高檔案規(guī)范化
檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過程中存在著很多的問題，其中技術(shù)水平方面的問題非常重要，技術(shù)水平在進行提高的時候，檔案的規(guī)范化程度也要進行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)兩者之間差距越來越大的情況，同時也能更好的對檔案信息系統(tǒng)進行發(fā)展和推動。檔案管理工作在進行的時候一定要有相應(yīng)的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時在進行檔案管理的時候也能更好的形成規(guī)范化發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的情況下，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化程度要進行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)滯后的情況，避免在檔案信息自動化管理工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，在進行檔案信息自動化建設(shè)的時候一定要對相關(guān)的制度進行規(guī)范化，這樣能夠更好的實現(xiàn)系統(tǒng)的集成化發(fā)展。檔案信息自動化建設(shè)要對整個系統(tǒng)的發(fā)展負責(zé)，因此，在進行管理的時候要從縱向和橫向方面都達到一定的水平，這樣能夠更好的發(fā)揮檔案的作用，同時也能更好的提高系統(tǒng)的綜合能力。
1.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案信息自動化系統(tǒng)在進行建設(shè)的時候要完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在進行檔案信息工程建設(shè)的時候，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是非常重要的組成部分，同時也是核心部分。數(shù)據(jù)庫在進行建設(shè)的時候是為了更好的利用先進信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時候更加方便和快捷，同時也能更好的對檔案信息進行利用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項非常復(fù)雜的過程，同時，在進行建設(shè)的時候，也是一項長期的工作，這樣在進行建設(shè)的時候是一個非常緩慢的過程，在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時候，計算機技術(shù)人員要和檔案管理人員進行配合，這樣能夠更好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫以后的使用效果。數(shù)據(jù)庫在進行建設(shè)的時候一定要保證能夠突出重點，同時在進行建設(shè)的時候要保證數(shù)據(jù)庫能夠更好的綜合發(fā)展，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現(xiàn)檔案目錄建設(shè)，在進行檔案查找的時候進行索引的時候能夠更好的便捷。
1.3 技術(shù)路線的選定
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得現(xiàn)在的技術(shù)也在不斷發(fā)展，在進行檔案信息自動化發(fā)展的時候，要不斷的對新的技術(shù)進行利用，這樣能夠更好的提高服務(wù)器的性能，同時，也能更好的使數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)更加的完善。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展過程中在不斷進行改變，這樣就使得信息在不斷的實現(xiàn)，信息技術(shù)的發(fā)展是非�？焖俚�，這樣就使得檔案信息自動化系統(tǒng)在技術(shù)路線選擇上出現(xiàn)了一些問題，在進行路線選擇的時候，先進的技術(shù)能夠更好的實現(xiàn)經(jīng)濟效益和技術(shù)先進性的統(tǒng)一，同時也能更好的使技術(shù)路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對先進技術(shù)的潛在需求是非常大的，這樣就會慢慢出現(xiàn)需求無法滿足的情況，避免出現(xiàn)這種情況，人們在進行宏觀監(jiān)測的時候要對信息量和使用頻率進行必要的分析，這樣能夠更好的對設(shè)備進行使用，同時也能更好的對實際情況進行分析，對技術(shù)發(fā)展情況進行掌握。
2 管理制度的改進
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。
3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資管理
目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當(dāng)大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對資金進行良好的利用，特別是管理方面，應(yīng)該以項目為管理單位，對各項目進行跟蹤考察�？墒乾F(xiàn)在檔案部門在項目方面并沒有一個長期投入發(fā)展的項目，而且在項目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導(dǎo)的批文才能申請到，為此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)大部分精力都是耗費在獲取批文這個過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來源上進行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會、企業(yè)之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因為資金問題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。
4 檔案人才管理
檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動化系統(tǒng)管理隊伍可以促進檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應(yīng)該要具備很多要求，像是先進設(shè)備的使用，能夠自我學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專業(yè)知識還應(yīng)該要涉獵其他學(xué)科的知識，這些要求都比較嚴格，因此對檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責(zé)任心也都必須具備。檔案隊伍的建設(shè)還需要加強檔案隊伍管理，對檔案隊伍人員進行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個個體的優(yōu)勢，才能做好檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)工作。
5 結(jié)束語
我國檔案管理工作面臨的問題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發(fā)生著改革，在這種情況下，我國的檔案工作也出現(xiàn)了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發(fā)展。在進行檔案管理的時候，要不斷提高檔案管理隊伍的水平，同時在先進的技術(shù)和設(shè)備方面也要進行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對檔案工作的處境進行了解，同時對檔案管理工作中存在的問題能夠更好的分析，找到解決問題的方法。檔案信息自動化建設(shè)并不是能夠在很短的時間內(nèi)實現(xiàn)的，在建設(shè)過程中要不斷的進行更新和改善，同時對遇到的問題要及時進行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動化系統(tǒng)更加的全面和完善。
參考文獻
[1]白錦玲.淺談如何提高檔案信息自動化系統(tǒng)管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012.
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