試談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理的深思

時(shí)間：2024-08-15 20:17:52 論文范文我要投稿

　　摘要：每個(gè)上班的人都在單位有自己的檔案，檔案是指機(jī)關(guān)，團(tuán)體或者企業(yè)為了規(guī)范管理，把員工的資料或者生產(chǎn)銷售情況等做統(tǒng)籌的記錄，以便以后查詢，利用和參考，并按專門的策略進(jìn)行整理歸檔。比如人事檔案，會(huì)計(jì)檔案，病歷檔案等等，不過以前的檔案都是紙質(zhì)的，保存或?qū)ふ移饋?lái)都特別麻煩�，F(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)科技的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)越來(lái)越多的應(yīng)用到各行各業(yè)中，為了對(duì)電子檔案有進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，本文結(jié)合實(shí)際情況對(duì)電子檔案的運(yùn)用進(jìn)行探討。

　　關(guān)鍵詞：探討;電子檔案管理;計(jì)算機(jī)技術(shù)

　　1 前言

　　在企業(yè)中，檔案記錄了企業(yè)成立時(shí)間，經(jīng)營(yíng)的各種產(chǎn)品資料以及各個(gè)時(shí)間段的銷售情況和企業(yè)發(fā)生的改革等等，為企業(yè)以后的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了更加真實(shí)更加可靠的參考依據(jù)，在企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)中起著至關(guān)重要的作用。以前企業(yè)里的檔案都是用手寫的，這樣特別浪費(fèi)時(shí)間，而且時(shí)間長(zhǎng)了紙質(zhì)的文檔就會(huì)發(fā)生損壞，很可能會(huì)丟失很重要的文件，并且在后期查詢資料的時(shí)候很麻煩，為企業(yè)造成不必要的損失。但是電子檔案的出現(xiàn)為企業(yè)的管理工作提供了很大的方便，大大減少了管理工作的難度，同時(shí)也提高了員工的工作效率。下面我們開始分析電子檔案管理的有關(guān)細(xì)節(jié)[1]。

　　2 電子檔案的概念及優(yōu)勢(shì)

　　電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，以前紙質(zhì)的檔案容易損壞，查詢資料也很麻煩。但是電子檔案就跟它有更加鮮明的對(duì)比了，不僅不容易損壞，查詢起來(lái)也特別方便。紙質(zhì)檔案是以紙為介質(zhì)，而電子檔案則是用計(jì)算機(jī)磁盤等電子設(shè)備作為介質(zhì)用來(lái)保存文檔的，比如現(xiàn)在應(yīng)用廣泛的U盤，手機(jī)內(nèi)存卡，移動(dòng)硬盤等等，這些都是儲(chǔ)存設(shè)備，它們不僅存儲(chǔ)方便快捷，而且便于攜帶，只要有電腦隨時(shí)隨地都可以用。這些檔案不同于紙質(zhì)檔案，看得到摸不著，比較虛擬，以下簡(jiǎn)稱虛擬檔案，虛擬檔案是在計(jì)算機(jī)上以比特和字節(jié)的形式來(lái)表示檔案信息的，和紙質(zhì)檔案是不同的。虛擬檔案可以在電腦上互相流通，也可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)，如圖1。要想使檔案的比特和字節(jié)能隨機(jī)定位于用戶的網(wǎng)絡(luò)終端，使字節(jié)和比特以數(shù)字，文字，圖表，符號(hào)和圖像的形式出現(xiàn)在用戶面前，就必須要使用正確的硬件和軟件。

　　目前市場(chǎng)上儲(chǔ)存電子檔案的大多是U盤，光盤，內(nèi)存卡，硬盤等，這些存儲(chǔ)設(shè)備可以有效地保證文檔的完整性和安全性。傳統(tǒng)的手寫檔案在書寫過程中很有可能造成失誤，引起信息錯(cuò)誤，那么在以后查詢的時(shí)候更會(huì)錯(cuò)上加錯(cuò)，極有可能給企業(yè)未來(lái)的發(fā)展造成很大的損失。那么電子檔案就避開了這個(gè)錯(cuò)誤，它在操作過程中如果出現(xiàn)操作錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)發(fā)出錯(cuò)誤警報(bào)，這樣就大大提高了文檔的正確率。另外，電子檔案可以隨身攜帶，無(wú)論何時(shí)何地需要，都能給用戶展示最精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。并且占用存儲(chǔ)空間小。正所謂U盤在手，信息全有。

　　3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的運(yùn)用

　　隨著電腦技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案也越來(lái)越廣泛地應(yīng)用到企業(yè)中，它的產(chǎn)生給各行各業(yè)帶來(lái)了莫大的方便[2]。所謂跟上時(shí)代，跟上步伐，企業(yè)才能走的更遠(yuǎn)。電子檔案把企業(yè)的管理難度大大降低了，那么操作起來(lái)就更加方便快捷，也提高了企業(yè)的工作效率。那么從事電子檔案管理的工作人員，要想把這項(xiàng)艱巨而光榮的任務(wù)做好，就一定要對(duì)電子檔案有更深的了解，對(duì)它的性能要了如指掌，才能把企業(yè)的檔案管理工作做的更加得心應(yīng)手。

　　3.1 存儲(chǔ)

　　對(duì)于以前手寫的檔案大多數(shù)都是用紙質(zhì)的，時(shí)間長(zhǎng)了的檔案都儲(chǔ)放在檔案室里，要占用一間房子，那么日積用累以后紙質(zhì)的檔案越來(lái)越多，檔案室里存儲(chǔ)放不下就只能再加一間房子來(lái)繼續(xù)儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案，這樣無(wú)限期循環(huán)起來(lái)。就加劇了存儲(chǔ)室的負(fù)擔(dān)[3]。那么電子檔案就跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著天壤之別了，檔案人員只需要把檔案輸入電腦，它就會(huì)自動(dòng)存入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，它不僅占用空間小，而且存儲(chǔ)空間大。

　　3.2 查詢

　　企業(yè)在發(fā)展過程中，會(huì)經(jīng)常參考往年同期的記錄來(lái)作比較，來(lái)確定公司的進(jìn)展。那么如果使用的是紙質(zhì)的檔案的話，尋找起來(lái)就很麻煩了，要?jiǎng)佑么罅康娜肆?lái)參與，還要浪費(fèi)大量的時(shí)間，這樣就降低了員工的工作效率。但如果使用的是電子檔案的話，在計(jì)算機(jī)相應(yīng)的文件上只要輸入所要查詢的數(shù)據(jù)代碼，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)而準(zhǔn)確地為您尋找出你所需要的資料[4]。這樣不僅減少了大量的人力，還為公司減少了大量的時(shí)間。這樣工作效率也就大大地提高了。企業(yè)的發(fā)展也就蒸蒸日上。企業(yè)很有可能會(huì)因?yàn)檫@個(gè)扭虧為盈。

　　3.3 監(jiān)測(cè)

　　以前傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案不能加密碼，那么企業(yè)內(nèi)部檔案就存在很大的危險(xiǎn)性，如果檔案被竊取就會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。那么使用電子檔案就不會(huì)出現(xiàn)這樣的情況了，有自動(dòng)的監(jiān)測(cè)功能，它還可以設(shè)置密碼，這樣就不會(huì)被竊取，使企業(yè)的檔案信息的安全性大大提高，從而避開了企業(yè)的損失[5]。

　　4 結(jié)語(yǔ)

　　隨著現(xiàn)代電腦科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案也一步步代替了紙質(zhì)檔案，越來(lái)越廣泛的被應(yīng)用到各行各業(yè)中，這樣使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理更加得心應(yīng)手，大大提高了企業(yè)運(yùn)營(yíng)和操作的工作效率。那么要使自己的企業(yè)更接近現(xiàn)在科技的發(fā)展軌道，就更需要培訓(xùn)計(jì)算機(jī)科技方面的人才，為電子檔案管理工作更好地服務(wù)[6]。

　　[參考文獻(xiàn)]

　　[1]傅榮校，著.檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動(dòng)態(tài)審視.浙江大學(xué)出版社，2010.

　　[2](美)哈格，等，著，嚴(yán)建援，等，譯.信息時(shí)代的管理信息系統(tǒng).北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2011.

　　[3](美)薩曼達(dá)，(美)希瓦史塔瓦，著，羅英偉，等，譯.信息存儲(chǔ)與管理：數(shù)字信息的存儲(chǔ)、管理和保護(hù).北京：人民郵電出版社，2011.

　　[4]馬長(zhǎng)林，宗培嶺，等，主編.檔案館信息化建設(shè)探論.上海：上海社會(huì)科學(xué)院出版社，2011.

　　[5]劉越男，著.建立新秩序--電子文件管理流程研究.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2012.

　　[6]安小米，等，編著.基于ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范.北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2012.

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