淺談現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理
【摘要】步入新世紀(jì)以來，市場經(jīng)濟(jì)競爭日益嚴(yán)峻，為了應(yīng)對競爭白熱化的市場，企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)變了原有企業(yè)管理模式，進(jìn)入現(xiàn)代化管理模式。企業(yè)在經(jīng)歷了近20年的發(fā)展后，不斷的完善了自身的管理制度，而這個(gè)發(fā)展過程中，對企業(yè)在信息來源、企業(yè)發(fā)展、制度完善起到關(guān)鍵作用的是企業(yè)的檔案管理�，F(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，很多企業(yè)對企業(yè)的檔案管理不足夠重視，本文就現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理進(jìn)行研究分析。
【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè) 企業(yè)制度 企業(yè)檔案管理 檔案研究
企業(yè)檔案管理在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中起到的作用很重要，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程在企業(yè)檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術(shù)創(chuàng)新、企業(yè)改革等重要措施也會(huì)被企業(yè)檔案記錄在案，企業(yè)的銷售、進(jìn)貨渠道等等統(tǒng)統(tǒng)會(huì)在企業(yè)檔案信息中出現(xiàn)，所以企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下有著舉足輕重的作用。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理核心職能
在過去的企業(yè)模式管理制度中，企業(yè)檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門開展的，進(jìn)入現(xiàn)代企業(yè)管理制度后，核心變更為以資產(chǎn)為紐帶的企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理，通過企業(yè)資產(chǎn)的比重來確定資產(chǎn)檔案管理的隸屬關(guān)系，企業(yè)可以自由選擇符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理模式，其最終要將企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中的資產(chǎn)劃分以及權(quán)責(zé)變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則
真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性、有效性四部分為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則，這四部分相互優(yōu)化互相結(jié)合，其能夠快速、有效的為企業(yè)的發(fā)展提供全面信息保障。
(一)真實(shí)性
現(xiàn)代企業(yè)能否做出正確的商業(yè)決策取決于企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確、真實(shí)的信息，如果企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)虛假信息，會(huì)直接對企業(yè)的決策和企業(yè)本身造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，在企業(yè)進(jìn)行的檔案管理時(shí)，要將信息進(jìn)行核實(shí)、落實(shí)，保障信息來源的真實(shí)性、可靠性，充分排出虛假信息，為現(xiàn)代企業(yè)決策提供真實(shí)性信息有利于企業(yè)的決策和發(fā)展。
(二)系統(tǒng)性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理勢必要有自己的組織構(gòu)架，不同的人員和部門應(yīng)該有不同的職能或工作范圍，通過各自的職能將收集的文件、資料進(jìn)行分類管理，這就是檔案管理系統(tǒng)性�，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化可以很大程度上提高企業(yè)辦公效率，同時(shí)能夠提高企業(yè)管理制度的清晰度和規(guī)范度，能夠在企業(yè)決策時(shí)更準(zhǔn)確的查找、搜索到相關(guān)信息。系統(tǒng)化的檔案管理模式有利于提高信息準(zhǔn)確利用，推動(dòng)企業(yè)的戰(zhàn)略決策和工作效率。
(三)全面性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場經(jīng)濟(jì)新格局下，現(xiàn)代企業(yè)的交流貿(mào)易范圍極為廣闊，不再局限于國家、地理等范圍的影響，特別是在互聯(lián)網(wǎng)介入市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)的貿(mào)易范圍實(shí)現(xiàn)了世界化，很多企業(yè)通過外貿(mào)公司將產(chǎn)品銷往海外，在這種范圍廣、復(fù)雜化的情況下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更面對著挑戰(zhàn)性，企業(yè)檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對企業(yè)背景、企業(yè)文化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、外貿(mào)出口、當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、企業(yè)信用等方面進(jìn)行全面性的收集，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和貿(mào)易提供保障性服務(wù)。
(四)有效性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時(shí)間有效率以及價(jià)值有效性。
(1)時(shí)間有效性�，F(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的需求或者招標(biāo)上通常會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行發(fā)布，如果有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布需求或者招標(biāo)公文時(shí)，企業(yè)檔案管理在第一時(shí)間進(jìn)行信息采集，提供給銷售部，有利于銷售部門更快的找到意向客戶，可以促使企業(yè)快速銷售產(chǎn)品，為企業(yè)在銷售方面掙得優(yōu)勢。
(2)價(jià)值有效性。當(dāng)企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，會(huì)進(jìn)行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進(jìn)行分類塞選，對于有價(jià)值的信息資料進(jìn)行保存，對于無效信息應(yīng)該進(jìn)行排除，這樣既不浪費(fèi)儲(chǔ)存資源又能夠在利用時(shí)提供有價(jià)值的信息，是充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的理由
(一)企業(yè)檔案管理工作不被重視
在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)的檔案管理工作并不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，很多企業(yè)在看待檔案管理工作時(shí)，皆認(rèn)為此工作可有可無，實(shí)則是因?yàn)榇蠹覍ζ髽I(yè)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，并不了解企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。很多工作人員因?yàn)闄n案管理工作不受重視，在工作中沒有了責(zé)任感、沒有了奉獻(xiàn)精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識(shí)缺乏，更不能發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。
(二)檔案管理理念、工作方式落后，危害企業(yè)自身安全
當(dāng)前企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)中檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員仍然是通過人際關(guān)系來獲得信息，而這種信息的真實(shí)性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業(yè)對企業(yè)檔案管理上的資源投入甚少，很多企業(yè)檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動(dòng)上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來源都會(huì)導(dǎo)致檔案信息混亂，編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章、信息不準(zhǔn)確、假信息等理由在很多企業(yè)層出不窮。也正是為此企業(yè)對檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時(shí)，因?yàn)閮?nèi)勤人員的更換還有可能將企業(yè)自身的商業(yè)秘密對外透露，會(huì)極大的造成企業(yè)自身的損失�；ヂ�(lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨，企業(yè)檔案管理應(yīng)該由原來的紙質(zhì)媒介向信息智能化網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變，而很多企業(yè)仍然停留在大量紙質(zhì)資料的收集和整理上，在企業(yè)作決策時(shí)不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因?yàn)榧堎|(zhì)資料發(fā)霉而導(dǎo)致信息缺失。有的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電腦辦公數(shù)字化，但因?yàn)榧堎|(zhì)資料不能詳盡的儲(chǔ)存到數(shù)字化電子檔案中，而造成企業(yè)利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對企業(yè)的發(fā)展具有極大的不利因素。
四、結(jié)束語
現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的存在是極為重要的，企業(yè)檔案管理工作雖然不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，但是在信息時(shí)代的背景下，企業(yè)在面對市場經(jīng)濟(jì)激烈競爭的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作能夠使企業(yè)突破惡劣的市場競爭環(huán)境，能夠?yàn)槠髽I(yè)的產(chǎn)品提供新型技術(shù)的創(chuàng)新信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)在市場中謀得一席之地，同時(shí)，也為企業(yè)在重大決策時(shí)提供有力的信息保障。
參考文獻(xiàn)：
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