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淺談會計電算化初始化應(yīng)注意的內(nèi)容
帳務(wù)處理軟件系統(tǒng)是會計電算化軟件系統(tǒng)的核心模塊，商品化的帳務(wù)系統(tǒng)通常由以下部分組成：系統(tǒng)初始化、記帳憑證輸入、記帳結(jié)帳、帳簿處理、報表處理等幾個部分。要使帳務(wù)處理軟件能夠正常運行，必須首先完成系統(tǒng)的初始化，也就是建帳。
帳務(wù)處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設(shè)置。在建帳之前，會計科目還沒有設(shè)立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無法輸入，所以建帳是帳務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。系統(tǒng)軟件的初始化也是帳務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過程中設(shè)定的會計科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建帳后即無法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對帳務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的。實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。目前出版的有關(guān)會計電算化的書籍大多數(shù)只介紹會計軟件設(shè)計的程序語言、程序結(jié)構(gòu)及編寫原理等，對會計軟件系統(tǒng)初始化很少涉及。本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置、數(shù)據(jù)裝入、環(huán)境設(shè)定等幾個方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。
一、數(shù)據(jù)收集
系統(tǒng)初始化需要收集手工帳中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工帳中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利。
二、編碼設(shè)置
帳務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建帳時要將收集到的會計科目加入帳務(wù)系統(tǒng)，建立帳務(wù)系統(tǒng)的會計科目體系。在電算化帳務(wù)系統(tǒng)中除了象手工帳務(wù)一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細(xì)科目，第三段表示三級明細(xì)科目。在設(shè)定科目編碼時需要重點注意以下問題：
(一)系統(tǒng)性
財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總帳科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。
(二)一義性
要保證每一個代碼對應(yīng)于一個會計科目，既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會計科目，但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會計科目。
(三)簡潔性
在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
(四)可擴展性
會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建帳實現(xiàn)，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求�？値た颇烤幋a長度由所選會計制度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個數(shù)來確定的，以二級明細(xì)科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應(yīng)收帳款、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細(xì)科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細(xì)科目，少則二三個，多則二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設(shè)的二級明細(xì)科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級科目的需求，而應(yīng)收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細(xì)科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級科目，然后再設(shè)置下級明細(xì)科目，如應(yīng)收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級明細(xì)科目，然后再按客戶名設(shè)置三級明細(xì)科目。更理想的解決方案是應(yīng)用往來客戶輔助核算，目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關(guān)聯(lián)會計科目如前述應(yīng)收帳款等往來科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設(shè)定，與科目代碼的位數(shù)無關(guān)，非常便于擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設(shè)置之后，還要設(shè)置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時還要將外幣考慮進(jìn)去。會計軟件中提供了復(fù)幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時必須將外幣資料輸入系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。
三、數(shù)據(jù)輸入
完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。帳務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。在實際操作中大部分會計軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細(xì)科目的年初余額和累計發(fā)生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發(fā)生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設(shè)立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發(fā)生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認(rèn)各項余額輸入無誤后，即可結(jié)束建帳，固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。
四、記帳憑證類型最好只設(shè)一種通用格式
查帳是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記帳憑證來處理會計業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記帳憑證，以便于憑證的管理和方便查帳。會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證，也可根據(jù)單位的實際情況設(shè)定憑證類型。應(yīng)當(dāng)指出的是，記帳憑證分類不是一個必選項目，可以只用一種通用記帳憑證格式，即轉(zhuǎn)帳憑證。事實上，電算化后，查帳完全能通過計算機來快速實現(xiàn)，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查帳的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為煩瑣。會計軟件提供記帳憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會計人員手工記帳時的習(xí)慣。所以，電算化后，無須理會記帳憑證類型設(shè)置項。
五、初始化工作應(yīng)注意的其他問題
完成以上操作后，即可進(jìn)入日常的帳務(wù)處理，如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統(tǒng)初始化時還應(yīng)注意以下幾個問題：
(一)新增操作員要注意自行輸入密碼
系統(tǒng)會預(yù)設(shè)一個操作員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類，這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)管理員，正式啟用系統(tǒng)時應(yīng)將該用戶名更改為系統(tǒng)管理員，并加上密碼。如需要上機操作的會計不只一個，則應(yīng)增加操作員，并為每個用戶確定相應(yīng)的權(quán)限，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入，以便分清責(zé)任。
(二)要注意充分利用自動轉(zhuǎn)帳憑證功能
自動轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個必選項，但利用自動轉(zhuǎn)帳功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業(yè)務(wù)中，常有固定對應(yīng)關(guān)系的記帳憑證，且其數(shù)據(jù)來源于已輸入系統(tǒng)的記帳憑證。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入帳后，須匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤一類的科目，自動轉(zhuǎn)帳憑證能自動匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置，包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目，以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)，注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個，但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個。
(三)設(shè)置報表時應(yīng)注意根據(jù)用戶手冊中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式
會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預(yù)置了通用會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無法預(yù)置的，需要用戶自已完成設(shè)置。報表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式從帳簿、其他報表中取來，隨帳簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同公司的會計軟件產(chǎn)品各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。
總之，帳務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項很重要的工作，對計算機操作不夠熟練的會計人員在系統(tǒng)初始化時尤其應(yīng)當(dāng)注意以上問題，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮帳務(wù)處理軟件的作用。
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