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會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的現(xiàn)狀與審計(jì)對(duì)策淺析
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，會(huì)計(jì)電算化得到迅速普及和發(fā)展，不同的企事業(yè)單位根據(jù)自身的需求和條件，選擇了不同方式的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。因此開展對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的審計(jì)是
新形勢(shì)下擺在我們面前的新任務(wù)。
一、開展對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)審計(jì)的必要性
會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，改變了會(huì)計(jì)的信息存貯方法、核算形式及內(nèi)部控制方式，對(duì)審計(jì)也產(chǎn)生了很大的影響。
�、僭谛畔⒋尜A方法上。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，從原始憑證到記賬憑證，由過賬到財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，每一步都有文字記錄，審計(jì)是針對(duì)這些文字記錄而言。但在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)處理集中由計(jì)算機(jī)完成，會(huì)計(jì)信息集中存貯在磁性介質(zhì)上，只留下肉眼看不見的線索。
�、� 在會(huì)計(jì)核算形式上。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，不一定要遵循手工操作方式下的會(huì)計(jì)核算方式，而是直接輸入數(shù)據(jù)由計(jì)算機(jī)按程序自動(dòng)進(jìn)行處理得出結(jié)果。如果會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯(cuò)或被人非法篡改，則計(jì)算機(jī)只會(huì)按給定的程序以同樣錯(cuò)誤的方式處理有關(guān)的會(huì)計(jì)事項(xiàng)，從而得出錯(cuò)誤的結(jié)果。
�、墼趦�(nèi)部控制上。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)部門的內(nèi)部控制一般表現(xiàn)為對(duì)人的控制，強(qiáng)調(diào)職責(zé)分清、相互牽制，采用的手段主要是利用紙面信息進(jìn)行人工核對(duì)與檢查。但在會(huì)計(jì)電算化條件下，內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人和機(jī)器兩方面的控制，且多數(shù)情況以計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制為主。如果計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制設(shè)置不當(dāng)，沒有形成有效的控制，就給人以可乘之機(jī)，甚至可能被神不知鬼不覺地嵌入非法的舞弊程序，給企事業(yè)單位招致嚴(yán)重的損失。
因此，在會(huì)計(jì)電算化條件下，審計(jì)人員必須要了解和審查會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的處理功能及其內(nèi)部控制，以證實(shí)其會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理的合法性、結(jié)果的正確性及信息的完整性和安全性。
二、實(shí)施會(huì)計(jì)電算化審計(jì)面臨的現(xiàn)狀
由于各行業(yè)各單位會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境大不相同，應(yīng)用程序也各具特點(diǎn)。從使用的系統(tǒng)來看大致有以下兩種情況：
1、購置商用會(huì)計(jì)軟件。
目前，商業(yè)化會(huì)計(jì)電算化軟件有幾百家之多，不同的電算化系統(tǒng)雖然有著不同的特點(diǎn)，但也有著基本的相同點(diǎn)：①輸入、處理、統(tǒng)計(jì)、查詢、輸出及維護(hù)功能較完整全面，界面設(shè)置較好;②對(duì)軟件設(shè)計(jì)過程、程序文本和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)采取嚴(yán)格的防范和保密措施，安全性較好;③采用計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制取代部分手工會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制，減少了人為因素。這些特點(diǎn)給會(huì)計(jì)工作帶來了較大的便利。然而由于各種會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫千差萬別，其防范保密措施更是八仙過海，各顯神通，這就給審計(jì)人員開發(fā)通用的審計(jì)軟件帶來困難。
2、自行開發(fā)會(huì)計(jì)軟件。
自行開發(fā)會(huì)計(jì)軟件，一般是根據(jù)企事業(yè)單位自身的需要，結(jié)合實(shí)際情況研制而成的。如我校某些下屬單位的會(huì)計(jì)軟件就是由單位提出要求，請(qǐng)計(jì)算機(jī)人員編制而成。這些軟件使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)后臺(tái)核算，包括從記賬到報(bào)表輸出、統(tǒng)計(jì)查詢的全過程自動(dòng)化，一般具有較強(qiáng)的檢測(cè)排錯(cuò)功能和統(tǒng)計(jì)處理功能，實(shí)用性強(qiáng)。但在系統(tǒng)安全方面及內(nèi)部控制方面需要人工予以輔助來加強(qiáng)系統(tǒng)的管理。比如：有的數(shù)據(jù)庫沒有加密，可以隨時(shí)打開修改數(shù)據(jù)，就要求管理者制定規(guī)章制度來約束會(huì)計(jì)人員的行為。
三、審計(jì)對(duì)策
會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施使得會(huì)計(jì)系統(tǒng)本身發(fā)生了很大的變化，對(duì)電算化系統(tǒng)的審計(jì)與對(duì)手工賬簿的審計(jì)相比，相應(yīng)在審計(jì)內(nèi)容、方法上也發(fā)生了變化。無論是對(duì)購置的會(huì)計(jì)軟件還是對(duì)自行開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件，審計(jì)內(nèi)容上都需要對(duì)其系統(tǒng)內(nèi)控進(jìn)行審計(jì)，以及對(duì)其電算過程和結(jié)果進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)方法或措施有所不同。
1、加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)控的審計(jì)
對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的審計(jì)，一般經(jīng)過以下幾個(gè)步驟：
�、賹�(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行描述：審計(jì)人員可以通過與被審單位有關(guān)人員座談、實(shí)地觀察、查閱系統(tǒng)的文檔資料等辦法，必要時(shí)可編制內(nèi)部控制情況問卷，了解系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將它用圖示描述出來。
�、趯�(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行初步評(píng)價(jià)：側(cè)重于評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的健全性和合理性。主要從以下幾方面來評(píng)價(jià)系統(tǒng)控制是否已經(jīng)設(shè)立、控制的布局是否合理、有無過多或不必要的控制：
A：是否實(shí)施了職責(zé)分離，以達(dá)到相互牽制、相互制約的目的。主要包括計(jì)算機(jī)開發(fā)和維護(hù)部門以及系統(tǒng)使用部門內(nèi)部的職責(zé)分離，如憑證的輸入與審核應(yīng)由不同人員擔(dān)任。這種控制不但要以規(guī)章制度的形式明確每個(gè)部門及人員的職責(zé)，還應(yīng)在系統(tǒng)中采用密碼控制技術(shù)，防止越權(quán)行為的發(fā)生。
B：是否編制了切實(shí)可行的開發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃是否經(jīng)過嚴(yán)格審查、仔細(xì)研究和反復(fù)調(diào)查后才予以實(shí)施;在開發(fā)過程中是否實(shí)施了嚴(yán)格的人員調(diào)配;系統(tǒng)的文檔資料是否齊全規(guī)范，保管制度是否科學(xué)等。這項(xiàng)評(píng)價(jià)適用于自行開發(fā)會(huì)計(jì)軟件的單位。
C：是否只有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的人才能接觸系統(tǒng)的硬件、軟件、數(shù)據(jù)文件及系統(tǒng)文檔資料;機(jī)房是否具有安全保護(hù)措施、設(shè)備是否具有保護(hù)措施等;數(shù)據(jù)文件是否具有備份措施等。
D：是否建立正確可靠的硬件及軟件平臺(tái)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)作;尤其是系統(tǒng)軟件中是否具有錯(cuò)誤處理的功能、文件保護(hù)的功能及安全保護(hù)的功能。如：系統(tǒng)是否自動(dòng)建立使用系統(tǒng)的人員和活動(dòng)記錄，以備日后檢查;存貯的文件是否實(shí)施加密措施，以保證只有掌握密碼的人才能打開文件等等。
E：是否采取了嚴(yán)格的輸入控制措施，來保證系統(tǒng)輸入信息的可靠性。例如：輸入憑證的完整性、是否具有憑證的試算平衡控制、憑證的編號(hào)是否按順序設(shè)置，有無重復(fù)號(hào)碼、憑證的借貸方金額是否相等、對(duì)由計(jì)算機(jī)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤是否拒絕接受并予以提示，改正錯(cuò)誤后重新提交系統(tǒng)并作好錯(cuò)誤記錄等等。
F：是否采取了適當(dāng)?shù)奶幚砜刂拼胧�，來保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性、完整性。例如：是否只有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的人才能執(zhí)行登賬、對(duì)賬、結(jié)賬等會(huì)計(jì)處理操作;系統(tǒng)是否具有防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯(cuò)的措施;對(duì)非正常中斷是否具有恢復(fù)功能;系統(tǒng)是否具有防止非法篡改的功能等等。
G：是否采取了適當(dāng)?shù)妮敵隹刂拼胧瑏肀ＷC系統(tǒng)能完整、準(zhǔn)確地輸出經(jīng)處理的會(huì)計(jì)信息。例如：未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的人不能接觸輸出資料，打印輸出的資料是否進(jìn)行登記，并經(jīng)有關(guān)人員檢查后簽章才能使用或予以保管等。
以上內(nèi)部控制在系統(tǒng)中由計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制和手工控制組成。不同的系統(tǒng)中設(shè)置的程序化控制也不相同，尤其是自行開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件在這方面比較松懈，因此對(duì)每個(gè)系統(tǒng)都應(yīng)認(rèn)真檢查是否建立了規(guī)章制度，用管理來彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制的不足。
③對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行符合性測(cè)試。主要是對(duì)上條中設(shè)置的內(nèi)部控制措施是否得到認(rèn)真執(zhí)行而采取的測(cè)試。對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助測(cè)試，對(duì)手工控制則可以采取如觀察法、實(shí)驗(yàn)法等手工測(cè)試方法。
�、軐�(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行總評(píng)。主要考慮系統(tǒng)內(nèi)部控制中有哪些比較滿意的措施、是否能夠通過符合性測(cè)試，符合程度如何、內(nèi)部控制是否可以信賴等。
2、做好系統(tǒng)電算過程和結(jié)果的審計(jì)
在系統(tǒng)中，輸入的原始數(shù)據(jù)、處理的中間結(jié)果和最后結(jié)果都是以數(shù)據(jù)文件的形式存貯于電、磁介質(zhì)或打印輸出在紙質(zhì)賬頁上，要對(duì)系統(tǒng)電算過程和結(jié)果的真實(shí)性、正確性、合法性等進(jìn)行評(píng)價(jià)，必須對(duì)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行審計(jì)。數(shù)據(jù)文件審計(jì)可以是對(duì)打印輸出的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行審計(jì)，也可以是對(duì)存貯在電、磁介質(zhì)上數(shù)據(jù)文件進(jìn)行審計(jì)，前一種數(shù)據(jù)文件審計(jì)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表的審計(jì)方法與技術(shù)相同，后一種數(shù)據(jù)文件的審計(jì)則需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)進(jìn)行審查。通常，為了節(jié)省時(shí)間，提高審計(jì)效益和審計(jì)質(zhì)量，采用后一種審計(jì)方法。即可直接從系統(tǒng)中取得所需數(shù)據(jù)。
對(duì)于自行開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件，審計(jì)人員可以復(fù)制它的數(shù)據(jù)庫，直接用計(jì)算機(jī)語言或采用計(jì)算機(jī)語言編制輔助審計(jì)程序訪問數(shù)據(jù)庫，可對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫或選定的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核，可有效地執(zhí)行大量數(shù)據(jù)的驗(yàn)算、重新分類及匯總工作，可詳細(xì)地檢查數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，按指定的標(biāo)準(zhǔn)查找記錄，總之，根據(jù)審計(jì)目的進(jìn)行計(jì)算和處理，并按照審計(jì)要求輸出審計(jì)信息。
對(duì)于購置的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，由于軟件公司對(duì)其軟件的設(shè)計(jì)過程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)采取嚴(yán)格的防范和保密措施，直接打開其數(shù)據(jù)庫的困難較大。但較完整的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)一般都建立了查詢、對(duì)賬、統(tǒng)計(jì)或財(cái)務(wù)分析、通用報(bào)表等功能，審計(jì)人員在對(duì)被審系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行審計(jì)時(shí)，可利用這些功能完成部分審計(jì)任務(wù)。例如利用被審系統(tǒng)的查詢模塊，可以按指定的條件查找數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)。
雖然在工作中能利用電算化系統(tǒng)軟件自身的功能模塊，但其功能畢竟是為會(huì)計(jì)人員所設(shè)置的，對(duì)審計(jì)人員來說，仍然存在著很多不便。想要打開系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件則比較困難，因此最好在會(huì)計(jì)軟件中建立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，使得不同格式的數(shù)據(jù)能夠轉(zhuǎn)換成同一格式，從而節(jié)省審計(jì)人員的時(shí)間和精力，提高審計(jì)效率。
尤其值得一提的是在大型的已形成了局域網(wǎng)的系統(tǒng)中，可以為審計(jì)人員設(shè)立一個(gè)終端，將審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)作為一個(gè)特殊的用戶連入局域網(wǎng)中，供其使用，但應(yīng)該注意的是對(duì)審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)終端設(shè)定的權(quán)限是只能查詢不能修改。例如：我校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用天財(cái)高教財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，形成了自成一體的局域網(wǎng)。并利用已有的校園網(wǎng)線路，將審計(jì)處的計(jì)算機(jī)連入財(cái)務(wù)網(wǎng)，開通了會(huì)計(jì)核算管理、指標(biāo)管理、往來賬管理、歷史數(shù)據(jù)等功能模塊中的查詢功能。審計(jì)處可以隨時(shí)了解各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用情況，大大方便了審計(jì)工作。
對(duì)數(shù)據(jù)文件內(nèi)容的合法性、真實(shí)性、正確性的審查范圍與數(shù)量，與被審單位的內(nèi)部控制制度的健全性和有效性以及會(huì)計(jì)軟件功能的正確性、可靠性密切相關(guān)。如果被審系統(tǒng)的內(nèi)部控制健全有效，會(huì)計(jì)軟件功能正確可靠，則可減少數(shù)據(jù)文件實(shí)質(zhì)性審查的數(shù)量和范圍，反之，則應(yīng)擴(kuò)大實(shí)質(zhì)性審查的數(shù)量和范圍。
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