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會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的分析與研究
摘要：隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施越來(lái)越廣泛,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)控制方式已不能適應(yīng)時(shí)代的要求,對(duì)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后的內(nèi)控問(wèn)題也越來(lái)越引起人們的關(guān)注。文章以適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革與發(fā)展的思路及目標(biāo)為依據(jù),順應(yīng)當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展潮流,針對(duì)企業(yè)內(nèi)控的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 網(wǎng)絡(luò) 內(nèi)部控制
筆者所在公司是廣東省第一批的中級(jí)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)機(jī)構(gòu)以及省鄉(xiāng)財(cái)信息化軟件的服務(wù)商和新中大財(cái)務(wù)軟件的代理商,對(duì)湛江市會(huì)計(jì)人員以及企業(yè)和行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)電算化工作進(jìn)行了全面的接觸。筆者作為一名會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)教師以及一名審計(jì)工作者,深感電子信息化對(duì)企業(yè)和行政事業(yè)單位的沖擊,使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的環(huán)境和內(nèi)容都發(fā)生了深刻的變革,使人們不得不關(guān)注會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的變化。
一、會(huì)計(jì)電算化下原手工會(huì)計(jì)控制方法的失效
手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同。手工會(huì)計(jì)主要采用結(jié)構(gòu)控制方法,包括設(shè)置相互牽制和制約的會(huì)計(jì)崗位,通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。比如,總賬、明細(xì)賬、日記賬分別記錄,結(jié)果相互驗(yàn)證;通過(guò)對(duì)賬和內(nèi)部審計(jì)進(jìn)行賬證核對(duì)。賬賬核對(duì),保證記賬的明確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生,采用多聯(lián)套寫憑證或預(yù)先編碼方式等。而在電算化環(huán)境中賬賬核對(duì)已失去意義,對(duì)輸入憑證的審核成為控制的重點(diǎn),人員分工要通過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)管理才能實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)處理流程要由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)控制等等,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容更為廣泛,技術(shù)要求也更高。
二、企業(yè)信息化的發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的新要求
在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,各項(xiàng)高新技術(shù)的應(yīng)用,諸如電子簽約、電子交割、電子結(jié)算、電子報(bào)關(guān)、網(wǎng)上采購(gòu)等現(xiàn)代電子商務(wù)技術(shù)的應(yīng)用,都必須要求有一個(gè)能夠與之相匹配的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作為基礎(chǔ),在組織實(shí)施電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)過(guò)程中,必須對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程及其相關(guān)功能進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整。就目前的技術(shù)水平來(lái)看,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整主要表現(xiàn)在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集上。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)源形式會(huì)變得復(fù)雜一些,其實(shí)時(shí)性也會(huì)要求得更高一些。例如,在一筆電子結(jié)算業(yè)務(wù)過(guò)程中,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)既可以接受電子數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源,也可以接受業(yè)務(wù)發(fā)生以后的相關(guān)紙介質(zhì)傳票作為數(shù)據(jù)源。無(wú)疑,前者的實(shí)時(shí)性明顯優(yōu)于后者,但其安全性尚有待于電子商務(wù)技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展與普及。筆者認(rèn)為,可以以接受電子數(shù)據(jù)作為即時(shí)數(shù)據(jù)源,同時(shí)輔以接受紙介質(zhì)傳票作為驗(yàn)證數(shù)據(jù)源的方式,重組會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。這樣,才能夠滿足現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的要求。
2.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的功能調(diào)整。在一般情況下,作為電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時(shí),在會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)中又確實(shí)存儲(chǔ)著足以產(chǎn)生相關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)告所需的數(shù)據(jù),這顯然是一種功能上的缺陷,對(duì)此有兩種方案可供選擇:第一種方案,要求會(huì)計(jì)軟件提供上述功能;第二種方案,根據(jù)工作需要即時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的人工折取操作。若采用第一種方案,系統(tǒng)成本會(huì)增大,且很難保證能夠滿足所有的即時(shí)需求;若采用第二種方案,則對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求,并要求他們必須具備很強(qiáng)的計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件的使用技能。筆者認(rèn)為,應(yīng)該將二者結(jié)合起來(lái),從而制定電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)施方案,即既要求會(huì)計(jì)軟件提供可以預(yù)見的各項(xiàng)公用功能,又同時(shí)設(shè)立會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析員崗位,進(jìn)行必要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)人工折取處理工作。
三、電算化下內(nèi)控的現(xiàn)狀分析
1.操作員權(quán)限設(shè)置不當(dāng)造成內(nèi)控失控隱患。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)部門的工作崗位分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位,其中后者一般分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會(huì)計(jì)檔案資料保管員和軟件開發(fā)(自行開發(fā)軟件)各崗。由于企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)量不同,基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置,許多電算化崗位可以由一人擔(dān)任。
在系統(tǒng)中還有一個(gè)不參與具體的會(huì)計(jì)電算化工作,但非常重要的角色———負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)的系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行,如系統(tǒng)軟件、硬件的維護(hù),系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的口令等等。從一定程度上說(shuō),基層單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的效果好壞,決定于系統(tǒng)管理員的工作水平高低。
會(huì)計(jì)電算化工作中,系統(tǒng)管理員一般由具備條件的部門負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管擔(dān)任,也可指定專人擔(dān)任。但人們往往將系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談, 造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問(wèn)題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過(guò)大,相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時(shí),都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能,有時(shí)甚至完全超過(guò)了會(huì)計(jì)主管的權(quán)限。
究其原因,主要有以下兩方面的原因:一是一些會(huì)計(jì)軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限,支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級(jí)用戶”權(quán)力。二是一些單位對(duì)系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不清,混淆了會(huì)計(jì)主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。
2.憑證的無(wú)痕修改對(duì)內(nèi)控的沖擊。在實(shí)際工作中,對(duì)于已錄入并保存的憑證進(jìn)行修改方式,目前有不少會(huì)計(jì)核算軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。這些設(shè)置給會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)處理帶來(lái)許多方便。
所謂電算化會(huì)計(jì)中“反記賬”,事實(shí)上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各賬簿再予以扣減,使各賬簿復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑,沒(méi)有人會(huì)贊同手工會(huì)計(jì)下采用“反記賬”。對(duì)手工的賬簿記錄,為了保證其有案不可稽,當(dāng)其發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫。同時(shí),對(duì)兩種出錯(cuò)情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴(yán)格處理:一是登記賬簿時(shí)所發(fā)生的錯(cuò)誤,“應(yīng)當(dāng)將錯(cuò)誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)”;二是由于記賬憑證錯(cuò)誤而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤的,則“應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實(shí)際工作中,由于記賬憑證出錯(cuò)而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯(cuò)時(shí)而發(fā)生。一般采用兩種方式進(jìn)行相應(yīng)的修改:一是紅字沖銷法,二是補(bǔ)充更正法。
“反結(jié)賬”是當(dāng)期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表之后,將其“反結(jié)賬”,則意味可以對(duì)該結(jié)賬月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù),根據(jù)其登賬后的賬簿重新編制報(bào)表。也就是說(shuō),將“取消審核”、“反記賬”與“反結(jié)賬”同時(shí)使用,結(jié)賬后可以再增減當(dāng)月經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),賬簿錯(cuò)誤可以在原錯(cuò)誤之處不留痕跡加以修改,而業(yè)已記賬和編制報(bào)表的記賬憑證在取消審核后又可對(duì)該記賬憑證的電子數(shù)據(jù)不留痕跡地修改。
由上可見,以上功能對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)控是一個(gè)嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。
3.對(duì)審計(jì)工作環(huán)境的影響。正確處理好會(huì)計(jì)電算化與審計(jì)的關(guān)系,會(huì)計(jì)電算化是對(duì)傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)進(jìn)行了改造和革新后產(chǎn)生的,它將在企業(yè)現(xiàn)代化管理中扮演重要角色。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的誕生,不僅給傳統(tǒng)會(huì)計(jì)帶來(lái)革新而且也給傳統(tǒng)審計(jì)帶來(lái)巨大沖擊。
4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控的新問(wèn)題。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)理論建立在一系列假設(shè)的基礎(chǔ)上,即會(huì)計(jì)主體假設(shè)、持續(xù)經(jīng)營(yíng)假設(shè)、會(huì)計(jì)分期假設(shè)和貨幣計(jì)量假設(shè)。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的四個(gè)假設(shè)適應(yīng)傳統(tǒng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境,并為會(huì)計(jì)實(shí)踐檢驗(yàn),證明了其合理性。但是,在互聯(lián)網(wǎng)走進(jìn)現(xiàn)代人們的日常生活,并充斥于社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)方面時(shí),以前會(huì)計(jì)假設(shè)所依據(jù)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了巨大的變革。在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,四個(gè)會(huì)計(jì)假設(shè)都面臨挑戰(zhàn)。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的影響十分廣泛,例如權(quán)責(zé)發(fā)生制、歷史成本、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)職能、會(huì)計(jì)模式、會(huì)計(jì)核算手段等方面都會(huì)受到一定的影響。
四、應(yīng)對(duì)方法
1.人員素質(zhì)的培養(yǎng)是根本。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)較為復(fù)雜的人機(jī)系統(tǒng),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)需要運(yùn)用較為復(fù)雜的信息技術(shù)、會(huì)計(jì)知識(shí)。它首先需要有一支既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù),又精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的隊(duì)伍,在這支隊(duì)伍中,最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行、解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)這樣或那樣問(wèn)題的系統(tǒng)維護(hù)與管理人員,即系統(tǒng)管理員。其次,由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速,會(huì)計(jì)工作規(guī)范性進(jìn)程的不斷發(fā)展與完善,無(wú)論計(jì)算機(jī)方面的新技術(shù),還是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的新要求,都對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)新要求,及時(shí)調(diào)整、更新系統(tǒng),從而更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)電算化工作。
2.嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》操作。選擇符合《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》要求的軟件開發(fā)商開發(fā)的商業(yè)軟件,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會(huì)計(jì)制度要求的不嚴(yán)肅商業(yè)行為。
3.分清崗位職責(zé)。要求會(huì)計(jì)人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)體會(huì)在會(huì)計(jì)電算化條件下的崗位分工,明確職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)操作員崗位尤其是系統(tǒng)管理員及電算主管的權(quán)限的約束。在一般情況下,電算主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng),尤其是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會(huì)計(jì)軟件,從軟件的規(guī)模、電算化工作的強(qiáng)度與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。當(dāng)然,在單位會(huì)計(jì)人員不多、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量不大、會(huì)計(jì)軟件為單機(jī)運(yùn)行時(shí),電算主管與系統(tǒng)管理員是一個(gè)人的情況也是允許的。無(wú)論從會(huì)計(jì)工作的分工、工作的內(nèi)容、所負(fù)責(zé)任等方面來(lái)講,電算主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人,系統(tǒng)管理員應(yīng)服從電算主管的工作安排,系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無(wú)限大”的,其所做各項(xiàng)工作都應(yīng)對(duì)電算主管負(fù)責(zé)。
會(huì)計(jì)信息處理和輸出的控制基本上是通過(guò)計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)進(jìn)行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具有識(shí)別信息失誤的能力。同時(shí),要防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)程序操作。每一位參與電算化會(huì)計(jì)的人員都應(yīng)實(shí)施合理授權(quán)控制,通過(guò)設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段,防止差錯(cuò)和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應(yīng)無(wú)法進(jìn)入下一步會(huì)計(jì)處理。
4.做好電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理控制。為了系統(tǒng)能夠安全、健康地運(yùn)行,檔案管理就成為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。在制定電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)施方案時(shí),檔案管理制度必須是嚴(yán)格且具有實(shí)際操作性的。
5.網(wǎng)絡(luò)電子信息控制方法。一是網(wǎng)上公證形成三方牽制。利用網(wǎng)絡(luò)所持有的實(shí)時(shí)傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目,我們可以實(shí)現(xiàn)原始交易憑證的第三方監(jiān)控,即網(wǎng)上公證。二是監(jiān)控與操作的分離實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。三是在線測(cè)試的實(shí)現(xiàn)使軟件內(nèi)部可能存在的漏洞能夠得到及時(shí)解決。如我公司對(duì)湛江市100多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)使用的鄉(xiāng)財(cái)軟件的維護(hù)工作主要是對(duì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程控制方式實(shí)現(xiàn)的。
6.現(xiàn)代審計(jì)活動(dòng)的控制方式�，F(xiàn)代審計(jì)活動(dòng)一般分為查詢審核、證實(shí)存在和系統(tǒng)分析三個(gè)階段。在查詢審核階段,電算化會(huì)計(jì)應(yīng)能為審計(jì)提供新的查詢線索。因此,電算化會(huì)計(jì)軟件應(yīng)提供關(guān)于“憑證—總賬—報(bào)表”三者之間的雙向查詢功能。在證實(shí)存在階段,電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)提供多種會(huì)計(jì)核算方法處理過(guò)程供用戶和審計(jì)員選擇,并編寫一套審計(jì)測(cè)試預(yù)留通道。系統(tǒng)分析階段是現(xiàn)代審計(jì)重要的過(guò)程。系統(tǒng)分析過(guò)程的重點(diǎn)是加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制。美國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)在第3號(hào)《審計(jì)準(zhǔn)則公告》中將電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類。一般控制是指對(duì)會(huì)計(jì)電算化過(guò)程的組織、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的研制開發(fā)及應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。而應(yīng)用控制是為適應(yīng)各種會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立的能預(yù)防、檢測(cè)和更正錯(cuò)誤、處理舞弊行為的控制措施。因此,應(yīng)用控制與會(huì)計(jì)軟件開發(fā)密切相關(guān),應(yīng)特別引起重視。
綜上所述,電算化會(huì)計(jì)控制的關(guān)鍵,一是研究會(huì)計(jì)控制的要求,即確定會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制點(diǎn);二是確定計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會(huì)計(jì)控制的要求。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)展,會(huì)計(jì)控制自動(dòng)化的程度就會(huì)越高�？梢韵胂�,當(dāng)全社會(huì)都用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)以后,就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別,甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸,以盡量減少人為因素。會(huì)計(jì)控制功能便將大為增強(qiáng)。但由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程復(fù)雜,管理層次多樣,會(huì)計(jì)控制也無(wú)法絕對(duì)保證企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行、管理及會(huì)計(jì)信息處理不出一點(diǎn)差錯(cuò)。會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)存在著人為的、非價(jià)值因素的影響,無(wú)法實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的“絕對(duì)自動(dòng)化”。而且,由于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的采用增加了計(jì)算機(jī)舞弊這一不安全因素,大大增加了企業(yè)會(huì)計(jì)控制的成本。對(duì)于會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷,不能認(rèn)為其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原則,使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。
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