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探析會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制研究
【摘要】 會計電算化是運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行會計數(shù)據(jù)處理，以計算機(jī)及數(shù)據(jù)傳輸和通訊設(shè)備作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的核心，完成從原始數(shù)據(jù)的搜集、記錄、分類、登記、計算、匯總、報告等一系列會計工作。會計從手工處理到電算化處理，不僅是會計數(shù)據(jù)處理方法的變化，更是影響了企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，使企業(yè)在內(nèi)部控制上發(fā)生了根本性的變化。
【關(guān)鍵詞】 信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制 方法
一、會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制
為了保護(hù)國家和企業(yè)的資金安全，確保會計信息及其他相關(guān)數(shù)據(jù)的可靠，確保國家和企業(yè)的各項方針政策的貫徹與執(zhí)行，提高經(jīng)濟(jì)效益所采取的一切制度、方法措施和管理程序，都屬于會計內(nèi)部控制的范圍。任何一家企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織，不論其規(guī)模大小、業(yè)務(wù)性質(zhì)，也不論其采取何種會計工作組織程序和信息處理方式，在其會計業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，都會不同程度、不同方面地存在著一定的系統(tǒng)內(nèi)部控制問題。
二、電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
1、內(nèi)部控制形式的變化。手工記賬中的一些內(nèi)部控制措施在電算化后不需要存在。如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查、總賬和明細(xì)賬的核對。在電算化環(huán)境下，人是執(zhí)行控制的主體，但更多的內(nèi)部控制方法是通過會計軟件來實(shí)現(xiàn)。因此，信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由人工控制轉(zhuǎn)為人工和程序去共同控制。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生錯誤或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運(yùn)動的重復(fù)性，使得控制失效不被及時發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性大。
2、存儲介質(zhì)的改變。在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，很容易找出修改的線索和痕跡，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個優(yōu)點(diǎn)。但在電算化系統(tǒng)下，原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)會被直接記錄到磁盤或光盤上，非常容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留跡象，這就難以辨別哪一筆是業(yè)務(wù)記錄的原始數(shù)據(jù)。另外，電磁介質(zhì)容易受損壞，所以會計信息還存在丟失或毀壞的危險。
3、內(nèi)部控制的內(nèi)容變化。計算機(jī)技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施，如計算機(jī)硬件及軟件分析、編程、維護(hù)人員與計算機(jī)操作人員內(nèi)部控制，以及計算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治、計算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。
4、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化帶來的新問題。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化漸漸普及。網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足，使電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善，同時也帶來了新問題。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而加大了會計系統(tǒng)安全控制的難度。
三、完善電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制
堅持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，建立并不斷完善人工與機(jī)器相結(jié)合的控制機(jī)制，使會計電算化運(yùn)行的每一個過程都處于嚴(yán)密控制之中是我們完善會計電算化內(nèi)部控制的基本思路。
1、系統(tǒng)維護(hù)控制。系統(tǒng)維護(hù)包括軟件修改、代碼結(jié)構(gòu)修改和計算機(jī)硬件與通訊設(shè)備的維修等，涉及到系統(tǒng)功能的調(diào)整、擴(kuò)充和完善。對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，維護(hù)過程的每一環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)置必要的控制，維護(hù)的原因和性質(zhì)必須有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改。軟件修改尤為重要，系統(tǒng)操作員不能參與軟件的修改，所有與系統(tǒng)維護(hù)有關(guān)的記錄都應(yīng)打印后存檔。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)。操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來實(shí)現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)，操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染。
2、信息安全控制。電算化會計信息系統(tǒng)的安全控制，是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序，以防止數(shù)據(jù)泄密、被更改或破壞，主要包括實(shí)體安全控制、數(shù)據(jù)安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制等。
(1)實(shí)體安全控制。實(shí)行電算化以后，設(shè)立計算機(jī)房的主要目的是給計算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)機(jī)器設(shè)備;防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。具體措施包括：對進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查;保證機(jī)房設(shè)備安全的措施，如機(jī)房防火規(guī)定等;保證計算機(jī)正常運(yùn)行措施，如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等;會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施，如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定;修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
(2)數(shù)據(jù)安全控制。計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對所有檔案進(jìn)行備份并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制訂出檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段，企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
(3)網(wǎng)絡(luò)安全控制。公司應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。一是用戶權(quán)限設(shè)置，應(yīng)從業(yè)務(wù)范圍出發(fā)，將整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分級管理，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會計員等崗位，層層負(fù)責(zé)，對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，把各項業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管把等職能授予不同崗位的用戶，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶的訪問。二是密碼設(shè)置，用戶應(yīng)按照自己的用戶身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，對密碼進(jìn)行分組管理，對存儲在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加密，在網(wǎng)絡(luò)中傳播數(shù)據(jù)前對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，接收到數(shù)據(jù)后再進(jìn)行相應(yīng)的解密處理，并定期更新加密密碼。另因網(wǎng)絡(luò)病毒日益猖獗，防范病毒也是安全控制的重點(diǎn)。對不需要本地硬盤和軟盤的工作站，盡量采用無盤工作。
3、電算化會計信息系統(tǒng)的人員職能控制。人員控制是電算化系統(tǒng)管理的根本，會計電算化人才的缺乏是制約我國會計信息化工作發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為此，首先要通過各種培訓(xùn)提高會計人員的計算機(jī)業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水準(zhǔn)、增強(qiáng)遵守各項法規(guī)的自覺性，實(shí)行考核合格才準(zhǔn)上崗的制度。其次要通過各類院校培養(yǎng)既懂會計又掌握一定計算機(jī)知識及技能的專業(yè)人才充實(shí)到會計隊伍中。再次，會計人員不僅要具備財會知識和計算機(jī)知識，同時還要掌握一定的管理知識。最后，業(yè)務(wù)主管應(yīng)當(dāng)熟悉整個會計電算化處理業(yè)務(wù)，以便對系統(tǒng)會計工作流程進(jìn)行監(jiān)控和指導(dǎo)。
4、信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是單位或企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。電算化會計信息系統(tǒng)的運(yùn)作往往是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息審核必須運(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù)，只有精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識、熟悉審計財務(wù)程序的人員才能勝任此項工作，這給內(nèi)部審計加大了難度。內(nèi)部審計制度是保障內(nèi)部控制的重要手段之一，通過內(nèi)部審計可以了解現(xiàn)有的一些內(nèi)部控制措施是否能滿足為內(nèi)部會計系統(tǒng)提供準(zhǔn)確、可靠的信息，以及這些控制措施能否有效地運(yùn)作以達(dá)到預(yù)期的目的。在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中，審計人員對會計業(yè)務(wù)處理等工作進(jìn)行評價和檢驗，有利于檢測財務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)存在的問題、提出解決問題的建議，有利于提高會計核算質(zhì)量和管理水平。
在電算化條件下，關(guān)鍵的會計信息處理和業(yè)務(wù)核算工作已由會計電算化軟件集中代替，會計工作的執(zhí)行主體演變?yōu)槿伺c電算化軟件兩個因素，且電算化軟件是主要的執(zhí)行因素。這種變化使得會計電算化系統(tǒng)中的內(nèi)部控制實(shí)施主體也演變?yōu)槿伺c軟件兩個因素，且電算化軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)問題風(fēng)險將成為會計系統(tǒng)中內(nèi)部控制的主要風(fēng)險。完善有效的計算機(jī)系統(tǒng)及管理制度是電算化會計信息系統(tǒng)安全之本，提高會計電算化人員素質(zhì)，規(guī)范和完善電算化會計信息系統(tǒng)操作和管理章程，重視內(nèi)部審計，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全意識，是當(dāng)前強(qiáng)化電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的關(guān)鍵問題。
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