淺析企業(yè)應(yīng)收賬款的控制
【摘要】應(yīng)收賬款是企業(yè)因銷售商品，或提供勞務(wù)等活動為客戶提供商業(yè)信用所形成的應(yīng)收而未收的款項。形成應(yīng)收賬款的直接原因是賒銷。在市場經(jīng)濟的條件下，應(yīng)收款項這項賒銷活動是不可避免的，雖然大多數(shù)企業(yè)希望現(xiàn)銷而不愿賒銷，但是面對競爭，為了穩(wěn)定自己的銷售渠道、擴大銷路、減少存貨、增加收入，不得不向客戶提供信用業(yè)務(wù)。應(yīng)收賬款的形成增加了企業(yè)風(fēng)險。因此，企業(yè)必須加強應(yīng)收賬款的管理，合理確定信用政策，及時收回應(yīng)收賬款。
【關(guān)鍵詞】企業(yè) 應(yīng)收賬款 控制
一、應(yīng)收賬款的成因
1.業(yè)務(wù)人員在開拓市場，爭取客戶訂單的時候，通常都會遇到來自客戶的要求:采取先交貨后付款的方式進行交易，并且要求盡可能地提供寬松的信用條件(盡可能多的賒銷數(shù)量和盡可能長的付款時間)。然而，結(jié)果往往是，相當(dāng)一部分客戶卻未能履行付款承諾。
2.客戶信息主要是掌握在業(yè)務(wù)員手中，公司各級決策者缺乏形成正確決策所需的足夠信息和資信依據(jù)。對于一些信用較差的客戶或交易價值不大的客戶卻因為業(yè)務(wù)人員盲目開發(fā)，缺乏準(zhǔn)確的信用風(fēng)險評估而放松了交易條件，為日后收款帶來隱患。
3.很多企業(yè)面對激烈的市場競爭環(huán)境，采取了各種形式的層層業(yè)務(wù)承包方式(如銷售額提成)，然而，這些經(jīng)營管理方式在追求對員工或管理者激勵的同時，往往弱化了企業(yè)風(fēng)險控制機制，大量的貨款拖欠和壞賬給企業(yè)造成了巨大的損失。
4.貨款回收工作主要是依賴于業(yè)務(wù)員，在回款期限上隨意性大，客戶延期付款的情況過多，一些客戶已形成慣性拖欠。而財務(wù)部門只是事后管理，處理長期欠款。
二、應(yīng)收賬款是一項風(fēng)險投資
具體表現(xiàn)在:
1.應(yīng)收款項越多，壞賬損失的概率就越大;
2.為了盡快收回應(yīng)收賬款，向客戶提供現(xiàn)金折扣時會損失部分現(xiàn)金收入;
3.催收應(yīng)收賬款會增加收賬費用;
4.應(yīng)收賬款機會成本較大;
5.在通貨膨脹的條件下，應(yīng)收款項會給企業(yè)帶來購買力的損失。更嚴重地說，應(yīng)收賬款的失控會導(dǎo)致企業(yè)的倒閉。
在買方市場條件下，完全實行無賒銷經(jīng)營是相當(dāng)難的，不可避免會產(chǎn)生新的應(yīng)收賬款，關(guān)鍵是如何控制新增欠款，使之無風(fēng)險或?qū)L(fēng)險降到最低。
三、應(yīng)收賬款的控制
(一)售前管理—建立健全客戶信用標(biāo)準(zhǔn)
應(yīng)收賬款過多，會影響企業(yè)現(xiàn)金流、財務(wù)狀況和正常經(jīng)營，單純的事后催收和控制遠不能解決問題，不能清除應(yīng)收賬款對企業(yè)的消極影響，同時催收和控制本身也給企業(yè)帶來諸如增加費用、喪失市場、內(nèi)部失衡等新的麻煩，這就敦促經(jīng)理人要創(chuàng)新思維，把眼光投向事前控制。因此，建立企業(yè)信用管理制度顯得十分重要。售前管理主要是將管理重點前移到銷售業(yè)務(wù)發(fā)生之前，針對客戶的價值和風(fēng)險進行統(tǒng)一的評估和預(yù)測。
1.以了解客戶為前提
客戶不僅是公司財富的來源，也是公司風(fēng)險的來源。沒有健全、科學(xué)的管理制度，再好的技術(shù)手段也不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，因此應(yīng)該做好客戶的資信檔案管理及信用等級評估，因為給予客戶一定的信用額度即意味著信賴，而信賴應(yīng)以了解為前提，因此必須了解以下三個方面的風(fēng)險:
(1)償付風(fēng)險—客戶有破產(chǎn)危險嗎?此方面主要是評估客戶的資金實力如何，償還能力如何?
(2)流動性風(fēng)險—客戶能及時付清貨款嗎?此方面主要是評估客戶的付款情況。
(3)銷售量風(fēng)險—客戶業(yè)務(wù)在增長還是在下降?此方面主要是評估客戶的銷售總量、市場占有率、銷售網(wǎng)絡(luò)及開拓能力。
通過以上三方面的評估，對客戶定出一個風(fēng)險級別及一個初步的賒銷額度。
2. 要求客戶填報賒銷申請表
申請表內(nèi)容包括:
(1)企業(yè)名稱并說明類型，如個人、合伙或是有限責(zé)任公司。
(2)發(fā)票及賬單寄送地址。
(3)獨資人或合伙人的全稱及家庭住址。必須清楚任何形式的非有限責(zé)任公司的獨資人或合伙人的個人財產(chǎn)也有清償公司債務(wù)的責(zé)任。
(4)有限責(zé)任公司的注冊號、注冊地點、稅務(wù)登記號及聯(lián)系人等。
(5)企業(yè)創(chuàng)建時間。創(chuàng)建時間不到兩年的企業(yè)，破產(chǎn)的可能性相對較高，在雙方的買賣關(guān)系進一步發(fā)展之前，盡可能壓縮信用額。
(6)估計進貨額。此數(shù)據(jù)一定要由客戶估計，而不是銷售人員估計，因為后者往往過于樂觀地高估，從而為賒銷額度的確定造成風(fēng)險。
(7)其他賒銷參考。如客戶的銀行信貸評級、財務(wù)報表、信貸代理機構(gòu)的報告、所在地的產(chǎn)品市場需求、市場競爭、最終用戶、客戶管理能力等，甚至包括一些表面印象, 如與客戶接觸感覺如何?客戶內(nèi)部組織完善嗎?他們回復(fù)電話、信件及時嗎?辦公室廠房情況如何等。
3.建立客戶賒銷表，形成客戶賒銷管理制度
在收到有關(guān)客戶的賒銷申請表后，可結(jié)合現(xiàn)有客戶的賒銷限額或信用期限，對有關(guān)客戶重新評估，決定一個合乎實際銷售情況的賒銷額度及賒銷期限。所以要確定一個原則:就是只有那些有償付能力的客戶才應(yīng)列入公司賒銷對象。建立每個客戶賒銷表，以此為賒銷行為的依據(jù)，隨著客戶資信情況及銷售情況的變化及時調(diào)整賒銷表，對客戶增加及更名按同樣程序進行，這樣使賒銷行為有法可依，賒銷對象具體化，用以控制賒銷風(fēng)險。
(二)售中控制
1.加強銷售合同的管理
對客戶進行信用等級評估后，與客戶簽訂銷售合同。賒銷限額及信用期限是銷售合同其中一個重要的內(nèi)容。依合同開展銷售的各環(huán)節(jié)，并按合同與訂單組織生產(chǎn)與銷售，杜絕無合同或不按合同發(fā)貨。
2.運用ERP系統(tǒng)，建立健全新增應(yīng)收賬款的銷審批制度
企業(yè)要建立一個以財務(wù)為中心，以銷售為龍頭，進銷存一體化的ERP系統(tǒng)，通過銷售系統(tǒng)，建立客戶資信等級評估，確定信用條件，并即時反映該客戶的銷售情況、收款情況及賒銷情況，由信用管理部門隨時掌握客戶的狀態(tài)，對不符合信用條件的，如到期貨款未付清的不予發(fā)貨，實現(xiàn)系統(tǒng)自動拒絕處理超出信用條件的客戶訂單，使每個客戶的銷售與資金回籠按合同及信用條件操作，保證應(yīng)收賬款良性循環(huán)，最大限度地減少賒銷的風(fēng)險。
3.定期對賬
制訂一套規(guī)范的、定期的對賬制度，避免雙方財務(wù)上的差異而造成呆、死賬現(xiàn)象，同時對賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。
4.制定合理的激勵政策
在制定營銷政策時，要將應(yīng)收賬款的管理納入對銷售人員考核的項目之中，即個人利益不僅要和銷售、回款業(yè)績掛鉤，也要和應(yīng)收賬款的管理聯(lián)系在一起，制訂合理的應(yīng)收賬款獎罰條例，使應(yīng)收賬款處在合理、安全的范圍之內(nèi)。
5.建立經(jīng)銷商的庫存管理制度
通過對經(jīng)銷商庫存的動態(tài)管理(銷售頻率、銷售數(shù)量、銷售通路、覆蓋區(qū)域等)，及時了解經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況，保證銷售的正常運轉(zhuǎn)，有效地控制應(yīng)收賬款。
(三)售后控制——應(yīng)收賬款管理制度
一般而言，客戶逾期拖欠賬款時間越長，賬款催收的難度越大，成為呆壞賬損失的可能性也就越高。企業(yè)必須要做好應(yīng)收賬款的賬齡分析，密切注意應(yīng)收賬款的回收進度和出現(xiàn)的變化。
1.對應(yīng)收賬款實行動態(tài)管理。財務(wù)部應(yīng)每月做好應(yīng)收賬
款明細表及賬齡分析表。賬齡分析表應(yīng)列示如下內(nèi)容:
(1)各客戶最近四個月的銷售額、收款額、余額。
(2)賬齡情況。時間包括數(shù)期內(nèi)、超數(shù)期30天內(nèi)、超數(shù)期30～60天內(nèi)、超數(shù)期60～90天內(nèi)、超數(shù)期90～120天內(nèi)、超數(shù)期120天外。
(3)對余額大或數(shù)期長以及銷售量或收款有異常的情況，要用文字說明，以引起高度重視。
(4)對接近超過時效期限的欠款客戶，提前半年采取發(fā)對賬函或催收函的形式讓對方確認欠款并延長時效期，以便以后訴訟需要。
(5)對賴賬的客戶或發(fā)現(xiàn)客戶有異常情況的，要及時通過法律訴訟。
2.建立應(yīng)收賬款分類建檔制度
為了增加將來的營業(yè)機會必定產(chǎn)生應(yīng)收賬款，但不能忽視應(yīng)收款項產(chǎn)生的風(fēng)險。客戶危險信號包括:①發(fā)出空頭支票;②承諾付款未能兌現(xiàn);③永不回復(fù)留言;④發(fā)出期票;⑤支票被銀行退回;⑥轉(zhuǎn)換銀行;⑦卷入法院訴訟;⑧以低于成本傾銷貨物;⑨增長速度過快。當(dāng)出現(xiàn)以上信號時，企業(yè)要將該客戶列入重點跟蹤對象。
3.建立應(yīng)收賬款催收責(zé)任制度
在國外，大部分的賒銷額度與風(fēng)險級別確定都是根據(jù)客戶的財務(wù)狀況及銀行資信獲得的。但在國內(nèi)，因資料相對缺乏，建議結(jié)合使用風(fēng)險級別及二八定律來進行賒銷管理。即20%的客戶占銷售額的80%，應(yīng)先集中力量將這20%的客戶管理好。給予客戶一定的信用期。比如對有信用的大客戶的信用政策是“貨到30天”的次月5日付款。
4.企業(yè)對各種不同逾期賬款的催收方式(即收賬政策)是不同的。對逾期較短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場;對逾期較長的顧客，頻繁地信件催款并電話催收;對逾期很長的顧客，可發(fā)律師函，必要時提請有關(guān)部門仲裁或提請訴訟等等。
5.追款
(1)聯(lián)系。銷售人員要適時與客戶保持電話聯(lián)系，隨時了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、個人背景等信息并分析客戶拖欠款的原因。
(2)信函。銷售人員要對客戶進行全程跟進，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會就會越低。
(3)走訪。銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應(yīng)按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險時，采取風(fēng)險預(yù)警和時時、層層上報制，在某個責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。
6.對已拖欠款項的處理
(1)文件。檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備;
(2)收集資料。要求客戶提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性;
(3)追討文件。建立賬款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件——預(yù)告、警告、律師函，視情況及時發(fā)出;
(4)最后期限。要求客戶了解最后的期限及其后果，讓客戶明確最后期限的含義;
(5)要求協(xié)助。使用法律手段維護自己的利益，進行仲裁或訴訟。
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